คุยกับลูกน้องตัวต่อตัวอย่างไรให้มีประสิทธิภาพ

หลาย ๆ ท่านคงเคยได้ยินแนวทางในการวางแผนกลยุทธ์สุดดังเมื่อหลายปีก่อนชื่อ “Blue Ocean Strategy” ที่ริเริ่มโดยศาสตราจารย์ 2 ท่านคือ “W.Chan Kim” และ “Renee Maubourge” จากรั้วมหาวิทยาลัยชื่อก้องโลกอย่าง INSEAD

ล่าสุดทั้ง 2 ท่านร่วมกันเขียนบทความเกี่ยวกับการเป็นผู้นำ (Leadership) ในวารสาร Harvard Business Review โดยนำเสนอไอเดียการเป็นผู้นำที่กลับตาลปัตร จากเดิมผู้บริหารอยู่บนยอดสูงสุดของพีระมิด และมีหัวหน้างานระดับรอง ๆ ลงมา จนถึงพนักงานเป็นฐาน

โดยเป็นพีระมิดกลับหัว ผู้นำอยู่ล่างสุดคอยให้บริการและการสนับสนุน (Service & Support) กับพนักงานที่ทำหน้าที่ดูแลลูกค้าที่อยู่ด้านบนสุด และตั้งชื่อการบริหารจัดการในรูปแบบใหม่นี้ว่า Blue Ocean Leadership (BOL)

หลัก BOL เชื่อว่าการบริหารจัดการทีมของผู้นำเป็นการให้บริการแก่ลูกค้า ซึ่งคือพนักงาน (Leadership is Service) ดังนั้น ทักษะการเป็นผู้นำของหัวหน้าใช้ได้ดีและมีประโยชน์หรือเปล่า หัวหน้าคิดเองไม่ได้ต้องไปถามจากพนักงาน หัวหน้าต้องออกแบบวิธีการบริหารจัดการทีม

โดยอาศัยความต้องการของพนักงานเป็นที่ตั้ง จากนั้นออกแบบให้ตอบสนองความต้องการของพนักงานให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อให้ “คนสำราญและงานสำเร็จ”

วิธีการนำ BOL มาใช้ในองค์กร มีเพียงแค่ 4-5 ขั้นตอนง่าย ๆ ไม่ซับซ้อนผ่านการทำ Workshop โดยเริ่มต้นจากการให้หัวหน้าระบุกิจกรรมในการบริหารจัดการทีม (Team Management Activities) ที่ตนเองให้เวลา หรือใช้เวลาไปมากที่สุด 10 อย่าง โดยเรียงลำดับจากมากไปหาน้อย เช่น การประชุมทีม, การติดตามงาน, การสอนงาน เป็นต้น เรียกว่า As-is profile (รูปแบบที่เป็นอยู่ในปัจจุบัน)

ขณะเดียวกัน ก็ให้สำรวจความคาดหวังจากลูกน้อง ว่าอะไรคือกิจกรรมในการบริหารจัดการทีมที่พวกเขาต้องการจากหัวหน้า ซึ่งหากได้รับแล้วจะทำให้พวกเขาทำงานได้สำเร็จ และมีความสุขมากยิ่งขึ้น เรียกว่า Should-be profile (รูปแบบที่อยากให้เป็น)

สลิงชอท กรุ๊ป (Slingshot Group) มีโอกาสเข้าไปทำ Workshop แบบที่ว่านี้ให้กับลูกค้าที่เป็นองค์กรขนาดใหญ่แห่งหนึ่ง ที่รวบรวมผู้บริหารระดับสูงสุดของบริษัทมานั่งคุยกัน โดยมีโจทย์สำคัญคือ ทำอย่างไรจะช่วยให้งานได้ผลและคนเป็นสุขมากยิ่งขึ้น ?

ผลการสำรวจ Should-be profile จากพนักงาน พบว่ากิจกรรมอันดับ 1 ที่พนักงานต้องการจากหัวหน้ามากที่สุดคือ การได้มีโอกาสนั่งคุยกันแบบตัวต่อตัว (One-on-One Meeting) กับหัวหน้าสัก 15-20 นาที / สัปดาห์ เกี่ยวกับเรื่องอื่น ๆ ที่ไม่ใช่แค่การแก้ปัญหาในการทำงานและติดตามงานเท่านั้น

วันนี้จึงอยากแนะนำวิธีการพูดคุยแบบตัวต่อตัวกับลูกน้องให้มีประสิทธิภาพสูงสุด ผ่านการตั้งคำถามชวนคิด 8 ข้อ ดังนี้

1.สบายดีไหม (How Are You)

หัวหน้าควรสอบถามสารทุกข์สุกดิบของพนักงานด้วย ไม่ใช่คุยแต่เรื่องงานเพียงอย่างเดียว ลองถามคำถามเปิดเช่น “เป็นอย่างไรบ้าง” หรือ “มีอะไรที่ต้องการให้ช่วยไหม” จะช่วยสร้างสัมพันธภาพที่ดีต่อกัน และส่งเสริมให้ทำงานร่วมกันได้ดียิ่งขึ้น

2.มีข่าวดีอะไรไหม (Biggest Win)

การพูดถึงเรื่องราวเชิงบวก และข่าวดีจะช่วยให้มีกำลังใจในการทำงาน แม้จะเป็นเรื่องเล็ก ๆ ก็ตาม เช่น เมื่อวานพาคุณพ่อคุณแม่ไปกินอาหารที่อร่อยถูกใจ อาทิตย์ก่อนเพิ่งถูกหวยรางวัลเลขท้าย 2 ตัว เป็นต้น ไม่ว่าจะเป็นข่าวเล็กข่าวใหญ่ ก็ควรแสดงความยินดี

3.เครียดเรื่องอะไรไหม (Biggest Frustration)

ถามเรื่องดี ๆ ไปแล้ว ลองถามเรื่องที่กวนใจเป็นปัญหา เป็นอุปสรรคดูบ้าง ถามด้วยน้ำเสียงที่แสดงถึงความห่วงใย แต่ไม่ละลาบละล้วง หากเป็นปัญหาที่พอช่วยได้ ก็เสนอให้ความช่วยเหลือไป ถ้าช่วยไม่ได้ อย่างน้อยก็รับฟังและแสดงความเห็นอกเห็นใจ

4.ช่วงนี้กำลังสนใจเรื่องอะไร (Top Areas of Focus)

คำถามนี้จะช่วยให้รู้ว่าลูกน้องกำลังใช้เวลา สติ สมาธิ และปัญญาไปกับเรื่องใด จงทำความเข้าใจด้วยว่า ทำไมเขา/เธอจึงสนใจเรื่องนั้น และเรื่องที่กำลังสนใจนั้น มีความคืบหน้าไปอย่างไรบ้าง

5.ความสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงานเป็นอย่างไร (Relationships)

บ่อยครั้งที่การทำงานกับคนหมู่มากเป็นเรื่องยากสำหรับบางคน หัวหน้าสามารถช่วยเชื่อมโยงให้พนักงานมีความสัมพันธ์ระหว่างกันได้ดียิ่งขึ้น นอกจากจะช่วยเพิ่มความสุขและประสิทธิภาพในการทำงานแล้ว ยังได้ใจลูกน้องอีกด้วย

6.วางแผนชีวิตการทำงานของตนเองไว้ยังไง (Career Focus)

การเติบโตก้าวหน้าในหน้าที่การงาน เป็นความปรารถนาของพนักงานเกือบทุกคน เพียงแต่มีลูกน้องน้อยคนมากที่กล้ามาชวนหัวหน้าคุยเรื่องนี้ ส่วนใหญ่เก็บความคิดความฝันไว้กับตนเอง หรือเล่าให้เพื่อนสนิทฟังเท่านั้น

หากหัวหน้าเริ่มต้นชักชวนให้มีการพูดคุยในประเด็นดังกล่าว จะทำให้รู้ว่าลูกน้องต้องการอะไร จะได้หาทางจูงใจให้ตรงกับความต้องการของเขา

7.มีคอร์สเรียนหรืองานสัมมนาอะไรที่สนใจบ้างไหม (Training or Education in Mind)

ในโลกยุคใหม่ โอกาสในการเข้าถึงความรู้มีมาก การพูดคุยเรื่องนี้จะช่วยเน้นย้ำให้พนักงานไม่ลืมว่าตัวเขาเองต้องพัฒนาและเติบโตด้วย

8.มีข้อแนะนำหรือคำติชมอะไรไหม (Feedback)

การขอ feedback จากลูกน้องเป็นระยะ ๆ เป็นสิ่งที่หัวหน้าควรทำ เพราะนอกจากจะได้ข้อมูลเพื่อการพัฒนาปรับปรุงตนเองแล้ว ยังทำให้ลูกน้องรู้สึกชื่นชมและศรัทธาในความเป็นคนเปิดกว้างของหัวหน้าด้วย

การหาเวลาพูดคุยกับลูกน้องเป็นระยะ ๆ เป็นหน้าที่และความรับผิดชอบที่สำคัญของหัวหน้า คำว่า “ไม่มีเวลา” เป็นข้ออ้างที่ฟังไม่ขึ้น เมื่อนัดหมายกันได้แล้ว ก็ค่อย ๆ ทยอยถามคำถามเหล่านี้ดู ไม่จำเป็นต้องถามรวดเดียวทั้ง 8 คำถาม ค่อยเป็นค่อยไป ไม่ต้องรีบร้อน

หากทำได้เช่นนี้ เชื่อว่าความสัมพันธ์และผลงานของทีมจะดีขึ้นแน่นอน

ฟันธง !

บทความโดย

Apiwut Pimolsaengsuriya

ผู้ก่อตั้ง Slingshot Group

https://www.prachachat.net

คอลัมน์ : SD Talk