การเลือกใช้ Spreadsheet เป็นเครื่องมือบันทึกข้อมูล และวางแผนกระบวนการจ้างงาน นับเป็นตัวเลือกที่ดีหากพิจารณาจากข้อจำกัดด้านงบประมาณขององค์กร
ด้วยความใช้งานง่าย และไม่เสียค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมโดยไม่จำเป็น ค่อนข้างเหมาะสมในกรณีที่มีจำนวนผู้สมัครในแต่ละตำแหน่งไม่มากนัก
แต่ปัญหาก็มักจะเกิดขึ้นเมื่อ “ปริมาณข้อมูล” ที่ต้องจัดการมีมากจนเกินไป หรือมี “ภาระงานอื่น” ที่ทีม HR ต้องแบ่งเวลาไปดูแล ณ ขณะนั้นเข้ามาเพิ่มเติม
เพราะ Spreadsheet ที่ใช้กันทั่วไปก็ไม่สามารถให้ความสะดวกในบางเรื่อง เช่น ไม่มีที่จัดเก็บไฟล์เรซูเม่ในระบบ กินเวลาในจัดการเอกสารพอประมาณ ประสานงานระหว่างทีมยาก และที่สำคัญคือไม่สามารถรักษาความเป็นส่วนตัวของข้อมูล
นอกจากนี้ เมื่อ HR ไม่สามารถใช้เวลาโฟกัสหน้าที่แต่ละส่วนได้อย่างเต็มที่ ก็จะส่งผลให้ Performance ในภาพรวมลดลงไปโดยอัตโนมัติ แล้วจากปัญหาเล็กๆ อย่างการไม่มีเครื่องมือจัดระเบียบการทำงานที่ดี ก็สามารถกลายเป็นจุดเริ่มต้นของปัญหาใหญ่ที่กินไปทั่วทั้งองค์กรได้
มาทำความรู้จักกับระบบ ATS (Applicant Tracking System) ที่เป็นเครื่องมือสำหรับบริหารข้อมูลผู้สมัครในองค์กร ช่วยจัดระเบียบข้อมูล และยกระดับกระบวนการทำงานของ HR สามารถทำให้การรับสมัครงานเป็นเรื่องง่ายและที่สำคัญคือได้คุณภาพมากยิ่งขึ้น
ยกระดับและเพิ่มความสะดวกในกระบวนการจ้างงานด้วยระบบ ATS (Applicant Tracking System)
1) รวบรวมข้อมูลผู้สมัครไว้ในที่เดียว
กระบวนการ Hiring ที่ทำงานกับข้อมูลโดยตรงตั้งแต่ขั้นตอนแรกอย่างการเปิดรับสมัคร จำเป็นต้องมีพื้นที่รองรับเอกสารจากทางผู้สมัคร ก่อนนำมาคัดกรองเรียกสัมภาษณ์ แต่พอมีคนสมัครเข้ามามากเกินไป จึงมีโอกาสที่จะเกิดความผิดพลาดในการจัดเก็บข้อมูล
ทีม HR อาจต้องใช้ Spreadsheet ที่มากขึ้นกว่าเดิม ส่งผลให้ข้อมูลกระจัดกระจาย ควบคุมการทำงานได้ยาก แถมยังมีส่วนเพิ่มภาระเล็กๆ น้อยๆ ในแต่ละวันแบบไม่จำเป็น
การมีเครื่องมือสำหรับลงข้อมูลทั้งหมดไว้ในที่เดียวอย่างระบบ ATS จึงช่วยเพิ่มความสะดวกให้กับการทำงานของ HR ในองค์กรได้โดยตรง นอกจากจะสามารถทดแทนการใช้งาน Spreadsheet ได้ดี ยังทำให้องค์กรมีพื้นที่สำรองโปรไฟล์ไว้รองรับการสรรหาในอนาคตด้วย
2) ติดตามขั้นตอนการทำงานได้อย่างใกล้ชิด
เมื่อองค์กรได้รับใบสมัครที่ถูกส่งเข้ามาจากแต่ละช่องทาง ขั้นตอนถัดไปคือการสกรีนคุณสมบัติจากเรซูเม่เพื่อทำการนัดสัมภาษณ์ และสรุปผลการคัดเลือกเพื่อออก Offer ให้แคนดิเดตที่เหมาะสมกับงานมากที่สุด
ซึ่งกระบวนการทำงานแบบคร่าวๆ ในกรณีที่ไม่มีอะไรผิดพลาดก็จะเป็นดังนี้
- เปิดรับสมัครงาน
- รวบรวมใบสมัครจากแต่ละช่องทาง
- คัดกรองใบสมัครก่อนเรียกสัมภาษณ์
- วางตารางนัดหมายเรียกสัมภาษณ์
- ประเมินคะแนนความสามารถ
- สรุปผลการสัมภาษณ์
- ออก Job offer ให้กับผู้สมัคร
- ติดตามผลตอบรับจากผู้สมัคร
- ปิดรับสมัคร
จาก 9 ขั้นตอนที่กล่าวมา ยิ่งมีจำนวนผู้สมัครในกระบวนการพิจารณามากเท่าไร ขั้นตอนการทำงานและหน้าที่ของทีม Hiring ก็จะขยายขอบเขตขึ้นตามไปด้วย
ดังนั้นองค์กรที่ไม่มีเครื่องมือส่วนกลางไว้ติดตาม Process หรือรีวิวฟีดแบค ก็จะยิ่งทำงานยากขึ้นเมื่อต้องมาเสียเวลาไปกับการค้นหาข้อมูลบน Spreadshee
3) บริหารและกระจายงานภายในทีม
ด้วยฟังก์ชันการเพิ่ม Member และ To Do List ที่มีอยู่บนระบบ ATS by Reeracoen ช่วยให้ทีมที่เกี่ยวข้องกับการ Hiring สามารถมอบหมายหน้าที่ให้กับสมาชิกในทีม ติดตามขั้นตอนการทำงานได้ว่ามีส่วนไหนที่ยังคงค้าง หรือรอการจัดการอยู่บ้าง ตอบโจทย์ในช่วงเวลาที่มีองค์กรเปิดรับสมัครงานมากกว่า 1 ตำแหน่ง
เมื่อทุกคนมีบทบาทความรับผิดชอบที่ชัดเจนตั้งแต่ต้น กระบวนการทำงานก็จะรวดเร็ว แม่นยำ เกิดความผิดพลาดน้อยลง และเพิ่มโอกาสที่องค์กรจะได้ผู้สมัครเข้ามาทำงาน ไม่หลุดมือไปหาคู่แข่ง
4) ป้องกันการเข้าถึงข้อมูลที่ละเอียดอ่อน
ช่องโหว่ที่สำคัญของการใช้งาน Spreadsheet บันทึกข้อมูลการจ้างงาน ก็คือ “ความปลอดภัยของข้อมูล” โดยเฉพาะข้อมูลที่ละเอียดอ่อน และกระทบต่อความมั่นคงในบริษัท เช่น ฐานเงินเดือนพนักงาน หรือตำแหน่งที่จะจ้าง
ATS by Reeracoen นอกจากจะสามารถเพิ่มสมาชิกผู้ใช้งานในระบบได้ ยังสามารถควบคุมสิทธิเข้าถึงข้อมูล และจำกัดการมองเห็นเฉพาะแผนกได้ตามเหมาะสม ข้อมูลที่ละเอียดอ่อนจึงถูกเก็บไว้อย่างปลอดภัยบนแพลตฟอร์ม
รู้อย่างนี้แล้ว ถึงเวลายกระดับกระบวนการทำงานหลังบ้านของ HR ในองค์กร มาทำให้การจ้างงานเป็นเรื่องง่ายแบบได้คุณภาพกับระบบจัดเก็บ ติดตาม และจัดการข้อมูลผู้สมัคร
ลงทะเบียนรับสิทธิใช้งาน ATS by Reeracoen ฟรี ! ไม่มีค่าใช้จ่าย |
