หลายองค์กรอาจรู้จักและได้ใช้งานระบบ ATS (Applicant Tracking System) กันมาบ้างแล้ว โดยเฉพาะองค์กรขนาดใหญ่ที่เมื่อเปิดรับสมัครงานแต่ละครั้งก็มักจะได้รับความสนใจจากผู้สมัครจำนวนมากจากหลากหลายช่องทาง ไม่ว่าจะเป็นจากเว็บประกาศงาน โซเชียลมีเดีย หรือแม้แต่สมัครผ่านช่องทางของบริษัทโดยตรง
ซึ่งข้อดีที่เห็นได้ชัดจากการมีระบบ ATS ไว้ใช้งานในองค์กร มีดังนี้
ข้อดีของระบบ ATS (Applicant Tracking System)
1) รวมศูนย์ข้อมูลสมัคร
กระบวนการ Hiring นับว่าเป็นส่วนงานที่เกี่ยวข้องกับ “ข้อมูล” โดยตรง ตั้งแต่การเปิดรับสมัคร ที่ต้องจัดเก็บ-จำแนกไฟล์เรซูเม่ ใบสมัคร CV รวมถึง Portfolio (ในบางตำแหน่งที่จำเป็น) ก่อนที่จะเข้าสู่ขั้นตอนถัดไปอย่างการเรียกสัมภาษณ์ ดังนั้นจึงมีโอกาสที่จะเกิดความผิดพลาดจาก Human error เช่น กรอกรายละเอียดผิด ข้อมูลหล่นหาย หาไฟล์เอกสารไม่เจอ ซึ่งจากปัญหาดังกล่าวไม่เพียงแต่ทำให้องค์กรเสียโอกาสได้สัมภาษณ์แคนดิเดทที่อาจจะเป็นตัวเลือกที่เหมาะกับงานมากที่สุดไป ยังสะท้อนถึงภาพลักษณ์องค์กรที่ดูไม่มีความพร้อม หรือขาดการใส่ใจในงานด้านทรัพยากรบุคคลด้วยเช่นกัน
2) ติดตาม Process ได้อย่างใกล้ชิด
ในภาพรวมการรับสมัครงานของแต่ละองค์กร จะเริ่มจากได้รับใบสมัครจากแต่ละช่องทาง และอาจมีที่มาจากการสรรหาขององค์กรด้วยส่วนหนึ่ง จากนั้นจึงสกรีนคุณสมบัติจากเรซูเม่เพื่อทำการนัดสัมภาษณ์ และสรุปผลการคัดเลือกก่อนที่จะออก Job offer ให้คนที่เหมาะสมมากที่สุด
ดังนั้นยิ่งมีจำนวนผู้สมัครเข้ามาใน Pipeline มากเท่าไร ขั้นตอนการทำงานและหน้าที่ของทีม Recruit ก็จะขยายสเกลกว้างขึ้นตามไปด้วย ดังนั้นองค์กรที่ไม่มีเครื่องมือส่วนกลางไว้ติดตาม Process ว่าผู้สมัครแต่ละท่านผ่านส่วนไหนมา หรือมีฟีดแบคเป็นอย่างไร ก็จะยิ่งทำงานยากขึ้นเมื่อต้องมาเปิดหน้าเอกสารเพื่อ Track ขั้นตอนต่างๆ ด้วยตัวเองทีละคน ส่งผลให้องค์กรต้องแบ่งกำลังคนมาดูแลงาน Hiring มากเกินกว่าที่ควรจะเป็น ซึ่งในความเป็นจริงก็มีงานด้านอื่นมี่ต้องจัดการเช่นกัน
3) เพิ่มประสิทธิภาพในการคัดเลือกผู้สมัคร
เมื่อองค์กรมีเครื่องมือรวมศูนย์ข้อมูลผู้สมัคร ให้ทำสามารถดึงข้อมูลคุณสมบัติของแต่ละท่านออกมาเปรียบเทียบได้ง่ายและชัดเจนยิ่งขึ้น จึงช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและลด Bias ส่วนตัวที่อาจจะเกิดขึ้นในการพิจารณาได้
อย่างไรก็ตาม ปัญหาที่มักจะเกิดขึ้นกับกระบวนการจ้างงานแทบจะในทุกองค์กรก็คือการเก็บข้อมูล และการติดตามอัปเดตขั้นตอนต่างๆ ที่ไม่เป็นระบบ เนื่องจากองค์กรส่วนใหญ่มักจะมองว่างานด้าน Recruit อาจจะไม่ได้จำเป็นต้องลงทุนมากเท่ากับส่วนอื่นๆ และเครื่องมือที่มีให้เลือกในตลาดก็อาจจะดูไม่คุ้มค่ามากนักถ้าต้อง “เสียเงิน” ใช้
แต่วันนี้มุมมองดังกล่าวอาจจะต้องเปลี่ยนไป HREX ขอพาเพื่อนๆ พี่ๆ ชาว HR ทุกคนมาทำความรู้จักกับระบบ ATS (Applicant Tracking System) จาก Reeracoen Thailand ที่เปิดให้องค์กรต่างๆ สามารถลงทะเบียนใช้งานได้ฟรี ไม่มีค่าใช้จ่ายใดๆ เพียงกรอกแบบฟอร์มแล้วรอให้ทีมงานติดต่อกลับมาก็เริ่มต้นใช้งานได้ทันที
ในแง่ของการใช้งาน ต้องบอกว่าข้อดีของระบบ ATS จาก Reeracoen Thailand คือใช้งานง่าย ไม่ซับซ้อน แต่สามารถจัดการแก้ปัญหาต่างๆ ที่กล่าวมาข้างต้นได้อย่างมีประสิทธิภาพ ด้วยความเป็นบริษัทจัดหางานที่ต้องรับมือกับข้อมูลผู้สมัครปริมาณเยอะแบบหลักแสนคน (อ้างอิงจากหน้าเว็บไซต์ Reeracoen.co.th) ทำให้เข้าใจถึง Pain point ต่างๆ ได้อย่างลึกซึ้ง จึงออกแบบเครื่องมือให้ทุกองค์กรสามารถนำไปใช้กับกระบวนการรับสมัครงานได้อย่างรวดเร็ว
ตัวอย่างการใช้งาน และฟังก์ชันเด่น
1) เพิ่มสมาชิกและจำกัดสิทธิการเข้าถึงข้อมูลผู้สมัคร
เพิ่มจำนวนสมาชิกผู้ใช้งาน พร้อมจำกัดสิทธิเข้าถึงข้อมูล
อันดับแรกคือการเตรียม Company profile ให้พร้อม
โดยระบุข้อมูลสถานที่ทำงาน และแผนกต่างๆ
เพื่อรองรับการเปิดตำแหน่งงานใหม่ในครั้งต่อไป
ฟังก์ชันที่น่าสนใจมากๆ สำหรับ ATS ของ Reeracoen Thailand คือองค์กรสามารถเพิ่มจำนวนผู้ใช้งานรวมถึง “จำกัดสิทธิการเข้าถึงข้อมูล” ของสมาชิก
เช่น ข้อมูลฐานเงินเดือน ตามนโยบายความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัว
ทำให้เหมาะกับองค์กรที่อาจจะมีทีม Recruit หลายคน
2) Cloud Storage ให้ใช้แบบไม่จำกัด
บนหน้า Selection Process
คือฟีเจอร์สำหรับจัดการข้อมูลผู้สมัครทั้งหมด
ไม่ว่าจะเป็นกลุ่มที่ปิดขั้นตอนต่างๆ ไปแล้ว
หรือกลุ่มที่กำลังอยู่ระหว่างการพิจารณา รวมถึงฟีดแบคอื่นๆ ที่มี
สามารถเลือกจัดเก็บโปรไฟล์ผู้สมัคร
ที่คิดว่าอาจจะเหมาะกับตำแหน่งอื่นๆ ในโอกาสหน้า
พร้อมแนบไฟล์เรซูเม่และเอกสารอื่นๆ บน Cloud Storage ได้แบบไม่จำกัด
3) แผง Dashboard ที่ใช้งานง่าย
ติดตามสถานะและจัดการตำแหน่งงานที่เปิดรับสมัคร
สามารถมองเห็นข้อมูลต่างๆ อาทิ ตำแหน่งงานที่เปิดรับสมัครล่าสุด
รวมถึงรายชื่อแคนดิเดทที่อยู่ระหว่างการพิจารณาในแต่ละขั้นตอน
ตัวอย่างการใช้งาน
ATS จาก Reeracoen Thailand เหมาะกับใคร
✅บริษัทที่สนใจอยากเริ่มต้นใช้งานระบบ ATS
✅มีประสบการณ์ใช้ ATS มาแล้วแต่อยากมองหาตัวเลือกที่คุ้มค่ามากขึ้น
✅ต้องการวางระบบบริหารจัดการทรัพยากรบุคคลในองค์กร
การแข่งขันเพื่อแย่งชิง Top talent ในปัจจุบันที่เข้มข้นมากขึ้นเรื่อยๆ ทำให้องค์กรต้องพยายามพัฒนากลยุทธ์ใหม่ๆ มาดึงดูดคนทำงาน เช่น การทำ Employer Branding ที่แข็งแรง แต่อย่างไรก็ตามเราจะมองข้ามปากทางที่เป็นจุด First Contact ระหว่างองค์กรกับคนทำงานอย่าง “การรับสมัครงาน” ไปไม่ได้ เพราะประสบการณ์ของผู้สมัครหรือ Candidates’ Journey ที่ได้รับจากองค์กรตลอดกระบวนการสมัครงาน จะเป็นส่วนกำหนดทิศทางการตัดสินใจของผู้สมัครในตอนท้ายด้วยเช่นกัน
ดังนั้นภาพลักษณ์องค์กรที่ดีและทีมที่แข็งแกร่ง จะเกิดขึ้นได้ก็ด้วยรายละเอียดเล็กๆ อย่างการจัดระเบียบ วางระบบหลังบ้านที่ดีเพื่อโครงสร้างการทำงานที่มีประสิทธิภาพ และมอบประสบการณ์ที่น่าประทับใจให้แก่ผู้สมัครตั้งแต่ต้นจนจบ
