ลงทุน HRMS ทั้งที ต้องรู้อะไรบ้าง ? ป้องกันปัญหาที่จะตามมาในอนาคต

ในช่วงไม่กี่ปีมานี้ หนึ่งในเทรนด์ที่เห็นได้ชัดในวงการ HR คือ การที่องค์กรต่าง ๆ พยายามยกระดับการบริหารจัดการทรัพยากรบุคคล ด้วยการนำระบบ HRMS เข้ามาใช้ ด้วยความหวังว่า ระบบเหล่านี้จะเป็น “ทางลัด” ที่ช่วยให้งานของ HR ง่ายขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการลดภาระเอกสารกองโต การคำนวณเงินเดือนที่ซับซ้อน หรือการจัดการข้อมูลพนักงานที่ยุ่งยาก

ทว่าความเป็นจริงกลับสวนทางความคาดหวังเสมอ

หลายครั้งระบบที่ควรจะเข้ามาช่วย ‘ลดภาระ’ กลับกลายเป็นตัวการสำคัญที่ ‘เพิ่มภาระ’ งานให้ HR เสียเอง 

ไม่แปลกเลยที่จะเกิดคำถามขึ้นมาในใจว่า “ถ้าจะมีระบบ HRMS ทั้งที… ระบบนั้นควรทำให้ชีวิตเราง่ายขึ้นไม่ใช่เหรอ ?”

ปัญหาที่องค์กรต้องเจอ เมื่อเลือกระบบ HRMS ไม่เหมาะสม

รายงานปี 2024 จาก Gartner ระบุว่า มีเพียง 24% ของฝ่าย HR เท่านั้นที่สามารถใช้เทคโนโลยี HR ได้อย่างเต็มประสิทธิภาพและสร้างคุณค่าทางธุรกิจได้จริง ซึ่งถือเป็นตัวเลขที่ต่ำอย่างน่าตกใจ สถิตินี้สะท้อนได้ว่า มีปัญหามากมายหากองค์กรลงทุนระบบ HRMS ที่ไม่ตอบโจทย์ โดยปัญหาหลัก ๆ ที่องค์กรพบเจอ มีดังต่อไปนี้

1) ระบบไม่ยืดหยุ่น องค์กรต้องปรับตัวให้เข้ากับระบบ

แทนที่ระบบจะรองรับกระบวนการทำงานขององค์กร HRMS บางตัวกลับไม่ยืดหยุ่นพอ ทำให้ HR ต้องเปลี่ยนวิธีทำงานให้เข้ากับระบบแทน ซึ่งไม่เพียงทำให้เสียเวลา แต่ยังอาจลดประสิทธิภาพโดยรวมของทีมลงอีกด้วย

2) ฟังก์ชันไม่ครบ ทำให้ต้องทำงานซ้ำซ้อน

แม้องค์กรจะลงทุนในระบบ แต่ HR ยังต้องทำงานแบบแมนนวลอยู่ดี เช่น กรอกข้อมูลซ้ำหลายที่ หรือดำเนินการบางอย่างที่ควรได้รับการอำนวยความสะดวกจากระบบ ส่งผลให้ประสิทธิภาพการทำงานไม่เพิ่มขึ้นเท่าที่ควร

3) ใช้งานยาก พนักงานไม่อยากใช้

ระบบที่มีความซับซ้อนในการตั้งค่าหรือใช้งานยาก จำเป็นต้องใช้เวลาศึกษานาน อาจทำให้พนักงานและ HR รู้สึกไม่สะดวก ส่งผลให้เกิดการหลีกเลี่ยงการใช้งาน และสุดท้ายระบบอาจไม่ได้ถูกนำมาใช้จริง

4) การซัพพอร์ตที่ไม่ทันการณ์

หากระบบมีปัญหา แต่ทีมซัพพอร์ตตอบช้า ขาดคู่มือที่ชัดเจน หรือไม่มีผู้ดูแลระบบอย่างต่อเนื่อง อาจทำให้การใช้งานสะดุดติดขัด ซึ่งกลายเป็นต้นทุนแฝงที่ส่งผลกระทบต่อทั้งประสิทธิภาพในระยะยาว

สัญญาณเตือนว่าระบบ HRMS ที่ใช้อาจไม่ตอบโจทย์

จริงอยู่ที่หลายองค์กรลงทุนในระบบ HRMS ด้วยความหวังว่าจะช่วยลดภาระงาน HR และทำให้การจัดการข้อมูลทรัพยากรบุคคลเป็นเรื่องง่ายขึ้น แต่หากใช้ไปสักพักแล้วพบว่า “งานยังเยอะเหมือนเดิม” หรือ “ข้อมูลยังดึงมาใช้ไม่สะดวก” นั่นอาจเป็นสัญญาณว่า ระบบที่ใช้อยู่ยังไม่ตอบโจทย์

ลองเช็คดูว่าองค์กรของคุณกำลังเจอปัญหาเหล่านี้หรือเปล่า ?

1) งานแมนนวลยังเยอะเหมือนเดิม

แม้จะมีระบบ HRMS แล้ว แต่หาก HR ยังคงต้องกรอกข้อมูลซ้ำๆ คำนวณเงินเดือนเอง หรือทำงานบางส่วนแบบแมนนวล  ระบบที่ใช้อาจไม่ได้ช่วยลดภาระงานอย่างแท้จริง หรืออาจขาดการเชื่อมต่อข้อมูลที่ครบถ้วนเพียงพอ 

2) ระบบใช้งานยาก

หากระบบมีอินเทอร์เฟซที่ซับซ้อนหรือการตั้งค่าที่ยุ่งยาก อาจทำให้พนักงานและ HR รู้สึกว่าการใช้งานเป็นภาระมากกว่าความสะดวก ส่งผลให้เกิดความลังเลในการใช้งาน หรือแม้แต่ละเลยระบบไปในที่สุด

3) รีพอร์ตไม่เพียงพอต่อการวิเคราะห์ข้อมูล

หาก HR ต้องดึงข้อมูลจากหลายแหล่งมาวิเคราะห์เอง หรือรีพอร์ตที่ได้ไม่สามารถปรับแต่งให้ตรงกับความต้องการผู้บริหาร นั่นสะท้อนว่าระบบยังไม่สามารถสนับสนุนการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ได้เต็มที่

หากคุณพบว่าองค์กรกำลังเผชิญกับหนึ่งในสามข้อนี้ (หรือทั้งหมด) นี่อาจถึงเวลา ทบทวนระบบ HRMS ที่ใช้อยู่ และพิจารณาได้ว่าอาจถึงเวลาที่เราจะต้องเปลี่ยนระบบใหม่กันแล้ว

เช็คลิสต์ก่อนลงทุนระบบ HR ที่ควรรู้ก่อนตัดสินใจ 

การเปลี่ยนไปใช้ระบบใหม่ไม่ใช่การตัดสินใจที่ทำได้เพียงชั่วข้ามคืน แต่เป็นกระบวนการเชิงกลยุทธ์ที่ต้องมั่นใจว่าระบบใหม่นั้นจะช่วยยกระดับประสิทธิภาพให้กับทั้งทีม HR และองค์กรในระยะยาว

เพื่อให้การลงทุนครั้งใหม่ “คุ้มค่า” และ “ใช้งานได้จริง” ลองตั้งคำถามกับตัวเองด้วยเช็คลิสต์เหล่านี้ก่อนตัดสินใจ ดังนี้

• ระบบมีความยืดหยุ่นพอที่จะรองรับกระบวนการที่เปลี่ยนแปลงได้หรือไม่ ?
• UX/UI ใช้งานง่ายหรือไม่ ?
• เชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ ที่องค์กรใช้ได้อย่างไร้รอยต่อหรือเปล่า ?
• มีรีพอร์ตเพียงพอสำหรับการวิเคราะห์หรือไม่ ?
• ระบบสามารถช่วยลดภาระงานซ้ำซ้อนได้จริงหรือแค่เพิ่มขั้นตอน ?
• มีมาตรฐานความปลอดภัยของข้อมูลหรือไม่ ?
• คุ้มค่ากับงบประมาณที่ลงทุนไปหรือเปล่า ?

หากระบบใหม่ที่ว่าตอบคำถามเหล่านี้ได้ทุกข้อ ก็ถึงเวลาที่ต้อง ‘เปลี่ยน’ เสียที

ทำไม BIPO HRMS ถึงเป็นหนึ่งในตัวเลือก

หากคุณยังไม่มีระบบใหม่ในใจ เราอยากแนะนำ BIPO HRMS ที่ได้รับการออกแบบมาเพื่อแก้ปัญหาที่องค์กรจำนวนมากต้องเผชิญ 

ด้วยแนวคิด All-in-one HRMS บนระบบ Cloud ที่รวมฟังก์ชันครบครัน ทั้งการจัดการข้อมูลพนักงาน (Personal Information), การลา (Leave), การลงเวลา (Time Attendance), การเบิกค่าใช้จ่าย (Claims) ไปจนถึงการคำนวณเงินเดือน (Payroll) ได้ในระบบเดียว

สิ่งที่ทำให้ BIPO แตกต่างจากระบบอื่นคือความยืดหยุ่นสูง ที่สามารถปรับให้เข้ากับเงื่อนไขและกระบวนการทำงานของแต่ละองค์กรได้อย่างลงตัว ระบบถูกพัฒนาอย่างต่อเนื่องโดยทีม R&D ภายในองค์กร ทำให้พร้อมรองรับการเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ ผู้ใช้สามารถสร้างรีพอร์ตในทุกโมดูลได้ด้วยตนเองเพื่อวิเคราะห์ข้อมูลและตัดสินใจได้อย่างมีประสิทธิภาพ พร้อมด้วย UX/UI ที่ใช้งานง่าย เป็นมิตรกับผู้ใช้ทุกระดับ ช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น

นอกจากนี้ ระบบ Employee Self-service บนแอปมือถือ ช่วยให้พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ตลอด 24/7 ไม่ว่าจะเป็นการยื่นลา ตรวจสอบสลิปเงินเดือน หรือเบิกค่าใช้จ่ายได้อย่างสะดวก

และระบบของ BIPO ยังได้รับการรับรองมาตรฐานสากล ISO 27001 พร้อมทั้งมีระบบป้องกันข้อมูลรั่วไหลและการเข้ารหัสข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อรักษาความปลอดภัยของข้อมูลองค์กรและพนักงาน

เสริมด้วยบริการ Global Payroll Outsourcing (GPO)

นอกจากระบบ HRMS แล้ว BIPO ยังมีบริการ Global Payroll Outsourcing (GPO) ที่ช่วยลดภาระงานด้านเงินเดือนของ HR อย่างเต็มรูปแบบ ตั้งแต่การคำนวณเงินเดือน หักภาษี ประกันสังคม กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ ออกสลิปเงินเดือน ติดต่อธนาคาร ไปจนถึงการจัดการเอกสารที่เกี่ยวข้องทั้งหมด

ด้วยศักยภาพในการทำ Payroll ตามกฎหมายและข้อบังคับกว่า 200 ประเทศทั่วโลก องค์กรจึงมั่นใจได้ว่า BIPO สามารถดูแลกระบวนการจ่ายเงินเดือนให้เป็นไปอย่างถูกต้อง แม่นยำ และสอดคล้องตามข้อกำหนดของแต่ละประเทศ ไม่ว่าพนักงานจะทำงานในรูปแบบใดก็ตาม

เลือกระบบ HRMS ที่ใช่ ชีวิต HR จะง่ายขึ้น

แม้การเปลี่ยนระบบ HRM จะมีความท้าทายเป็นอย่างมาก อย่างไรก็ตามสถิติปี 2023 บอกว่า 46% ของผู้นำฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR leaders) มองการเปลี่ยนแปลงระบบ HR มีความสำคัญอันดับหนึ่งอยู่ดี

การเลือก HRMS จึงไม่ใช่แค่เลือกซอฟต์แวร์ที่มีฟีเจอร์ครบ แต่ต้องพิจารณาว่าระบบนั้นสามารถลดภาระงาน HR ได้จริงหรือไม่ รองรับการเปลี่ยนแปลงในอนาคตหรือเปล่า และต้องคุ้มค่ากับการลงทุนระยะยาวด้วย

BIPO HRMS คือหนึ่งในทางเลือกที่ออกแบบมาเพื่อตอบโจทย์การทำงานจริง ไม่ว่าคุณจะเป็นองค์กรขนาดเล็ก กลาง หรือขนาดใหญ่ การมีระบบ HRMS ที่ยืดหยุ่น ปรับแต่งได้ และใช้งานง่ายจะช่วยให้ HR ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ พร้อมขับเคลื่อนองค์กรไปข้างหน้าอย่างมั่นใจ