การจ้างงานที่ดีเริ่มต้นที่ความคล่องตัว (Agile) ของ HR

ปฏิเสธไม่ได้ว่าการจ้างงานถือเป็นส่วนงานที่สำคัญอย่างยิ่งในทุกองค์กร เพราะเกี่ยวข้องโดยตรงต่อความสำเร็จ และการทำงานในภาพรวม โดยการจ้างงานที่มีประสิทธิภาพจะช่วยให้บริษัททำผลงานได้ดี จะช่วยลดอัตราผลัดเปลี่ยนพนักงาน ลดค่าใช้จ่ายในงานบริหารบุคคล รวมถึงสร้างวัฒนธรรมองค์กรให้เป็นที่ดึงดูดต่อภายนอกมากขึ้น

ดังนั้นเราอาจพูดได้ว่าความสำเร็จในการจ้างงาน จึงไม่ต่างจากก้าวแรกของรากฐานความสำเร็จในองค์กร

แต่กลับกันถ้าถามว่าอะไรคือจุดเริ่มต้นของความสำเร็จในการจ้างงาน เราอาจต้องมาพูดคุยกันในรายละเอียดทั้งรูปแบบการทำงาน และความท้าทายในปัจจุบันที่ HR ต้องปรับตัวรับมือ

ในบทความนี้เรามาดูกันว่าต้องทำอย่างไรให้รากฐานนี้มั่นคง สามารถบรรลุเป้าหมายได้อย่างต่อเนื่องทั้งปัจจุบันและอนาคต

เพราะ HR ต้องการความคล่องตัว (Agile) 

ในโลกที่มีความเปลี่ยนแปลงรวดเร็วอย่างทุกวันนี้ สิ่งที่คนทำงานด้าน Recruit จำเป็นต้องมีคือ “ความยืดหยุ่น” 

โดยบทความ The Future of Recruiting 2024 จาก Linkedin ได้อธิบายว่า โลกการทำงานกำลังเปลี่ยนไปแบบที่เราไม่เคยเป็นมาก่อน เพียงหนึ่งปีเราได้เห็นอะไรหลาย ๆ อย่างทั้ง Generative AI การปรับนโยบายกลับสู่ออฟฟิศ ภาวะเศรษฐกิจ และที่สำคัญคือการแข่งขันในตลาดแรงงานที่เข้มข้น มีกระบวนการคัดสรรคุณสมบัติผู้สมัครอย่างละเอียดอ่อนยิ่งขึ้น

เพื่อช่วยให้องค์กรสามารถเตรียมตัวรับมือกับความท้าทายใหม่ ๆ ฝ่าย HR จะมีหน้าที่สอดส่องเป็นผู้นำความเปลี่ยนแปลง 

แต่ก่อนจะไปถึงจุดนั้น HR เองก็จำเป็นต้องมีเวลา สำหรับเรียนรู้ทักษะและพัฒนาตัวเองเพิ่มเติมด้วยเช่นกัน

และ สิ่งที่ HR ต้องการมากที่สุดคือ “ความคล่องตัว” (Agile)

ทำไม HR ต้องการความคล่องตัว (Agile) ?

91% ของ HR Recruiter มืออาชีพระบุว่า เป้าหมายสำคัญในตอนนี้ คือการรักษาความยืดหยุ่นเพื่อปรับเข้าหาความต้องการใหม่ ๆ ได้ทันที ไม่ใช่แค่มองหาคนเข้าทีมอย่างเดียว แต่ต้องครอบคลุมภาพรวม ทั้งการวิเคราะห์ตลาดงาน และคว้าโอกาสที่เหมาะสมด้วยความรวดเร็ว

ทั้งนี้ Glen Goodman, Chief Talent Officer จากสถาบัน ChenMed และประธานบริษัท Talent Matters กล่าวเสริมว่า “เราต้องสร้างทีมที่สามารถเปลี่ยนทิศทางการทำงานได้ภายในเวลาเพียงแค่ข้ามคืน ซึ่งนั่นหมายถึงองค์กรจะต้องเป็นผู้มอบความสะดวกในการทำงาน ให้ทีม Recruiter สร้างทักษะใหม่และทำงานในส่วนอื่นๆ ได้มากยิ่งขึ้น”

ปัจจุบันทีม HR จึงถูกคาดหวังให้สามารถทำงานแบบ All in one ไม่ว่าจะรับจบทุกกระบวนการงาน Hiring หรือส่วนอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง ทำให้ชุดทักษะที่จำเป็นต้องใช้ถูกขยายสเกลกว้างมากขึ้น แตกต่างจากเมื่อก่อนที่แต่ละขั้นตอนใช้ชุดทักษะแยกออกจากกันชัดเจน

HR ที่มีความคล่องตัว (Agile) ต้องทักษะอะไรบ้าง ?

มีบทความที่พูดถึง 15 ทักษะของ Recruiter เพื่อการจ้างงานที่ประสบความสำเร็จ โดยเราขอสรุปสั้น ๆ ไว้ดังนี้

1. ทักษะในการใส่ใจในรายละเอียด – นักสรรหาต้องตรวจสอบและจัดการข้อมูลของผู้สมัครอย่างรอบคอบ เพื่อหลีกเลี่ยงความผิดพลาด เช่น การสลับข้อมูลหรือการละเลยคุณสมบัติสำคัญ การไม่ใส่ใจในรายละเอียดอาจทำให้เสียความน่าเชื่อถือและสร้างความเสียหายต่อบริษัท
2. ทักษะการสื่อสาร – นักสรรหาต้องสื่อสารได้ดีทั้งกับผู้สมัครและผู้จัดการการจ้างงาน การสื่อสารที่ชัดเจนช่วยให้ผู้สมัครเข้าใจบทบาทและความคาดหวังของบริษัทได้อย่างถูกต้อง
3. ทักษะสร้างความสัมพันธ์ – การสร้างเครือข่ายกับผู้สมัครหลาย ๆ คนเป็นสิ่งสำคัญ เพราะผู้สมัครที่ไม่ได้รับเลือกในตอนแรกอาจเหมาะสมกับตำแหน่งอื่นในอนาคต การสื่อสารอย่างต่อเนื่องกับผู้สมัครจะสร้างความประทับใจและความไว้วางใจ
4. ทักษะการทำงานหลายอย่างพร้อมกัน – นักสรรหามักต้องจัดการกับผู้สมัครหลายคนที่อยู่ในขั้นตอนต่าง ๆ ของกระบวนการสรรหา การวางแผนและจัดการงานให้ราบรื่นจะช่วยให้การสรรหาเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
5. ทักษะการบริหารเวลา – การจัดลำดับความสำคัญของงานและการทำงานให้ตรงตามกำหนดเวลาเป็นทักษะที่สำคัญ นักสรรหาต้องมั่นใจว่าการสรรหาในตำแหน่งที่เร่งด่วนเสร็จสิ้นภายในเวลาที่กำหนด
6. ทักษะความน่าเชื่อถือ – บริษัทคาดหวังให้นักสรรหาทำหน้าที่แทนพวกเขาในการคัดเลือกผู้สมัครที่ดีที่สุด ความน่าเชื่อถือจะสร้างความมั่นใจให้กับบริษัทว่าเลือกคนที่เหมาะสม
7. ทักษะความมั่นใจ – นักสรรหาต้องมีความมั่นใจในกระบวนการสรรหาและการตัดสินใจของตนเอง แม้จะไม่เข้าใจบทบาทในทุกรายละเอียด แต่ต้องเชื่อมั่นว่าผู้สมัครที่เลือกจะเหมาะสมกับงาน
8. ทักษะการตลาด – นักสรรหาต้องนำเสนอข้อมูลงานอย่างน่าสนใจและสร้างสรรค์ เพื่อดึงดูดผู้สมัครที่มีคุณภาพ ทักษะการตลาดช่วยให้งานและแบรนด์ของบริษัทมีความน่าสนใจยิ่งขึ้น
9. ทักษะการเรียนรู้ – เนื่องจากการสรรหามีการเปลี่ยนแปลงอย่างต่อเนื่อง นักสรรหาต้องเปิดรับความรู้ใหม่ ๆ อยู่เสมอ เพื่อพัฒนาทักษะและความเข้าใจในตำแหน่งงานที่เปิดรับ
10. ทักษะการปรับตัว – นักสรรหาต้องพร้อมรับมือกับการเปลี่ยนแปลงในตลาดแรงงานและความต้องการที่แตกต่างของนายจ้าง ความยืดหยุ่นจะช่วยให้นักสรรหาสามารถปรับเปลี่ยนกลยุทธ์การสรรหาได้ทันที
11. ทักษะความอดทน – การหาผู้สมัครที่เหมาะสมต้องใช้เวลาและความอดทน บางครั้งอาจต้องเจอการปฏิเสธหลายครั้งก่อนจะได้ผู้สมัครที่ใช่
12. ทักษะด้านเทคโนโลยี – การใช้ระบบจัดการผู้สมัครและเครื่องมือทางเทคโนโลยีอื่น ๆ เป็นส่วนสำคัญของการทำงาน นักสรรหาจึงต้องรู้จักใช้และปรับตัวให้เข้ากับเทคโนโลยีใหม่ ๆ เพื่อทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
13. ทักษะความอยากรู้อยากเห็น – นักสรรหาควรมีความอยากรู้อยากเห็นในตัวผู้สมัคร ถามคำถามเชิงลึกและค้นหาข้อมูลที่นอกเหนือจากเรซูเม่ เพื่อให้แน่ใจว่าผู้สมัครจะเหมาะสมกับงานจริง ๆ
14. ทักษะการฟัง – การฟังอย่างตั้งใจช่วยให้นักสรรหาเข้าใจความต้องการของนายจ้างและผู้สมัครได้ดียิ่งขึ้น การรับฟังข้อมูลทั้งสองฝ่ายอย่างละเอียดช่วยให้การตัดสินใจแม่นยำมากขึ้น
15. ทักษะการเจรจา – นักสรรหาต้องสามารถหาจุดลงตัวระหว่างความต้องการของผู้สมัครและบริษัทได้ โดยไม่กระทบต่อประสบการณ์ที่ดีของผู้สมัคร

เพิ่มความคล่องตัว (Agile) ให้ HR ด้วยการใช้แพลตฟอร์ม ATS

ATS แพลตฟอร์มจัดระเบียบข้อมูล สร้างระบบการทำงานที่มีประสิทธิภาพ เพื่อให้ HR หลังบ้านมีความคล่องตัวมากขึ้น

โดยระบบ ATS (Applicant Tracking System) คือเครื่องมือบริหารผู้สมัครในองค์กร ช่วยจัดระเบียบข้อมูล และยกระดับกระบวนการทำงานของ HR สามารถทำให้การรับสมัครงานเป็นเรื่องง่ายและที่สำคัญคือได้คุณภาพมากยิ่งขึ้น

เพราะเมื่อ HR ไม่สามารถใช้เวลาโฟกัสหน้าที่แต่ละส่วนได้อย่างเต็มที่ ก็จะส่งผลให้ Performance ในภาพรวมลดลงไปโดยอัตโนมัติ แล้วจากปัญหาเล็ก ๆ อย่างการไม่มีเครื่องมือจัดระเบียบการทำงานที่ดี ก็สามารถกลายเป็นจุดเริ่มต้นของปัญหาใหญ่ที่กินไปทั่วทั้งองค์กรได้

สิ่งที่ทำให้ระบบ ATS ช่วยสร้างความแตกต่างให้การทำงานของทีม Recruiter ชัดเจน ก็คือการรวมศูนย์ข้อมูลผู้สมัคร และมีฟังก์ชันให้การติดตามงานแต่ละส่วนทำได้สะดวก ทำให้องค์กรสามารถลดงาน Operation ที่ซ้ำซ้อนจากการใช้ Spreadsheet ทั่วไป รวมถึงช่วยลดโอกาสเกิดข้อผิดพลาด ป้องกันการตกหล่นของข้อมูลที่กระจัดกระจาย