PDCA : ความหมาย ประโยชน์ และตัวอย่างใช้ 4 ขั้นตอนเพื่อพัฒนาองค์กรอย่างต่อเนื่อง

เพราะปัญหาเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ แต่เราสามารถเรียนรู้ที่จะแก้ปัญหานั้นได้ ซึ่งทุกวันนี้มีเครื่องมือแก้ไขปัญหาและพัฒนาองค์กรอยู่มากมายให้เลือกสรร ขึ้นอยู่ว่าเครื่องมือใดเหมาะกับองค์กรนั้น ๆ มากกว่า

ที่ผ่านมา HREX เคยแนะนำสารพัดเครื่องมือด้าน HR หลายอย่าง เช่น POCCC, POSDC, POLC ฯลฯ มาครั้งนี้เราจะพูดถึงอีกหนึ่งกระบวนการที่ให้ความสำคัญมากกว่าแค่การวางแผน แต่เน้นไปถึงการลงมือทำ ตรวจสอบ และปรับปรุงพัฒนาอย่างเป็นระบบ เรียกว่า วงจรบริหารงานคุณภาพ PDCA 

เพื่อทำความรู้จัก PDCA กันมากขึ้น มาดูกันว่า PDCA คืออะไร ประกอบไปด้วยอะไรบ้าง และเราจะใช้งานอย่างไร 

PDCA คืออะไร

PDCA คือ วงจรบริหารงานคุณภาพ ประกอบไปด้วย 4 ขั้นตอน Plan-Do-Check-Act เป็นกระบวนการที่ใช้ปรับปรุงการทำงานขององค์กรอย่างเป็นระบบ โดยมีเป้าหมายเพื่อแก้ปัญหาและเกิดการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง (Continuous improvement) จุดเด่นคือเป็นกระบวนการที่ทำซ้ำได้เรื่อย ๆ จนกลายเป็น วงจร (Cycle) วนลูปนั่นเอง

แนวคิดดังกล่าวเกิดขึ้นมาช่วงปี 1950’s โดยบิดาแห่งการควบคุมคุณภาพสมัยใหม่ ดร.วิลเลียม เอ็ดเวิร์ด เดมิ่ง (Dr. William Edward Deming) ซึ่งพัฒนามาจากปรมาจารย์ของเขา วอลเตอร์ เอ ชิวฮาร์ท (Walter Andrew Shewhart) ทำให้วงจรนี้มีชื่อเรียกอื่นว่า Deming Cycle หรือ Shewhart Cycle

เดมิ่งคิดค้น PDCA ผ่านความเชื่อที่ว่า “คุณภาพสามารถปรับปรุงพัฒนาได้” โดยสามารถประยุกต์กับองค์กรทุกประเภท ธุรกิจทุกรูปแบบ หรือแม้กระทั่งชีวิตประจำวัน จนกลายเป็นเครื่องมือเรียบง่ายที่ได้รับความนิยมมาถึงทุกวันนี้

ประโยชน์ของ PDCA

เรียบง่ายและทำซ้ำได้ คือคุณสมบัติหลักของวงจรบริหารงานคุณภาพ สิ่งนี้ทำให้ PDCA มีประโยชน์เหนือเครื่องมืออื่นดังนี้

• สร้างประสิทธิภาพและประสิทธิผลที่ดีกว่า – เพราะกระบวนการนี้เริ่มต้นที่ปัญหา และต้องการแก้ไขมันเพื่อนำไปสู่เป้าหมายขององค์กร
• เกิดการปรับปรุงพัฒนาอย่างต่อเนื่อง – เพราะเป็นกระบวนการที่ทำซ้ำได้ในระยะยาว จึงเกิดประสิทธิภาพสูงสุดหากปฏิบัติอย่างต่อเนื่อง
• ทำให้ตัดสินใจง่ายขึ้น – เพราะมีการตั้งเป้าหมายและการวัดผลที่ชัดเจน ข้อมูลที่ได้มาสามารถนำมาวิเคราะห์เพื่อพัฒนาองค์กรต่อไป
• ลดความเสี่ยงในการจัดการ – เพราะกระบวนนี้ประยุกต์ใช้กับทีมเล็ก ๆ ก่อน หากเกิดความผิดพลาดก็จะควบคุมสถานการณ์ได้ง่ายกว่า ทั้งยังสามารถอุดรอยรั่วไม่ให้เกิดความเสี่ยงในอนาคต

อย่างไรก็ตาม PDCA ไม่เหมาะกับโครงการที่ต้องการแก้ปัญหาอย่างเร่งด่วน เพราะต้องใช้ระยะเวลายาวนานในการดำเนินการ ฉะนั้นถ้าเป็นโปรเจกต์สั้น ๆ เครื่องมืออื่นอาจจะตอบโจทย์กว่า 

ที่สำคัญ PDCA ต้องการความร่วมมือจากผู้มีส่วนเกี่ยวข้องเป็นอย่างมาก การจูงใจพนักงานให้เข้าใจเป้าหมายเดียวกันจึงสำคัญ

สิ่งสำคัญในการสร้างแรงจูงใจในการทำงานให้กับพนักงานคืออะไร

4 ขั้นตอนสู่ความสำเร็จของ PDCA

โครงสร้าง PDCA ประกอบ 4 ขั้นตอน ดังนี้

• P – Plan คือ การวางแผน
• D – DO คือ การปฏิบัติตามแผน
• C – Check คือ การตรวจสอบ
• A – Act คือ การปรับปรุงการดำเนินการ

P – Plan ระบุและวิเคราะห์ปัญหา

เริ่มต้นการวางแผนจะต้องมีเป้าหมายที่ชัดเจนเสียก่อน โดยขั้นตอนนี้ต้องกำหนดให้ครอบคลุมทั้งกระบวนการตั้งแต่เริ่มไปจนถึงสุดสิ้นสุดว่า มีปัญหาอะไรที่จะต้องแก้ไข ใครเป็นผู้รับผิดชอบที่เกี่ยวข้อง กระบวนการค้นหาข้อมูลคืออะไร กระบวนการแก้ไขคืออะไร โดยเฉพาะระบุตัวชี้วัด เช่น KPIs หรือ OKR ที่ชัดเจน แล้วทำออกมาเป็นแผนการดำเนินงาน (Action Plan) ซึ่งสามารถปรับเปลี่ยนได้ตามความเหมาะสม

ทั้งนี้ เรามีคำถามเล็ก ๆ เอาไว้ถามตัวเองก่อนข้ามไปยังขั้นตอนต่อไปว่า.​..

• ปัญหาสำคัญที่จะต้องได้รับการแก้ไขคืออะไร
• ทรัพยากรที่ต้องการคืออะไร
• ทรัพยากรที่มีอยู่คืออะไร
• อะไรคือทางออกที่ดีที่สุดภายใต้ทรัพยากรที่มีอยู่
• แผนนี้จะสำเร็จด้วยเงื่อนไขอะไรบ้าง
• และอะไรคือเป้าหมายที่แท้จริงที่เราต้องการ

ถ้าสามารถตอบคำถามเหล่านี้ได้อย่างชัดเจน ก็เตรียมพร้อมสู่ขั้นตอนต่อไปได้เลย

D – DO พัฒนาทางออกและดำเนินการตามแผน

หลังจากกำหนดแผนแล้วก็ถึงเวลาที่จะลงมือทำ เพราะเราจะต้องนำแผนดังกล่าวมาใช้จริง ดำเนินการจริง เพื่อให้เห็นผลลัพธ์จริง 

ในขั้นตอนนี้ทุกคนต้องระลึกไว้เสมอว่า การดำเนินการจะเกิดปัญหาอื่นตามมาเสมอ นั่นจึงเป็นเหตุผลว่าควรใช้แผนดังกล่าวกับทีมนำร่องไม่กี่คนหรือเป็นโปรเจกต์เล็ก ๆ เสียก่อน เพราะสภาพแวดล้อมที่ควบคุมได้จะป้องกันความเสียหายที่เกิดขึ้นไม่ให้ส่งผลกระทบไปทั้งบริษัท 

C – Check ประเมินและสรุปผล

เมื่อดำเนินการมาถึงจุดหนึ่งแล้ว เราจะต้องตรวจสอบให้ได้ว่า แผนดังกล่าวมีผลลัพธ์เป็นไปตามตัวชี้วัดที่ต้องการหรือไม่

ถ้าประสบความสำเร็จตามตัวชี้วัด ก็สามารถดำเนินการไปสู่ขั้นตอนสุดท้ายได้เลย แต่ถ้าไม่ประสบความสำเร็จ ก็ควรนำข้อมูลที่ได้มาวิเคราะห์หาสาเหตุของปัญหา แล้วดำเนินการขั้นตอนที่ 1 – 3 ใหม่จนกว่าจะประสบความสำเร็จหรือผ่านตัวชี้วัดที่กำหนดไว้

A – Act ปรับปรุงแก้ไขและวางแผนใหม่ต่อไป

ถ้าการปฏิบัติแผนดังกล่าวประสบความสำเร็จเป็นอย่างดี ก็ถึงเวลานำแผนนั้นมาประยุกต์ใช้กับทุกคนองค์กร ผ่านการประกาศ ประชุม อีเมล หรือการจัดการอบรมภายในบริษัท เพื่อสร้างการเปลี่ยนแปลงจนเกิดตามมาตรฐานใหม่

ทั้งนี้ อย่าลืมว่า PDCA เป็นกระบวนการที่ทำซ้ำได้ ไม่ใช่สำเร็จแล้วจะหยุดเลยทันที ทางที่ดีเราควรต่อยอดแผนใหม่ภายใต้ความคิดว่า “จะต้องดีกว่าเดิมเสมอ” และมองหาวิธีใหม่ ๆ เพื่อปรับปรุงพัฒนาองค์กรไปเรื่อย ๆ อย่างไม่มีวันหยุด

การใช้ PDCA เพื่อพัฒนาศักยภาพสมาชิกองค์กร

ฝ่ายทรัพยากรบุคคล หรือ ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ (Human Resources : HR) สามารถนำเครื่องมือนี้ไปใช้ในการพัฒนาศักยภาพสมาชิกองค์กรได้ทุกแง่มุม ไม่ว่าจะเป็นการวางแผนพัฒนาทักษะความรู้ การพัฒนาทักษะทางเทคนิค ไปจนถึงเรื่องของการสร้างวัฒนธรรมองค์กรใหม่ ขึ้นอยู่ว่าอะไรคือปัญหาหรืออุปสรรคสำคัญขององค์กรที่อยากพัฒนาปรับปรุง

ยกตัวอย่าง องค์กรหนึ่งมีปัญหาการทำงานล่าช้า ซ้ำซ้อน ไร้ระเบียบ ก็เลยต้องการปรับกระบวนการทำงานของพนักงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นผ่านระบบลีน (LEAN) ซึ่งสามารถดำเนินการตาม 4 ขั้นตอน ประมาณว่า

• P – Plan วางแผนกระบวนการทำงานใหม่โดยระบุถึงปัญหาการทำงานซ้ำซ้อน และตั้งเป้าหมายลดขั้นตอนการทำงานที่ไม่จำเป็น
• D – DO ทดลองปฏิบัติตามระบบลีนกับกลุ่มเล็ก ๆ ก่อน
• C – Check ตรวจสอบว่าระบบลีนนั้นประสบความสำเร็จหรือไม่
• A – Act ถ้าประสบความสำเร็จก็ประกาศใช้กับระบบลีนทุกฝ่ายในองค์กร แล้วต่อยอดหาแผนใหม่เพื่อการปรับปรุงพัฒนาต่อไป

ฉะนั้นหากนำ PDCA มาใช้ในการพัฒนาศักยภาพบุคลากรในองค์กร เช่น วางแผนพัฒนาภาษาอังกฤษ หรือวางแผนเสริมสร้างทักษะคอมพิวเตอร์ ฯลฯ ก็จะทำให้บุคลากรเหล่านั้นเติบโตเป็นพนักงานที่มีศักยภาพสูงขึ้น ทำงานผิดพลาดน้อยลง องค์กรก็จะเดินหน้าสู่เป้าหมายได้อย่างมั่นคง

บทสรุป

ถึงแม้วงจรบริหารงานคุณภาพ PDCA จะเกิดขึ้นมาตั้งแต่ปี 1950s แต่ก็ยังสามารถประยุกต์ใช้ได้ดีในปัจจุบัน เพราะการทำธุรกิจ, การบริหารงาน, การจัดการทรัพยากรบุคคล หรือแม้แต่การใช้ชีวิตประจำวันของเราหนีไม่พ้นการเผชิญหน้ากับปัญหา อยู่ที่ว่าเราจะรับมือกับมันอย่างไรต่างหาก

PDCA จึงเป็นอีกหนึ่งเครื่องมือที่ช่วยให้ทุกคนแก้ไขปัญหาได้อย่างมีประสิทธิภาพ และสร้างให้เกิดการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง ผ่าน 4 ขั้นตอนง่าย ๆ แค่ วางแผน-ปฏิบัติ-ตรวจสอบ-ปรับปรุงแก้ไข ซึ่งสามารถทำซ้ำใหม่ได้เรื่อย ๆ

ไม่แปลกที่ PDCA จะกลายเป็นเครื่องมือสำคัญที่หลายองค์กรนำไปประยุกต์ใช้ กระทั่งเกิดการพัฒนาอย่างไม่มีที่สิ้นสุด