Voluntary Benefits สวัสดิการสุดคุ้มที่ HR ให้พนักงานจ่ายนิดหน่อย

เมื่อพูดถึงกลไกที่จะช่วยให้บุคลากรตัดสินใจอยู่กับองค์กรต่อไป หรือโน้มน้าวให้ผู้สมัครเลือกทำงานกับเราเหนือบริษัทคู่แข่ง ปัจจัยสำคัญที่ต้องพูดถึงก็คือเรื่องสวัสดิการ (Benefit) ที่ถือเป็นส่วนที่ช่วยดูแลชีวิตความเป็นอยู่ของพนักงาน โดยตรง ซึ่งหากเรามองสังคมทำงานปัจจุบันแล้ว จะเห็นว่าสวัสดิการที่พนักงานต้องการมีความเปลี่ยนแปลงอย่างก้าวกระโดด โดยมีผลมาจากสถานการณ์โควิด-19 ที่ทำให้ทัศนคติและวิสัยทัศน์ของผู้คนเปลี่ยนไปอย่างสิ้นเชิง

การออกแบบสวัสดิการไม่สามารถทำแบบเหมารวมอีกต่อไป แต่ควรทำแบบเฉพาะตัวบุคคลมากขึ้น ซึ่งปัญหานี้ไม่ใช่เรื่องง่าย เพราะองค์กรที่ไม่ได้เตรียมพร้อมมาก่อน จะไม่มีทางวางแผนงบประมาณให้ตอบโจทย์ตามสังคมที่เปลี่ยนไปได้เลย

ดังนั้นนโยบายสวัสดิการที่ให้พนักงานเข้าถึงได้โดยเป็นผู้จ่ายเงินเองบางส่วนตามความสมัครใจ หรือ Voluntary Benefit  คือแนวทางที่จะช่วยให้พนักงานเข้าถึงสวัสดิการที่ตนมองหาได้มากขึ้น โดยไม่กระทบกับโครงสร้างทางการเงิน

HR สามารถสามารถเริ่มทำสวัสดิการในรูปแบบนี้ได้อย่างไร เชิญหาคำตอบไปพร้อมกับ HREX.asia

Voluntary Benefits คืออะไร

Voluntary Benefit หมายถึงสวัสดิการที่ไม่ได้อยู่ในสิทธิ์ของพนักงานโดยทั่วไป แต่เป็นสวัสดิการที่พนักงานได้สิทธิ์จ่ายเงินในราคาถูกลง หรือต้องแลกเปลี่ยนด้วยอะไรบางอย่างเพื่อให้ได้ครอบครองสวัสดิการนั้น ๆ ขึ้นอยู่กับความสมัครใจ สวัสดิการเหล่านี้มีได้ในทุกแง่มุม ไม่ว่าจะด้านสุขภาพ, การศึกษา หรือแม้แต่เรื่องการเงินก็ตาม

Gallagher กล่าวว่าองค์กรถึง 3 ใน 5 (61%) มีสวัสดิการในรูปแบบนี้ ซึ่งมีวัตถุประสงค์สำคัญในการปรับสวัสดิการให้เข้ากับความต้องการของคนมากขึ้น และยังช่วยดึงดูดผู้สมัครให้เลือกมาอยู่กับองค์กรของเราด้วย แต่สวัสดิการแบบนี้ก็ต้องพิจารณาโดยอ้างอิงกับแก่น (Core Values) ขององค์กร ไม่ใช่เพิ่มเพื่อเอาใจพนักงานเพียงอย่างเดียว 

ดังนั้นในยุคที่มีบุคลากรในตลาดแรงงานน้อยกว่าที่เคย การเปิดโอกาสให้พนักงานเข้าถึงสวัสดิการได้มากขึ้น ตรงกับความต้องการมากขึ้น โดยเพิ่มองค์ประกอบตามความสมัครใจ ก็ถือเป็นแนวทางที่จะช่วยให้เราดึงดูดคนเก่งและสร้างภาพลักษณ์ที่ดีต่อองค์กรได้มากขึ้น ไม่ต้องกังวลว่าเราจะปรับตัวไม่ทันกับสถานการณ์ของโลกที่เปลี่ยนไป ตราบใดที่เรามีรากฐานที่แข็งแรง พร้อมปรับตัว นี่คืออีกหนึ่งในกลยุทธ์สำคัญที่จะช่วยให้เราเอาชนะโลกธุรกิจได้อย่างยั่งยืน

ทำไมองค์กรในปัจจุบันถึงควรมี Voluntary Benefits ? 

ในยุคที่พนักงานตัดสินใจเลือกองค์กรด้วยการพิจารณาสวัสดิการเป็นหลัก Voluntary Benefits คือสวัสดิการที่อยู่ในสถานะ Win – Win ระหว่างองค์กรและลูกจ้าง ไม่มีใครต้องสูญเสียประโยชน์

องค์กรอาจร่วมมือกับบริษัทพันธมิตรเพื่อนำตัวเลือกมานำเสนอให้พนักงาน ขณะที่ตัวพนักงานก็มีสิทธิ์เข้าถึงสวัสดิการเหล่านั้นในราคาที่ถูกขึ้น ตามสิทธิ์พิเศษที่องค์กรหาให้ กล่าวโดยสรุปคือสวัสดิการนี้ทำให้องค์กรที่บางครั้งไม่สามารถปรับตัวตามสถานการณ์ได้ ยังคงมีสิทธิ์ในการตอบรับสวัสดิการที่ผู้สมัครร้องขอ ทำให้เราไม่ตกยุค เรียกว่าเจอกันครึ่ง ทางได้ประโยชน์กันทุกคน

ประโยชน์ของ Voluntary Benefits

1. ช่วยให้สุขภาพของพนักงานดีขึ้น (Improve Health) : เช่นสวัสดิการในการเข้ายิมหรือฟิตเนสโดยจ่ายราคาพิเศษ สวัสดิการแบบนี้จะโน้มน้าวให้พนักงานที่รู้สึกว่าค่าใช้จ่ายดังกล่าวเป็นเรื่องสิ้นเปลืองมองเห็นความคุ้มค่า และอยากลองเข้าไปออกกำลังกายดูสักครั้ง ส่งผลดีต่อสุขภาพกายและใจแบบองค์รวม

2. ช่วยลดความเครียดทำให้ได้ผลลัพธ์ในการทำงานดีขึ้น (Reduce Stress) : รู้หรือไม่ว่าพนักงานบางคนไม่รู้ว่าจะเอาเวลาว่างไปทำอะไร จึงใช้มันอย่างเปล่าประโยชน์ แต่หากเราเปิดโอกาสให้เขาเข้าถึงสวัสดิการมากขึ้น มีกิจกรรมในราคาที่เหมาะสมมากขึ้น เราก็จะืช่วยให้พวกเขาได้ลดความเครียดลงมา และเมื่อไม่มีความเครียดก็จะทำงานได้เต็มที่กว่าเดิม ในที่นี้อาจรวมถึงสวัสดิการด้านโรคจิตเวช ซึ่งมักไม่ครอบคลุมในระบบประกันสุขภาพตามปกติ

3. ช่วยให้พนักงานพอใจกับงานที่ทำอยู่มากขึ้น (Job Satisfaction) : เรากล่าวในเบื้องต้นไปแล้วว่าสถานการณ์ โควิด-19 ทำให้บุคลากรทั่วโลกมีความเป็นปัจเจกบุคคลมากขึ้น จนนำไปสู่สถานการณ์เรื่อง The Great Resignation ที่คนมากมายเชื่อว่าเขาสามารถประสบความสำเร็จได้โดยไม่ต้องอยู่ในระบบของงานออฟฟิศ หากองค์กรไม่ใส่ใจเรื่องสวัสดิการ พวกเขาก็จะมองว่างานที่ทำอยู่ไม่มีคุณค่า ดังนั้นการเพิ่มสวัสดิการให้มากขึ้น จะช่วยให้บุคลากรมองเห็นถึงความใส่ใจ และพร้อมทุ่มเทกับงานที่ทำอยู่มากกว่าเดิม

4. ช่วยดึงดูดคนเก่ง (Attract Top Talent) : เมื่อเราต้องแย่งคนเก่ง สิ่งที่ตัดสินอาจเป็นเพียงข้อแตกต่างเล็ก ๆ น้อย ๆ ซึ่งหากเรามีสวัสดิการที่กำหนดตายตัว ไม่สามารถพลิกแพลงได้ แม้จะเป็นสวัสดิการที่ใหญ่แค่ไหน แต่ก็อาจไม่ตรงกับความต้องการอย่างแท้จริง แต่หากเรามีสวัสดิการพื้นฐานที่แข็งแรง และเปิดโอกาสให้พนักงานเลือกสวัสดิการที่ต้องการเพิ่มเติมได้โดยมีเงื่อนไขที่เหมาะสม กลยุทธ์แบบนี้จะช่วยให้เราตอบสนองความต้องการของอีกฝ่ายได้มากกว่า

5. ช่วยลดค่าใช้จ่ายให้พนักงาน : สวัสดิการแบบนี้มักเป็นสิ่งที่พนักงานต้องการอยู่แล้วในชีวิตประจำวัน แต่เคยจ่ายแบบเต็มราคามาก่อน การมอบสวัสดิการให้พนักงานมีตัวเลือกมากขึ้น จะช่วยลดรายจ่าย เกิดความคล่องตัวทางการเงิน แถมสวัสดิการบางอย่างยังใช้ลดหย่อนภาษีได้อีกด้วย

Employee Benefit สวัสดิการ เรื่องที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลควรใส่ใจ

ประเภทของ Voluntary Benefitsที่ HR ต้องรู้มีอะไรบ้าง ?

สวัสดิการในลักษณะนี้มักประกอบด้วย 4 องค์ประกอบสำคัญได้แก่ สวัสดิการด้านสุขภาพ (Health & Wellness), สวัสดิการด้านสิทธิประโยชน์ส่วนบุคคล (Personal Benefit) สวัสดิการด้านกฎหมาย (Legal) และสวัสดิการด้านการเงิน (Financial) โดยสัดส่วนที่พนักงานต้องจ่ายนั้นสามารถตกลงตามความเหมาะสมได้เลย ซึ่งควรจัดการให้สอดคล้องกับงบประมาณของบริษัท และระดับความคุ้มครองที่องค์กรมอบให้กับผู้รับสิทธิประโยชน์นั้น ๆ 

ตัวอย่างของสวัสดิการ Voluntary Benefits มีดังนี้

1. ประกันสุขภาพและประกันชีวิต ทั้งอาการเจ็บป่วยแบบธรรมดา, อาการเจ็บป่วยแบบหนัก รวมถึงสวัสดิการเพื่อการมีบุตร (Fertility Benefit) ในที่นี้อัตราคุ้มครองควรแตกต่างกันไปตามอายุ และระยะเวลาทำงานของบุคลากร

2. สวัสดิการด้านกิจกรรมในชีวิตประจำวัน (Lifestyle) เช่นสิทธิ์ในการเข้าถึงบริการด้านสุขภาพง่ายขึ้น สิทธิ์ลดราคาสำหรับร้านค้าในเครือ (Voucher) เป็นต้น

3. สวัสดิการด้านการเงิน (Financial) : ผู้ช่วยด้านการวางแผนทางการเงิน, ผู้ช่วยจัดการภาษี รวมถึงผู้ช่วยออกความเห็นด้านการลงทุน ในที่นี้ยังรวมถึงสวัสดิการเกี่ยวกับทุนการศึกษาของครอบครัว หรืองบประมาณฝึกอบรมเพื่อให้มีทักษะเพิ่มขึ้นของตัวพนักงานเอง

4. สวัสดิการตามความต้องการส่วนตัวของพนักงาน ซึ่งอาจเป็นการได้สิทธิ์พิเศษโดยแลกกับการเสียค่าตอบแทนบางอย่างเพื่อทดแทนกัน เช่นเวลาทำงานที่ลดลง, การเข้างานที่ไม่กำหนดเวลา, รถประจำตำแหน่ง หรือแม้แต่ประกันชีวิตสำหรับสัตว์เลี้ยงเป็นต้น

อย่างไรก็ตาม แม้สวัสดิการในลักษณะนี้จะสามารถมอบให้กับคนที่ทำงานแบบพาร์ทไทม์ได้ด้วย แต่เราก็ควรมีข้อกำหนดให้ชัดเจนว่าพนักงานดังกล่าวต้องมีเวลาทำงานเกินเท่าไร เพื่อให้เกิดความเป็นธรรมต่อพนักงานคนอื่นที่ต้องทำงานมากกว่า

ขณะเดียวกันก็ต้องมีคำอธิบายให้ชัดเจน ว่าหากพนักงานใช้สวัสดิการที่มีการเซ็นสัญญาต่อเนื่อง แต่พ้นสภาพการเป็นพนักงานก่อนครบระยะสัญญานั้นทสิทธิ์ดังกล่าวจะมีการเปลี่ยนแปลง หรือถูกยกเลิกด้วยรายละเอียดอย่างไร เพื่อให้แน่ใจว่าองค์กรจะไม่เสียผลประโยชน์

HR มีวิธีคิด Voluntary Benefits อย่างไร ?

ปัญหาของการคิด Voluntary Benefit อ้างอิงจากบทสำรวจเรื่อง 2022 Wellbeing and Voluntary Benefits กล่าวว่า ผู้ประกอบการและบุคลากรมีมุมมองในเรื่องของ Voluntary Benefits แตกต่างกัน โดยเฉพาะในเรื่องของประสิทธิภาพและประโยชน์ของสวัสดิการที่นำเสนอ เช่นแม้ในช่วงที่ผ่านมาองค์กรทั่วโลกจะให้ความสำคัญกับเรื่องการดูแลสุขภาพจิตของพนักงานมาก ๆ (Mental Health) แต่มีพนักงานเพียง 28% เท่านั้นที่คิดว่าความช่วยเหลือขององค์กรเป็นประโยชน์

สาเหตุหลัก ของเรื่องนี้คือองค์กรมักประเมินความเครียดของพนักงานต่ำไป หรือกรณีที่ผลสำรวจบอกว่าองค์กร 95% ให้ความสำคัญกับเรื่องการดูแลสุขภาพกายใจพนักงาน (Wellbeing) แต่ทางพนักงานกลับบอกว่าพวกเขาให้ความสำคัญกับสุขภาพทางการเงิน (Financial) มากกว่า เป็นต้น 

เหตุนี้ ก่อนที่จะวางแผนสวัสดิการไม่ว่าจะเป็นแบบใดก็ตาม เราต้องทำแบบสำรวจให้ชัดเจนทั้งการทำแบบสอบถาม วิเคราะห์ข้อมูลของพนักงาน การสัมภาษณ์หรือแม้แต Stay และ Exit Interview ควบคู่ไปกับการพิจารณาคู่แข่งว่าพวกเขามีสวัสดิการอย่างไร แข็งแรงมากพอที่จะโน้มน้าวให้พนักงานของเราย้ายเข้าไปหรือไม่

นี่คือรากฐานเบื้องต้นที่จะทำให้สวัสดิการของเราโดดเด่นกว่าที่อื่นอย่างแท้จริง

วิธีเลือก Voluntary Benefits ให้พนักงาน

1. ตั้งเป้าหมายของธุรกิจให้ชัดเจนก่อน (Identify Business Goal) : การออกแบบสวัสดิการแต่ละอย่างมีค่าใช้จ่ายแฝงอยู่มาก ดังนั้นเราต้องรู้ก่อนว่าสิ่งที่องค์กรขาดหายไปและต้องการเพิ่มเข้ามาคืออะไร เช่น หากเรารู้ว่าองค์กรของเราเรามีข้อเสียเรื่องภาพลักษณ์ ไม่สามารถดึงดูดคนเก่งเข้ามาได้ เราก็ควรให้ความสำคัญกับสวัสดิการที่ทันกระแส ตรงกับกลุ่มเป้าหมายหรือกลุ่มคนที่เรากำลังต้องการตัว นี่คือปัญหาสำคัญที่เราต้องคิดเป็นลำดับแรกก่อนจะออกแบบสวัสดิการ

2. สำรวจภาพรวมขององค์กรให้ชัด เพื่อคาดเดาความน่าจะเป็นให้ถูกต้อง (Identify Workforce) : การสำรวจภาพรวมขององค์กร นอกจากจะทำให้พนักงานเห็นถึงความใส่ใจแล้ว ยังทำให้เราทราบด้วยว่าองค์กรสามารถตอบสนองความต้องการของพวกเขาอย่างไร เช่นหากเราพบว่าพนักงานส่วนใหญ่อยู่ห่างไกลจากออฟฟิศ เราก็ควรคิดสวัสดิการเพื่อการเดินทาง เช่นรถบัสตามจุดสำคัญ หรือเงินช่วยเหลือค่าเดินทาง เป็นต้น

นอกจากนี้ยังสามารถแบ่งตามอายุได้อีกด้วย เช่นหากเราพบว่าพนักงานส่วนใหญ่อายุ 30 ปีเราก็ควรหาสวัสดิการที่ไม่แก่หรือเด็กเกินไป แต่หากพบว่าพนักงานในบริษัทเต็มไปด้วยกลุ่มวัย สวัสดิการก็ไม่ควรต้องจ่ายเงินเพิ่มมากจนดูเป็นเรื่องไกลตัวเกินกว่ารายได้ที่พวกเขามี

3. หาข้อมูลให้มากที่สุด (Collect Insight) : นอกจากการทำแบบสำรวจแบบปกติแล้ว เราควรทำแบบสำรวจนั้นให้ทุกคนเข้าถึงได้ง่าย ๆ ด้วย เพื่อให้เห็นว่าสวัสดิการที่พนักงานส่วนใหญ่ต้องการนั้นเป็นอย่างไร มีความโปร่งใใส  การแลกเปลี่ยนข้อมูลแบบนี้จะก่อให้เกิดการระดมสมองแบบย่อม ๆ ทำให้ HR สามารถนำข้อมูลดังกล่าวไปประยุกต์ใช้ได้ในลำดับต่อไป

ในที่นี้เราไม่ควรให้พนักงานใส่ข้อมูลส่วนตัวในแบบสอบถาม แต่ละคนจะได้ออกความเห็นอย่างสบายใจ

4. ติดต่อผู้ให้บริการเดิมที่องค์กรใช้งานอยู่แล้ว : หากองค์กรมีระบบประกันสุขภาพแบบหมู่ หรือเคยเข้าร่วมโครงการอะไรบางอย่างอยู่แล้ว องค์กรเหล่านั้นมักสามารถเข้าถึงสิทธิพิเศษ (add-on) เพิ่มเติมได้ในราคาที่ถูกกว่า ดังนั้นเราควรสอบถามผู้ให้บริการเบื้องต้นเป็นตัวเลือกแรก (first option) เพราะผู้ที่ทำงานด้วยกันมานานน่าจะให้สิทธิประโยชน์ที่คุ้มค่าที่สุด

5. ติดต่อผู้ให้บริการใหม่ : หากติดต่อเบื้องต้นแล้วพบว่าคู่ค้าที่ทำอยู่ไม่มีสวัสดิการเพิ่มเติมตามที่เราวางแผนไว้ เราก็สามารถติดต่อผู้ให้บริการใหม่ได้เลย โดยต้องคำนึงถึงงบประมาณในระยะยาว ไม่ให้เกินอัตราที่วางแผนไว้ เพราะคงไม่มีประโยชน์อะไรหากเรามีสวัสดิการที่ดึงดูดคนใหม่ แต่ทำให้โครงสร้างภายในต้องล่มสลายลง

ประเมินผลสวัสดิการ (Benefit Evaluation) เคล็ดลับสำรวจความพึงพอใจของพนักงานต่อองค์กร

หมดยุค One Size Fit All ได้เวลาสวัสดิการแบบ Personalized

ผลสำรวจจาก TriNet กล่าวว่าพนักงาน 85% จะมีสภาพจิตใจดีขึ้น หาองค์กรมีสวัสดิการเพิ่มเติมนอกเหนือจากสวัสดิการขั้นพื้นฐานที่มีอยู่ทุกองค์กร ขณะที่อีก 82% มองว่า Voluntary Benefit คือกลไกสำคัญที่ช่วยให้เราสามารถรักษาพนักงานที่มีฝีมือให้อยู่กับองค์กรต่อไปได้

การเหมารวมและความล้าสมัยของสวัสดิการเป็นของคู่กัน  เพราะหากเราเป็น HR พี่ทันเหตุการณ์ เราก็จะรู้ว่าสวัสดิการที่พนักงานในโลกธุรกิจปัจจุบันต้องการนั้น คือสวัสดิการที่คิดเป็นรายคน หรือเปิดโอกาสให้เขาได้มีสิทธิ์เลือก แม้จะมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมบางอย่างก็ตาม สิ่งนี้คือกระบวนการแบบ Personalize ซึ่งพอสวัสดิการแบบนี้ได้รับความนิยมมากขึ้นเรื่อย ๆ องค์กรก็ต้องถามตัวเองว่าเรามีโครงสร้างบริษัทที่พร้อมตอบสนองความเปลี่ยนแปลงทางวิสัยทัศน์ของคนทำงานในปัจจุบันแล้วหรือยัง นี่คืองานยากแต่หลีกเลี่ยงไม่ได้ของฝ่ายบุคคลนับจากวันนี้เป็นต้นไป

หากคุณไม่รู้ว่าจะหาบริการและผลิตภัณฑ์ที่เหมาะสมกับธุรกิจได้อย่างไร เราขอแนะนำ HR Products & Services แพลตฟอร์มที่พร้อมช่วยเหลือคุณไม่ว่าจะเป็นเรื่องเล็กหรือใหญ่ ขอเพียงกดเข้ามา รับรองว่าจะช่วยคุณได้แน่นอน

บทสรุป

เห็นได้ชัดว่าการสร้างสวัสดิการที่ดี คือการวางโครงสร้างให้แข็งแรงแลถพร้อมกับการปรับตัวอยู่เสมอ สวัสดิการที่เคยได้ประโยชน์ในช่วงหนึ่ง อาจเป็นสวัสดิการที่ไร้ค่าในอนาคต นี่คือตัวแปรสำคัญที่จะให้คำตอบว่าองค์กรของเราสามารถอยู่รอดในโลกธุรกิจได้หรือไม่ สามารถเป็นองค์กรที่ทำให้พนักงานรู้สึกมีคุณค่า และรู้สึกได้รับความรักมากพอหรือไม่ เพราะอย่าลืมว่าเราทำงานกับบุคลากรที่เป็นมนุษย์ พวกเขามีชีวิตจิตใจ และจำเป็นต้องได้รับการดูแลอย่างเหมาะสม องค์กรที่ไม่สามารถทำสิ่งเหล่านี้จะไม่มีพนักงานที่พร้อมเสียสละ และทำงานอย่างเต็มที่เพื่อบรรลุเป้าหมายขององค์กรได้เลย

Voluntary Benefits ก็ไม่ต่างจากสวัสดิการทั่วไปที่องค์กรต้องหมั่นหาสิ่งที่น่าสนใจมาหมุนเวียนสับเปลี่ยนเพื่อเป็นตัวเลือกให้พนักงาน ซึ่งจะเป็นสวัสดิการแบบเล็กหรือใหญ่ก็ได้ ขอเพียงแค่ผ่านการพิจารณาและสำรวจแล้วว่าเป็นประโยชน์ต่อพนักงานจริง ๆ แค่นี้คุณก็จะได้องค์กรที่ทุกคนอยากร่วมแรงร่วมใจ เพื่อให้ก้าวไปข้างหน้าอย่างมั่นคงแข็งแรงแน่นอน