อย่าให้การทำงานแบบ Silo ทำให้องค์กรของคุณ Slow หยุดการทำงานตัวใครตัวมันแล้วหันมาสื่อสารกันบ่อยๆ

ความหมายของ Silo แบบตรงตัวก็คือ ถังขนาดใหญ่ที่ไว้บรรจุวัตถุปริมาณมาก และมักจะวางไว้ติดๆ กัน ข้างๆ กัน แต่ไม่ใช่วัตถุประเภทเดียวกันจึงเป็นถังที่ไม่ได้เชื่อมกัน ไซโลนั้นมีไว้เพื่อเก็บรักษาวัตถุเท่านั้น จึงไม่ได้มีความเคลื่อนไหวหรือพลวัตใดๆ ซึ่งหากองค์กรมีสภาวะแบบไซโล (Siloed Organization) มันก็หมายถึง สภาวะที่คนในองค์กรเริ่มจะทำงานแบบตัวใครตัวมัน ไม่รู้ว่าเพื่อนร่วมงานหรือคนในแผนกอื่นๆกำลังทำอะไรกันอยู่ ไม่ได้รับรู้ข้อมูลทั้งหมดและไม่สามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลองค์ความรู้ระหว่างกัน จึงไม่สามารถร่วมมือและช่วยเหลือกันได้ หากปล่อยให้องค์กรตกอยู่ในสภาวะไซโลอาจส่งผลเสียถึงขั้นทำลายวัฒนธรรมองค์กร ทำให้องค์กรไม่สามารถเติบโตและเคลื่อนที่ไปข้างหน้าได้ สุดท้ายอาจจะกลายเป็นสภาวะที่ต้องปล่อยให้องค์กรค่อยๆเสื่อมสลายและตายจากไป

อะไรที่ทำให้องค์กรเกิดสภาวะไซโล ?

1. ขาดการสื่อสารระหว่างทีม

เมื่อแต่ละแผนกมีอะไรมักไม่ค่อยสื่อสารกัน ส่วนหนึ่งอาจเริ่มต้นมาจากหัวหน้าที่ไม่ได้บอกวัตุประสงค์ที่ชัดเจนทำให้คนในทีมไม่รับรู้ว่าอะไรคือหน้าที่และความรับผิดชอบหลัก ทำให้ไปโฟกัสงานผิดจุด เมื่อมีข้อมูลไม่ครบก็ไม่รู้จะแชร์กับเพื่อนร่วมงานหรือคนในแผนกอื่นอย่างไร ส่งผลให้แต่ละคนทำงานแบบแยกส่วน และไม่สามารถร่วมมือร่วมใจกันได้ เพราะไม่มีสิ่งที่เชื่อมโยงกันนั่นเอง

2. มองไม่เห็นภาพรวมหรือเป้าหมายที่ชัดเจน

ส่วนหนึ่งที่ทำให้องค์กรเกิดสภาวะไซโลอาจมาจากเป้าหมายขององค์กรยังไม่ชัดเจนพอ ทำให้พนักงานไม่รู้ว่าหน้าที่ที่รับผิดชอบอยู่นั้นช่วยผลักดันให้องค์กรไปข้างหน้าได้มากเพียงใด จึงเป็นการทำงานที่ไม่สำคัญ ทำงานแบบแยกส่วนและซ้ำซ้อน ขาดแรงจูงใจที่จะสร้างไอเดียและความคิดสร้างสรรค์เพื่อช่วยนำพาองค์กรให้ขับเคลื่อนไปข้างหน้าได้

3. ความแปลกหน้าที่เกิดขึ้นระหว่างแผนก

เมื่อพนักงานส่วนใหญ่ในองค์กรไม่ค่อยรู้จักหรือสนิทสนมกัน จนทำให้เกิดความแปลกหน้าขึ้น และทำให้การทำงานนั้นค่อนข้างลำบาก ไม่สะดวกใจที่ร่วมมือกันหรือขอความช่วยเหลือระหว่างกัน หากเป็นองค์กรขนาดใหญ่ที่มีหลายแผนกหลายคน อย่างน้อยๆแผนกที่เกี่ยวข้องกันก็ควรมีความรู้สึกว่าเป็นทีมเดียวกันมากกว่าจะเป็นความรู้สึกแบบ “พวกเรา” หรือ “พวกเขา” หากเป็นพวกเราทั้งหมด ความร่วมมือจะเกิดขึ้นง่ายกว่า และช่วยสลายไซโลลงไปได้ด้วย

4. การมีพนักงานที่ถูกเพิกเฉย

การที่มีพนักงานบางคนที่ถูกเพิกเฉยจะทำให้รู้สึกขาดการเป็นส่วนหนึ่งของทีม ไม่รู้ว่าจะสามารถเชื่อมโยงกับคนอื่นๆได้อย่างไร และนั่นอาจส่งผลเสียให้รู้สึกว่าหน้าที่ที่ตนรับผิดชอบอยู่นั้นไม่ได้สำคัญ รู้สึกไม่มีคุณค่าและไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งขององค์กร

ทำอย่างไรถึงจะสลายสภาวะไซโล ?

1. ทำให้ทุกคนเข้าใจ Vision / Mission / Passion ขององค์กร

การเข้าใจ Vision ขององค์กรจะทำให้พนักงานรู้ว่าอะไรคือ Core Value ขององค์กรและอะไรคือจุดแข็งของตัวเองเพื่อให้ไปกันได้กับจุดยืนของบริษัท เพื่อไม่ให้เป้าหมายขององค์กรนั้นถูกทำให้ไขว้เขวหรือคลาดเคลื่อน เข้าใจ Mission ขององค์กรว่ามีกระบวนการอะไรบ้างที่ส่งเสริมและเป็นผลดีต่อองค์กร และอะไรบ้างที่ไม่จำเป็น และสุดท้ายเข้าใจ Passion ขององค์กร เพื่อรู้ว่าอะไรคือ Pain point ขององค์กร หรือเหตุผลของการมีอยู่ขององค์กรนั้นมีไว้เพื่ออะไร

2. สร้างทีมที่เป็น Cross-functional

ไม่จำเป็นว่าคนในทีมจะต้องเก่งเหมือนๆกันหมดในเรื่องเดียวกัน เพราะการมีสกิลที่หลากหลาย หรือความคิดเห็นที่แตกต่างกัน ส่งเสริมให้ทีมมีความร่วมมือกันมากกว่า เมื่อหนึ่งคนถนัดในเรื่องหนึ่ง ก็จะมีอีกคนที่มาช่วยส่งเสริมในเรื่องที่ไม่ถนัดได้ เพราะคนหนึ่งคนไม่จำเป็นต้องเก่งทุกอย่างและรับผิดชอบทุกอย่างเพียงคนเดียว การร่วมมือกับคนอื่นช่วยให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ลดปัญหาข้อผิดพลาด และทำให้งานเสร็จไวขึ้นด้วย

3. ส่งเสริมวัฒนธรรมการ feedback กันอยู่เสมอ

วิธีหนึ่งที่ช่วยลดสภาวะไซโลก็คือการ Feedback กันบ่อยๆ เพราะการ Feedback นั้นแสดงถึงความใส่ใจและติดตามผล ซึ่งเป็นเรื่องดีที่ทำให้พนักงานได้รีวิวผลงานของตัวเองอยู่เสมอ รับรู้ว่ามีอะไรบ้างที่ต้องปรับปรุงแก้ไข ทำให้ดีขึ้น การ Feedback ยังแสดงถึงความร่วมมือกันในการทำงาน เพราะหากไม่มี Feedback ก็ไม่รู้ว่าสิ่งที่ทำนั้นดีหรือแย่ มีประโยชน์หรือไม่ และหากไม่รู้ว่าสิ่งที่กำลังทำอยู่ส่งผลลัพธ์อย่างไร ก็เป็นไปได้ที่จะทำให้พนักงานทำงานไปโดยไม่ได้รับรู้ถึงความสำคัญของงานของตัวเอง