อะไรคือหลักการบริหารงานแบบ MBO แล้วมันแตกต่างจาก KPI หรือ OKR อย่างไร

การบริหารงานไม่ว่าจะองค์กรเล็กหรือใหญ่ต่างก็ต้องมีการตั้งเป้าหมายในการดำเนินการกันทั้งนั้น หากไม่มีการตั้งเป้าหมายแล้วองค์กรก็อาจจะไม่รู้ว่าจะเดินไปทิศทางไหนดี บุคลากรก็อาจไม่รู้ว่าจะต้องทำอย่างไรดีถึงจะถูกต้อง การตั้งเป้าหมายนั้นมีหลากหลายวิธี โดยเฉพาะในยุคปัจจุบันนี้ที่มีการคิดหลักการบริหารขึ้นมามากมายให้เลือกลองนำไปปรับใช้กับองค์กรให้เหมาะสม และหนึ่งในหลักการที่หลายองค์กรนิยมนำมาปรับใช้ก็คือ MBO นั่นเอง

หลักการบริหารงานแบบ MBO คืออะไร

MBO นั้นย่อมาจาก Management by Objective หรือ การบริหารงานตามวัตถุประสงค์ หรือบางครั้งก็เรียกว่า การบริหารงานโดยกำหนดเป้าหมาย โดยที่ MBO นั้นจะมีการกำหนด “วัตถุประสงค์” หรือ “เป้าหมาย” ร่วมกันระหว่างผู้บังคับบัญชาและผู้ใต้บังคับบัญชา โดยเป็นการเชื่อมหน้าที่ทางการบริหารงานระหว่างการวางแผนและการควบคุมการทำงานเข้าด้วยกัน แล้วผู้ใต้บังคับบัญชาก็มีภาระหน้าที่ตลอดจนความรับผิดชอบที่สอดคล้องกับวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายที่ตั้งไว้นั้น โดยมีผู้บังคับบัญชาคอยวางแผน ควบคุมการทำงาน ตลอดจนกระตุ้นให้เกิดการทำงานที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น เพื่อให้บรรลุได้อย่างประสบผลสำเร็จ

การบริหารงานแบบ MBO นี้จะทำให้เจ้านายกับลูกน้องต้องหันหน้าเข้าหากัน เพื่อหารือ พูดคุย ตลอดจนประสานการทำงานร่วมกัน เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ตลอดจนเป้าหมายเดียวกันที่ได้ร่วมกันวางไว้นั่นเอง ซึ่งการที่จะทำงานร่วมกันได้ดีอย่างไม่มีปัญหานั้นก็ต้องมีความเข้าใจที่ตรงกัน ชัดเจน ตลอดจนมีการสื่อสารสองทางที่ดีระหว่างกันด้วย

หลักการบริหารอื่นๆ ที่โดดเด่นและเป็นที่นิยม

ก่อนอื่นเราลองมาทำความรู้จักกับหลักการบริหารที่โดดเด่นและเป็นที่นิยมกันดูก่อน โดยหลักการเหล่านี้ล้วนแล้วแต่มีการตั้งเป้าหมายไปจนถึงวิธีการบรรลุ รวมถึงการนำมาประเมินผลการทำงานด้วยนั่นเอง โดยหลักการที่น่าสนใจที่เราหยิบมานำเสนอนั้นมีดังนี้

OKR

OKR นั้นย่อมาจาก Objectives and Key Results คือ วิธีการตั้งเป้าหมายขององค์กรที่สามารถตั้งได้ตั้งแต่ระดับบุคคล แผนก ไปจนถึงองค์กรใหญ่ แต่ต้องมีความสอดคล้องไปในทิศทางเดียวกัน โดยจะต้องมีองค์ประกอบของวัตถุประสงค์หลัก (Objective) และผลลัพธ์ที่คาดหวังจะให้สำเร็จ ซึ่งมันสามารถบ่งบอกวิธีการทำงาน ดำเนินการ ตลอดจนบริหารจัดการต่างๆ เพื่อให้บรรลุผลได้

OKR เป็นหนึ่งในหลักการบริหารที่โด่งดังและเป็นที่นิยมในปัจจุบัน โดยเฉพาะเมื่อบริษัทยักษ์ใหญ่ที่โด่งดังระดับโลกอย่าง Google นำไปใช้แล้วประสบความสำเร็จในการบริหารจัดการองค์กรเป็นอย่างมาก OKR ก็เลยกลายเป็นหนึ่งในเครื่องมือสำคัญที่หลายองค์กรให้ความเชื่อถือและนำไปปรับใช้กับองค์กรมากมายเช่นกัน

หลายคนคิดว่า OKR นั้นมีคนสร้างสรรค์มันขึ้นมาเอง และเป็นหลักการบริหารยุคใหม่ที่เพิ่งเกิดขึ้นไม่นาน แต่ความจริงแล้ว OKR นั้นก็มีมานานแล้ว แถมเป็นการนำเอาหลักการดั้งเดิมอย่าง MBO มาประยุกต์ใหม่ให้เหมาะสมด้วย โดยนักบริหารชื่อดังอย่าง Andy Grove ที่ได้รับการยกย่องว่าเป็น Father of OKRs เคยนำเอาหลักการบริหารนี้ไปใช้กับบริษัทยักษ์ใหญ่อย่าง Intel ในสมัยที่เขาเป็น CEO อยู่ที่นั่น โดยปรับปรุงมาจากหลักการ MBO อย่างที่ได้เล่าไปแล้วนั่นเอง และก็ประสบความสำเร็จด้วยดีอีกด้วย หลังจากนั้น John Doerr ผู้ที่เคยร่วมงานกับ Andy Grove มาก่อน ก็ได้นำเอาหลักการบริหารแบบ OKR นี้มาใช้กับ Google จนทำให้ Google ประสบความสำเร็จและโด่งดังอย่างทุกวันนี้ และแน่นอนว่ามันทำให้หลักการบริหาร OKR โด่งดังขึ้นและเป็นหลักการบริหารยอดนิยมไปในที่สุดด้วย

อ้างอิงข้อมูลจาก :

• https://en.wikipedia.org/wiki/OKR
• https://storylog.co/story/5b5efd5cdd993e037bbf921e

OKR กุญแจสำคัญในการขับเคลื่อนองค์กรให้ก้าวไกล

KPI

KPI นั้นย่อมาจาก Key Performance Indicator คือ ดัชนีชี้วัดความสำเร็จของงาน ซึ่งดัชนีนี้จะเป็นบรรทัดฐานที่จะใช้บ่งบอกว่าการทำงานนั้นๆ ผ่านเกณฑ์ที่กำหนดไว้หรือไม่ มากน้อยเพียงไร และสำเร็จหรือล้มเหลว ซึ่งดัชนีชี้วัดนี้จะเป็นเสมือน เป้าหมายสำคัญที่จะต้องบรรลุให้ได้ โดยมากมักใช้กับการประเมิลผลการทำงาน แล้วดัชนีนี้ก็ได้รับความนิยมมากที่สุดในยุคปัจจุบันอีกด้วย

ความแตกต่างของ MBO กับ OKR และ KPI

ทุกหลักการล้วนแล้วแต่เป็นการกำหนดวัตถุประสงค์ในการปฎิบัติงานให้ชัดเจนและมีแก่นยึด แต่แต่ละหลักการจะแตกต่างด้วยรายละเอียด ตลอดจนวิธีการที่ต่างกันไป ซึ่งความแตกต่างนั้นมีดังนี้

• การกำหนดผลลัพธ์ที่คาดหวัง : หลักการที่มีการกำหนดผลลัพธ์ที่คาดหวังชัดเจนที่สุดก็คือ OKR ที่แตกต่างจาก MBO ที่มีแต่การตั้งวัตถุประสงค์เท่านั้น โดยไม่มีผลลัพธ์ที่คาดหวังให้เห็นเป้าร่วมกัน การมีผลลัพธ์จะทำให้เราเห็นเป้าหมายได้ชัดเจนยิ่งขึ้น และนำไปสู่การคิดวิธีการปฎิบัติการที่ชัดเจนและเป็นรูปธรรม เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ ส่วน KPI นั้นจะมีลักษณะเป็นการกำหนดเกณฑ์ชี้วัดมากกว่า ซึ่งบางครั้งก็คือการคาดหวังผลได้เช่นกัน เพราะการบรรลุผลได้ก็คือการผ่านเกณฑ์ชัดวัด KPI นั่นเอง แต่บางครั้งการตั้ง KPI ก็อาจไม่ได้คำนึงเป็นลักษณะผลลัพธ์เช่นกัน ดังนั้นจึงขึ้นอยู่กับการตั้ง KPI ของแต่ละองค์กร
• ความชัดเจนของการปฎิบัติงาน : แน่นอนว่า OKR เป็นหลักการที่ชัดเจนที่สุดที่จะสะท้อนถึงการวางแผนปฎิบัติการอย่างเป็นรูปธรรม เพราะมีผลที่คาดหวังไว้ชัดเจน ทำให้เกิดการสร้างการปฎิบัติการที่ชัดเจนตามมา รวมถึงเป็นแนวทางในการปฎิบัติการได้ชัดขึ้น ในส่วนของ MBO นั้นมีแค่การกำหนดวัตถุประสงค์ร่วมกัน ส่วนการดำเนินการจะชัดเจนหรือไม่นั้นขึ้นอยู่กับการพูดคุยกันตลอดจนตามเพอร์ฟอร์มแมนซ์ของหัวหน้างานและลูกน้องในแต่ละองค์กรด้วย ในด้าน KRI ก็เช่นกัน ไม่ได้มีการกำหนดหลักการปฎิบัติงานที่แท้จริงอย่างชัดเจน ขอแค่ทำให้ผ่านมาตรฐานตัวชี้วัดที่ก่ำหนดไว้ ไม่ว่าจะวิธีใดก็ตามก็ถือว่าโอเคทุกอย่าง เน้นที่ผลลัพธ์และเกณฑ์ชี้วัดมากกว่า
• ระยะเวลาในการประเมินผล : โดยทั่วไปแล้ว MBO กับ KPI มักจะมีการประเมินผลกันปีละครั้ง แต่ OKR มักจะมีการประเมินผลกันเป็ฯรายไตรมาสหรือทุกๆ 3 เดือน แต่ทั้งนี้ทั้งนั้นก็ขึ้นอยู่กับการกำหนดของแต่ละองค์กรด้วยนั่นเอง
• ลักษณะการสั่งการ : MBO นั้นมีลักษณะการสั่งการแบบ บนลงล่าง (Top-Down) แบบผู้บริหารเป็นคนกำหนดหรือนำในการปฎิบัติการ แต่ OKR มักจะเป็นการสั่งการแบบ ล่างขึ้นบน (Bottom-Up) คือให้ลูกน้องทุกคนออกความเห็นร่วมกัน แชร์ช้อมูลกัน โดยมีหัวหน้าเป็นที่ปรึกษา และแนะแนวทาง สุดท้ายก็จะมากำหนดร่วมกันเพื่อปฎิบัติร่วมกัน เพราะผลลัธท์ในหลักการ OKR นั้นหากไม่ได้คิดร่วมกันก็จะไม่มีความหมาย ไม่เข้าใจ และไม่อินกับการทำงานได้ ในส่วนของ KPI นั้นส่วนใหญ่ก็มักจะเป็นแบบ บนลงล่าง (Top-Down) คือเป็นดัชนีที่องค์กรกำหนดให้เป็นมาตรฐานสำหรับทุกคน แต่ก็มีหลายองค์กร โดยเฉพาะองค์กรขาดไม่ใหญ่มากนักที่มีการร่วมกันกำหนด KPI ด้วยกัน
• ตัวชี้วัด : แน่นอนว่าหลักการที่มีตัวชี้วัดชัดเจนที่สุดก็คือ KPI เพราะเป็นการกำหนดขึ้นเพื่อชี้วัดเลยว่าผ่านเกณฑ์หรือไม่ผ่านเกณฑ์ สำเร็จหรือล้มเหลว ในส่วนของ OKR นั้นผลลัพธ์ก็คือเป็นตัวชี้ชัดที่ชัดเจนได้เช่นกัน เป็นเสมือนเกณฑ์ของความสำเร็จ แต่ผลลัพธ์นั้นอาจไม่ใช่เป็นเกณฑ์ในลักษณะดัชนีชี้วัดเหมือนกับ KPI เสมอไป อาจเป็นเกณฑ์ที่ตั้งเป้าหมายไว้ และไม่เกี่ยวกับการวัดผลใดๆ ในส่วนของ MBO นั้นมีแต่การตั้งวัตถุประสงค์เฉยๆ ไม่มีตัวชี้วัดความสำเร็จใดๆ ที่ชัดเจน หากทำแล้วบรรลุตามวัตถุประสงค์ที่ไว้ก็คือว่าประสบความสำเร็จ ซึ่งหากมีการตั้งวัตถุประสงค์ที่ดีก็อาจจะกลายเป็นเกณฑ์การชี้วัดที่ดีไปในตัว แต่หากตั้งวัตถุประสงค์ที่ไม่ดี ไม่ชัดเจน หรือจับต้องไม่ได้ ก็อาจนำมาใช้ชี้วัดอะไรไม่ได้เลยเช่นกัน
• จุดมุ่งหมายและแรงกระตุ้นการทำงาน : หากพูดถึงเรื่องจุดมุ่งหมายและแรงกระตุ้นการทำงานหลักการที่มีศักยภาพมากมี่สุดคงต้องยกให้กับ OKR และ KPI เพราะมีผลลัพธ์และเกณฑ์ชี้วัดที่ชัดเจนที่เป็นเสมือนเส้นชัยของการแข่งขันวิ่งในสนาม ที่เราทุกคนจะต้องวิ่งเข้าเส้นชัยให้ได้ ในส่วนของ MBO นั้นอาจมีการตั้งวัตถุประสงค์ซึ่งก็เป็นจุดหมายที่ชัดเจนได้เช่นกัน แต่อาจไม่กระตุ้นให้เกิดการทำงานได้ดีเท่าที่ควรเพราะต้องขึ้นอยู่กับการวางแผนงาน การปฎิบัติการ ไปจนถึงทิศทางที่วางไว้ในแต่ละครั้ง อาจเปรียบได้เหมือนกับการเดินพิชิตยอดเขา ที่เราเห็นจุดที่เราจะต้องพิชิตได้ชัดเจน แต่ก็มีเส้นทางให้เลือกมากมายแล้วแต่ใครจะเลือกทางไหน แล้วจะวิ่งหรือเดินก็แล้วแต่คนเช่นกัน หรือมีกลยุทธ์ทางลัดที่จะทำให้พิชิตได้เร็วก็ขึ้นอยู่กับแต่การวางแผนในแต่ละองค์กร

การนำ MBO ไปใช้อย่างมีประสิทธิภาพ

หลักการบริหาร MBO นั้นมีการทำโครงสร้างของหลักการที่ดีมากๆ ไว้อยู่แล้ว หากองค์กรไหนนำเอาหลักการนี้ไปใช้ได้ถูกวิธีก็จะยิ่งมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ซึ่งอาจต้องคำนึงถึงการนำไปปรับใช้กับองค์กรในลักษณะต่อไปนี้

1.เป้าหมายต้องสอดคล้องกับกลยุทธ์หรือทิศทางขององค์กร

หลักการบริหาร MBO ที่ดีจะต้องตั้งเพื่อให้สอดคล้องกับกลยุทธ์หรือทิศทางขององค์กร เมื่อเราสามารถบรรลุเป้าหมายได้ ก็จะสิ่งทำให้ทิศทางขององค์กรชัดเจน ส่งเสริมความสำเร็จในภาพรวม ตลอดจนตอบสนองวิสัยทัศน์ขององค์กรที่วางไว้ได้ ซึ่งหากมีการตั้งเป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่ไม่ไปในทิศทางเดียวกัน เมื่อมันสำเร็จก็จะไม่ส่งเสริมความสำเร็จในภาพรวมขององค์กรได้

2.เป้าหมายต้องกำหนดร่วมกัน

ความสำคัญของหลักการบริหาร MBO นั้นก็คือการกำหนดเป้าหมายร่วมกัน ตลอดจนคาดการณ์ผลลัพธ์ที่มีความเห็นตรงกัน โดยประมวลจากข้อมูลที่ทุกคนมีส่วนร่วมแชร์หรือแลกเปลี่ยนความคิดเห็นกัน เพื่อที่จะทำให้ทุกคนได้คิด เข้าใจ และสามารถประยุกต์ไปเป็นวิธีปฎิบัติการได้ชัดเจนขึ้น รวมถึงมีความเป็นส่วนร่วมขององค์กรเพื่อที่จะทำให้เกิดความสำเร็จจากความตั้งใจจริง

3.เป้าหมายต้องท้าทาย

เป้าหมายที่ดีนั้นไม่ใช่เป้าหมายที่สวยหรู เป้าหมายที่ยากจนเกินเอื้อม หรือเป้าหมายที่ง่ายจนเกินไปจนรู้สึกว่าตั้งไปก็ไร้ประโยชน์ เป้าหมายที่ดีควรจะเป็นเป้าหมายที่ท้าทาย มีความเป็นไปได้ ไม่ง่ายแต่ก็ไม่ยากจนเกินไป เป็นเป้าหมายที่สามารถกระตุ้นความฮึกเฮิมได้ กระตุ้นให้เกิดการอยากเอาชนะ ไม่ใช่เป้าหมายที่ทำให้เกิดความท้อในการทำงาน ไม่ส่งเสริมกำลังใจ รวมถึงรู้สึกแพ้ตั้งแต่ยังไม่เริ่ม

4.เป้าหมายที่จับต้องและวัดผลได้

เป้าหมายที่ดีควรจับต้องและวัดผลได้ อาจมีลักษณะเป็นตัวเลข เปอร์เซ็นต์ หรือการคำนวณผล มีมาตรฐาน มีความชัดเจน มีเกณฑ์ที่เป็นที่ยอมรับของทุกคน นำมาเป็นเกณฑ์ที่เข้าใจกันได้ทุกคนแบบไม่ต้องตีความมาก และวัดผลได้ชัดเจน มีค่าที่ชัดเจน นำไปใช้ประโยชน์อื่นๆ ได้

5.มีการกำหนดระยะเวลาที่ชัดเจน

สิ่งสำคัญของการตั้งเป้าหมายอย่างหนึ่งก็คือการต้องกำหนดระยะเวลาให้ชัดเจน มีจุดเริ่มต้นและสิ้นสุดของกระบวนการ มีระยะเวลาที่สามารถนำไปเป็นหลักในการวางแผนการทำงานได้ และมีเวลาสิ้นสุดที่จะสรุปผล ตลอดจนเป็นเกณฑ์ที่จะนำผลมาประเมิน การที่กำหนดเป้าหมายแบบไม่มีระยะเวลาเป็นตัวกำกับนั้นก็อาจทำให้เกิดความไม่ชัดเจน เลื่อนลอย ไม่มีเป้าหมาย ไม่มีแผนที่แน่นอน รวมถึงไม่มีความกระตือรือร้นในการทำงานได้

6.มีการตอบแทนผลของความสำเร็จ

เมื่อเราสามารถเอาชนะอุปสรรค์ต่างๆ จนบรรลุเป้าหมายได้ ก็อาจมีการตอบแทนผลของความสำเร็จด้วย อาจเป็นรางวัล การเลื่อนขั้น โบนัส หรือแม้แต่การขึ้นเงินเดือน ซึ่งสิ่งเหล่านี้สามารถเป็นเป้าหมายและแรงกระตุ้นให้เกิดการทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้นได้เช่นกัน หากไม่มีผลตอบแทนอะไรเลย ก็อาจขาดแรงกระตุ้น เพราะเมื่อทุกคนทุ่มเทจนบรรลุเป้าหมายแล้วไม่ได้อะไร ก็อาจจะคิดว่าทำไปก็เสียแรงเปล่า ก็อาจเกิดความเฉื่อยชา หรือปฎิเสธไม่ทำเลยก็ได้

บทสรุป

หลักการบริหารแบบ MBO นั้น ถือเป็นหลักการที่เป็นที่นิยมในหลายองค์กรตั้งแต่อดีตจนถึงปัจจุบัน แต่หลายองค์กรก็อาจนำไปประยุกต์ใช้กับองค์กรของตนเพื่อให้เกิดความเหมาะสม หรือองค์กรที่ต้องการความชัดเจนมากขึ้น เป็นองค์กรที่กระตือรือร้นกับการทำงาน หรือองค์กรที่อยู่ในธุรกิจที่มีการแข่งขันสูง ก็อาจเลือกใช้ OKR หรือ KPI เพื่อสร้างประสิทธิภาพที่ดีขึ้นได้ ในอีกทางหนึ่งบางองค์กรก็ใช้แบบผสมผสานกัน โดยเฉพาะในเรื่องของ KPI ที่ปัจจุบันกลายมาเป็นดัชนีชี้วัดความสำเร็จที่มุ่งไปที่ผลลัพธ์มากกว่า และมุ่งไปในการวัดประสิทธิภาพของการทำงานมากกว่าการตั้งวัตถุประสงค์ของการทำงานที่แท้จริง ซึ่งองค์กรอาจใช้หลักการ MBO หรือ OKR ในการบริหารองค์กร แต่ใช้ KPI ร่วมในการวัดผลหรือประเมินผลการทำงาน ซึ่งรูปแบบนี้ก็เป็นที่นิยมเช่นกัน ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการเลือกและปรับใช้ให้เหมาะสมกับองค์กรของตน