HR Forecasting มาพยากรณ์และทำนายอนาคตของ HR กันเถอะ !

ขณะที่พนักงานส่วนใหญ่กำลังรอเงินโบนัสในช่วงปลายปีหรือเตรียมแผนท่องเที่ยวสำหรับเทศกาลแห่งความสุขพร้อมกับคนรักหรือครอบครัว สิ่งที่องค์กรกำลังทำควบคู่กันไปก็คือการวางแผนงานสำหรับปีหน้าหรืออนาคตอันใกล้ ขั้นตอนนี้เรียกว่า HR Forecasting หมายถึงการทำนายความน่าจะเป็นจากสถิติและการเห็นภาพกว้างของทีมที่ร่วมงานกันมาตลอดปี

เคยคิดไหมว่าองค์กรใหญ่ ๆ หรือองค์กรคู่แข่งสามารถเอาชนะในโลกธุรกิจได้อย่างไร มีจุดใดบ้างที่เขาแตกต่างจากเรา คำตอบก็คือคำว่า “รู้เขา รู้เรา” ยังคงใช้ได้เสมอ 

รับประกันเลยว่าบทความนี้จะช่วยให้คุณรู้ว่าสถานการณ์ในทีมเป็นอย่างไร และควรพัฒนาแบบไหนจึงจะยกระดับทุกฝ่ายได้อย่างแท้จริง

การพยากรณ์ด้านทรัพยากรบุคคล (HR Forecasting) คืออะไร

การพยากรณ์ด้านทรัพยากรบุคคลหมายถึงขั้นตอนที่องค์กรต้องทำนายหรือประเมินสถานการณ์ว่าทิศทางของการบริหารงานบุคคลในปีหน้าและอนาคตอันใกล้จะเป็นอย่างไร เพื่อให้การบริหารจัดการบรรลุผลได้อย่างมีประสิทธิภาพที่สุด การบริหารจัดการเรื่องนี้ครอบคลุมทุกแง่มุมของธุรกิจไม่ว่าจะเป็นด้านวัฒนธรรม, โครงสร้าง, สวัสดิการ ตลอดจนการเลือกใช้เครื่องมือ (HR Tech) ต่าง ๆ ให้เหมาะกับยุคสมัย

HR Forecasting ที่ดีจะช่วยให้องค์กรวางแผนได้ดีขึ้น เช่น รู้ว่าควรจ้างพนักงานเพิ่มกี่คน หรือควรแบ่งหน้าที่ให้เป็นระบบมากขึ้นอย่างไร ขั้นตอนนี้ HR ควรทำอย่างน้อยปีละครั้ง เพราะเป็นตำแหน่งที่มีหน้าที่รับผิดชอบในหลากหลายส่วนทั้งการว่าจ้างพนักงาน, การตอบสนองความต้องการของพนักงานและองค์กร ตลอดจนการเลือกหลักสูตรอบรมให้เหมาะสม ดังนั้นหาก HR ไม่รู้ว่ากระแสโลกเปลี่ยนไปอย่างไร หรือมีปัญหาใดที่ต้องรีบแก้ไข ก็อาจทำให้องค์กรต้องเสียทรัพยากรทั้งเงินและเวลาโดยไม่จำเป็น ทั้งนี้หากมีเหตุการณ์เร่งด่วนเกิดขึ้น เช่นการเกิดโควิด-19, การเทคโอเวอร์องค์กร หรือการเปลี่ยนแปลงของสภาพเศรษฐกิจอย่างเฉียบพลัน การทำ HR Forecasting อีกครั้งก็ถือเป็นกลไกที่จะช่วยวางรากฐานองค์กรได้อย่างเป็นรูปธรรม

การพยากรณ์ด้านทรัพยากรบุคคล (HR Forecasting) สำคัญอย่างไร

หากเรารู้ว่าทิศทางของตลาดจะเป็นอย่างไร เราก็จะกำหนดวิสัยทัศน์ขององค์กรให้สอดคล้องได้ง่ายขึ้น ไม่เสียเวลาจ้างพนักงานในตำแหน่งที่ไม่จำเป็น ไม่ขยายองค์กรให้ใหญ่ขึ้นหากรู้ว่าแนวโน้มของธุรกิจจะตกต่ำลงในปีถัดไป เปิดโอกาสให้องค์กรนำงบประมาณไปลงทุนในส่วนที่สำคัญเพื่อผลักดันบริบทที่มีอยู่ให้แข็งแรงยิ่งขึ้น

การว่าจ้างพนักงานหรือการปลดพนักงานเป็นปัจจัยสำคัญของธุรกิจทุกประเภทไม่ว่าจะขนาดเล็กหรือใหญ่ การมีคนมากเกินไปโดยไม่จำเป็นจะทำให้บริษัทเสียค่าใช้จ่ายเยอะมาก แต่หากมีพนักงานไม่เพียงพอเราก็ไม่สามารถสร้างนวัตกรรมใหม่ ๆ ได้เช่นกัน ดังนั้นการวางแผนคร่าว ๆ แม้จะไม่สามารถการันตีถึงความถูกต้องได้ทั้งหมด แต่หากอ้างอิงตามสถิติและพื้นฐานของความเป็นจริงตามขั้นตอนแล้ว ก็จะดีกว่าธุรกิจที่ไม่เตรียมตัวอะไรเลย รายละเอียดเล็กน้อยแบบนี้สามารถเป็นตัวแปรสำคัญที่ทำให้องค์กรของคุณกลายเป็นผู้ชนะทางธุรกิจในตลาดที่มีการแข่งขันมากกว่าที่เคย

HR Forecasting สนับสนุนการเติบโตขององค์กรในแง่มุมต่อไปนี้

• รับมือกับความต้องการของตลาดที่เปลี่ยนไป (Demand Change) : การเตรียมกำลังคนไม่พอเป็นเรื่องที่ต้องนึกถึงเสมอ ลองนึกภาพว่าเมื่อถึงงานเทศกาลในแต่ละครั้ง ร้านอาหารส่วนใหญ่มักจัดเตรียมพนักงานไว้มากกว่าปกติ นั่นเป็นเพราะเจ้าของร้านรู้ดีว่าจะมีลูกค้ามากกว่าเดิม ดังนั้นถ้ามีพนักงานไม่เพียงพอก็จะตัดโอกาสในการขายอย่างน่าเสียดาย
• รับมือกับอุปทานที่เปลี่ยนไป (Supply Change) : หากนวัตกรรมของคุณต้องอาศัยวัตถุดิบจากแหล่งอื่น การรู้ล่วงหน้าว่าทิศทางของวัตถุดิบนั้นเป็นอย่างไรในอนาคตจะช่วยให้วางแผนงานได้ง่ายขึ้น เช่นหากคุณทำงานด้านอิเล็กทรอนิกส์และทราบว่าในสองเดือนข้างหน้าจะหาซื้อไมโครชิพได้ยาก เราก็สามารถชะลอการผลิตและนำเงินไปลงทุนกับด้านอื่นเพื่อรอวันที่สถานการณ์กลับมาสู่สภาวะปกติแล้วค่อยลงทุนอีกครั้ง
• รับมือกับตลาดที่เปลี่ยนไป (Market Change) : การเปลี่ยนแปลงของสภาพเศรษฐกิจมีผลกับการวางแผนและกลยุทธ์ขององค์กรโดยตรง คำว่าตลาดยังรวมถึงนโยบายจากภาครัฐที่เกี่ยวข้องกับงานของเราด้วย เช่นหากเรารู้ว่าในปีหน้าภาครัฐจะจัดเก็บภาษีในสายงานของเรามากขึ้น หรือมีการปรับค่าแรงขั้นต่ำมากกว่าเดิม เราก็ต้องมาคำนวณว่าการจัดสรรงบประมาณขององค์กรมีเสถียรภาพดีแล้วหรือไม่ อย่าปล่อยให้ทุกอย่างเป็นไปตามสถานการณ์แล้วค่อยแก้ไขเอาดาบหน้า
• รับมือกับความเปลี่ยนแปลงของพนักงานในองค์กร (Internal Staff Change) : เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงของพนักงานแต่ละครั้ง องค์กรต้องเสียเวลากับการหาพนักงานใหม่ตลอดจนการจัดอบรมให้พนักงานมีศักยภาพทัดเทียมกับพนักงานเดิม อย่างไรก็ตามความเปลี่ยนแปลงเหล่านี้เป็นสิ่งที่องค์กรรู้ล่วงหน้าอย่างต่ำ 1 เดือนตามปกติ เราจึงควรวางแผนเลยว่าในปีต่อไปจะมีพนักงานเกษียณอายุงานกี่คนหรือมีพนักงานฝ่ายใดที่ไม่จำเป็นอีกแล้ว เพื่อให้รู้ว่าองค์กรต้องเตรียมงบประมาณสรรหาเท่าไหร่ และต้องเตรียมเงินไว้รับมือกับรายจ่ายแอบแฝงอีกมากแค่ไหน

กลยุทธ์ที่ช่วยให้การพยากรณ์ด้านทรัพยากรบุคคล (HR Forecasting) สำเร็จ

มีกลยุทธ์มากมายที่สามารถนำมาใช้ในการพยากรณ์ตามหลัก HR Forecasting ได้ โดยเราขอยกตัวอย่าง 3 วิธีการดังต่อไปนี้

วิธีแบบเดลฟาย (Delphi Method)

วิธีการนี้คือการเปิดรับความเห็นจากผู้เชี่ยวชาญหลายคนเพื่อหาข้อสรุปที่เป็นประโยชน์ที่สุดโดยปราศจากอคติ สำหรับองค์กรขนาดใหญ่กลยุทธ์นี้สามารถนำมาใช้โดยการเชิญหัวหน้าของแต่ละแผนกมาร่วมพูดคุยและแสดงความเห็นในแง่มุมต่าง ๆ แล้วค่อยนำผลลัพธ์ที่ได้ไปบูรณาการปรับใช้เป็นนโยบายองค์กรในภายภาคหน้า ทั้งนี้เราสามารถสอบถามอย่างเป็นความลับเพื่อให้ความเห็นทั้งหมดเกิดขึ้นอย่างเป็นธรรม ไม่มีใครถูกกดดันจากคำตอบของอีกฝ่าย

การวางแผนสำหรับอนาคตไม่ใช่การมองถึงเป้าหมายในระยะยาวเท่านั้น แต่ยังหมายถึงการใส่ใจเป้าหมายระยะสั้น และการย้อนกลับไปดูว่ามีปัญหาใดเกิดขึ้นโดยที่เราไม่รู้หรือไม่ หากมี ก็ให้เข้าไปแก้ไขโดยเร็วก่อนที่จะลุกลามปัญหาใหญ่จนยากที่จะควบคุม

การวิเคราะห์กระแส (Trends Analysis)

วิธีนี้คือการนำสถิติมาพยากรณ์ถึงความน่าจะเป็นในอนาคต เช่นการตรวจดูว่าการขายงานในอดีตมีการใช้พนักงานกี่คนต่อลูกค้า 20 ท่าน และจำนวยพนักงานเท่าไหร่ที่ให้ผลลัพธ์ดีที่สุด เราสามารถนำจำนวนเหล่านั้นมาใช้เป็นหลักในการสร้างทีมหรือว่าจ้างพนักงานเพิ่มเติมในอนาคตได้เลย วิธีนี้จะทำให้เราบริหารจัดการได้ดีขึ้น ไม่ใช้คนมากหรือน้อยเกินไป แถมยังทำให้รู้ว่ามีงบประมาณส่วนไหนที่สามารถตัดได้บ้างโดยที่ประสิทธิภาพในการบริการไม่ลดลง 

การวิเคราะห์วัตถุดิบ (Supply Change Analysis)

ในที่นี้ส่วนที่องค์กรสนใจคือเรื่องทรัพยากรคน การพยากรณ์ล่วงหน้าจะทำให้เรารู้ว่าพนักงานคนใดเหมาะสำหรับการถูกเลื่อนตำแหน่ง หรือพนักงานแบบไหนเป็นสิ่งที่องค์กรควรมองหาเพื่อนำมาต่อยอดในอนาคต ทั้งนี้เราต้องมองให้เห็นว่าพนักงานมีทักษะอื่น ๆ และสามารถโยกย้ายไปทำตำแหน่งที่มีพลังงานเดิมลาออกได้ไหม เป็นต้น

หน้าที่ของแผนกสรรหาคือการสำรวจว่ากระแสโลกเปลี่ยนไปอย่างไรและพนักงานในองค์กรของตนมีความพร้อมในการรับมือสถานการณ์นั้นหรือไม่ หากไม่มี องค์กรต้องพิจารณาเรื่องการจัดอบรมและเลือกวิธีสื่อสารให้เหมาะสมกับกำลังคนที่มี การวางรากฐานที่ถูกต้องแบบนี้คือปัจจัยที่ช่วยให้ธุรกิจเติบโตได้อย่างแข็งแรงและยังคงเป็นไปตามที่วางวิสัยทัศน์เอาไว้

เคล็ดลับของการพยากรณ์ด้านทรัพยากรบุคคล (HR Forecasting) คืออะไร

การพยากรณ์ด้านทรัพยากรบุคคล คือการพัฒนาทีมงานให้มีศักยภาพสูงสุดและเหมาะกับการทำงาน โดยสามารถทำได้ด้วยเคล็ดลับดังต่อไปนี้

บางครั้งเวลาเราจะหาพนักงานสักคนหนึ่ง เรามักเผลอเลือกคนที่คล้ายคลึงกับพนักงานเก่าที่เคยประสบความสำเร็จแต่เกษียณอายุหรือลาออกไป ทว่าจริง ๆ แล้วเราสามารถวิเคราะห์ได้ว่าการเลือกพนักงานใหม่แค่แบบพาร์ทไทม์ก็อาจทำงานได้เท่าเทียมกับการจ้างพนักงานแบบเต็มเวลา หากคำตอบตรงนี้ชัดเจน ก็จะช่วยให้เราประหยัดงบประมาณได้มากกว่าเดิม หรืออีกคำตอบหนึ่งอาจบอกให้เราเชื่อมั่นในฝีมือของเด็กรุ่นใหม่และหันไปใช้เด็กฝึกงานแทน เป็นต้น

ฝ่ายบุคคลสามารถพูดคุยกับผู้จัดการจากหลาย ๆ แผนกเพื่อคัดเลือกพนักงานที่มีฝีมือและความชำนาญหลายด้านเข้ามาสู่องค์กร บุคลากรเหล่านี้จะเป็นคนที่ช่วยสร้างความแปลกใหม่ให้กับทีม ทำให้เกิดแนวคิดที่มีประสิทธิภาพสำหรับการสร้างสรรค์นวัตกรรมใหม่ ๆ ดังนั้นหากเราได้พนักงานที่มีทักษะหลายแบบ (Multi Skills) เราก็จะพาองค์กรไปสู่ทิศทางใหม่ได้ง่ายขึ้นกว่าเดิม

ขั้นตอนสุดท้ายในการจัดการคนก็คือการดูขั้นตอนการทำงาน คอยสังเกตดูว่าเราจำเป็นต้องมีขั้นตอนมากอย่างที่เป็นหรือไม่ จำเป็นต้องหาผู้เชี่ยวชาญมาสร้างความคล่องตัว หรือยกเลิกตำแหน่งบางอย่างหรือเปล่า อย่าลืมเด็ดขาดว่าการคัดเลือกคนแต่ละคนนั้นไม่ใช่เรื่องของทักษะเพียงอย่างเดียว แต่เราจำเป็นต้องดูถึงความแข็งแรงทางจิตใจ ตลอดจนทักษะการสื่อสารและการสร้างความสัมพันธ์อันดีกับเพื่อนร่วมงาน โดยกลยุทธ์ที่ง่ายที่สุดคือการจัดทำแบบสำรวจภายในองค์กรอย่างน้อยทุกไตรมาส หรือทุกครั้งที่บริษัทมีความเปลี่ยนแปลงครั้งสำคัญ

HR มีวิธีเลือกรูปแบบการฝึกอบรมพนักงานให้ดีที่สุดอย่างไร

HR Forecasting มองอนาคตชัดขึ้นถ้ามีที่ปรึกษาที่ดี

เช่นเดียวกับการทำงานในลักษณะอื่น เราต้องยอมรับก่อนว่าแม้จะพยายามแค่ไหนเราก็ไม่สามารถรู้ทุกเรื่องด้วยตัวคนเดียว เพราะความสนใจของมนุษย์แต่ละคนแตกต่างกัน เราควรเอาเวลาไปโฟกัสในสิ่งที่ชอบ เพื่อยกระดับความรู้ของตัวเองให้มากขึ้นจนสามารถใช้ประโยชน์จากมันได้อย่างเป็นรูปธรรมมากกว่า

ดังนั้นกลยุทธ์ที่องค์กรส่วนใหญ่นำมาใช้ก็คือการจัดอบรมและจัดสัมมนาโดยการเชิญผู้เชี่ยวชาญจากหลากหลายสายงานมาให้ความรู้แบบถึงแก่น ผู้เรียนไม่จำเป็นต้องนำข้อมูลมาวิเคราะห์ทำความเข้าใจเองอีกต่อไป เราสามารถใช้บริการที่ปรึกษาด้านทรัพยากรบุคคล (HR Consultant) หรือที่ปรึกษาทางธุรกิจ (Business Consultant) เชื่อไหมว่าบางทีคุณอาจจะได้วิธีการทำงานแบบใหม่จากบริบทที่เราไม่เคยรู้มาก่อน แล้วสามารถนำวิธีการนั้นมายกระดับองค์กรของคุณให้ประสบความสำเร็จมากกว่าเดิมโดยไม่รู้ตัว

การเลือกวิธีฝึกอบรมที่เหมาะสมไม่ใช่การเลือกจากคะแนนรีวิวหรือเลือกการอบรมที่มีชื่อเสียง ราคาแพงที่สุดอีกต่อไป แต่เราควรมองว่าเป้าหมายที่ตั้งไว้เป็นแบบไหน และพนักงานในมือมีศักยภาพเพียงพอต่อการบรรลุเป้าหมายเหล่านั้นหรือไม่ จากนั้นจึงค่อย ๆ ฝึกอบรมเพิ่มเติมในสิ่งที่ขาดด้วยวิธีที่สอดคล้องกับลักษณะนิสัยของทีม แนวทางนี้ต่างหากที่จะทำให้การฝึกอบรมได้ผลอย่างแท้จริง ในโอกาสนี้ เราขอแนะนำให้ใช้บริการ HR Products & Services แพลตฟอร์มที่รวบรวมบริการและผลิตภัณฑ์ด้านการพัฒนาบุคคล (HR) ที่ใหญ่ที่สุดในเมืองไทย คลิกเลย

บทสรุป

HR Forecasting หรือการพยากรณ์ไม่ได้เหมาะสำหรับการใช้ชีวิตเท่านั้น แต่เหมาะกับทุกเรื่องราวที่เกิดขึ้นในแต่ละวัน เพราะมันหมายถึงการเปิดโอกาสให้เราเตรียมตัวดีขึ้น พร้อมรับมือกับสถานการณ์ต่าง ๆ ซึ่งในฐานะของการทำงานเป็นองค์กรแล้ว ความรู้ตรงนี้จะนำไปสู่การเกิดสวัสดิการ, การพัฒนารูปแบบการ, ทำงานการสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่เกิดประโยชน์ ซึ่งล้วนทำให้ชีวิตของคนส่วนใหญ่ดีขึ้น

นอกจากนี้ การรู้อนาคตยังทำให้เราตอบตัวเองได้ว่าเราไม่ได้ใช้ชีวิตในสภาพพนักงานไปวัน ๆ แต่เป็นพนักงานที่พร้อมทำเต็มที่เพื่อพัฒนาตัวเอง และทำให้องค์กรที่สังกัดสามารถเอาชนะการแข่งขันในโลกธุรกิตได้ง่ายกว่าเดิม