HIGHLIGHT
|
ลองจินตนาการดูว่าในยุคที่การสื่อสารไร้พรมแดนอย่างเช่นทุกวันนี้ ในแต่ละวันเราต้องสื่อสารกับคนอื่นบ่อยขนาดไหน ไม่ว่าจะเป็นทางแชท อีเมล โทรศัพท์ หรือทางตัวต่อตัวก็ดี เรียกได้ว่าคนยุคใหม่อย่างพวกเราต้องมีการติดต่อสื่อสารกันแทบจะตลอดเวลาเลยทีเดียว แต่เราจะรู้ได้อย่างไรว่าการสื่อสารในชีวิตประจำวันของเรานั้นมีประสิทธิภาพมากน้อยเพียงใด ดังนั้นในบทความนี้จะอธิบายถึงเจ้าตัวกลยุทธ์ที่เรียกว่า 7 C’s of Communication ซึ่งจะมาช่วยให้การสื่อสารของเรามีความชัดเจน ตรงประเด็น และมีประสิทธิภาพมากขึ้น
การสื่อสารที่ดี ทำไมต้อง 7 C’s
อย่างที่ได้พูดถึงไปข้างบนแล้วว่า 7 C’s คือเคล็ดลับที่จะมาช่วยพัฒนาการสื่อสารให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น กล่าวคือช่วยให้ผู้รับสารของเรา ไม่ว่าจะเป็นทางเสียงหรือทางตัวอักษร เข้าใจในสิ่งที่เราจะสื่อสารออกไปอย่างชัดเจนและตรงประเด็น
เช็คลิสต์ 7 C’s มีอะไรบ้าง
7 C’s of Communication หรือการสื่อสารแบบ 7 C’s มีที่มาจากคำทั้ง 7 คำที่อธิบายการสื่อสารที่ดี ชัดเจน และมีประสิทธิภาพ หรือเรียกได้ว่าเป็นคุณสมบัติ 7 ประการของการสื่อสารที่ประสบผลสำเร็จ อันได้แก่
Clear (ชัดเจน)
คุณสมบัติอันดับแรกของการสื่อสารที่ดีคงไม่พ้นเรื่องความชัดเจนของข้อมูลที่เราสื่อสารออกไป ซึ่งมีสองลักษณะหลัก ๆ ด้วยกันก็คือ ความชัดเจนของเป้าหมาย และความชัดเจนของเนื้อหาของข้อมูลนั้น ๆ
ในเรื่องของเป้าหมาย การสื่อสารในแต่ครั้งควรสื่อออกไปให้ชัดเจนว่าผู้ส่งสารต้องการอะไร ต้องการให้ผู้รับสารทำอะไร ยิ่งมีเป้าหมายหลายอย่างยิ่งต้องชัดเจนและแยกแบ่งประเด็นให้ดี ส่วนในเรื่องของความชัดเจน พยายามใช้คำที่ง่าย เข้าใจโดยทั่วกัน หลีกเลี่ยงการใช้ประโยควกไปวนมา อ้อมค้อมเกินไป หรือคำศัพท์ที่ใช้เฉพาะกลุ่ม
Correct (ถูกต้อง)
การสื่อสารควรคำนึงถึงข้อเท็จจริงของข้อมูลที่เราจะส่งต่อไป หากผู้ส่งสารส่งข้อมูลที่ไม่ถูกต้องออกไป ผู้รับสารจะมีความสนใจในข้อมูลนั้นลดลง อีกทั้งยังลดความน่าเชื่อถือของผู้ส่งสารอีกด้วย ซึ่งก็จะทำให้การสื่อสารนั้นไม่บรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้
Complete (ครบถ้วน)
ความสมบูรณ์ของการสื่อสารและข้อมูลเป็นหนึ่งในสิ่งสำคัญที่สุดใน 7 C’s เลยก็ว่าได้ เมื่อเราสร้างเมสเสจใดเมสเสจหนึ่งขึ้นมา สิ่งสำคัญคือต้องให้ข้อมูลทั้งหมดที่ผู้รับสารจำเป็นต้องรู้ในแนวทางความเข้าใจของผู้ส่งสาร เพื่อให้เกิดความเข้าใจที่ตรงกันและครบถ้วน ซึ่งแต่ละคนและแต่ละสถานการณ์ก็สามารถปรับเปลี่ยนได้ตามความเหมาะสม
ข้อมูลที่ครบถ้วนในการสื่อสารคือ ไม่ตกหล่นเนื้อหาสาระที่ต้องการสื่อออกไป ให้ข้อมูลที่มากเพียงพอจนผู้รับสารไม่เกิดความสงสัย และเป็นข้อมูลที่สร้างแรงจูงใจให้ผู้รับ
Concrete (หนักแน่น)
การสื่อสารที่ดีควรมีความหนักแน่น มีสาระ และเฉพาะเจาะจงเพียงเรื่องที่ต้องการสื่อ ไม่คลุมเครือหรือกว้างจนเกินไป นอกจากนี้ควรมีเหตุผล สถิติ หรือตัวอย่างอื่น ๆ ที่ยกมาซัพพอร์ตสิ่งที่ได้สื่อออกไป แต่ควรเจาะจงตรงประเด็นและสมเหตุสมผล
Concise (กระชับ)
การสื่อสารให้กระชับเป็นสิ่งสำคัญมากในการสื่อสาร เพราะจะทำให้ผู้รับสารเข้าใจที่ตัวแก่นของข้อมูลจริง ๆ ไม่ออกนอกประเด็น ซึ่งหากสื่อสารด้วยข้อมูลที่เยิ่นเย้อ ประโยคซับซ้อน หรือใช้คำที่ยากและวกไปวนมา ก็อาจเกิดการเข้าใจผิดในสิ่งที่ผู้ส่งสารต้องการจะสื่อออกไปได้
ผู้ส่งสารควรทำความเข้าใจเป้าหมายและเนื้อหาที่เป็นภาพรวมของสิ่งที่จะสื่อสารออกไปก่อน ไม่ใช้คำที่ไม่จำเป็นหรือขยายความมากเกินไป หยิบยกมาแต่ประเด็นหลักที่เป็นเนื้อหาสำคัญจริง ๆ และที่สำคัญคือไม่พูดซ้ำเรื่องที่พูดไปแล้วอีก
Coherent (สมเหตุสมผล)
ข้อมูลที่เราจะสื่อออกไปควรมีความเป็นเหตุเป็นผล มีตรรกะ สอดคล้องกับแก่นของเรื่องที่ต้องการจะสื่อสาร ตรงประเด็น และสร้างการยอมรับและคล้อยตาม เพราะหากข้อมูลมีเหตุผลที่ชัดเจน พิสูจน์ได้ สร้างมุมมองที่เป็นประโยชน์แก่ผู้รับสาร ก็จะยิ่งทำให้การสื่อสารนั้นประสบความสำเร็จได้ง่ายมากขึ้น
Courteous (มีมารยาท)
เราสามารถเพิ่มประสิทธิภาพในการสื่อสารได้ด้วยความสุภาพและแสดงให้ผู้รับสารรู้สึกว่ามีนัยยะของการให้เกียรติและเคารพกัน ข้อความที่สื่อสารออกไปควรทำให้ดูเป็นมิตร เป็นมืออาชีพ เห็นอกเห็นใจ ให้เกียรติ เปิดกว้าง และตรงไปตรงมา
ถ้าเราอยากจะรู้ว่าสิ่งที่เราจะสื่อออกไปนั้นมีมารยาทมากพอหรือไม่ก็ให้เราลองอ่านข้อมูลของตัวเองในแง่ที่จินตนาการว่าเราเป็นผู้รับสารนั้น ก็จะช่วยเปิดมุมมองของเรามากขึ้นในฐานะผู้สื่อสาร
7 C’s มีประโยชน์อย่างไร
เมื่อการสื่อสารชัดเจน ผู้รับสารเข้าใจในสิ่งที่ผู้ส่งสารต้องการจะสื่อ ก็จะทำให้การประสานงานในองค์กรมีประสิทธิภาพมากขึ้น เกิดการทำงานเป็นทีม เกิดนวัตกรรมใหม่ ๆ ขึ้นได้ องค์กรจะมีการพัฒนาอย่างก้าวกระโดดได้ก็ต่อเมื่อมีทีมเวิร์กที่ดีในหมู่คนทำงาน 7 C’s ตัวนี้จะมาช่วยพัฒนาการสื่อสารของคนในองค์กร ให้เข้าใจกันมากขึ้น เพิ่มพลังใจในการทำงานให้คนในองค์กร
ทำไมเราต้องใช้ 7 C’s ในองค์กร
องค์กรที่ขาดการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพและต่อเนื่อง จะยิ่งทำให้ลดความไว้วางใจซึ่งกันและกันในองค์กร ขาดการประสานงานที่ดี ขาดทีมเวิร์ก เพราะต่างคนต่างทำงานเฉพาะส่วนของตัวเอง หากแต่ละองค์กรนำหลักการ 7 C’s of Communication มาปรับใช้ ก็จะทำให้ทุกทีมมีการสื่อสารกันด้วยใจ ด้วยความเป็นมิตรภาพ ซึ่งช่วยสร้างความมั่นใจ ความไว้วางใจในกันและกัน องค์กรที่มีการสื่อสารกันอย่างใกล้ชิดในหมู่สมาชิกจะสามารถพัฒนานวัตกรรมให้องค์กรเติบโตได้อย่างยั่งยืน เนื่องจากสมาชิกได้เห็นถึงภาพของเป้าหมายที่ชัดเจน เกิดแรงผลักดันให้มุ่งไปยังเป้าหมายนั้นร่วมกัน
บทสรุป
เรื่องของคนและการสื่อสารเป็นเรื่องที่สำคัญมากในการอยู่ร่วมกัน เพราะมนุษย์เป็นสัตว์สังคม ไม่สามารถอยู่อย่างเดี่ยว ๆ ได้ การที่เราพัฒนาการสื่อสารที่ดี สื่อสารให้บ่อยขึ้น ก็จะยิ่งพัฒนาความสัมพันธ์ของหมู่คณะ ทำให้มีแรงใจในการทำงานเพิ่มมากขึ้น
| Sources |
