ECRS คืออะไร? ทำไมถึงช่วยลดต้นทุนที่ไม่จำเป็นในการทำงานได้?

เมื่อกล่าวถึงการลงทุน ไม่ว่าจะเป็นการลงทุนในอุตสาหกรรมแบบใด ต่างก็ต้องมีต้นทุนในการดำเนินงานด้วยกันทั้งสิ้น ต้นทุนในการดำเนินงานเหล่านี้ เราเรียกกันว่าปัจจัยสำหรับการผลิต ทั้งบุคลากร เครื่องจักร วิธีการ วัตถุดิบ หรือสภาพแวดล้อม หากแต่ปัจจัยเหล่านี้ไม่สามารถคงสภาพที่สมบูรณ์ไว้ได้ตลอด ต้องมีการดูแลรักษาหรือมีการบุบสลาย ซึ่งก่อให้เกิดปัญหาในการทำงานและเกิดความสูญเสียบางสิ่งบางอย่างตามมา 

อาจเป็นการดีกว่าหากผู้บริหาร ผู้ประกอบการ หรือผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องตระหนักถึงหนทางแก้ปัญหาที่สามารถช่วยเหลือองค์กรให้ลดความสูญเสีย เป็นการลดต้นทุนและค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นลงเพื่อความอยู่รอดและผลประกอบการที่ดีขึ้นขององค์กรอีกด้วย เทคนิคที่จะช่วยให้องค์กรเพิ่มผลผลิตโดยการลดความสูญเสียลงได้คือทฤษฎีที่เราเรียกกันว่า ECRS

แล้วทฤษฎี ECRS คืออะไร? ทำไมจึงช่วยลดต้นทุนที่ไม่จำเป็นในการทำงาน? บทความ ECRS นี้จะให้คำตอบกับคุณเอง

ECRS คืออะไร

แนวคิด ECRS คือทฤษฎีที่ช่วยลดความสูญเสียจากการที่ต้นทุนเกิดความเสียหาย หรือต้นทุนที่ไม่ได้สร้างผลตอบแทนใด ๆ ให้กับองค์กร นอกจากนี้ยังช่วยเพิ่มผลผลิตและกำไรให้มากขึ้น โดยชื่อของแนวคิดนี้มาจากการใช้ตัวอักษรย่อ 4 ตัวที่มาจากคำว่า Eliminate (การกำจัด) Combine (การรวมกัน) Rearrange (การจัดใหม่) และ Simplify (การทำให้ง่ายขึ้น) ซึ่งจริง ๆ แล้วเป็นส่วนหนึ่งของหลักการที่เรียกว่า LEAN หรือที่หลาย ๆ คนอาจรู้จักกันว่าเป็นหลักการที่สนับสนุนให้มีการบริหารจัดการองค์กรให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ลดขั้นตอนการทำงานที่ซ้ำซ้อน แนวคิดนี้ได้นำไปใช้ในอุตสาหกรรมใหญ่ ๆ มากมาย และได้ผลอย่างเป็นรูปธรรม

หลักการ ECRS คืออะไร

หากเราแยกย่อยคำทั้งสี่ออกมาทีละคำก็จะพบว่าแต่ละองค์ประกอบมีส่วนช่วยให้องค์กรสามารถลดต้นทุนที่ไร้ประโยชน์ได้ง่ายขึ้น ซึ่งเป็นหลักการสำคัญของ ECRS ดังนี้

• Eliminate (การกำจัด) กระบวนการนี้เป็นการตัดสิ่งที่ไม่จำเป็นออกไปเพื่อลดต้นทุนและระยะเวลาการทำงาน ตัวอย่างเช่น การใช้บรรจุภัณฑ์ที่มากเกินความจำเป็น หรือขั้นตอนการทำงานที่ต้องใช้ทรัพยากรบุคคลมากเกินไป เราสามารถลดทอนขั้นตอนบางอย่างที่ไม่จำเป็นออกได้
• Combine (การรวมกัน) หากเรานำขั้นตอนในการทำงานบางขั้นมารวมให้เป็นขั้นตอนเดียวก็จะช่วยให้ประหยัดเวลาในการทำงานและอาจช่วยลดจำนวนแรงงานได้ด้วย เช่น ระบบ Milk Run ซึ่งเป็นระบบที่มีการรับและส่งสินค้าพร้อมกันในรอบเดียว ลดต้นทุนทั้งแรงงาน เวลา และน้ำมัน 
• Rearrange (การจัดใหม่) การจัดลำดับความสำคัญในแต่ละขั้นตอนการทำงานขึ้นมาใหม่ ทำให้การทำงานง่ายขึ้น ประหยัดเวลาและทรัพยากรอื่น ๆ ได้มากขึ้น นอกจากนี้ยังช่วยลดโอกาสการเกิดความผิดพลาดในการทำงานขึ้นด้วย ในบางครั้งเมื่อเรานำขั้นตอนการทำงานมากางดูทั้งระบบแล้วอาจพบว่าการเรียงขั้นตอนสลับกันเพียงหนึ่งขั้นอาจทำให้การทำงานล่าช้าไปได้มาก ดังนั้นหากเรามองภาพรวมและจัดระบบใหม่ก็จะช่วยแก้ปัญหาความสูญเปล่าของทรัพยากรได้ดียิ่งขึ้น
• Simplify (การทำให้ง่ายขึ้น) หากวิธีหรือขั้นตอนในการทำงานมีความซับซ้อนเกินความจำเป็นอาจทำให้องค์กรสูญเสียทรัพยากรที่มากเกินไปโดยใช่เหตุ การปรับปรุงวิธีการทำงานให้ง่ายขึ้นจะช่วยลดระยะเวลาการทำงานที่ยืดเยื้อและลดโอกาสการเกิดความผิดพลาดจากการทำงาน เช่น การเปลี่ยนที่จัดวางอุปกรณ์ในการทำงานใหม่ให้หยิบใช้สะดวกกว่าเดิม หรือจัดสถานที่ทำงานใหม่เพื่อลดทอนเวลาที่จะต้องเสียไป

การทำ ECRS ไม่จำเป็นต้องทำทั้งหมด เราสามารถเลือกใช้อย่างใดอย่างหนึ่งตามสมควรที่เห็นว่าเหมาะกับตัวเนื้องานหรือองค์กรได้

ขั้นตอนการทำ ECRS คืออะไร

• Eliminate (กำจัด) ก่อนที่เราจะกำจัดขั้นตอนแต่ละอย่างออกไป ต้องตั้งคำถามก่อนว่าอะไรที่ไม่จำเป็นในระบบการทำงานบ้าง โดยอาจใช้คำถามต่อไปนี้
  • เราสามารถกำจัดต้นตอของปัญหาได้อย่างไร?
  • ปัญหาที่กำลังเผชิญอยู่ในปัจจุบันคืออะไร?
  • ต้องการขั้นตอนใหม่ในการทำงานหรือไม่?

• Combine (การรวมกัน) ถ้ากำจัดอะไรออกไม่ได้เลย ขั้นตอนใดบ้างที่สามารถรวมให้เป็นขั้นตอนเดียวกันได้ ให้ลองตั้งคำถามด้วยสองคำถามนี้
  • คนคนเดียวกันสามารถทำงานหลายขั้นตอนได้หรือไม่?
  • เราสามารถรวมขั้นตอนหลายขั้นตอนให้เป็นอันเดียวกันได้หรือไม่?

• Rearrange (การจัดใหม่) ลองใช้คำถามเหล่านี้ในการจัดระบบการทำงานใหม่ อาจช่วยให้มีประสิทธิภาพอย่างคาดไม่ถึง
  • ขั้นตอนการทำงานแบบนี้ ดีที่สุดแล้วหรือยัง?
  • ขั้นตอนการทำงานที่เรามี สามารถปรับให้เป็นแบบอื่นได้หรือไม่?

• Simplify (การทำให้ง่ายขึ้น) การทำให้ขั้นตอนในการทำงานแต่ละขั้นมีความง่ายมากยิ่งขึ้นจะช่วยให้ระบบการทำงานมีความรวดเร็วและปลอดภัยมากยิ่งขึ้น หากอยากปรับขั้นตอนจากยากให้เป็นง่าย อาจต้องใช้คำถามต่อไปนี้
  • รายละเอียดในขั้นตอนแต่ละขั้นตอนนั้นจำเป็นต้องมีหรือไม่?
  • เป้าหมายของขั้นตอนการทำงานคืออะไร?
  • คนอื่นสามารถทำงานในขั้นตอนนี้ได้หรือไม่?

ประโยชน์ของการทำ ECRS คืออะไรบ้าง

ดังที่กล่าวไปแล้วข้างต้นว่าแนวคิด ECRS คือจะช่วยลดต้นทุนที่ไร้ประโยชน์ลง ช่วยประหยัดทั้งทรัพยากรต่าง ๆ แรงงาน เวลา และต้นทุนอื่น ๆ ที่แตกต่างกันไปตามแต่ละองค์กร ลดความสูญเปล่าในการทำงาน นอกจากนี้ ยังมีประโยชน์อีกหลายอย่างด้วยกัน 

• ช่วยให้ระบบการทำงานในองค์กรมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น เป็นระบบระเบียบมากยิ่งขึ้น การทำงานมีความคล่องตัวขึ้น สามารถเพิ่มผลผลิตและกำไรให้องค์กรต่อไปได้ในอนาคต
• ช่วยทำให้เวลาที่เสียไปมีคุณค่ามากยิ่งขึ้น มีการทำงานที่รวดเร็วขึ้น ทำให้พนักงานเหนื่อยน้อยลง และบริการลูกค้าได้ดียิ่งขึ้น

ตัวอย่างการทำ ECRS คืออะไร

• ตัวอย่าง Eliminate (การกำจัด) 

ในกระบวนการการทำงานที่อาจจะต้องใช้ขั้นตอนหลายขั้น หากกำจัดขั้นตอนหนึ่งออกไปก็จะทำให้ทั้งกระบวนการสั้นลงได้ เช่น Tom Smykowski ตัวละครในภาพยนตร์ตลกแนวคัลท์เรื่อง Office Space (1999) ซึ่ง Tom นั้นมีหน้าที่ในการ “นำข้อมูลจำเพาะจากลูกค้ามาส่งให้วิศวกรซอฟต์แวร์” ตำแหน่งของเขาถูกเลิกจ้างเนื่องจากลูกค้าสามารถส่งข้อมูลเหล่านั้นให้กับวิศวกรซอฟต์แวร์โดยตรงเองได้

• ตัวอย่าง Combine (การรวมกัน) 

เมื่อกำจัดไม่ได้ ขั้นตอนต่อไปคือดูว่าขั้นตอนใดในกระบวนการการทำงานสามารถเอามารวมกันได้ ตัวอย่างคลาสสิกสำหรับพาร์ทนี้คือ การใช้มาโครใน Microsoft Excel ซึ่งการสร้างมาโครหลายขั้นตอนเมื่อทำงานกับไฟล์ Excel แสดงให้เห็นว่าเรากำลังรวมขั้นตอนเหล่านั้นเข้าด้วยกัน มาโครสามารถทำงานในขั้นตอนนี้แทนเหล่านักวิเคราะห์ได้เลย

• ตัวอย่าง Rearrange (การจัดใหม่) 

เมื่อกำจัดหรือรวมกันไม่ได้ อาจต้องมีการจัดเรียงขั้นตอนใหม่เพื่อทำให้กระบวนการทำงานมีความปลอดภัย ง่ายขึ้น หรือเร็วขึ้น ตัวอย่างของการจัดเรียงขั้นตอนใหม่ เช่น การจัดระบบขั้นตอนการทำงานในสายการผลิตรถยนต์ของ Henry Ford ซึ่งมีประโยชน์หลักประการหนึ่งคือการลดเวลาการประกอบรถยนต์จากครึ่งวันเหลือน้อยกว่าหนึ่งชั่วโมง

• ตัวอย่าง Simplify (การทำให้ง่ายขึ้น) 

เมื่อต้องเผชิญกับกระบวนการที่ซับซ้อน การทำให้ง่ายขึ้นก็เพื่อให้พนักงานเข้าใจกระบวนการการทำงานนั้น ๆ ได้โดยง่าย  การใช้โสตทัศนูปกรณ์ก็เป็นอีกวิธีการหนึ่งที่ทำให้งานในหลาย ๆ ขั้นตอนง่ายขึ้นในราคาที่ประหยัดอีกด้วย

บทสรุป

ขึ้นชื่อว่าธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นในรูปแบบใด ต่างก็ต้องมีต้นทุนในการผลิตหรือจัดหาสินค้าและบริการด้วยกันทั้งสิ้น ซึ่งต้นทุนเหล่านั้นอาจนำมาซึ่งความเสียหายของผลประกอบการได้ เราอาจมองว่าเป็นการยากถ้าจะต้องหาวิธีใดสักวิธีเพื่อลดสิ่งไม่จำเป็นลงหรือแม้แต่การจะมองหาว่าสิ่งใดไม่จำเป็นในกระบวนการของการทำงาน เพราะเรามองเพียงจุดเล็ก ๆ ที่เป็นเพียงส่วนหนึ่งของกระบวนการทั้งหมด แต่หากปรับมุมมอง ปรับเปลี่ยนหรือพลิกแพลงวิธีการ ก็อาจจะเห็นจุดบกพร่องเหล่านั้นแล้วแก้ไขได้อย่างตรงจุด ซึ่งทั้งเจ้าของธุรกิจ ผู้บริหาร และบุคลากรในองค์กรก็สามารถช่วยกันลดต้นทุนที่สูญเปล่านี้ลงได้ด้วยวิธี ECRS นี้ ไม่เพียงแต่จะทำให้ผลประกอบการดีขึ้น แต่ยังเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานอีกด้วย