5 เหตุผลดี ๆ ที่บริษัทควรจ้าง HR Outsource

เพราะคนคือหัวใจหลักขององค์กร การบริหารจัดการคนที่ดีจึงสำคัญไม่ต่างอะไรกับการทำธุรกิจเลย ด้วยเหตุนี้ทุก ๆ องค์กรจึงจำเป็นต้องมีฝ่ายทรัพยากรบุคคลหรือ HR ที่เชี่ยวชาญในการทำหน้าที่ดังกล่าว

ทว่าการทำงานกับคนนั้นล้วนเต็มไปด้วยรายละเอียดและปัญหา แถมงานของ HR เองก็แบ่งย่อยสาขาได้สารพัด บางครั้งการจ้าง HR ประจำจึงอาจไม่เพียงพอหรือไม่ครอบคลุมประเภทความรับผิดชอบทั้งหมด หลายจึงองค์กรนิยมหันไปใช้บริการ HR Outsource กันมากขึ้น

แล้ว HR Outsource คืออะไร วันนี้ HR NOTE.asia จะมาทำความรู้จัก พร้อมบอกเหตุผลดี ๆ ที่บริษัทควรจ้าง HR Outsource

HR Outsource คืออะไร

HR Outsource คือ การจ้างบริการ HR จากบริษัทภายนอกให้เข้ามาบริหารจัดการด้านทรัพยากรบุคคลในขอบเขตที่ตกลงกัน เช่น รับผิดชอบเฉพาะกระบวนการสรรหา การฝึกอบรม หรือการจ่ายเงินเดือนพนักงานอย่างเดียว เป็นต้น

บริษัทส่วนใหญ่จะจ้าง HR Outsource ในรูปแบบรับเหมาตามหน้าที่บางอย่างที่ผู้จ้างต้องการ เนื่องจากมองว่าเป็นวิธีที่ประหยัดทรัพยากรทั้งเวลาและเงิน แถมยังได้ผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์โดยตรงมาทำหน้าที่แทน องค์กรก็จะมีเวลาไปโฟกัสที่การทำธุรกิจมากขึ้น

สอดคล้องกับรายงานจาก Hackett Group ที่บอกว่า องค์กรที่ใช้บริการ HR Outsource จะมีค่าใช้จ่ายน้อยลง 26% และลดจำนวนพนักงานได้ถึง 32% ทำให้องค์กรสามารถทุ่มเททรัพยากรที่เหลือในการวางแผนกลยุทธ์ทางธุรกิจนั่นเอง

ปัจจุบันการใช้ HR Outsource จึงเป็นเทรนด์หนึ่งที่น่าสนใจ เพราะนับตั้งแต่การเกิดภาวะถดถอยทางเศรษฐกิจครั้งใหญ่ มีสถิติบอกว่าบริษัทต่าง ๆ ในสหรัฐกว่า 57% ก็หันไปใช้บริการ HR Outsource มากขึ้น และมีเพียง 9% เท่านั้นที่ยกเลิกการใช้บริการ นั่นแสดงให้เห็นว่าการจ้างบริษัทที่เชี่ยวชาญจากภายนอกเป็นหนึ่งในทางเลือกที่คุ้มค่า

ประเภทของ HR Outsource

เพราะกระบวนการทำงานของทรัพยากรบุคคลนั้นมีรายละเอียดซับซ้อน บางครั้ง HR ประจำเพียงไม่กี่คนก็ไม่สามารถทำงานทั้งหมดได้ หลายธุรกิจจึงนิยมหันไปจ้างผู้บริการ HR Outsource กันมากขึ้น โดยสามารถจ้างให้จัดการทั้งหมดหรือบางส่วนตามตกลง ทั้งนี้มีผู้ให้บริการ HR Outsource อยู่หลากหลายรูปแบบ โดยกรณีนี้เราเลือกเฉพาะงานที่นิยมจ้างบริษัทภายนอก ดังนี้

• Payroll Management: เพราะการจัดทำเงินเดือนเป็นงานเต็มเวลาที่ต้องใช้พนักงานผู้เชี่ยวชาญในการดูแล หลายบริษัทจึงนิยมใช้บริการจากภายนอกเข้ามารับผิดชอบแทน เช่น บริการการจ่ายเงินเดือนอัตโนมัติ บริการทำสลิปเงินเดือน เป็นต้น
• Recruiting: การสรรหาพนักงานใหม่เป็นงานที่ใช้เวลาและเงินสูงกว่าจะหาพนักงานที่ตอบโจทย์ เพราะต้องผ่านขั้นตอนระหว่างสมัครมากมาก เช่น การคัดเลือก การสัมภาษณ์ ไปจนถึงการจ้างงาน หลายองค์กรจึงนิยมจ้าง HR Outsource เช่น Reeracoen บริษัทจัดหางานในเมืองไทยที่เป็นเครือข่ายของบริษัทจัดหางานยักษ์ใหญ่ในญี่ปุ่น
• Benefits Procurement and Administration: เป็นบริการการจัดหาและจัดการผลประโยชน์ให้แก่พนักงาน ไม่ว่าจะเป็นสวัสดิการด้านสุขภาพหรือการเงิน ยกตัวอย่าง บริการตรวจเช็คสุขภาพจิตสำหรับพนักงานออฟฟิศ เป็นต้น
• Performance Management: บริการการจัดการประสิทธิภาพหรือการพัฒนาพนักงานเพื่อเพิ่มประสิทธิผลขององค์กรโดยรวม เป็นการพัฒนาเชิงรุกผ่านการมีส่วนร่วมของพนักงาน เช่น บริการ eLearning สำหรับองค์กร หรือบริการเทรนนิ่งต่าง ๆ
• Risk Management and Workplace Safety: การจัดการความเสี่ยงและความปลอดภัยในสถานที่ทำงาน ซึ่งความปลอดภัยของพนักงานนับเป็นสิ่งสำคัญที่ควรใส่ใจ โดยมีผู้บริการ เช่น บริการรักษาความปลอดภัย บริการวางแผนป้องกับอุบัติเหตุ เป็นต้น
• Employment and Labor Law Compliance: การปฏิบัติตามกฎหมายการจ้างงานและกฎหมายแรงงานเป็นเรื่องละเอียดอ่อนและซับซ้อนพอสมควร การใช้ผู้บริการที่เชี่ยวชาญเรื่องกฎหมายโดยตรงก็จะสบายใจมากกว่า แถมยังไม่ต้องปวดหัวกับข้อกฎหมายต่าง ๆ อีกด้วย

HR มีข้อสงสัยหรือคำถามเกี่ยวกับประเด็นนี้

Q: วิธีการใช้บริษัท HR outsource ?

ตอนนี้การรับสมัครพนักงานค่อนข้างกินเวลาไปเยอะมาก ละพนักงานที่ทำหน้าที่นี้ก็ไม่เพียงพอ ก็เลยกำลังคิดว่าจะจ้าง HR ใหม่หรือจ้างบริษัทเอาท์ซอร์ส อยากถามว่าข้อดี ข้อเสียของวิธีนี้ค่ะ

A: ตำแหน่งที่ต้องสรรหาเพิ่ม ขอแยกเป็น 2 กลุ่มใหญ่ คือ Mass กับ Professional นะครับ

แนวทางการสรรหาบุคลากรสำหรับกลุ่ม Mass รับจำนวนมาก จ้างไม่สูงมาก เป็นสัญญากำหนดช่วงระยะเวลา มีอัตราการลาออกสูงมากมาย  กลุ่ม Mass ลักษณะงานแบบนี้ ส่วนใหญ่ผมใช้ Outsource Management ครับ สิ่งที่จะเสียค่า ค่า Agency Fee ตั้งแต่,,, (คลิกดูคำตอบทั้งหมด👇)

5 เหตุผลที่บริษัทควรจ้าง HR Outsource

1. ได้ผู้เชี่ยวชาญมาทำงานแทน

ธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลางเข้าใจปัญหานี้ดี เมื่อเราไม่สามารถจ้าง HR เพียงคนเดียวแล้วทำทุกอย่างครบกระบวนการ เพราะคนคนหนึ่งไม่สามารถแยกร่างจัดการทุกอย่างในบริษัทได้ บางครั้งแค่งานเอกสารอย่างเดียวก็กินเวลาแทบทั้งวันแล้ว หรือบางที HR คนเดียวก็ไม่ได้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลในทุกแง่มุม บางคนอาจถนัดงาน HRM มากกว่า HRD หรือบางคนก็เป็น HRBP ที่ไม่มีเวลาลงมาจัดการงานทั่วไป ด้วยเหตุนี้ HR Outsource จึงเป็นทางออกที่ดีที่สุด

เพราะการจ้าง HR Outsource จะเป็นการสร้างพันธมิตรทางธุรกิจกับผู้เชี่ยวชาญในด้านนั้น ๆ ให้มาทำงานแทนเรา โดยมีผู้ให้บริการมากมายในท้องตลาด ทั้งผู้เชี่ยวชาญการสรรหา การจ่ายเงินเดือน สวัสดิการ และอื่น ๆ อีกมากมาย แถมรับประกันได้ว่า พวกเขาคือผู้เชี่ยวชาญตัวจริง

2. คุ้มค่ากับราคาที่จ่ายไป

การจ้าง HR Outsource เปรียบเสมือนการลงทุนกับบริษัทอื่นให้มาจัดการงานในองค์กร ซึ่งเป็นการลงทุนที่คุ้มค่ากับราคาที่จ่ายไป เนื่องจากบริษัท Outsource หลาย ๆ เจ้ามีค่าบริการที่สมเหตุสมผล แถมหลายครั้งยังถูกกว่าจ้างพนักงานประจำด้วยซ้ำ เนื่องจากเงินเดือนและสวัสดิการเป็นต้นทุนที่สูงเป็นอันดับสองของบริษัท

มีรายงานจาก SHRM กล่าวว่า ต้นทุนเฉลี่ยในการจ้าง HR ประจำมีราคาราว 3,000 ดอลลาร์/คน/ปี ซึ่งการจ้าง HR Outsource จะลดต้นทุนได้ 450 ดอลลาร์/คน/ปี ทีเดียว ทำให้ประหยัดต้นทุนมากกว่านั่นเอง

3. เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของบริษัท

การจ้าง HR Outsource เป็นการถ่ายโอนงานที่ต้องการไปให้บริษัทภายนอกทำ ซึ่งมักจะเป็นงานที่กินเวลาและพลังในการทำสูง เช่น กระบวนการสรรหาที่ต้องใช้เวลานานและหลายขั้นตอนกว่าจะตกลงจ้างใครสักคน แต่หากเราใช้ HR Outsource ก็ไม่ต้องมาวุ่นวายกับกระบวนการสรรหาอีกต่อไป ปล่อยให้ผู้เชี่ยวชาญทำหน้าที่แทนเรา นั่นทำให้องค์กรมีเวลาหันไปโฟกัสสิ่งสำคัญอย่างการทำธุรกิจมากขึ้น องค์กรก็จะเติบเร็วขึ้น 

4. รักษาพนักงานเก่า และดึงดูดพนักงานใหม่

เงินเดือน สวัสดิการ การพัฒนาตัวเอง ฯลฯ มีความสำคัญต่อการรักษาพนักงานและเพิ่มขวัญกำลังใจ เพราะการบริการ Outsource จะทำให้พนักงานเข้าถึงสิทธิประโยชน์ที่มากขึ้นจากบริษัท เช่น การจ้างบริการตรวจสอบสุขภาพจิตพนักงานออฟฟิศ การจ้างบริการนวดในออฟฟิศ ฯลฯ สิ่งเหล่านี้จะช่วยรักษาพนักงานให้อยู่กับเรานานขึ้น ลดอัตราการลาออก เหนือไปกว่านั้นคือการดึงดูดพนักงานใหม่ให้สนใจเข้ามาสมัครงานกับเราด้วย แล้วองค์กรก็มีพนักงานคุณภาพเพื่อรันธุรกิจต่อไป

5. เพื่อเข้าถึง HR Tech ที่ดีกว่า

การจ้าง HR Outsource มิได้หมายถึงจ้างผู้ให้บริการที่เป็นคนหรือองค์กรอย่างเดียว แต่รวมไปถึงการใช้บริการเทคโนโลยีของทรัพยากรบุคคลด้วย เช่น การใช้ HR Tech อย่าง SourcedOut แพลตฟอร์มดิจิทัลที่เชื่อมบริษัทกับนักสรรหามืออาชีพโดยตรง ซึ่งจะช่วยลดต้นทุนในการสรรหากว่า 30% – 50% เมื่อเทียบกับบริษัทจัดหางานทั่วไป เป็นต้น

รวมสุดยอด HR Tech ที่องค์กรยุค Digital Age ควรจับตา

ความเข้าใจผิดเกี่ยวกับ HR Outsource

เมื่อคุณกำลังตัดสินใจใช้ HR Outsource หลายคนมีข้อกังวลตามมามากมาย ไม่ว่าจะเป็นจะสูญเสียการควบคุมการทำงานไหม วัฒนธรรมองค์กรจะเปลี่ยนไปหรือเปล่า หรือกระทั่งคิดว่าจะไม่มีความยืดหยุ่นในการทำงานอีกต่อไป ทว่านั่นคือความเข้าใจผิดเกี่ยวกับการใช้ Outsource

ในหัวข้อนี้เราจึงรวบรวมความเข้าใจผิดเกี่ยวกับ HR Outsource พร้อมข้อโต้แย้งมาให้ ถึงกระนั้นการจะใช้ Outsource หรือไม่ เป็นการตัดสินใจของคุณเอง

• “บริษัทเล็ก ๆ ไม่จำเป็นต้องมี HR”: ไม่จริง ธุรกิจเล็กหรือใหญ่จำเป็นต้องมีฝ่ายทรัพยากรบุคคลเช่นเดียวกัน “หนำซ้ำการจ้างพนักงานเพียงคนเดียวอาจไม่เพียงพอต่อการทำงาน HR ทั้งหมดได้ การจ้าง HR Outsource จึงได้ผู้เชี่ยวชาญตัวจริง
• “บริษัทใหญ่แล้วไม่ต้องจ้าง HR Outsource หรอก”: ไม่จริง แม้จะเป็นบริษัทใหญ่ที่มีธุรกิจมั่นคงแข็งแรง การจ้าง HR Outsource จะยิ่งช่วยลดต้นทุนในกระบวนการ HR ให้น้อยลงอีก ยิ่งทำให้บริษัทมีกำไรมากขึ้น
• “จ้าง HR Outsource ก็สูญเสียการควบคุมธุรกิจสิ”: ไม่จริง ผู้การจ้างงานแบบ Outsource ก็ถือว่าเป็นการทำงานให้กับคุณ แถมการจ้าง Outsource ยิ่งทำให้คุณมีเวลาโฟกัสกับงานธุรกิจมากขึ้นด้วยซ้ำ เพราะไม่ต้องมาวุ่นวายกับงาน HR อีกต่อไป
• “การจ้าง HR Outsource มีราคาแพง”: ไม่จริง จากข้อมูลที่กล่าวไว้ข้างต้น ต้นทุนเฉลี่ยในการจ้าง HR ประจำมีราคาราว 3,000 ดอลลาร์/คน/ปี ซึ่งการจ้าง HR Outsource จะลดต้นทุนได้ 450 ดอลลาร์/คน/ปี ทีเดียว
• “เรามี HR ประจำก็เพียงพอแล้ว”: ถ้าการทำงานของคุณเป็นอย่างราบรื่นอยู่แล้ว ไม่แปลกที่จะไม่สนใจการจ้างงานแบบ Outsource เว้นแต่ว่าคุณต้องการผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้านจริง ๆ เช่น ต้องการ HR สรรหาที่ถนัดในแวดวงธุรกิจ ต้องการ HR ที่เชี่ยวชาญเรื่องกฎหมาย หรือต้องการ HR ที่เข้าใจการทำ PDPA การจ้าง Outsource อาจจะตอบโจทย์กว่า

บทสรุป

ในช่วงเวลาที่ธุรกิจกำลังแข่งขันกันอย่างหนักหน่วง การลดต้นทุน-เพิ่มกำไรเป็นสิ่งหนึ่งที่จะเอาตัวรอดและพัฒนาธุรกิจให้เติบโตมากขึ้น การจ้าง HR Outsource จึงเป็นอีกหนึ่งหนทางที่จะช่วยให้องค์กรประหยัดเวลาและประหยัดค่าใช้จ่ายอย่างที่บอกไว้ในบทความนี้

อย่าลืมว่า คนคือหัวใจหลักขององค์กร การบริหารจัดการคนที่ดีจึงสำคัญไม่ต่างอะไรกับการทำธุรกิจ ถึงเวลาแล้วที่เราควรจะให้ผู้เชี่ยวชาญมาทำหน้าที่นี้โดยตรง