HRIS: 5 ปัจจัยการพัฒนาระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรบุคคลให้สมบูรณ์แบบ

ปฏิเสธไม่ได้ว่าปัจจุบันเทคโนโลยีสารสนเทศได้เข้ามามีบทบาทมากขึ้นในชีวิตประจำวัน รวมไปถึงชีวิตการทำงาน ทำให้องค์กรต่าง ๆ ปรับตัวเข้าหาเทคโนโลยีสารสนเทศมากขึ้น ไม่เว้นแม้แต่การบริหารทรัพยากรมนุษย์ที่ได้พัฒนา ระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรบุคคล หรือ HRIS – Human Resource Information System

เพราะ HRIS จะช่วยเข้ามาเพิ่มประสิทธิภาพให้การบริหารทรัพยากรมนุษย์มีความสมบูรณ์แบบ HR จึงมีความจำเป็นที่จะต้องพัฒนาและปรับตัวให้ทัน ถึงขนาดที่ว่าบางบริษัทมีการแยกตำแหน่ง HRIS ที่ดูแลระบบนี้โดยเฉพาะ นั่นคือสาเหตุที่เราจะมาทำความรู้จักระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารทรัพยากรมนุษย์ให้บทความนี้

HRIS คืออะไร

HRIS คือ ระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรบุคคล หรือระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรมนุษย์ ย่อมาจาก Human Resource Information System เป็นระบบเทคโนโลยีสารสนเทศอิเล็กทรอนิกส์ที่ได้รับการพัฒนาเพื่อสนับสนุนการบริหาร การดำเนินงาน การจัดการของทรัพยากรบุคคลในทุกขั้นตอน ไม่ว่าจะเป็นการวางแผนอัตรากำลังคน การออกแบบงาน การจ้างงาน การพัฒนา ค่าจ้าง ค่าตอบแทนและสวัสดิการ ฯลฯ เพื่อก่อให้เกิดประโยชน์สูงสุดขององค์กร

HRIS ที่ดีควรเหมาะสมกับโครงสร้างเชิงสังคมและความเป็นหน่วยงานของแต่ละองค์กร โดยจะต้องไม่ถูกสร้างขึ้นเพียงเพื่อเป็นเครื่องมือทางเทคนิคในการควบคุมพนักงานเท่านั้น แต่ควรใช้เพื่อพัฒนาคุณภาพชีวิตและสภาพการทำงานของพนักงานมากกว่า

ปัจจุบัน HRIS มีความสำคัญกับการบริหารองค์กรเป็นอย่างมาก เนื่องจากการความก้าวล้ำของวิทยากรคอมพิวเตอร์ ทำให้คอมพิวเตอร์เข้ามามีส่วนเกี่ยวข้องกับงานบริหารทรัพยากรมนุษย์เพิ่มขึ้น ระบบอนาคตรุ่นต่อไปก็จะยิ่งมีความก้าวหน้ามากขึ้นเรื่อย ๆ

กล่าวคือ ถ้าองค์กรไม่มีการใช้ระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรบุคคล อาจหมายถึงความอยู่รอดหรือไม่รอดขององค์กรได้ทีเดียว

ข้อมูลของระบบ HRIS มีอะไรบ้าง

ใน HRIS ระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรบุคคลมีข้อมูลที่เกี่ยวข้องมากมาย ทั้งข้อมูลบุคลากรที่เป็นข้อมูลของสมาชิกแต่ละคนขององค์การ ข้อมูลผังองค์กรที่แสดงโครงสร้างขององค์การ และข้อมูลจากภายนอกที่เกี่ยวกับภาพแวดล้อมทางเศรษฐกิจ สังคมและการเมือง

โดยข้อมูลจะช่วยสนับสนุนการทำงานของหน่วยงานต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นฝ่ายบัญชีและการเงิน ฝ่ายขายและการตลาด ฝ่ายผลิตและการดำเนินการ และฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ ระบบสารสนเทศนั้นทำให้ข้อมูลที่มีอยู่สามารถนำไปใช้ในการตัดสินใจ วิเคราะห์ หรือนำไปใช้ประโยชน์ได้ ทั้งนี้เรามีตัวอย่างข้อมูล HRIS ที่น่าสนใจที่ควรเก็บไว้ดังนี้

• ข้อมูลสารสนเทศบุคคล – มักประกอบด้วยชื่อ ที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์ อายุ และคู่สมรส หรือข้อมูลติดต่อในกรณีฉุกเฉิน ซึ่งจะช่วยประหยัดเวลาของเจ้าหน้าที่ HR ในการสืบค้น
• ข้อมูลสารสนเทศด้านการแพทย์ – ประกอบด้วยข้อบกพร่องทางกายภาพที่สังเกตได้ เช่น แขน ขา การได้ยิน การพูด หรือสภาพร่างกาย เพื่อความมุ่งหวังด้านความสามารถในการทางาน
• ประวัติอาชีพ/ค่าจ้าง – ทั้งบันทึกงานต่าง ๆ ของพนักงาน การฝึกอบรม ตำแหน่งงาน ประวัติเงินเดือน เหตุผลการลา การเลื่อน ตาแหน่ง ฯลฯ ใช้เพื่อวิเคราะห์การคำนวณค่าจ้างในองค์กร
• ข้อมูลคุณวุฒิ – รวบรวมข้อมูลเฉพาะที่เกี่ยวกับการศึกษาและอบรมของพนักงานแต่ละคน ซึ่งจะช่วยให้องค์กรพัฒนาแผนการฝึกอบรมที่มีประสิทธิผลสำหรับพนักงาน
• ข้อมูลการประเมินค่าการปฏิบัติงาน – เป็นข้อมูลเกี่ยวกับการปฏิบัติงานของพนักงานตลอดระยะเวลาการจ้าง ซึ่งเกณฑ์ที่ใช้เพื่อวัดผลการปฏิบัติงาน และเพื่อวิเคราะห์ความก้าวหน้าในอาชีพ
• ข้อมูลการขาดงาน – เช่น บันทึกจำนวนวันทำงาน การลาป่วย วันลาพักผ่อน วันหยุด หรือการลาโดยไม่รับเงินเดือน ซึ่งมีประโยชน์ในการระบุแนวโน้มการขาดงานในอนาคต
• ข้อมูลการร้องทุกข์ – เป็นสารสนเทศเกี่ยวกับเรื่องราวร้องทุกข์ของพนักงาน เช่น สาเหตุของการร้องเรียน วันที่ร้องเรียน ประเภท บุคคลหรือฝ่ายที่เกี่ยวข้อง ฯลฯ เพื่อแก้ไขและป้องกันปัญหาที่จะเกิดขึ้น
• ข้อมูลการสำรวจปัญหางานและข้อมูลทัศนคติ – เช่น การวัดความพอใจในการทำงาน แรงจูงใจ ความเครียด ความคาดหวังและรางวัล ฯลฯ เพื่อปรับปรุงองค์กรให้เหมาะสมกับพนักงานต่อไป 

ที่สำคัญ HR ทุกคนอย่าลืมว่า ทุก ๆ ข้อมูลส่วนบุคคล (Personal Data) ของพนักงานล้วนอยู่ภายใต้ PDPA คือ พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลทั้งสิ้น ฉะนั้นทุกองค์กรจะเตรียมตัวให้พร้อมทั้งกระบวนการรวบรวม การเก็บรักษา และการนำไปใช้ เพื่อป้องกันโทษทางกฎหมายต่อไป

PDPA คือสิ่งที่ HR ต้องรู้ วิธีการรับมือ พ.ร.บ. คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล

ประโยชน์ของ HRIS

มีวัตถุประสงค์และของประโยชน์ของ HRIS มากมายที่องค์กรจะได้รับถ้าใช้ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารทรัพยากรมนุษย์ ซึ่งเราได้รวบรวมมาให้แล้วดังนี้ เช่น 

• ช่วยในการอำนวยความสะดวกแก่ผู้ใช้ข้อมูล โดยเริ่มตั้งแต่การเก็บ รวบรวมข้อมูล กระทั่งการค้นหาและการนำมาใช้ ทำให้การปฏิบัติงานด้านการบริหารทรัพยากรมนุษย์เป็นไปด้วยความสะดวกรวดเร็ว
• ช่วยให้ผู้บริหารจัดสรรทรัพยากรมนุษย์ในองค์กรได้อย่างเหมาะสมและมีประสิทธิภาพ  เช่น การวางแผนและการวิเคราะห์มาตรฐานของการจัดการบุคลากร โดยลดข้อผิดพลาดต่าง ๆ ที่เกิดขึ้น
• สามารถเชื่อมโยงระบบสารสนเทศต่าง ๆ ไว้ด้วยกัน ทั้งยังอำนวยความสะดวกต่อพนักงานในองค์กรด้านการติดต่อสื่อสารหรือประสานงานขององค์กรที่สามารถใช้ข้อมูลได้ร่วมกัน นำมาซึ่งการเสริมสร้างสัมพันธภาพ ความเข้าใจ และการติดต่อสื่อสารภายในองค์กร
• ช่วยในการส่งเสริมการพัฒนาบุคลากรในองค์กรให้ความรู้ มีทักษะเพิ่มขึ้น โดยอาศัยเทคโนโลยีสารสนเทศเป็นสื่อที่ช่วยในการอบรมพนักงาน
• ลดค่าใช้จ่ายในงานด้านเอกสาร และลดเวลาในการปฏิบัติงานลงได้
• เป็นระบบที่ดีในการรักษาความปลอดภัยของข้อมูล โดยจะไม่อนุญาตให้บุคคลที่ไม่เกี่ยวข้องกับข้อมูลพนักงานเข้าสู่ระบบได้

HR มีข้อสงสัยหรือคำถามเกี่ยวกับประเด็นนี้

Q: ขอถามพี่ๆ ถึงวิธีการเลือกโปรแกรม/ซอฟแวร์ สำหรับงาน HR หน่อยค่ะ

อยากถามว่ามันจะช่วยอะไรได้บ้าง แล้วมีจุดที่ต้องพิจารณาอะไรบ้างคะ

A: ระบบซอฟต์แวร์สำหรับงาน HR จริงๆแล้วมีด้วยกันอยู่ สี่ประเภทหลักๆ ครับคือ

HRM หรือซอฟต์แวร์บริหารจัดการบุคลากร, HRD หรือซอฟต์แวร์เพื่อการพัฒนาบุคคลากร, ATS หรือซอฟต์แวร์บริหารจัดการ การคัดเลือกบุคลากร และ Others หรือซอฟต์แวร์ประเภทอื่นๆ ซึ่งการพิจารณาเลือกใช้ซอฟต์แวร์แต่ละตัวก็จะมีประเด็นที่ละเอียดอ่อน อยู่หลายๆ ประเด็นด้วยกัน เช่น..

5 ขั้นตอนการทำ HRIS

เมื่อตัดสินใจสร้าง HRIS แล้ว การรู้ว่าจะเริ่มกระบวนการตรงไหนเป็นสิ่งสำคัญ  ซึ่งหลากหลายตำราที่กล่าวถึง ซึ่งในที่นี้เรานำหลักการทั่วไปของการทำระบบสารสนเทศ 5 ขั้นตอน ดังนี้

1. การวางแผนระบบ (System Planning)

นับเป็นขั้นตอนที่สำคัญที่สุดในกระบวนการจัดการทรัพยากรมนุษย์ โดยผู้วางแผนระบบจะต้องมีความเข้าใจในการดำเนินธุรกิจและสถานการณ์ขององค์กร เข้าใจเงื่อนไขต่าง ๆ รวมไปถึงสภาพแวดล้อมที่เกิดขึ้น เพื่อก่อให้เกิดการวางแผนที่เหมาะสมกับความต้องการขององค์กร 

2. การออกแบบระบบ (System Design)

เป็นขั้นตอนการเตรียมข้อมูลต่าง ๆ เช่น ข้อมูลของซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ เพื่อตัดสินใจในการดำเนินการหรือซื้อซอฟต์แวร์ที่ต้องการ โดยจะต้องพิจารณาถึงซอฟต์แวร์ความต้องการในการวางแผนอย่างเพียงพอ เข้าใจในระบบปัจจุบันและเข้าใจความต้องการระบบใหม่ จึงจะออกแบบระบบที่สามารถตอบสนองความต้องการได้อย่างมีประสิทธิภาพ

3. การเลือกผู้ให้บริการระบบ (Vender Selection)

เนื่องจากมีผู้ให้บริการ HRIS ในท้องตลาดมากมายจึงต้องมีการประเมินราคา รวมไปถึงการพัฒนาของการสร้างระบบตามโครงร่างความต้องการ (Request for Proposal: RFP) ที่ครอบคลุมความต้องการทั้งฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ โดยในขั้นตอนนี้ผู้ขายซอฟต์สามารถยื่นประมูลตามระบบ และฝ่ายบริหารก็มีหน้าที่ในการตัดสินใจและทำสัญญากับผู้ขายที่เหมาะสมกับความต้องการขององค์กรมากที่สุด

4. การนำระบบมาปฏิบัติงาน (System Implementation)

คือการนำระบบการจัดการทรัพยากรมนุษย์สู่การปฏิบัติงานจริง ระบบจะต้องมีการใช้ทรัพยากรต่าง ๆ เช่น คอมพิวเตอร์กลาง รวมทั้งการติดตั้งซอฟต์แวร์ นอกจากนี้สิ่งที่สำคัญคือการฝึกอบรมพนักงานที่รับผิดชอบให้เตรียมพร้อมกับการใช้งานจริง

5. การรักษาระบบและประเมินผล (System Maintenance and Evaluation)

เป็นขั้นตอนที่เกิดขึ้นอยู่ตลอดเวลาในทุกกระบวนการ โดยการบำรุงรักษามักจะมุ่งไปที่ซอฟต์แวร์มากกว่าฮาร์ดแวร์ เนื่องจากผู้ใช้งานมักประสบปัญหาเกี่ยวกับการใช้งานของโปรแกรมที่ยังไม่เหมาะสมกับการใช้งานจริง ส่วนในการประเมินผลควรจะต้องทบทวนขั้นตอนทั้งหมด รวมไปถึงการประเมินค่าใช้จ่ายเมื่อเทียบกับผลที่ได้รับด้วยว่าคุ้มค่าหรือไม่

5 ปัจจัยในการพัฒนา HRIS ให้สมบูรณ์แบบ

เมื่อองค์กรของคุณประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในการบริหารทรัพยากรบุคคลแล้ว เราสามารถพัฒนา HRIS ให้สมบูรณ์แบบมากขึ้น โดยจะต้องพิจารณาปัจจัยสำคัญ 5 ข้อ ดังนี้

1. ความสามารถ (Capability)

หมายถึงความสามารถในการสร้างความพร้องขององค์กรและบุคลากรในการประยุกต์ใช้หรือก้าวสู่ยุคเทคโนโลยีสารสนเทศ โดยจะต้องพิจารณาความสามารถของทั้งผู้บริหารระดับสูงในการสนับสนุนนโยบาย, พิจารณาฝ่าย HR ที่จะต้องมีความรู้ความเข้าใจในเทคโนโลยี และฝ่ายสารสนเทศเองที่จะต้องออกแบบระบบงานให้สอดคล้องกับความต้องการของผู้ใช้

2. การควบคุม (Control)

เนื่องจากข้อมูลด้านทรัพยากรบุคคลล้วนเกี่ยวข้องกับความเป็นส่วนตัวของทุกคน ซึ่งส่งผลกระทบหลายอย่างต่อบุคคลนั้น ๆ จึงมีความจำเป็นต้องควบคุมการเข้าถึงระบบและการจัดการข้อมูลอย่างรัดกุม โดยเฉพาะผู้ที่สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ ต้องเป็นบุคคลที่มีหน้าที่รับผิดชอบ ได้รับมอบหมาย หรือผู้อยู่ในตำแหน่งสูงเท่านั้น

3. ต้นทุน (Cost)

โดยทั่วไปแล้ว การดำเนินงานด้านทรัพยากรบุคคลมีต้นทุนที่สูงเป็นปกติ เช่น การเฟ้นหาพนักงานย่อมต้องการเงินและเวลาจำนวนมาก ขณะเดียวกันการลงทุนด้านเทคโนโลยีสารสนเทศก็มีค่าใช้จ่ายสูงเช่นกัน ฉะนั้นจึงต้องพิจารณาผลตอบแทนที่ได้รับว่า การพัฒนา HRIS คุ้มค่ากับต้นทุนที่ใช้ไปหรือไม่

4. การติดต่อสื่อสาร (Communication)

การสื่อสารในที่นี้หมายถึงการไหลของสารสนเทศ (Information Flow) ที่เกี่ยวข้องกับผู้ใช้ภายในองค์กรตลอดจนสภาพแวดล้อมภายนอก ฉะนั้นจึงต้องเตรียมการสื่อสารสำหรับผู้ที่เกี่ยวข้องให้ราบลื่น และเกิดความเข้าใจและทัศนคติในทิศทางเดียวกัน

5. ความได้เปรียบในการแข่งขัน (Competitive Advantage)

ปัจจุบันการพัฒนา HRIS ไม่เพียงช่วยให้การดำเนินงานขององค์กรมีประสิทธิภาพขึ้น แต่ยังมีส่วนสำคัญในการสร้างศักยภาพ และความได้เปรียบในการแข่งขันให้แก่ธุรกิจ หมายความว่าองค์กรสามารถใช้สามารถใช้สารสนเทศด้านด้านทรัพยากรมนุษย์ เป็นกลยุทธ์ที่จะชนะในการแข่งขันในการบริหารทรัพยากรมนุษย์ เช่น สามารถกำหนดกลยุทธ์ในการดึงดูดบุคคลให้เข้ามาสู่องค์กร ขณะเดียวกันก็สามารถรักษาบุคลากรให้อยู่กับองค์กรได้นานกว่าคู่แข่งได้

Creative Recruitment : สร้างสรรค์การคัดสรรเพื่อดึงดูดพนักงานที่มีพรสวรรค์ กลยุทธ์ในการรักษาพนักงานฝีมือเยี่ยมให้อยู่กับองค์กร (Employee Retention Strategy)

บทสรุป

จะเห็นว่า HRIS หรือการจัดการระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรบุคคลนั้น ไม่ได้เป็นเรื่องของคอมพิวเตอร์อย่างเดียว แต่เกี่ยวข้องกับกระบวนการทำงานทั้งหมด หากมีการเตรียมการให้พร้อม ครบถ้วน และครอบคลุมข้อมูลที่สำคัญ ก็จะช่วยให้ผู้บริหารหรือ HR วางแผน ตัดสินใจ และดำเนินการทรัพยากรมนุษย์ในองค์กรได้อย่างเป็นระบบ

เพราะอย่างที่รู้กันว่า “คน” หรือทรัพยากรบุคคลเป็นสิ่งที่มีคุณค่าที่จะนำพาองค์กรให้ก้าวหน้า หากขาดการจัดการที่ดีพร้อม ก็อาจส่งผลถึงประสิทธิภาพและศักยภาพขององค์กรนั่นเอง