การเพิ่มผลิตภาพในการทำงานระบบทีม (Team Productivity)

องค์กรจะขับเคลื่อนไปข้างหน้าได้อย่างมีประสิทธิภาพนั้นจำเป็นจะต้องมีผลิตภาพ (Productivity) ที่ดีด้วยเช่นกัน ซึ่งผลิตภาพนี้ไม่ได้หมายความเฉพาะผลิตภัณฑ์หรือธุรกิจขององค์กรเท่านั้น แต่ยังหมายรวมถึงพนักงานในองค์กรที่ควรส่งเสริมให้ทุกคนทำงานได้อย่างมีผลิตภาพเช่นเดียวกัน แล้วผลิตภาพในด้านทรัพยากรบุคคลนั้นควรจะเป็นเช่นไร สำคัญแค่ไหน เรามาลองทำความเข้าใจในเรื่องนี้กัน

กระบวนการจัดกิจกรรมสร้างทีมสัมพันธ์ (Team Building Process) อย่างมีประสิทธิภาพ

ความหมายของผลิตภาพ

ผลิตภาพ (Productivity) หมายถึง การปรับปรุงประสิทธิภาพการผลิตตลอดจนประสิทธิภาพการทำงานเพื่อให้ได้ผลผลิตที่มีคุณภาพในปริมาณที่ต้องการ หรือทำให้ผลผลิตเดิมมีมูลค่าสูงขึ้น ซึ่งผลผลิตนี้อาจไม่ได้หมายถึงผลิตภัณฑ์ที่จับต้องได้เพียงอย่างเดียว แต่ยังหมายถึงผลงานของการทำงานในแต่ละหน่วยงานอีกด้วย

อย่างไรก็ดีการเพิ่มผลผลิตตามแนวคิดวิทยาศาสตร์นั้นอาจมีสูตรคำนวณตายตัวที่หาผลลัพธ์ออกมาได้ แต่สำหรับการเพิ่มผลผลิตหรือการเพิ่มผลิตภาพตามแนวคิดทางเศรษฐศาสตร์และสังคมนั้นอาจเป็นเชิงนามธรรมที่ประยุกต์สู่วิธีปฎิบัติการเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพในการทำงาน โดยความหมายในเชิงนี้อาจหมายถึงการปรับปรุงสิ่งต่างๆ ให้ดีขึ้นอยู่เสมอ โดยมีความเชื่อว่าเราสามารถทำสิ่งต่างๆ ในวันนี้ให้ดีกว่าเมื่อวาน และวันพรุ่งนี้จะต้องดีกว่าวันนี้ ซึ่งนั่นเป็นสำนักในจิตใจ ความสามารถ ตลอดจนพลังในตัวมนุษย์ ที่จะกระทำการใดๆ ให้ดีขึ้น

Team Building สร้างทีมสัมพันธ์ให้องค์กรแข็งแกร่ง

วิธีในการเสริมสร้างทีมให้มีประสิทธิภาพ (Efficiency) และ ผลิตภาพ (Productivity) มากยิ่งขึ้น

การทำงานระบบทีมที่ดีนั้นย่อมต้องมีกลยุทธ์ในการสร้างประสิทธิภาพและผลิตภาพในการทำงานเพื่อให้ผลงานหรือผลผลิตนั้นมีคุณภาพตลอดจนมีมูลค่ามากยิ่งขึ้น ดังนั้นวิธีการเสริมสร้างทีมขององค์กรให้มีประสิทธิภาพจึงเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง ซึ่งวิธีการต่างๆ นั้นมีดังนี้

1.สร้าง “ความเป็นเจ้าของ (Ownership)” องค์กรให้กับสมาชิกในทีมทุกคน

พลังของ “ความเป็นเจ้าของ (Ownership)” นั้นสามารถที่จะเป็นแรงผลักดันชั้นดีให้กับพนักงานทุกคน องค์กรหรือแม้แต่หัวหน้างานควรปลูกฝังแนวความคิดนี้ให้กับพนักงานให้ดีที่สุด เพราะนั่นทำให้การตัดสินใจทุกอย่างของทุกคนสามารถมีส่วนสร้างความสำเร็จให้กับองค์กรได้เช่นกัน และเมื่อองค์กรได้รับความสำเร็จ ธุรกิจดำเนินไปได้ด้วยดี องค์กรก็ควรตอบแทนให้กับพนักงานด้วยดีเช่นกัน ความเป็นเจ้าของนี้นอกจากจะสร้างความภาคภูมิใจให้กับทุกคนแล้ว มันยังช่วยเสริมสร้างความรับผิดชอบในการทำงานได้อย่างยอดเยี่ยมอีกด้วย

2.ทุกคนต้องเห็นเป้าหมายเดียวกัน และเดินไปสู่เป้าหมายในทิศทางเดียวกัน

สิ่งสำคัญอย่างแรกสุดของการทำงานระบบทีมคือการวางเป้าหมายร่วมกัน และเห็นเป้าหมายเดียวกัน เข้าใจเป้าหมายที่ตรงกันทุกคน เมื่อทุกคนมีเป้าหมายจุดเดียวกันแล้วทุกคนก็ต้องมีทิศทางในการบรรลุเป้าหมายไปในทางเดียวกันด้วย เพื่อสร้างพลังในการบรรลุเป้าหมายร่วมกันนั่นเอง และย่อมก่อให้เกิดผลิตภาพสูงสุดในการทำงานด้วย

3.เคลียร์บทบาท (Role) และหน้าที่ (Duty) ของแต่ละคนให้ชัดเจน

องค์กรที่มีประสิทธิภาพนั้นเกิดจากโครงสร้างองค์กรที่ดีด้วย ฉะนั้นควรมีการแบ่งโครงสร้างงานให้ชัดเจน ไม่ทับซ้อนกัน ตลอดจนสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างไม่มีปัญหา องค์กรที่มีการแบ่งระบบงานที่ดีย่อมทำให้โอกาสทำงานได้ประสบความสำเร็จและมีประสิทธิภาพสูง หากองค์กรไม่มีการวางบทบาทหน้าที่ที่ดี หรือทำงานซ้ำซ้อนกัน ก็อาจสร้างปัญหาได้ หรือเกี่ยงงานกันทำ ระบบการทำงานเป็นทีมก็จะย่ำแย่ องค์กรก็จะพังทลายในที่สุด

4.รู้จุดอ่อน (Weakness) และจุดแข็ง (Strength) ของทุกคนในทีมให้ได้

ทุกคนมีจุดอ่อนและจุดแข็งในเรื่องต่างๆ อยู่ในตัวทั้งนั้น สมาชิกทุกคนต้องสามารถวิเคราะห์จุดอ่อนและจุดแข็งของตนเองออกมาได้อย่างถูกต้อง ตลอดจนต้องแชร์ข้อมูลนี้ระหว่างกัน กรณีนี้อาจนำจุดแข็งของแต่ละคนไปใช้ในการทำงานให้เกิดประโยชน์ยิ่งขึ้น และขณะเดียวกันก็ช่วยอุดรอยรั่วของจุดอ่อนแต่ละคนเพื่อให้เกิดการผิดพลาดน้อยที่สุด หรือหาวิธีพัฒนาจุดอ่อนให้เกิดเป็นจุดแข็ง ตลอดจนสร้างกลยุทธต่างๆ บนพื้นฐานจุดอ่อนและจุดแข็งของทีม

5.สร้างระบบการสื่อสาร (Communication) กันที่มีประสิทธิภาพ

การสื่อสาร (Communication) เป็นหนึ่งในกุญแจสำคัญที่จะทำให้การทำงานระบบทีมมีประสิทธิภาพและผลิตภาพได้มากที่สุด ในขณะเดียวกันการสื่อสารที่ล้มเหลวก็ทำให้ทุกอย่างพังทลายได้เช่นกัน ทีมหรือองค์กรที่มีการวางระบบการสื่อสารที่ดีย่อมประสบความสำเร็จได้สูงกว่า การสื่อสารนั้นอาจเริ่มตั้งแต่การวางระบบการสั่งการตลอดจนอำนาจตัดสินใจในการทำงาน, การทำความเข้าใจร่วมกันในความหมายต่างๆ ของการทำงาน ตลอดจนเข้าใจเป้าหมายที่ตรงกัน, ไปจนถึงการสื่อสารระดับบุคคลที่มีผลดีต่อการทำงานระบบทีม เป็นต้น

6.ร่วมกันสร้างสภาพแวดล้อมในการทำงาน (Working Environment) ที่ดี

สภาพแวดล้อมในการทำงานนั้นเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งในการทำงานร่วมกัน และทุกคนในทีมก็มีส่วนช่วยกันได้ สภาพแวดล้อมในการทำงานนี้อาจไม่ได้หมายถึงเฉพาะสถานที่การทำงานที่ดีตลอดจนอุปกรณ์ที่พรั่งพร้อมเท่านั้น แต่ในที่นี้ยังหมายถึงระบบการทำงาน, ความสัมพันธ์กันของพนักงาน, การร่วมมือร่วมแรง, ตลอดจนวัฒนธรรมองค์กร หากสภาพแวดล้อมเอื้อต่อการทำงานก็ย่อมทำให้เกิดประสิทธิภาพในการทำงานได้ดียิ่งขึ้น ในทางตรงกันข้ามหากสภาพแวดล้อมในการทำงานแย่ การทำงานระบบทีมก็อาจจะล่มสลาย พนักงานลาออก หรือพนักงานใหม่ไม่อยากเข้ามาร่วมงานด้วย องค์กรก็พังได้เช่นกัน

7.เคารพระบบความคิดดั้งเดิม และรู้จักคิดนอกกรอบให้เหมาะสม

แนวความคิดแบบดั้งเดิมหรือแบบใหม่นั้นหากเหมาะสมกับองค์กร และทำให้องค์กรเกิดประโยชน์ก็เป็นสิ่งดีทั้งนั้น การทำงานระบบทีมควรยืดหยุ่น หากระบบดั้งเดิมเป็นประโยชน์กว่าก็ควรเคารพและยึดถือปฎิบัติไว้ แต่ก็ต้องรู้จักคิดนอกกรอบ หาวิธีใหม่ๆ ในการแก้ปัญหา และสร้างวิธีใหม่ๆ ที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นในคราวเดียวกันด้วย เพื่อทำให้การทำงานตลอดจนองค์กรเกิดประสิทธิภาพตลอดจนผลิตภาพมากที่สุด

8.หมั่นวัดผล ประเมินผล ตลอดจนแสดงความคิดเห็น และยอมรับคำติชม

หนึ่งในกระบวนการสำคัญที่จะสามารถทำให้เรารู้ผลผลิตภาพของการทำงานได้ก็คือการประเมินผลการทำงานอย่างสม่ำเสมอ พนักงานทุกคนต้องประเมินผลตามความจริง เน้นความถูกต้อง และตรวจเช็คผลทุกครั้ง สิ่งสำคัญอีกอย่างก็คือการเสนอความคิดเห็นระหว่างกัน นำความคิดไปปรับปรุงแก้ไขตลอดจนพัฒนาสิ่งต่างๆ ให้ดีขึ้น รวมถึงต้องยอมรับคำติชมระหว่างกันให้ได้ด้วย เพื่อที่จะเกิดประโยชน์ในการทำงานให้มากที่สุด และองค์กรเองก็ต้องให้ความเท่าเทียมในการรับฟังทุกความคิดเห็นด้วย

PDCA : ความหมาย ประโยชน์ และตัวอย่างใช้ 4 ขั้นตอนเพื่อพัฒนาองค์กรอย่างต่อเนื่อง

ประโยชน์ที่ได้รับจากการเพิ่มผลิตภาพในการทำงาน

แทบไม่น่าเชื่อว่าการเพิ่มผลผลิตหรือผลิตภาพนั้นไม่ได้สร้างผลประโยชน์ให้กับองค์กรเพียงอย่างเดียว แต่มันยังสร้างประโยชน์ให้กับหลายๆ ฝ่ายไปพร้อมกันด้วย ทั้งทางตรงและทางอ้อม สำหรับองค์กรเองการเพิ่มผลิตภาพในการทำงานอาจก่อให้เกิดประโยชน์ดังนี้

ระดับพนักงาน

1. พนักงานได้พัฒนาศักยภาพในการทำงานให้เพิ่มมากขึ้นเรื่อยๆ
2. พนักงานได้รับผลตอบแทนที่ดีขึ้นจากผลประกอบการขององค์กรที่ดีขึ้น
3. พนักงานมีแรงผลักดันตลอดจนแรงจูงใจในการทำงานต่อไป
4. พนักงานมีความซื่อสัตย์และจงรักภักดีต่อองค์กร
5. พนักงานเห็นความสำคัญของการทำงานอย่างมีระบบเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพในการทำงาน

ระดับองค์กร

1. องค์กรมีศัยภาพสูงขึ้นในการประกอบธุรกิจ
2. ผลผลิตขององค์กรมีคุณภาพดีและมีมูลค่าสูงขึ้น
3. องค์กรมีผลประกอบการที่ดี และมีกำไรในการทำธุรกิจ
4. องค์กรไม่หยุดพัฒนา ไม่นิ่งอยู่กับที่
5. องค์กรมีทุนในการพัฒนาธุรกิจตลอดจนอุตสาหกรรมให้ก้าวหน้ายิ่งขึ้น

บทสรุป

ผลิตภาพ (Productivity) ในการทำงานนั้นไม่ได้หมายถึงด้านผลผลิตเพียงอย่างเดียวแต่ต้องประกอบไปด้วยการทำงานของพนักงานทุกคนให้เกิดผลิตภาพสูงสุดอีกด้วย เมื่อระบบการทำงานมีประสิทธิภาพแล้วย่อมส่งผลให้ผลิตผลผลิตตลอดจนทำธุรกิจให้ประสบผลสำเร็จได้ดียิ่งขึ้น ทุกองค์กรจึงควรใส่ใจในผลิตภาพของทรัพยากรบุคคลด้วย เพราะนี่คือฟันเฟืองชิ้นสำคัญที่จะทำให้องค์กรมีศักยภาพและประสบความสำเร็จในที่สุด

อุปสรรคของการทำงานระบบทีมและการบริหารความขัดแย้งที่เกิดขึ้นภายในทีม