ทำไม HR จึงควรรู้เรื่องระบบ Cloud

Kelvin Lam | Alight Solutions Pte.Limited Head of North Asia & Thailand

Please sentence of profile

Alight ผู้ให้บริการด้านHR โซลูชั่น และให้บริการที่ปรึกษาด้านทรัพยากรมนุษย์มายาวนานกว่า 25 ปี

นอกจากนี้แล้วยังเป็นพาร์ทเนอร์กับผู้ให้บริการซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์สนับสนุนด้านการบริหารบุคคลอย่าง WorkDay ที่ให้บริการ Cloud Solutions อีกด้วย

ในครั้งนี้ เราได้ร่วมพูดคุยกับคุณ Kelvin Lam ผู้รับผิดชอบและหัวหน้า Alight ส่วนภูมิภาคเอเชียเหนือและประเทศไทย และผู้มีประสบการณ์ ความรู้และความเชี่ยวชาญในสายงานด้านทรัพยากรบุคคล และ Cloud Solutions มาอย่างยาวนาน

ก่อนอื่น Cloud Solutions คืออะไร เหตุผลที่ทุกองค์กรควรนำเข้ามาปรับใช้คืออะไร และมีเรื่องอะไรบ้างที่ทุกคนกังวลเกี่ยวกับระบบนี้ เรามาหาคำตอบไปพร้อมกันเลยครับ

หวังว่าบทความในครั้งนี้จะเป็นประโยชน์ให้กับผู้ที่อยากนำระบบ Cloud เข้ามาปรับใช้ภายในองค์กรครับ

Contents

ความสามารถของ Cloud “คุณสามารถลดเวลาในการทำงานลงได้ 2-3 ชั่วโมงต่อวัน”

ทำไม Cloud ถึงได้รับความสนใจจากทุกคนเป็นอย่างมากในปัจจุบัน

ปัจจุบันองค์กรส่วนใหญ่เริ่มนำระบบ Cloud เข้ามาปรับใช้แทนระบบเก่า (Legacy) มากขึ้นเรื่อยๆ โดยผมคิดว่ามี 3 เหตุผลหลักๆ ดังนี้

โดยเหตุผลแรกคือ ความก้าวหน้าอย่างรวดเร็วของเทคโนโลยี เมื่อเทียบกับในอดีตที่ผ่านมาครับ ทั้งอินเตอร์เน็ตความเร็วสูง หรือประสิทธิภาพของโทรศัพท์เคลื่อนที่ สมาร์ทโฟน ทั้งหลายที่พัฒนาอย่างก้าวกระโดด

เมื่อเทคโนโลยีรวมไปถึงสาธารณูปโภคต่างๆ มีความก้าวหน้ามากขึ้น ระบบ Cloud เองก็มีการพัฒนาและก้าวหน้าไปพร้อมๆ กันครับ

เหตุผลที่สองคือ ช่วงวัยของคนวัยทำงานครับ คนที่อยู่ในช่วงอายุ 20 ปี พวกเขาจะมีความเคยชิน คุ้นเคยกับเทคโนโลยีมากกว่าคนรุ่นก่อนๆ สามารถพูดได้เลยว่าคนช่วงวัย 20 ปี เนี่ย เป็นกลุ่มคนที่มีความ “เชี่ยวชาญทางด้านดิจิทัล” มากที่สุด

เพราะว่าพวกเขาจะอยู่กับเทคโนโลยีมาตั้งแต่เกิด โตมาพร้อมกับสมาร์ทโฟน และพวกแอพพลิเคชั่น สามารถใช้เทคโนโลยีเหล่านั้นได้อย่างชำนาญ และอยู่ในยุคที่สามารถเข้าถึงข้อมูลผ่านอินเตอร์เน็ตได้ตลอดเวลา

เมื่อพวกเขาเริ่มเข้ามาทำงานในองค์กรมากขึ้น องค์กรต่างๆ ก็จำเป็นต้องมีการปรับเปลี่ยนระบบการทำงานเพื่อรองรับพวกเขาครับ

และเหตุผลที่สามคือ ความยืดหยุ่นของบริการ Cloud ครับ

มันเกิดจากเมื่อสิบปีที่แล้วธุรกิจ E-commerce ธุรกิจจองโรงแรมหรือการท่องเที่ยว ไรด์แชร์ริ่ง (Ride-sharing) หรือธุรกิจต่างๆ ที่เป็น (Existing Business) เริ่มมีการทำธุรกรรมผ่านทางระบบอินเตอร์เน็ตมากขึ้น และบริการ Cloud ก็เริ่มมีส่วนเข้ามาปฏิรูปเปลี่ยนแปลงโครงสร้างอุตสาหกรรมทางธุรกิจมากขึ้น

ซึ่งมันทำให้คิดได้ว่า การปฏิรูปเปลี่ยนแปลงโครงสร้างอุตสาหกรรมทางธุรกิจนี้อาจเกิดจากความยืดหยุ่นของบริการ Cloud ครับ

นอกจากนั้น บริการ Cloud ยังให้ความยืดหยุ่นและความเร็วในการทำธุรกิจ ทำให้องค์กรมีความสามารถในการแข่งขันเพิ่มมากขึ้น

ด้วยเหตุผลทั้งหมดนี้ ทำให้บริการ Cloud ได้รับความสนใจจากทุกคนมากขึ้นเรื่อยๆ ในปัจจุบัน เพราะในการนำ Cloud เข้าไปปรับใช้กับองค์กรไม่จำเป็นต้องใช้ความรู้เฉพาะด้านมากนัก สามารถนำเข้าไปปรับใช้ได้อย่างง่ายดาย นี่ก็เป็นอีกข้อดีของบริการ Cloud ครับ

บริการ Cloud ที่นำเข้ามาปรับใช้กับงาน HR ปัจจุบันเป็นอย่างไร

ปัจจุบัน บริการ Cloud ที่นำมาปรับใช้กับงานของ HR มีจำนวนเพิ่มมากขึ้น ทั้งโปรแกรมบริหารงานบุคคล และบริการอื่นๆ อีกมากมาย ซึ่งหลายๆ องค์กรก็นำบริการ Cloud เหล่านี้เข้าไปปรับใช้กับการทำงาน แต่ปัญหาคือ พวกเขานำเข้าไปใช้หลายๆ บริการพร้อมกัน

ซึ่งการใช้ Cloud หลายๆ ตัว ในเวลาเดียวกันนั้นนอกจากจะไม่ได้ข้อมูลที่มีประสิทธิภาพแล้ว ยังเป็นการเพิ่มงานให้กับฝ่ายบุคคล เสียเวลาเพิ่มมากขึ้นอีกด้วย

ยกตัวอย่าง ถ้าในองค์กรใช้บริการ Payroll พร้อมกับบริการ Time Attendance และบริการอื่นๆ อีกในเวลาเดียวกัน ฝ่ายบุคคลจำเป็นที่จะต้องลงข้อมูลของพนักงานถึงสามครั้งหรือตามจำนวนบริการ Cloud ที่นำเข้ามาปรับใช้

แต่ถ้าเราสามารถจัดการข้อมูลต่างๆ ของพนักงานได้ภายในระบบเดียว ก็สามารถลดเวลาและขั้นตอนที่ต้องใช้ในการลงข้อมูลไปได้อย่างมากครับ

และเวลาที่เหลือจากตรงนั้นก็สามารถนำมาทำงานอื่นๆ ได้อีกมากมาย เช่น นำไปวางแผนพัฒนาทักษะให้กับพนักงาน วางแผนเพิ่ม (Engagement) หรือวางแผนปรับปรุงพัฒนาวัฒนธรรมองค์กร เป็นต้นครับ

ความปลอดภัย เรื่องที่หลายๆ องค์กรมีความกังวลเมื่อจะนำ Cloud เข้ามาปรับใช้

ผมพูดถึงประโยชน์ของบริการ Cloud ไปแล้ว อย่างไรก็ตามเชื่อว่าหลายๆ คน ก็ยังคงมีความกังวล ในการนำ Cloud ไปใช้อยู่ ซึ่งจากที่ผมได้ฟังมาจากลูกค้าของเรา ส่วนใหญ่พวกเขามีความกังวลเกี่ยวกับความปลอดภัยครับ โดยเฉพาะเมื่อต้องเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลลงบนระบบ Cloud พวกเขามีความกังวลในเรื่องนี้เป็นพิเศษเลยครับ

พวกเขาจะรู้สึกสบายใจมากกว่าหากข้อมูลของพนักงานและตัวระบบอยู่ภายในบริษัท ซึ่งเหตุผลที่ทำให้พวกเขารู้สึกมีความกังวลเกี่ยวกับเรื่องความปลอดภัยเป็นอย่างมากน่าจะเป็นเพราะหลายๆ ข่าวที่ออกมาครับ เช่นล่าสุดก็ข่าวการรั่วไหลของข้อมูลของบริษัทใหญ่แห่งหนึ่ง ทุกคนเลยเกิดความกังวลขึ้น

และเมื่อกล่าวถึงระบบ Cloud ที่เราให้บริการอยู่นั้น ได้รับความร่วมมือจาก Conerstone และ Workday ซึ่งเป็นพาร์ทเนอร์ของเรา และเป็นบริษัทที่ได้รับการสนับสนุนจากทั่วโลก

เพราะฉะนั้นลูกค้าของเราจึงมั่นใจได้ว่า การให้บริการของเรามีความปลอดภัยอย่างมากแน่นอน เราไม่เพียงรักษามาตรฐานของเราไว้ แแต่เราจะให้บริการที่เหนือความคาดหมายแก่ลูกค้าครับ

ยกตัวอย่างเช่น ก่อนเริ่มบังใช้ GDPR (General Data Protection Regulation) หรือระเบียบการคุ้มครองข้อมูลทั่วไปใน (EU) พาร์ทเนอร์ของพวกเราได้ออกนโยบายเกี่ยวกับข้อมูลความเป็นส่วนตัว และได้กำหนดนโยบายเกี่ยวกับการจัดการข้อมูลที่ถูกต้องตามเกณฑ์มาตรฐาน เป็นผลให้การจัดการข้อมูลในยุโรปกลายเป็นประเด็นสนใจขึ้นมา พาร์ทเนอร์ของพวกเราก็มีความชัดเจนในเรื่องนี้ และระมัดระวังในเรื่องการคุ้มครองข้อมูลอย่างถึงที่สุด

นอกจากนี้ ระบบ Cloud ยังสามารถบอกได้อีกด้วยว่ามีใครแอบลักลอบเข้ามาในระบบหรือไม่ และยังสามารถติดตามแกะรอยคนๆ นั้นได้ หากมีการเคลื่อนไหวที่มีพิรุธ หรือน่าสงสัยก็สามารถสืบหาที่มาและระบุสาเหตุได้ทันทีครับ

ในทางกลับกันการใช้เซิร์ฟเวอร์ข้อมูลแบบดั้งเดิมต่อไปนั้น จะยังมีความปลอดภัยอยู่หรือไม่ ก็คงเป็นคำถามที่ชวนให้คิดกันล่ะครับ

เพิ่มประสิทธิภาพการจัดการให้ดียิ่งขึ้นด้วยการรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูล

ข้อมูลมีความสำคัญต่องานของ HR

ในการทำธุรกิจนั้นเราต้องเสียเวลาและค่าใช้จ่ายไปกับการจัดการข้อมูลของพนักงานเป็นเรื่องปกติ และหากข้อมูลนั้นเป็นข้อมูลที่มีความจำเป็นอย่างมากก็ต้องมีการจัดการที่เหมาะสม และในการค้นหาข้อมูลนั้นๆ จะต้องใช้เวลานานพอสมควร

ระบบ Cloud สามารถบริหารข้อมูลทุกอย่างของพนักงานได้ภายในระบบเดียว เราสามารถดึงข้อมูลที่เราต้องการใช้ออกมาได้ทันที ทำให้การจัดการมีประสิทธิภาพมากขึ้น

นอกจากนั้นแล้วในระบบ Cloud ยังมีฟังก์ชั่นที่ช่วยวิเคราะห์ที่ดีเลิศ ซึ่งสามารถ out put ข้อมูลผลการปฏิบัติงานของพนักงานได้อย่างง่ายดาย และในการจัดเก็บข้อมูลจำนวนมาก จำเป็นต้องมีการปฏิบัติตามสามขั้นตอน ดังนี้

โดยขั้นตอนแรกคือ การเตรียมระบบ Cloud ที่พร้อมกับการเก็บรวบรวมข้อมูลของพนักงานทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็น ผลการปฏิบัติงาน เงินเดือน หรือ Attendance ฯลฯ

ขั้นตอนที่สองคือ เก็บข้อมูลทุกอย่างของพนักงานไว้ในระบบเดียวกัน

แทนที่จะจัดการข้อมูลมากมายนั้นด้วยหลายๆ ระบบ ควรจัดเก็บข้อมูลต่างๆ ไว้ในที่เดียว จะทำให้ง่ายต่อการนำข้อมูลนั้นมาวิเคราะห์ เพิ่มประสิทธิภาพและความน่าเชื่อถือให้กับรายงานที่ได้

และขั้นตอนที่สามคือ การสำรวจและวิเคราะห์ผลจากรายงานที่ได้ เพื่อนำผลนั้นมาวางแผนกลยุทธ์ไปปรับใช้กับการทำงานต่อไป

การทำรายงานออกมาแต่ไม่มีการนำไปวิเคราะห์เพื่อหากลยุทธ์ต่างๆ สามารถพูดได้ว่าเป็นการใช้รายงานที่ได้มาอย่างไม่เต็มประสิทธิภาพ เพราะเหมือนแค่ทำรายงานออกมาเพื่อเช็คว่าในแต่ละแผนกมีพนักงานอยู่เท่าไหร่แค่นั้นเอง

การนำรายงานที่ได้มาวิเคราะห์เพื่อหากลยุทธ์นั้นจะทำให้สามารถคาดการณ์ได้ว่า องค์กรควรดำเนินการต่อไปอย่างไร เป้าหมายจะมีความชัดเจนมากขึ้น

นอกจากนี้ยังสามารถหาแนวทาง จัดการกับพนักงานแต่ละคนๆ ได้ หาแนวทางแก้ไขที่เหมาะสมกับพนักงานแต่ละคน ยกตัวอย่างเช่น อยากเอา Feedback ของพนักงาน A มาช่วยอ้างอิงในการจัดการ หรือ อยากเพิ่มยอดขายของพนักงาน B เป็นต้น

และในอนาคตอาจมีการปรับปรุงคุณภาพการจัดการและการทำงาน โดยใช้มาตรการ หรือนโยบายที่มุ่งเน้นไปที่ตัวบุคคลมากกว่าในอดีต ซึ่งจะนำไปสู่การเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรให้ดีขึ้น

Cloud ทำให้ความคิดเกี่ยวกับ “ความรวดเร็ว” และ “เวลา” เปลี่ยนไป

“ความรวดเร็ว” เป็นปัจจัยสำคัญในการพัฒนาความสามารถเพื่อแข่งขันในตลาด

วงการธุรกิจที่มีการเปลี่ยนแปลงน้อย พวกเขาอาจยังคงใช้ Legacy System อยู่ โดยธุรกิจแบบนี้ ส่วนใหญ่จะให้พนักงานนั่งทำงานในออฟฟิศ มีความยืดหยุ่นเรื่องเวลาน้อย

ถ้าให้พูดกันตามความจริงแล้ว ต่อจากนี้ไป วงการธุรกิจที่ใช้ระบบแบบเก่าจะมีจำนวนน้อยลงและหากธุรกิจหรือองค์กรไหนไม่ได้นำ ระบบ Cloud เข้ามาปรับใช้ อาจเกิดข้อเสียมากกว่าข้อดีครับ

หนึ่งในข้อเสียที่เราสามารถเห็นได้ชัดเจนเลยก็คือ ความสามารถในการแข่งขันกับตลาดจะลดลง พูดง่ายๆก็คือ ความเร็วในการทำธุรกิจของเราจะลดลงนั้นเองครับ

ในยุคที่มีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วเหมือนในปัจจุบันนี้ หากพนักงานไม่สามารถใช้ระบบต่างๆ ของ HR ในการทำงานร่วมกับอุปกรณ์ต่างๆ เช่นสมาร์ทโฟนได้นั้น จะทำให้องค์กรมีการตัดสินใจในงานช้าลง รวมไปถึงเสียโอกาสต่างๆ ทางธุรกิจไปด้วย

ผมยกตัวอย่างเช่น สมมติว่ามีเหตุการณ์เร่งด่วนเกิดขึ้น แล้วเมเนเจอร์ไม่อยู่เพราะออกไปข้างนอกเพื่อคุยกับลูกค้า ทีนี้หากต้องมีการแลกเปลี่ยนข้อมูลหรือต้องตัดสินใจอะไรสักอย่าง ซึ่งหากไม่แบ่งปันข้อมูลสำคัญในตอนนี้ จะส่งผลให้การตัดสินใจในเรื่องสำคัญนั้นเกิดการล่าช้าออกไป

ซึ่งในปัจจุบันนี้ความรวดเร็วในการตัดสินใจมีความสำคัญอย่างมากต่อการทำธุรกิจ และยังเป็นปัจจัยที่สำคัญเพื่อการแข่งขันในตลาดอีกด้วย

เวลาที่ใช้ในการทำงานของ HR เปลี่ยนแปลงไป

พวกเราให้บริการที่ปรึกษาด้านทรัพยากรมนุษย์ เลยมีโอกาสติดต่อกับคนที่ทำงานในฝ่ายบุคคลบ่อยๆ ครับ ในอดีตเคยมีโอกาสได้สอบถามผู้ที่ทำงานอยู่ในฝ่ายบุคคลประมาณสองร้อยท่าน โดยถามไปว่า “ในการทำงาน ใช้เวลาไปกับงานใดมากที่สุด” ซึ่งผลที่ได้ ทำให้เราเห็นความแตกต่างของ วิธีการใช้เวลาในการทำงานของ HR ใน Leading company กับธุรกิจอื่นๆ ครับ

โดยฝ่ายบุคคลขององค์กรส่วนใหญ่ ตอบว่า มักใช้เวลาไปกับการสัมภาษณ์ไม่ก็ทำเอกสารที่จำเป็นขึ้นมา หรือพูดคุยกับพนักงานที่มีผลการปฏิบัติงานที่ไม่ค่อยดี เป็นต้น และสัดส่วนเวลาในหนึ่งวันพวกเขาใช้เวลา 30~50% ไปกับงานด้านเอกสารหรือการพูดคุยสัมภาษณ์ บางท่านใช้เวลามากถึง 70% ของเวลาทั้งหมดครับ

อีกด้านหนึ่งองค์กรที่ถูกเรียกว่า Leading company นั้นพวกเขาจะใช้เวลาไปกับงานด้านเอกสาร หรืองานพวกข้อมูลเพียงแค่ 10~20% ของเวลาทำงานในหนึ่งวันเท่านั้น

โดย Leading company นั้นจะใช้เวลาที่เหลือจากงานด้านเอกสาร ทำงานดังต่อไปนี้

  • การฝึกอบรมผู้นำ
  • การเพิ่ม (Engagement) ให้กับพนักงาน
  • เพิ่มทักษะ ความรู้ และสกิลที่จำเป็นสำหรับองค์กรเพื่อการทำงานในอนาคต
  • ผลกระทบของการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลต่อการทำงานของฝ่ายบุคคล ฯลฯ

พร้อมทั้งนำเรื่องเหล่านี้ไปเสนอ และอภิปรายร่วมกับผู้บริหาร

ถ้าคุณใช้เวลาไปกับการเขียนรายงานมากเกินไป คุณจะไม่มีเวลาหรือโอกาสที่จะพูดคุยอภิปรายเกี่ยวกับเรื่องอื่นๆ ที่สำคัญต่อองค์กร ดีงเช่นตัวอย่างที่เรายกขึ้นมา

ผมคิดว่านี่คือข้อแตกต่างที่สำคัญที่สุดระหว่าง Leading company และองค์กรอื่นๆ ครับ

ต่อจากนี้ไป การคิดเชิงกลยุทธ์ของฝ่ายบุคคลคงจะมีความสำคัญมากขึ้น แต่ต้องยอมรับว่าตอนนี้พวกเขายังต้องโฟกัสกับงานด้านเอกสารมากกว่า

อย่างเช่น บทบาทหน้าที่ของ CFO (Chief Financial Officer) ที่มีหน้าที่ในการดูแล รับผิดชอบ หากลยุทธ์เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานขององค์กร ตัดสินใจในเรื่องสำคัญต่างๆ เป็นต้น ผมว่าฝ่ายบุคคลเองก็ควรที่จะมีหน้าที่ที่ใกล้เคียงกันครับ เพราะงานของฝ่ายบุคคลเป็นงานที่ต้องพูดคุยกับพนักงานอยู่เป็นประจำ

ผมคิดว่าฝ่ายบุคคลควรทำหน้าที่ในการคิดหากลยุทธ์ให้กับองค์กรมากขึ้น เพื่อคอยช่วยพัฒนาและขับเคลื่อนบุคลากรและองค์กรให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

แก้ปัญหาด้วย “ประสบการณ์ที่มีมาอย่างยาวนานในวงการ HR” พร้อมกับ “ความสามารถระดับสูงของ Cloud”

จนถึงปัจจุบัน เราได้ให้บริการต่างๆ เพื่อช่วยแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นกับลูกค้ามามากมาย ซึ่งลูกค้าหลายๆท่านเองเขาก็มีปัญหาที่ยากจะแก้ไข ซึ่งเป็นความท้าทายอย่างมากสำหรับเรา

อย่างเคสที่เราเคยเจอคือ องค์กรหนึ่ง เขามาหาเราทั้งๆ ที่ไม่มีเป้าหมายที่แน่นอน เขาไม่แน่ใจว่าพวกเขาต้องการจะทำอะไรครับ

สิ่งที่เป็นจุดแข็งที่สุดสำหรับเรา ผมคิดว่าคือ ประสบการณ์ที่มากกว่า 25 ปีในการให้คำปรึกษาเกี่ยวกับการบริหารทุนมนุษย์ (HCM หรือ Human Capital Management)ครับ พวกเราไม่ได้ให้บริการแก้ปัญหาต่างๆ กับองค์กรด้วยเทคโนโลยี โซลูชั่นเท่านั้น แต่ยังคอยช่วยเหลือผู้ที่ทำงานอยู่ในฝ่ายบุคคล คอยเป็นผู้ให้คำปรึกษาแก่พวกเขาด้วยครับ

เราใช้เวลาในการคิดว่า สิ่งที่เราควรทำให้บรรลุผลสำเร็จนั้นคืออะไร ลำดับความสำคัญ เวลา นอกจากนั้นเราก็ยังคิดถึงสิ่งที่ Alight สามารถจะทำได้ มีการคิดหาแนวทางการดำเนินการอยู่เสมอครับ

ต่อจากนี้ไป เราเชื่อว่า “คน” ที่ทำงานในองค์กรจะเป็น ศูนย์กลางที่สำคัญและมีอิทธิพลต่อองค์กรมากยิ่งขึ้น เหมือนที่ได้กล่าวไปสักครู่ว่า เราจะใช้ประสบการณ์ในด้านการให้คำปรึกษาเกี่ยวกับการบริหารทุนมนุษย์ และความเชี่ยวชาญในเรื่องเทคโนโลยี โซลูชั่นที่มีมาอย่างยาวนาน ช่วยแก้ไขปัญหาที่ลูกค้าเรากำลังเผชิญ และช่วยให้องค์กรและธุรกิจของไทยสามารถขับเคลื่อนไปได้ สามารถแข่งขันในตลาดได้อย่างยั่งยืน