ในยุคที่ข้อมูล (Data) กลายเป็นหัวใจสำคัญของทุกการตัดสินใจทางธุรกิจ เวลาทำงานเราไม่สามารถพึ่งพาเพียงสัญชาตญาณหรือประสบการณ์ส่วนตัวได้อีกต่อไป แต่การตัดสินใจผ่านข้อมูลที่มี จะนำพาองค์กรไปสู่เป้าหมายได้เร็วขึ้น
สำหรับ HR เองก็ต้องพึ่งข้อมูลเช่นกัน และนั่นทำให้ HR Analytics เข้ามามีบทบาทสำคัญในการช่วยให้องค์กรเข้าใจพนักงานได้ลึกซึ้งขึ้น ดังนั้น HREX จึงจัด HREX Webinar ครั้งใหม่ในหัวข้อ HR Analytics : เปลี่ยนข้อมูลเป็นกลยุทธ์ขับเคลื่อนองค์กร โดยได้รับเกียรติจากผู้เชี่ยวชาญ 2 ท่านจาก บริษัท myHR บริษัท HR Solution ชั้นแนวหน้าของประเทศไทยนั่นคือ
- คุณวราวุธ เลิศสิรินันท์ (CEO)
- คุณสุวรรณา เกิดอยู่ (COO)
ทั้งคู่มาให้ความรู้เกี่ยวกับการใช้ HR Analytics อย่างมีประสิทธิภาพ พร้อมวิธีนำข้อมูลมาใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุดในองค์กร ถ้าใครพลาด Webinar ครั้งนี้ไป HREX สรุปเนื้อหาสาระที่ HR ควรรู้มาให้อ่านกันแล้วดังต่อไปนี้
Contents
HR Analytics คืออะไร ? ทำไม HR ต้องให้ความสำคัญ
คุณวราวุธ อธิบายว่า ในยุคที่ข้อมูล กลายเป็นปัจจัยสำคัญในการขับเคลื่อนธุรกิจ HR Analytics คือเครื่องมือที่ช่วยให้การบริหารทรัพยากรบุคคลมีประสิทธิภาพมากขึ้น
HR Analytics คือการนำข้อมูลมาสร้างเป็น Dashboard หรือภาพเชิงวิเคราะห์ที่ช่วยให้ HR มองเห็นข้อมูลได้ชัดเจนขึ้นแบบหลายมิติ แทนที่จะเป็นแค่ข้อมูลดิบ หรือตัวเลขบนกระดาษ เพราะการมองเห็นภาพ เป็นชาร์ต เป็นกราฟจะช่วยให้ HR คาดการณ์แนวโน้มต่าง ๆ ได้ง่ายขึ้น เช่น การวางแผนกำลังคน รู้ว่าพนักงานคนไหนใกล้เกษียณ และต้องเตรียมคนมาทดแทนอย่างไร รวมถึงการกระจายงบประมาณด้านการฝึกอบรมให้เหมาะสมกับความต้องการของแต่ละแผนก เป็นต้น
นอกจากนี้ HR Analytics ยังช่วยให้ HR สามารถวิเคราะห์ข้อมูลด้านค่าตอบแทนและสวัสดิการได้อย่างแม่นยำ โดยยกตัวอย่างว่า หากต้องการปรับเงินเดือนขึ้น HR ควรรู้ว่าควรปรับให้ใคร เท่าไหร่ ต้องเตรียมงบประมาณเพิ่มเติมแค่ไหน งบประมาณที่เพิ่มขึ้นมาส่งผลกระทบอะไรหรือไม่ อีกทั้งยังสามารถใช้ข้อมูลเพื่อตัดสินใจว่าควรเพิ่ม ลด หรือปรับเปลี่ยนสวัสดิการให้เหมาะสมกับพนักงานแต่ละกลุ่ม ซึ่งช่วยให้การบริหารทรัพยากรบุคคลเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
6 แนวทางพัฒนาทักษะ เรียนรู้วิธีนำ HR Analytics มาใช้ยกระดับองค์กร
ด้านคุณสุวรรณา เสริมว่า HR Analytics จะให้ผลลัพธ์ที่แม่นยำก็ต่อเมื่อองค์กรมีการจัดเก็บข้อมูลอย่างเป็นระบบ และใช้ข้อมูลเหล่านั้นให้เกิดประโยชน์ เธอแนะนำว่า HR ควรพัฒนาทักษะด้าน HR Analytics ด้วย 6 แนวทาง ได้แก่
- สร้างความเข้าใจเรื่อง Data – ศึกษาคอนเซ็ปต์พื้นฐาน ฝึกอ่านและวิเคราะห์ข้อมูล
- ฝึกใช้งานเครื่องมือเบื้องต้น – ไม่ต้องเริ่มท่ายาก แต่สามารถเริ่มจากการใช้งาน Microsoft Excel ได้ แล้วถ้าเชี่ยวชาญแล้ว ค่อยขยับไปใช้ซอฟต์แวร์ที่ซับซ้อนขึ้น
- ใช้ข้อมูลเป็นตัวช่วยตัดสินใจ – เลิกพึ่งพาแค่ประสบการณ์ส่วนตัว แล้วตัดสินใจ
- หมั่นเรียนรู้เพิ่มเติม – HR สามารถหาคอร์สเรียนเกี่ยวกับ HR Analytic เพิ่มเติมได้ โดยปัจจุบันมีหลักสูตรออนไลน์และเวิร์กช็อปมากมายที่ช่วยพัฒนาทักษะนี้
- สร้างวัฒนธรรม Data-Driven – ทำให้ทุกคนคุ้นชินกับ Data ที่มี กระตุ้นให้ทุกฝ่ายใช้ข้อมูลในการทำงานร่วมกันอย่างเกิดประโยชน์
- ใช้ผู้เชี่ยวชาญช่วยวิเคราะห์ – บางครั้งการวิเคราะห์ข้อมูลเองอาจยาก และหากองค์กรยังไม่มีแนวทางที่ชัดเจน อาจเริ่มจากการปรึกษาผู้เชี่ยวชาญให้ช่วยแนะแนววิธีวิเคราะห์ได้
คุณสุวรรณาย้ำว่า HR Analytics ไม่ใช่เรื่องไกลตัว แต่เป็นแนวทางที่ช่วยให้ HR สามารถบริหารคนได้อย่างมีประสิทธิภาพ ลดความผิดพลาด และวางกลยุทธ์เพื่อพัฒนาองค์กรให้เติบโตอย่างยั่งยืน ถ้าองค์กรของคุณยังไม่ได้เริ่มใช้ HR Analytics นี่คือเวลาที่ต้องเริ่มต้นแล้ว
ความเสี่ยงที่องค์กรอาจต้องเผชิญ หากมองข้าม HR Analytics
ในยุคที่ข้อมูลเป็นตัวขับเคลื่อนธุรกิจ องค์กรที่ยังไม่ได้ใช้ HR Analytics กำลังเผชิญกับความเสี่ยงโดยไม่รู้ตัว โดยปัญหาอาจเกิดขึ้นจากหลายองค์กรจะมีข้อมูลอยู่ในมือ แต่ไม่เคยเอามาใช้จริง บางแห่งขาดเครื่องมือที่เหมาะสม บางแห่งขาดแนวทางในการวิเคราะห์ ทำให้พลาดโอกาสในการใช้ข้อมูลเพื่อปรับปรุงการบริหารทรัพยากรบุคคล อาจนำไปสู่ข้อผิดพลาดและการเดินไปในทิศทางที่ไม่ถูกต้อง
คุณวราวุธ ยกตัวอย่างว่า หนึ่งในปัญหาสำคัญที่เกิดขึ้นจากการไม่ใช้ข้อมูลคือ องค์กรจะเจอต้นทุนแฝงที่มองไม่เห็น หลายองค์กรใช้เงินจำนวนมากไปกับการจ่าย OT โดยไม่รู้ว่าหากนำข้อมูลมาวิเคราะห์ อาจพบว่าการจ้างพนักงานเพิ่มจะช่วยลดค่าใช้จ่ายได้ในระยะยาว หรือการปรับเปลี่ยนวิถีการทำงานจะเกิด Productivity สูงกว่า
นอกจากนี้ การบริหารจัดการเวลาทำงานที่ไม่มีประสิทธิภาพยังอาจนำไปสู่ปัญหาทางกฎหมาย หากพนักงานทำงานเกินเวลาที่กฎหมายกำหนด ซึ่งอาจทำให้องค์กรต้องเผชิญกับค่าปรับและผลกระทบด้านแรงงานสัมพันธ์
อีกความเสี่ยงที่มองข้ามไม่ได้คือ การตัดสินใจที่ไม่มีข้อมูลรองรับ ซึ่งเป็นสิ่งที่ 2 วิทยากรย้ำบ่อยมาก องค์กรที่ไม่ได้ใช้ HR Analytics อาจกำหนดนโยบายโดยไม่มีหลักฐานเชิงตัวเลข เช่น คิดว่าฐานเงินเดือนเหมาะสมแล้ว แต่จริง ๆ แข่งขันกันในอุตสาหกรรมเดียวกันไม่ได้
หรือการออกแบบสวัสดิการที่ไม่ได้ตอบโจทย์พนักงานจริง ๆ เพราะพนักงานไม่เคยใช้สวัสดิการที่มีเลย สิ่งเหล่านี้อาจทำให้พนักงานไม่มีความสุข ส่งผลต่ออัตราการลาออกที่สูงขึ้น และนำเข้าสู่ปัญหาเดิมนั่นคือ องค์กรต้องเพิ่มค่าใช้จ่ายในการสรรหาและฝึกอบรมพนักงานใหม่
คุณสุวรรณา ยืนยันว่าการลงทุนใน HR Analytics คือการลงทุนที่คุ้มค่า ข้อมูลที่ถูกต้องจะช่วยให้ HR สามารถดูแลพนักงานได้ดีขึ้น ลดอคติในการตัดสินใจ และสร้างมาตรฐานที่ชัดเจนให้กับองค์กร ทำให้ธุรกิจเดินหน้าไปอย่างมั่นคงและมีประสิทธิภาพ
HR Analytics ไม่ใช่เรื่องไกลตัว: ใช้ Excel ให้เกิดประโยชน์สูงสุด
แม้ว่าหลายองค์กรจะตระหนักถึงความสำคัญของ HR Analytics แต่การเข้าถึงซอฟต์แวร์วิเคราะห์ข้อมูลขั้นสูงอาจไม่ใช่เรื่องง่ายเสมอไป เนื่องจากซอฟต์แวร์เหล่านี้มักมีราคาสูงและต้องการการฝึกอบรมในการใช้งาน ทำให้หลายองค์กร โดยเฉพาะธุรกิจขนาดกลางและขนาดเล็ก (SMEs) เลือกใช้ Microsoft Excel เป็นเครื่องมือหลักในการจัดการและวิเคราะห์ข้อมูล HR เนื่องจากเป็นซอฟต์แวร์ที่คุ้นเคย ใช้งานง่าย และมีความปลอดภัย
คุณวราวุธ ย้ำว่า HR ไม่จำเป็นต้องลงทุนกับซอฟต์แวร์แพง ๆ ก็ได้หากสามารถใช้ Excel ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
อย่างไรก็ตาม การนำข้อมูลดิบมาใช้ใน Excel อาจเป็นเรื่องยุ่งยากและใช้เวลานานหากไม่มีการจัดระเบียบที่ดี ด้วยเหตุนี้ myHR จึงได้พัฒนา Dashboard และ Template ที่ช่วยให้ HR สามารถจัดเรียงและวิเคราะห์ข้อมูลจาก Excel ได้ง่ายขึ้น โดยไม่ต้องเสียเวลาทำเอง เทมเพลตเหล่านี้ช่วยให้ข้อมูลถูกนำเสนอในรูปแบบที่เข้าใจง่าย ช่วยให้ HR สามารถวิเคราะห์แนวโน้มต่าง ๆ ได้เร็วขึ้น และนำไปใช้ในการตัดสินใจได้อย่างมีประสิทธิภาพ
คุณวราวุธ ยังกล่าวอีกว่า Excel มีศักยภาพมากกว่าที่หลายคนคิด และอ่านค่าง่าย การใช้สีและการสร้างกราฟิกที่ช่วยให้เห็นภาพรวมของข้อมูลได้ง่ายขึ้น รวมถึงการตั้งค่าฟิลเตอร์เพื่อเลือกดูเฉพาะข้อมูลที่ต้องการ วิธีเหล่านี้ช่วยให้ HR สามารถประเมินสถานการณ์ต่าง ๆ ได้ดีขึ้น และตัดสินใจบนพื้นฐานของข้อมูลที่แม่นยำ
สุดท้าย หากองค์กรต้องการใช้ HR Analytics ให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น แต่ยังไม่เชี่ยวชาญด้าน Excel ทาง myHR ก็มีทีมงานที่สามารถช่วยให้คำแนะนำและตั้งค่าระบบให้เหมาะสมกับความต้องการของแต่ละองค์กรได้
อย่างไรก็ตาม การใช้ข้อมูลให้เกิดประโยชน์สูงสุดไม่ใช่แค่เรื่องของเครื่องมือ แต่เป็นเรื่องของแนวคิด หาก HR สามารถปรับตัวให้คุ้นเคยกับการใช้ Data และวิเคราะห์ข้อมูลอย่างเป็นระบบ ก็จะสามารถใช้ Excel หรือเครื่องมืออื่น ๆ ได้อย่างเต็มประสิทธิภาพและช่วยยกระดับองค์กรได้ในที่สุด
เทรนด์อนาคต: AI กับอนาคตของ HR Analytics
AI กำลังเข้ามามีบทบาทสำคัญในการเปลี่ยนแปลงแนวทางการบริหารทรัพยากรบุคคล โดยเฉพาะด้าน HR Analytics คุณวราวุธ เชื่อว่า AI จะช่วยให้ HR วิเคราะห์ข้อมูลได้แม่นยำและมีประสิทธิภาพมากขึ้น ทำนายแนวโน้มการลาออกของพนักงาน การแนะนำกลยุทธ์ในการบริหารคนแบบอัตโนมัติ หรือช่วยเชื่อมโยงข้อมูลจากหลายระบบเพื่อให้ HR มองเห็นภาพรวมขององค์กรได้อย่างชัดเจน
ปัจจุบัน myHR เองก็กำลังพัฒนาเทคโนโลยีที่สามารถผสานกับ AI เช่น ChatGPT และ Open Source AI อย่าง Deepseek เพื่อช่วยให้ HR สามารถใช้ AI วิเคราะห์ข้อมูลได้แม่นยำขึ้น แต่ตอนนี้ยังต้องควบคุมต้นทุนให้เหมาะสมสำหรับองค์กรทุกขนาด เพราะเขาเชื่อว่าเทคโนโลยีที่ดีต้องไม่ใช่แค่ล้ำสมัย แต่ต้องเข้าถึงได้ง่าย และคุ้มค่ากับการลงทุน ซึ่งอีกไม่นาน AI ที่ myHR กำลังมุ่งพัฒนา AI จะเป็นโซลูชันที่สามารถนำมาใช้ในองค์กรได้จริง
คุณสุวรรณา เห็นด้วยว่า AI กำลังเป็นหัวใจสำคัญของอนาคต HR และองค์กรต่าง ๆ ควรเริ่มให้ความสำคัญกับ AI ตั้งแต่วันนี้ เธอชี้ให้เห็นว่าองค์กรที่สามารถผนวก AI เข้ากับ HR Analytics ได้ จะสามารถทำงานได้รวดเร็วขึ้น ลดภาระงานที่ต้องทำซ้ำ ๆ เช่น การคัดกรองเรซูเม่ การวิเคราะห์แนวโน้มพนักงาน หรือแม้แต่การออกแบบเส้นทางอาชีพให้พนักงานได้อย่างแม่นยำ
องค์กรที่เริ่มปรับตัวและใช้ AI อย่างเหมาะสม จะมีความได้เปรียบในการบริหารจัดการทรัพยากรบุคคล และสามารถสร้างกลยุทธ์ที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลได้อย่างแท้จริง
อ่าน Data อย่างไรให้เข้าใจ? พื้นฐานสำคัญของ HR Analytics
การมีข้อมูลอยู่ในมือเป็นเพียงจุดเริ่มต้น แต่สิ่งที่สำคัญกว่านั้นคือการ อ่านและวิเคราะห์ข้อมูล อย่างถูกต้อง คุณสุวรรณา อธิบายว่า ก่อนที่ HR จะเริ่มต้นใช้ข้อมูลในการตัดสินใจ ต้องกำหนดให้ชัดเจนก่อนว่าเป้าหมายคืออะไร เช่น ต้องการลดอัตราการลาออก (Turnover Rate), เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน (Productivity), หรือบริหารอัตรากำลังคนให้เหมาะสม จากนั้นให้ตรวจสอบว่ามีระบบใดในองค์กรที่เก็บข้อมูลเหล่านี้อยู่บ้าง และดูว่าแต่ละระบบมี Dashboard หรือเครื่องมือวิเคราะห์ที่ช่วยให้เข้าใจข้อมูลได้ง่ายขึ้นหรือไม่
คุณวราวุธ เสริมว่า การอ่านกราฟและค่าต่าง ๆ ไม่ใช่สิ่งที่เรียนรู้ได้ในชั่วข้ามคืน แต่ต้องอาศัยการฝึกฝน เขาแบ่งแนวทางการเรียนรู้เป็นสองสาย ได้แก่ สายเทคนิค (สายเทรน) และ สายวิเคราะห์เชิงลึก (สายนักฝัน)
คนที่อยู่ในสายเทคนิคต้องเข้าใจว่าแต่ละตัวเลขในกราฟหมายถึงอะไร และสามารถเชื่อมโยงข้อมูลให้เกิดประโยชน์
ส่วนสายวิเคราะห์ต้องมองให้ออกว่า ข้อมูลเหล่านี้นำไปใช้ทำอะไรได้บ้าง ข้อมูลเหล่านี้มีมิติในภาพรวมเป็นอย่างไร หาก HR มีแค่ Raw Data แต่ไม่มีเครื่องมือช่วยวิเคราะห์ หรือไม่มีการทำ Dashboard ให้ง่ายต่อการมองเห็น ข้อมูลที่มีอาจไม่ได้สร้างประโยชน์อย่างเต็มที่ การวิเคราะห์ข้อมูลอาจดูเป็นเรื่องยากในตอนแรก แต่คุณวราวุธแนะนำให้ HR ฝึกคิดและฝึกวิเคราะห์ข้อมูลบ่อย ๆ โดยลองมองจากมุมที่แตกต่างกัน จะช่วยให้ได้เห็นแง่มุมใหม่ ๆ
“การอ่าน Data ให้เข้าใจไม่ใช่แค่การดูตัวเลขในตาราง แต่ต้องมองให้ออกว่า ข้อมูลเหล่านั้นสะท้อนอะไร และนำไปใช้ให้เกิดประโยชน์ได้อย่างไร หาก HR สามารถฝึกฝนการอ่านและวิเคราะห์ข้อมูลจนชำนาญ องค์กรจะสามารถใช้ HR Analytics เพื่อคาดการณ์แนวโน้ม วางกลยุทธ์ และขับเคลื่อนองค์กรให้เติบโตได้อย่างมีประสิทธิภาพครับ” CEO จาก myHR ทิ้งท้าย
