กระบวนการ Onboarding ที่เป็นจุดเริ่มต้นสำคัญในการสร้างประสบการณ์ที่ดีให้กับพนักงานใหม่ และส่งผลต่อความสำเร็จในระยะยาว แต่ในยุคที่ AI เข้ามาเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานของทุกภาคส่วน ก็ทำให้กระบวนการนี้ของ HR ต้องเปลี่ยนแปลงตามเช่นกัน
เพื่อช่วยให้ HR ปรับตัวให้เข้ากับยุคสมัยที่การทำงานจะเปลี่ยนไปจากหน้ามือเป็นหลังมือได้ Conicle ผู้นำโซลูชั่นด้านการเรียนรู้ Learning Experience Solutions จึงจัดงาน Conicle RE:Dday – Open House & Workshop EP.2 Smart Onboarding Strategic HR Maximized ROI in the AI Era เพื่อเป็นเวทีแลกเปลี่ยนความรู้และประสบการณ์เกี่ยวกับการใช้ AI ในการพัฒนากระบวนการ Onboarding ให้มีประสิทธิภาพสูงสุด
สำหรับ HR ท่านใดที่พลาดงานสำคัญนี้ไป HREX ได้รวบรวมและสรุปประเด็นสำคัญทุกเรื่องที่ HR ไม่ควรพลาดมาให้ครบถ้วนแล้ว พร้อมเสิร์ฟให้คุณได้อ่านกันในบทความนี้
Welcome to Workshops
คุณนกรณ์ พฤกษ์พิพัฒน์เมธ CEO & Co-Founder, Conicle เริ่มจากการตั้งคำถามชวนคิดว่า “ทำไมเราต้องทำ Onboarding?”
คำตอบก็คือ การต้อนรับพนักงานใหม่ไม่ใช่แค่เรื่องการปฐมนิเทศ แต่เป็นการติดกระดุมเม็ดแรกให้ถูก เพื่อให้การเดินทางร่วมกันขององค์กรและคนใหม่ เริ่มต้นด้วยความเข้าใจ ความพร้อม และความรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งอย่างแท้จริง
แต่โลกการทำงานไม่ได้หยุดอยู่แค่นั้น เมื่อเทคโนโลยีและ AI เข้ามามีบทบาทมากขึ้น การ Onboarding จึงต้องปรับเปลี่ยนตามยุคสมัย องค์กรไม่ได้แค่รับคนเข้ามา แต่ต้องเตรียมคนให้พร้อมสำหรับโลกการทำงานแบบ Human+AI ที่ต้องอาศัยทักษะใหม่ ๆ ความยืดหยุ่น และความสามารถในการเรียนรู้ตลอดเวลา HR จึงกลายเป็นกลไกสำคัญที่จะพาองค์กรก้าวทันความเปลี่ยนแปลงนี้ให้ได้
ในโลกที่ Career Path ไม่ได้เป็นเส้นตรงอีกต่อไป การเปลี่ยนตำแหน่งภายในองค์กร หรือการเลือกใช้แรงงานจากภายนอก เช่น Gig Workers กลายเป็นทางเลือกที่ต้องชั่งน้ำหนัก การวางแผน Onboarding จึงต้องลึกซึ้งกว่าเดิม ไม่ใช่แค่สำหรับพนักงานใหม่ แต่รวมถึงคนในที่โยกย้ายตำแหน่ง การสร้างความพร้อมทันทีแทนการรอปรับตัวนาน 3-6 เดือน กลายเป็นเป้าหมายใหม่ของการพัฒนาองค์กรยุคถัดไป
สุดท้าย Onboarding ไม่ใช่แค่กระบวนการ แต่เป็นกลยุทธ์เพื่อสร้างองค์กรที่พร้อมเติบโตในทุกสถานการณ์ เป็นภารกิจของ HR ที่ต้องคิดไกลและทำเร็ว เพื่อให้คนในองค์กรสามารถเปลี่ยนผ่านไปพร้อมกับการเปลี่ยนแปลงของโลกได้อย่างมั่นใจและมีพลัง
Success Story Sharing เห็นผลลัพธ์ทั้งคนและธุรกิจ
ใน Session นี้ ผู้เข้าร่วมงานได้มีโอกาสแบ่งปันประสบการณ์ตรงของการ Onboarding ทั้งที่น่าประทับใจและที่ยังไม่ราบรื่น
สิ่งที่เห็นได้ชัดคือ ความแตกต่างของระบบมีบทบาทสำคัญอย่างมากต่อความรู้สึกและประสบการณ์ของพนักงานใหม่ เพราะเมื่อ Onboarding ถูกออกแบบมาอย่างใส่ใจและเป็นระบบ มันสามารถสร้างความประทับใจตั้งแต่แรกพบ และสร้างความรู้สึกมีส่วนร่วมได้ทันที
แต่ในอีกด้าน หลายคนก็สะท้อนถึงประสบการณ์ที่ไม่ดีของการ Onboarding ซึ่งมีสาเหตุมาจากปัญหาพื้นฐาน เช่น การขาดเครื่องมือช่วยติดตาม กระบวนการที่กระจัดกระจาย เอกสารไม่เป็นระบบ ขาดการเชื่อมโยงระหว่างพนักงานเก่าและใหม่ ไปจนถึงการที่ผู้บริหารไม่สามารถให้เวลากับขั้นตอนนี้ได้อย่างเต็มที่ ทำให้การถ่ายทอดความรู้กลายเป็นเรื่องซ้ำซากและขาดมาตรฐาน
สิ่งที่น่าตกใจที่สุดคือ หลายครั้งพี่เลี้ยงหรือหัวหน้าทีมยังไม่รู้ด้วยซ้ำว่าควรเริ่ม Onboarding อย่างไร นี่จึงกลายเป็นจุดอ่อนสำคัญที่ HR ต้องเร่งแก้ไข เพราะกระบวนการนี้ไม่ใช่แค่การต้อนรับ แต่คือการวางรากฐานความสัมพันธ์ระยะยาว และเป็นโอกาสสำคัญในการสร้างแรงจูงใจให้พนักงานพร้อมเติบโตไปกับองค์กรตั้งแต่วันแรกที่เข้าร่วมงาน
The Arts of Effective Employee Onboarding “Best Practice – How to Onboarding อย่างมีกลยุทธ์”
คุณมนัส มกรากุล Academy Lead, Conicle บอกว่าการทำ Onboarding ที่ดีไม่ควรเริ่มต้นเมื่อพนักงานเดินเข้ามาทำงานวันแรก แต่ต้องเริ่มวางกลยุทธ์ตั้งแต่กระบวนการสรรหา (Recruitment) เพราะทุกช่วงเวลาใน Employee Journey ตั้งแต่เข้ามาจนกระทั่งลาออก (Offboarding) ล้วนสำคัญทั้งหมด หาก HR ต้องการให้พนักงานใหม่รู้สึกมีคุณค่าและพร้อมเติบโตไปกับองค์กร กระบวนการ Onboarding จึงต้องเป็นมากกว่าการต้อนรับ แต่คือการออกแบบประสบการณ์ที่น่าจดจำและสร้างผลลัพธ์ระยะยาว
หนึ่งในความเข้าใจผิดที่พบบ่อยคือ การมองว่า Orientation เท่ากับ Onboarding ซึ่งคุณมนัสเน้นว่า นั่นเป็นเพียงแค่ส่วนเล็ก ๆ ของกระบวนการทั้งหมด Orientation เป็นการให้ข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับองค์กร แต่ Onboarding คือการวางรากฐานให้พนักงานสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยต้องมีทั้งการวางเส้นทางหน้าที่ชัดเจน การสร้างความสัมพันธ์ และการมอบทรัพยากรที่เหมาะสมเพื่อการทำงาน
สิ่งสำคัญที่มักถูกมองข้ามคือ Onboarding ไม่ใช่หน้าที่ของ HR ฝ่ายเดียวเท่านั้น แต่หัวหน้างานหรือ Manager ต้องมีบทบาทสำคัญในการช่วยให้พนักงานใหม่ปรับตัวและเข้าใจวัฒนธรรมองค์กร รวมถึงสร้างพื้นที่ปลอดภัยในการเรียนรู้ เพราะพนักงานจำนวนไม่น้อยตัดสินใจลาออกในช่วงแรกจากการที่รู้สึกโดดเดี่ยวหรือไม่ได้รับการสนับสนุนอย่างเพียงพอ
เพื่อให้การ Onboarding มีประสิทธิภาพสูงสุด Conicle แนะนำการใช้รูปแบบ Blended Onboarding ที่ผสมผสานการพบปะเจอหน้ากับการเรียนรู้ผ่านช่องทางออนไลน์ โดยมีเป้าหมายเพื่อให้เกิด “Human Touch” ควบคู่กับความยืดหยุ่น ซึ่งองค์กรควรถามตัวเองเสมอว่า “ถ้าเราเป็นพนักงานใหม่ เราอยากเจออะไรในวันแรก?” คำตอบนั้นคือหัวใจของการออกแบบประสบการณ์ที่ดี
แนวทางที่ Conicle แนะนำคือการแบ่งกระบวนการออกเป็น 4 เฟส ได้แก่
- Pre-boarding จัดการเรื่องเอกสาร พื้นที่ทำงาน และสร้างความอบอุ่นใจด้วย Welcome Kit
- Orientation ทำความรู้จักองค์กร ทีมงาน และสถานที่ทำงาน
- Initial Integration เริ่มทำงานจริง พร้อมมีระบบติดตามและตั้งเป้าหมายร่วมกัน
- Performance Driving เสริมศักยภาพด้วยการให้ความรับผิดชอบจริง ติดตามประเมินผล และเปิดพื้นที่ให้ Feedback แบบ 2 ทาง
ระยะเวลาของแต่ละเฟสก็ชัดเจน โดยช่วงก่อนเริ่มงานคือ Pre-boarding ถัดมา 3 เดือนแรกคือช่วง Orientation และ Integration และหลังจากนั้นเข้าสู่ช่วง Performance Driving พร้อมมีการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง ไม่ใช่แค่จบใน 90 วันแรกเท่านั้น
กระบวนการ Onboarding ที่ออกแบบอย่างรอบด้านเช่นนี้ จะไม่เพียงช่วยให้พนักงานใหม่อยู่รอดในองค์กร แต่ยังมีแรงขับเคลื่อนในการเติบโตและสร้างคุณค่าให้แก่องค์กรได้อย่างแท้จริง
