หากพูดถึงการจ้างงาน แน่นอนว่าโจทย์ที่เป็นเป้าหมายแรกสุดของ HR แทบทุกคน ก็คือการหาคนให้เร็ว เพราะเมื่อองค์กรส่งสัญญาณมาว่าเรากำลังต้องการคนเพิ่ม ความคาดหวังก็มักจะยกมาไว้มาที่ทีม HR Recruiter ทันทีว่าจะต้องหาคนมาให้ได้เร็วที่สุด และจะต้องเป็นคนที่พร้อมใช้งาน เพื่อให้คนใหม่สามารถเข้ามาเติมเต็มเป้าหมายขององค์กรได้อย่างทันท่วงที
แต่ในความเป็นจริงแล้ว การสรรหาพนักงานไม่เคยเป็นเรื่องง่ายอย่างที่คิด เนื่องจากการหาคนที่ใช่ให้ทันเวลา ไม่ได้ขึ้นอยู่กับความสามารถของทีม HR เพียงอย่างเดียว แต่ขึ้นอยู่กับปัจจัยอีกหลายด้านที่มีความซับซ้อนกว่านั้น และถ้าเราเข้าใจเบื้องลึกของปัญหาเล็ก ๆ ที่แอบซ่อนอยู่ และรู้ว่าจะจัดการอย่างไร ก็จะช่วยให้ Time to Fill ขององค์กรสั้นลงได้จริง
เข้าใจปัญหาของการจ้างงาน
หลายองค์กรเข้าใจว่า ได้คน-ไม่ได้คน ขึ้นอยู่กับความสามารถของทีม HR อย่างเดียว แม้จะลงทุนไปกับทั้ง เวลา เงิน และทรัพยากรจำนวนมากในการประกาศงาน แต่ยังเจอปัญหาที่แก้ไม่ตก เช่น จำนวนผู้สมัครเข้ามาน้อยกว่าที่หวัง หรือผู้สมัครไม่ค่อยตรงสเปก ทำให้ต้องใช้เวลาเยอะขึ้นกว่าจะคัดกรองได้เสร็จ หรือแม้กระทั่งสุดท้ายก็ไม่ได้คนเลยก็ตาม
ปัญหาเหล่านี้เกิดขึ้นจาก 2 ปัจจัยหลัก
1. ปัจจัยภายนอก (สิ่งที่ควบคุมไม่ได้)
เริ่มจากจำนวนผู้สมัครลดลง เช่น ในอุตสาหกรรมที่อยู่ในช่วงขาลง เทรนด์ความต้องการในตลาดเปลี่ยนไป ส่งผลให้ต้องใช้เวลานานขึ้นในการหาคน
นอกจากนั้นในหลายตำแหน่งงานเฉพาะทาง ต้องอาศัยผู้สมัครที่มีทักษะเฉพาะด้าน เช่น Tech, Engineer ก็จะยิ่งหาคนตรงเป้าได้ยากขึ้นไปอีก เพราะผู้สมัครที่มีคุณสมบัติเหมาะสมมีจำนวนจำกัด
อีกสิ่งที่มองข้ามไม่ได้ คือพฤติกรรมคนหางานเปลี่ยนไป ปัจจุบันผู้สมัครไม่ได้มองหาโอกาสงานแค่ใน Job Board เหมือนเมื่อก่อน แต่กระจายอยู่ในหลายแพลตฟอร์ม ทั้ง Social Media, เว็บไซต์เฉพาะกลุ่ม และอีกหลายช่องทางที่เราอาจจะยังนำโอกาสงานเข้าไปไม่ถึง
2) ปัจจัยภายใน (สิ่งที่ทีม HR ควบคุมได้)
ประเด็นนี้มักจะเกี่ยวข้องกับความพร้อมภายในทีมและองค์กร เช่น เครื่องมือ จำนวนคน ระบบการทำงาน ซึ่งปัญหามักจะเกิดจากการเก็บข้อมูลผู้สมัครกระจัดกระจาย
เมื่อเราใช้หลายช่องทางในการรับสมัครงาน พอใบสมัครที่เข้ามาจากทั้ง Facebook, LinkedIn, Email ฯลฯ ส่งผลให้ HR ต้องใช้เวลาตามเก็บเอง แถมบางทียังมีโอกาสที่ผู้สมัครอาจจะส่งข้อมูลมาไม่ครบ จึงเกิดความล่าช้าเพิ่มขึ้นไปอีก
นอกจากนั้นเราอาจใช้การทำงานแบบ Manual มากเกินไป กล่าวคือ หลังจากได้ใบสมัครมาแล้ว คัดกรองแล้ว ยังต้องคัดลอกไปจัดเก็บในไฟล์อื่น ๆ เพื่อบันทึกข้อมูลแบบทีละคน ทีละช่อง พอมีจำนวนผู้สมัครเข้ามาเยอะๆ ก็เสี่ยงที่จะตกหล่น และเสียเวลาตรวจเช็กใหม่มากขึ้น
การไม่มีระบบกลางก็เป็นปัญหาได้เหมือนกัน เมื่อแต่ละทีมแยกกันใช้ไฟล์ส่วนตัวในการทำงาน ซึ่งรูปแบบการทำงานลักษณะนี้ทำให้การ Tracking ขั้นตอนต่าง ๆ ได้ยาก กว่าจะมาอัปเดตข้อมูลให้ตรงกัน ก็ช้าเกินไปแล้ว
อีกสิ่งที่พบเจอบ่อยยังรวมถึงการสื่อสารในทีมไม่ต่อเนื่อง เมื่อการแชร์ข้อมูลกันผ่านไฟล์หรืออีเมล ส่งไปมาแล้วต้องแก้ซ้ำซ้อน กว่าจะได้เวอร์ชันที่ตรงกัน ก็ทำให้งานสะดุดไปอีก
การแก้ปัญหา สำหรับปัจจัยภายนอก (ที่ควบคุมไม่ได้)
- เพิ่มช่องทางในการหาผู้สมัคร ไม่พึ่งพาเพียง Job Board เดียว
- ปรับเกณฑ์การคัดเลือกผู้สมัคร เพิ่มรูปแบบที่หลากหลายมากขึ้น เช่น Skill-based Recruitment
- เขียนประกาศงานให้น่าสนใจ โดยสื่อสาร Value Proposition ขององค์กรให้ชัดเจน สร้างความแตกต่างจากงานอื่นๆ ในตลาดเดียวกัน
- เลือกเวลาลงประกาศที่เหมาะสม เช่น ช่วงเช้าก่อนเข้างาน หรือหลังเลิกงาน ที่คนมีแนวโน้มเข้ามาใช้งานช่องทางต่างๆ และมองเห็นประกาศงานมากขึ้น หรือเพิ่มความถี่ในการลงโพสต์รับสมัครในช่วงที่คนมีแนวโน้มอยากเปลี่ยนงานมากขึ้น
การแก้ปัญหาสำหรับปัจจัยภายใน
แม้ปัจจัยภายนอกจะเป็นสิ่งที่เราควบคุมไม่ได้ แต่สิ่งที่ทีม HR ทำได้คือการจัดการปัจจัยภายใน ไม่ว่าจะเป็นเรื่องระบบ เครื่องมือ หรือการทำงานเป็นทีม ปรับวิธีการทำงานและเลือกใช้เครื่องมือที่เหมาะสม เพื่อลดงานที่ไม่จำเป็น และทำให้ทีม HR มีเวลามากขึ้นในการโฟกัสสิ่งสำคัญ
รวมศูนย์ข้อมูลผู้สมัคร (Centralized Candidate Database)
ปัญหาใหญ่ของหลายองค์กรคือข้อมูลผู้สมัครกระจายอยู่หลายช่องทาง เช่น Facebook, LinkedIn, Email, Job Board ต่าง ๆ ทำให้ HR ต้องเสียเวลาไล่เก็บรวมทีละที่
หากเป็นไปได้ควรเปลี่ยนมาใช้ระบบที่สามารถเชื่อมโยงทุกช่องทางสมัครเข้ามายัง แพลตฟอร์มเดียว มีแบบฟอร์มสมัครงานที่เก็บข้อมูลครบตั้งแต่แรก เช่น ประวัติการทำงาน, เรซูเม่ และทำให้ HR เข้าถึงข้อมูลทุกคนได้ทันที ไม่ต้องตามเก็บซ้ำ
ใช้ระบบอัตโนมัติ (Automation in Recruitment Workflow)
พาร์ตงาน Manual เช่น คัดลอกข้อมูลลง Spreadsheet ไม่เพียงแต่กินเวลา ใช้ทรัพยากรสูง แต่ยังเสี่ยงตกหล่นจากความผิดพลาดส่วนบุคคล ควรใช้ ATS (Applicant Tracking System) ดึงข้อมูลผู้สมัครเข้ามาจัดเก็บในระบบ
สร้างระบบกลางในการทำงาน (Collaborative Recruitment System)
เมื่อแต่ละคนในทีมเก็บข้อมูลและ Track ผู้สมัครกันคนละไฟล์ ก็มักจะเกิดความไม่สอดคล้อง หรือซ้ำซ้อน
ดังนั้นควรสร้าง Dashboard กลาง ที่แสดงสถานะผู้สมัครทั้งหมดแบบเรียลไทม์ จะทำให้ HR, Hiring Manager และทีมที่เกี่ยวข้องสามารถเข้ามาดูข้อมูลร่วมกันได้
เก็บข้อมูลเพื่อการใช้งานครั้งถัดไป (Talent Pool Readiness)
หลายองค์กรต้องเริ่มใหม่ทุกครั้งที่เปิดรับสมัคร เพราะไม่มีการเก็บข้อมูลเป็นระบบ ไม่เคยจัดหมวดหมู่ แยกประเภทผู้สมัคร ข้อมูลผู้สมัครที่เคยผ่าน Process มาก่อนหน้านี้จึงไม่สามารถนำมาใช้งานต่อได้
ดังนั้นควรสร้าง Talent Pool ที่สามารถบันทึกข้อมูลผู้สมัครทุกรายไว้ถาวร แยกผู้สมัครเป็นหมวดหมู่ เช่น สายงาน, ทักษะ, ประสบการณ์ ทำให้หากมีตำแหน่งเปิดใหม่ สามารถดึงข้อมูลผู้สมัครเก่าที่เหมาะสมกลับมาใช้ได้ทันที
การเลือกใช้เครื่องมือที่ช่วยเพิ่มความสะดวก รวมศูนย์การทำงาน และลด Manual work จึงมีผลต่อความเร็วในการจ้างงาน เพราะมันทำให้ HR ไม่ต้องหมดแรงไปกับงานเล็กๆ ที่ไม่ได้เกิดอิมแพค และสามารถหันมาโฟกัสกับสิ่งสำคัญที่สุด นั่นคือการหาคนที่เหมาะสมเข้าสู่องค์กร
การเพิ่มความเร็วในการจ้างงาน ไม่ใช่การกดดันทีม HR ให้ทำงานหนักขึ้น แต่คือการปรับวิธีการทำงาน และใช้เครื่องมือที่ถูกต้องเข้ามาช่วย
ถ้าเราลดขั้นตอนที่ไม่จำเป็น ทำให้ข้อมูลเป็นระบบ และทำงานร่วมกันได้อย่างคล่องตัว Time to Fill จะสั้นลงแบบชัดเจน องค์กรได้คนที่ต้องการเร็วขึ้น ทีม HR ทำงานมีคุณภาพมากขึ้น และที่สำคัญ เราในฐานะ HR ก็จะมีเวลาไปทำสิ่งที่สร้างคุณค่ากับองค์กรได้จริง ๆ
ถึงเวลาลดความซับซ้อนของการสรรหาพนักงาน ลด Time to Fill
สิ่งที่องค์กรทำได้ คือปรับวิธีการทำงานและเลือกใช้เครื่องมือที่เหมาะสม เพื่อลดงานที่ไม่จำเป็น และทำให้ทีม HR มีเวลามากขึ้นในการโฟกัสสิ่งสำคัญ นั่นคือการหาคนที่ใช่เข้ามาในองค์กร
เมื่อองค์กรปรับใช้ 4 วิธีนี้ จะทำให้การสรรหาพนักงานเป็นระบบมากขึ้น ลดงานที่ไม่จำเป็น และช่วยให้ HR ใช้เวลาไปกับสิ่งที่สร้างคุณค่าจริง ๆ อย่างการ Engage ผู้สมัครและเลือกคนที่ใช่ให้กับองค์กร
สำหรับองค์กรที่มีโจทย์เป็นการลดความซับซ้อน และเพิ่มความสะดวก เพื่อต้องการลด Time to Fill เราขอแนะนำ EZHire ที่เป็นแพลตฟอร์มที่ใช้งานได้ฟรีตลอดชีพ จาก Reeracoen ซึ่งมีจุดเด่น ได้แก่
- มี Career Page ส่วนตัวไว้ช่วยรวมใบสมัครจากทุกช่องทางประกาศงาน
- มีระบบดึงใบสมัครเข้าสู่ ATS แบบอัตโนมัติ ไม่ต้องคัดลอกข้อมูลเอง
- เก็บข้อมูลผู้สมัครถาวร สร้าง Talent Pool รองรับการจ้างงานใหม่
- สามารถใช้งานได้ฟรี ตลอดชีพ
ด้วยการรวมทุกอย่างไว้ในที่เดียว HR จะไม่ต้องเสียเวลาตามเก็บข้อมูล หรือแชร์ไฟล์กันไปมา แต่สามารถโฟกัสที่สิ่งสำคัญที่สุดได้จริง ๆ ก็คือ การหาคนที่ใช่เข้าสู่องค์กร
สนใจใช้งาน EZHire เพื่อลด Time to fill และเพิ่มความง่ายในการจ้างงาน ลงทะเบียนใช้งานได้ที่นี่เลย
