จากประสบการณ์ที่ผมคลุกคลีพัฒนาระบบ HRMS มาหลายสิบปี ผมเห็นพัฒนาการของเครื่องบันทึกเวลาการทำงานมาเรื่อยนับตั้งแต่สมัยที่เป็นเครื่องตอกบัตร แล้วกลายเป็นเครื่องรูดบัตรบาร์โค้ด, เครื่องรูดบัตรแถบแม่เหล็ก, บัตร RFID, เครื่องสแกนลายนิ้วมือ, เครื่องสแกนหน้า และที่เกิดขึ้นในระยะหลังคือเครื่องสแกนฝ่ามือ
จะเห็นว่าส่วนใหญ่แล้วพัฒนาการของเครื่องบันทึกเวลา จะเป็นการปรับเปลี่ยนระบบที่ใช้ยืนยันตัวตนการมาทำงานของพนักงานเท่านั้น เช่น จากบัตรตอก เป็นบัตรบาร์โค้ด เป็นบัตร RFID และเป็นการสแกนลายนิ้วมือ สแกนใบหน้า เครื่องบันทึกเวลาเหล่านี้สามารถทำงานได้ดียิ่งขึ้น สะดวกง่ายดายขึ้นเมื่อใช้การยืนยันตัวตนด้วยอัตลักษณ์ของมนุษย์ (Biometric) ในการตรวจสอบ เพราะไม่จำเป็นต้องจัดทำบัตรเพิ่มเติม
เพราะในกรณีที่ยังใช้วิธีตรวจสอบด้วยบัตรแบบเดิม ๆ จะมีปัญหาตามมาคือเรื่องค่าใช้จ่ายการจัดทำบัตรพนักงาน บางครั้งพนักงานลืมนำบัตรมาทำงาน หรือรูดบัตรแทนกันอีก ซึ่งโดยส่วนตัวผมเห็นว่าการยืนยันตัวตน ลงเวลาพนักงานโดยใช้อัตลักษณ์ของมนุษย์นั้น ตอบโจทย์ได้รับความนิยมอย่างมากในปัจจุบัน
แต่สิ่งหนึ่งที่เครื่องบันทึกเวลาส่วนใหญ่ยังไม่เปลี่ยนแปลง หรือเปลี่ยนแปลงน้อยมาก ๆ คือระบบการเชื่อมต่อกับระบบคอมพิวเตอร์ในการนำรายชื่อพนักงานเข้า-ออกจากระบบ หรือการส่งข้อมูลการบันทึกเวลาการทำงานเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์นั้น ยังคงทำงานในแบบ TCP/IP โดยส่วนใหญ่ หรือทำงานได้แค่ในวง Local Area Network ขององค์กรเท่านั้น
เพราะเครื่องบันทึกเวลาการทำงานรุ่นเดิม ๆ ไม่มีช่องทางที่สามารถไปต่อเชื่อมกับ Web ได้โดยตรง ดังนั้นทุกองค์กรต้องมีการจัดเตรียมเครื่องคอมพิวเตอร์ในวง Network เดียวกันเพื่อไปเชื่อมต่อกับเครื่องบันทึกเวลาเหล่านั้นก่อน แล้วค่อยดึงข้อมูลจากเครื่องบันทึกเวลาเหล่านั้นเข้าสู่เครื่องคอมพิวเตอร์ดังกล่าว และนำส่งข้อมูลขึ้น Web หรือส่งไปยังระบบอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องอีกครั้ง
ผลก็คือเสียทั้งเวลา, ค่าใช้จ่าย และความรวดเร็วในการทำงาน โดยเฉพาะองค์กรที่มีสาขามากกว่า 1 สาขาแล้วต้องนำข้อมูลการลงเวลาทำงานของพนักงานรวมกัน เพื่อนำไปใช้งานต่อไป เช่น เพื่อการวางแผนการทำงาน, การคำนวณเงินเดือน ในเครื่องลงเวลาการทำงานบางรุ่น อาจจะมีความสามารถในส่วนนี้ แต่ลูกค้ายังคงต้องจ่ายค่ารายเดือนให้กับผู้ให้บริการอีกเป็นจำนวนเงินที่ไม่น้อย
เครื่องลงเวลาในยุคเก่าๆ นั้นมีจุดอ่อนหลายประการ หากใช้บริการของ myFace จะขจัดปัญหาเหล่านี้ได้ อาทิ
ข้อมูลการลงเวลาที่ได้รับไม่ Real Time
บางธุรกิจ ผู้บริหาร หัวหน้างานหรือผู้จัดการร้าน จำเป็นต้องรู้ทันทีเมื่อพนักงานไม่มาทำงาน เช่น ร้านอาหารที่มีหลายสาขา ธุรกิจให้บริการรักษาความปลอดภัยและแม่บ้าน ธุรกิจให้บริการต่าง ๆ แต่สำหรับ myFace นั้นทำงานแบบ Real Time และ On Cloud ด้วย
ไม่สามารถตรวจสอบข้อมูลบันทึกเวลาการทำงานได้เอง
หัวหน้างาน และพนักงานไม่สามารถตรวจสอบข้อมูลบันทึกเวลาการทำงานได้ด้วยตนเอง เพราะที่ผ่านมาต้องรอข้อมูลจาก HR ส่งให้
แต่สำหรับระบบ myFace นั้น พนักงาน และหัวหน้างานสามารถตรวจข้อมูลการลงเวลาได้ด้วยตนเองผ่านระบบ ZeeMe บนมือถือของพนักงาน ซึ่งสามารถทำงานงานได้ในระบบ Android และ IOS ที่เราได้จัดเตรียมไว้ให้แล้ว
มีช่องโหว่ที่อาจทำให้เกิดการลงเวลาแทนกันได้
เนื่องจาก User Password ของ Admin เครื่องบันทึกเวลาทำงานของแต่ละสาขา จะถูกเปิดเผยเมื่อมีพนักงานใหม่เข้ามาทำงานในร้านสาขา แล้วต้อง Register คนใหม่เข้าสู่เครื่อง จากจุดนี้เองทำให้พนักงานในสาขาต่าง ๆ สามารถเปลี่ยนนิ้วแทนกันได้
แต่ถ้าเป็นระบบ myFace ที่ออกแบบให้การ Register จะต้องได้รับการอนุมัติจาก HR ส่วนกลางจะป้องกันปัญหาจุดนี้ได้ นอกจากนั้น Text File ที่ถูกนำออกจากเครื่องบันทึกเวลาการทำงานเหล่านั้นก็สามารถแก้ไขเพิ่มเติมได้ แต่ myFace จะปิดข้อบกพร่องจุดนี้เพราะมี API ให้ดึงข้อมูลการบันทึกเวลาการทำงานได้โดยตรงเพื่อนำเข้าสู่ระบบ HR เลยโดยไม่ผ่านมือมนุษย์
ลืมนำรายชื่อออกจากระบบ
ส่วนใหญ่พนักงานที่ดูแลเครื่องลงเวลาทำงานจะลืมนำรายชื่อพนักงานที่ลาออกไปแล้วออกจากระบบ ทำให้ข้อมูลคนยังคงค้างอยู่ในระบบ แตกต่างจาก myFace ที่สามารถจัดการเรื่องนำรายชื่อพนักงานออกจากเครื่องบันทึกเวลาการทำงานนั้น ๆ ได้ง่าย เพราะระบบจัดการนำชื่อพนักงานออกจากโปรแกรมส่วนกลางเมื่อพนักงานลาออกให้แบบอัตโนมัติ
Register รายชื่อใหม่หลายขั้นตอน
ถ้ามีพนักงานย้ายการทำงานจากสาขาหนึ่งไปยังอีกสาขาหนึ่ง ระบบแบบเดิมจะต้อง Register พนักงานที่จะย้ายมาใหม่อีกครั้งในสาขาที่จะย้ายไป แต่กรณีนี้ myFace จะจัดการโดยเมื่อพนักงานมีการย้ายสาขาจากสาขาหนึ่ง ไปยังสาขาใด ๆ เราสามารถสั่งให้ อัตลักษณ์ของพนักงานท่านนั้น โอนย้ายข้อมูลไปลงที่เครื่องบันทึกเวลา myFace สาขาใหม่ให้อัตโนมัติ ไม่ต้อง Register ใหม่
ผมเฝ้ารอเวลา ที่จะเห็นเครื่องบันทึกเวลาที่สามารถเชื่อมขึ้นระบบ WWW ได้โดยตรงมาหลายปี เพราะเครื่องกลุ่มนี้จะเป็นเครื่องบันทึกเวลาการทำงานในยุคถัดไปของเครื่องบันทึกเวลาในปัจจุบันอย่างแน่นอน เหมือนยุคสมัยของมือถือที่เมื่อก่อนทำงานแบบ Analog แต่ปัจจุบันได้พัฒนาเป็นการทำงานในแบบ Digital และที่สำคัญเป็นระบบ Smart Phone ทั้งหมด
ในมุมมองผม เครื่องบันทึกเวลา myFace เป็นเครื่องบันทึกเวลาการทำงานในแบบ Smart Time Recorder ที่จะทำงานเหมือนกับ Smart Phone หรือ อุปกรณ์ IOT ที่จะส่งข้อมูล Real Time ไปยังคอมพิวเตอร์ ต่าง ๆ ที่จะทำให้การวิเคราะห์ข้อมูลต่าง ๆ ได้ทันที
ดังนั้นเครื่องบันทึกเวลาการทำงานแบบนี้แหละ ถึงจะเป็นเครื่องบันทึกเวลาการทำงานที่เหมาะสมมากที่สุดในยุคที่ระบบ Cloud ใช้งานแพร่หลาย และเติบโตมาก ๆ ในปัจจุบัน
ถึงเวลาเปลี่ยนระบบลงเวลาทำงานขององค์กรคุณให้ล้ำยุค Real Time on Cloud !
หมดปัญหาลงเวลาแทนกัน ข้อมูลไม่อัปเดต Real Time หรือการจัดการที่ยุ่งยาก myFace จาก myHR ช่วยให้ทุกอย่างง่ายขึ้น เชื่อมต่อบน Cloud ได้ทันที จัดการข้อมูลแม่นยำ และใช้งานสะดวกผ่านมือถือ
สามารถขอรายละเอียดเพิ่มเติม และทดลองใช้งานได้เลยทางลิงก์นี้ https://www.myhr.co.th/myface/
บทความโดย
คุณวราวุธ เลิศสิรินันท์ CEO, myHR
