ประชุมแบบ Walk and Talk Meeting : เมื่อคนเดิน องค์กรก็เดิน

กระบวนการทำงานที่สำคัญยังดูภายในองค์กรคือการระดมความคิด (Brainstorming) หรือแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างคนในทีม, หัวหน้ากับลูกน้อง ซึ่งส่วนใหญ่แล้วจะถูกทำผ่านการประชุม ไม่ว่าจะเป็นแบบทางการหรือไม่เป็นทางการก็ตาม โดยตลอดเวลาที่ผ่านมา รูปแบบการประชุมมีการพัฒนาอยู่เสมอ เพื่อให้ตอบโจทย์ต่อสภาพสังคม และไม่ส่งผลกระทบต่อบริบทของการทำงานในภาพรวม

เหตุนี้องค์กรจึงต้องรู้ว่าการประชุมแบบไหนที่เหมาะกับ Hybrid Workplace, การประชุมแบบไหนที่เหมาะกับพนักงานที่มีปัญหาเรื่องสภาพจิตใจ (Mental Health) หรือการประชุมแบบไหนที่จะสามารถเค้นข้อมูลที่ต้องการออกมาได้มากที่สุด

การประชุมแบบ Walk and Talk ก็เป็นอีกแนวทางหนึ่งที่ได้รับความนิยม และเป็นสิ่งที่เหล่า CEO ชั้นนำใช้อยู่เสมอ ไม่ว่าจะเป็น Steve Jobs หรือ Mark Zuckerberg มันคืออะไรและมีประโยชน์อย่างไร อ่านทุกเรื่องที่คุณต้องรู้ได้ที่นี่

Walk and Talk Meeting คืออะไร ?

ก่อนอื่นเราต้องเข้าใจว่าปัญหาของการประชุมในปัจจุบัน คือองค์กรไม่สามารถบริหารจัดการประชุมให้เกิดประสิทธิภาพอย่างที่ควรจะเป็นได้ ทั้งเรื่องของการประชุมมากเกินไป (Meeting Overload) ในหมู่ผู้บริหาร, การสั่งให้พนักงานที่ไม่มีส่วนเกี่ยวข้องเข้าไปรวมอยู่ในห้องประชุมโดยเปล่าประโยชน์ รวมถึงการประชุมที่พนักงานไม่กล้าออกความเห็น เพราะรู้สึกถึงระยะห่างระหว่างตนและหัวหน้า มองว่าแม้จะพูดอะไรออกไปก็คงไม่ถูกนำไปประยุกต์ใช้อยู่ดี การประชุมที่ไม่แข็งแรงแบบนี้ เปรียบเหมือนองค์กรมีรากฐานที่ไม่มั่นคง ไม่สามารถเกิดการระดมความคิดให้นำไปสู่นวัตกรรมใหม่ ๆ ได้เลย

ประเด็นที่ HR ต้องตั้งคำถามก็คือเราจะจัดการประชุมภายในองค์กรอย่างไรให้ทุกฝ่ายมีส่วนร่วมมากที่สุด เพราะการประชุมแต่ละครั้งหมายความว่าพนักงานต้องเสียสละเวลาทำงานออกมา ดังนั้นการประชุมจึงควรเป็นกลไกที่สามารถตัดสินอนาคตขององค์กร หรืออย่างน้อยก็ต้องส่งผลกระทบต่อตัวของพวกเขาเองจริง ๆ

แนวคิดนี้นำไปสู่รูปแบบการประชุมอีกมากมาย เช่น 1 : 1 Meeting ที่ช่วยเพิ่มความเป็นส่วนตัว เหมาะกับการคุยเรื่องละเอียดอ่อนอย่าง Stay Interview และ Exit Interview แนวคิดของเรื่องนี้คือการประชุมที่มีบรรยากาศผ่อนคลาย จะช่วยให้พนักงานกล้าพูดสิ่งที่อยู่ในใจมากกว่าเดิม

การประชุมแบบ Walk and Talk สามารถเป็นการเดินไปคุยไปก็ได้ หรือเป็นการที่ผู้บริหารเป็นฝ่ายเดินมาหาพนักงานที่โต๊ะเพื่อพูดคุยในเรื่องบางอย่างแบบจริงจัง แต่ไม่ได้อยู่ในบรรยากาศที่กดดันเกินไปวิธีนี้จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการสื่อสาร ลดช่องว่างระหว่างตำแหน่ง (Hierarchy) เกิดวัฒนธรรมของการแลกเปลี่ยนความเห็น (Feedback Culture) ซึ่งช่วยให้องค์กรเติบโตได้อย่างยั่งยืน

อย่างไรก็ตามสิ่งที่ฟังดูคล้ายกันและถูกพูดถึงบ่อยไม่แพ้กันคือสำนวน Walk The Talk ที่แปลว่า “พูดแล้วทำ” ไม่ใช่เดินไปคุยไปที่แปลแบบตรงตัว จุดนี้ก็เป็นอีกหนึ่งทักษะของผู้นำที่ต้องทำให้ได้ หากต้องการให้ธุรกิจประสบความสำเร็จและถูกยอมรับจากพนักงาน

Walk and Talk Meeting มีประโยชน์อย่างไร ?

1. ช่วยเรื่องความคิดสร้างสรรค์ (Creativity) : มีผลวิจัยที่บอกว่าคนเดินไปประชุมไป จะมีความคิดสร้างสรรค์มากกว่าคนที่ไม่เคยทำถึง 5.25% เพราะเมื่อเรามีโอกาสได้พูดคุยกับหัวหน้าโดยตรง เราก็จะสามารถแสดงความเห็นออกไปอย่างเต็มที่ ไม่ต้องกลัวสายตาคนอื่น ซึ่งจะทำให้ต่างฝ่ายต่างเห็นมุมมองของแต่ละคนอย่างเด่นชัด

พนักงานจะรู้ว่าผู้ที่บริหารคิดอย่างไรกับเรา ขณะที่ผู้บริหารก็จะรู้ว่าพนักงานแต่ละคนมีจุดเด่นในด้านใด ทำให้การสั่งงานในอนาคตมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

2. ช่วยเรื่องการมีส่วนร่วมของพนักงานกับองค์กร (Engagement) : ผลวิจัยเดียวกันยังกล่าวว่าการประชุมแบบนี้ จะทำให้พนักงานมีส่วนร่วมกับงานมากขึ้น 8.5% เพราะการประชุมแบบทั่วไปจะเป็นเหมือนการพูดคุยระหว่างผู้บริหารและผู้ที่มีอำนาจเท่านั้น แม้พนักงานบางคนจะมีความคิดเห็นที่เป็นประโยชน์ แต่ก็อาจไม่มีสิทธิ์พูด หรือไม่สามารถทำให้ใครตระหนักถึงความสำคัญได้เลย

การพูดคุยแบบเดินไปคุยไป จะให้ความรู้สึกเหมือนกับว่า เราสามารถพูดอะไรออกไปก็ได้ ไม่จำเป็นต้องมีหลักการเท่ากับการประชุมในห้องใหญ่ ๆ ดังนั้นพนักงานจะรู้สึกเป็นตัวของตัวเองมากกว่า ได้ให้ข้อมูลกับองค์กรมากกว่า ซึ่งจะเสริมสร้างความรู้สึกว่าตนเป็นส่วนหนึ่งขององค์กร (Sense of Belonging)

3. ช่วยเรื่องสุขภาพ (Health Benefit) : อย่างที่เรารู้กันว่าการเดินประมาณ 10,000 ก้าวต่อวัน จะช่วยให้สุขภาพของเราดีชึ้น และจะช่วยลดความวิตกกังวล (Anxiety) และความเครียด (Stressful) ซึ่งถือเป็นปัญหาหลักของคนทำงานในปัจจุบัน

4. ทำให้พนักงานรู้สึกผ่อนคลายด้วยความไม่เป็นทางการ (Informal Stage) : แม้จะเป็นการพูดคุยในเรื่องที่เราสนใจ แต่หากต้องใช้เวลานานหลายชั่วโมงกว่าจะได้ข้อสรุป การประชุมที่ยาวนานก็น่าจะไม่เกิดประโยชน์เท่าไรนัก แต่เมื่อเราเปลี่ยนไปพูดคุยระหว่างการเดิน ก็จะเปรียบเหมือนพนักงานได้พักไปในตัว ซึ่งการพูดคุยด้วยสมองที่ปลอดโปร่งจะช่วยให้เราใช้ความคิดได้ดีขึ้น อย่างไรก็ตาม องค์กรไม่สามารถเหมารวมการประชุมแบบนี้ว่าเป็นเวลาพักของพนักงาน เพราะแม้จะมีความคล้ายคลึง แต่ก็ถือเป็นการทำงานอยู่ดี พนักงานทุกคนควรได้สิทธิ์พักผ่อนเพิ่มเติมตามสิทธิ์อันสมควร

5. ช่วยสร้างความสนิทสนมระหว่างคนในทีม (Team Bonding) : หากเรามีทีมที่ไม่มีความสนิทกันเลย การประสานงานแต่ละอย่างก็จะยาก ซึ่งไม่ได้หมายถึงพนักงานในทีมเดียวกันเท่านั้น แต่ยังรวมถึงพนักงานในแผนกหรือส่วนที่มีโอกาสทำงานร่วมกันด้วย

การพูดคุยระหว่างเดินอาจใช้เมื่อตอนไปทานข้าวกลางวัน หรือเมื่อหัวหน้าสามารถพาลูกทีมจากสองแผนกมาพูดคุยพร้อมกันได้ วิธีนี้จะช่วยให้ต่างฝ่ายต่างพูดคุยด้วยเนื้อหาที่เรียบง่ายขึ้น เข้าถึงได้ง่ายขึ้น ไม่จำเป็นต้องพูดคุยเรื่องงานอย่างเดียวเหมือนตอนที่ถูกบรรยากาศในห้องประชุมพาไป 

หากเราพูดคุยกับพนักงานแบบนี้อย่างต่อเนื่อง ทุกคนก็จะมีความเห็นอกเห็นใจระหว่างกัน (Empathy) หากมีปัญหาใดระหว่างการทำงานเกิดขึ้น ก็จะช่วยกันรับผิดชอบ ไม่ปล่อยให้ใครต้องก้าวข้ามปัญหาอย่างเดียวดาย

Walk and Talk Meeting มีวิธีการอย่างไร ?

ก่อนที่จะใช้วิธีการประชุมแบบนี้ ต้องเข้าใจก่อนว่าวิธีพูดคุยแบบเดินไปคุยไป ไม่ใช่สิ่งที่เหมาะสำหรับการประชุมทุกประเภท เพราะลองนึกดูว่าหากเราคุยเรื่องความเป็นความตายขององค์กรโดยการเดินไปทานข้าวกลางวัน หรือตอนพักกินขนมในคาเฟ่ บรรยากาศในการพูดคุยก็จะไม่มีความซีเรียสจริงจังมากพอ หรือหากผู้บริหารเดินมาคุยเรื่องผลประเมินที่โต๊ะพนักงาน ก็อาจทำให้พนักงานรู้สึกว่าหัวหน้าไม่ใส่ใจ ไม่ยอมไปคุยเรื่องละเอียดอ่อนในพื้นที่ส่วนตัวก็เป็นได้

ดังนั้นเราต้องวางแผนก่อนว่าการประชุมแต่ละอย่างเหมาะกับการใช้พื้นที่แบบไหน ในกรณีของการประชุมแบบ Walk and Talk จะเหมาะกับการพูดคุยแบบมีคนประมาณ 2-3 คน และไม่จำเป็นต้องนำเสนอข้อมูลผ่านหน้าจอ หรืออาจทำได้เพียงนิดหน่อยผ่านโทรศัพท์มือถือหากมีกระบวนการที่ยุ่งยากกว่านี้ก็ควรหาที่นั่งเพื่อพูดคุยมากกว่า นอกจากนี้ยังไม่ควรเป็นการประชุมที่จำเป็นต้องจดบันทึกแต่ให้อยู่ในแง่ของการช่วยกันคิดข้อมูลเพราะการประชุมแบบนี้จะเน้นไปที่ความต่อเนื่องเพื่อเขียนข้อมูลที่อยู่ในใจของอีกฝ่ายออกมาให้มากที่สุด

เพื่อให้เห็นภาพมากขึ้นเราสามารถทำ Walk and Talk Meeting ได้ด้วยขั้นตอนต่อไปนี้

1.การวางแผน (Planning) : การประชุมแบบนี้เหมาะสำหรับการสร้างสรรค์แนวคิดใหม่ ๆ หรือแก้ไขปัญหาบางอย่าง แต่ไม่เหมาะกับการพูดคุยเรื่องแผนงบประมาณ หรือประเด็นที่ต้องอาศัยความเข้มข้นในการตัดสินใจ

เมื่อได้หัวข้อแล้ว ก็ค่อยวางแผนว่าจะไปพูดคุยกันที่ไหน , ตรวจสอบว่าเส้นทางเดินของเรามีความปลอดภัย หรือมีสิ่งที่จะดึงดูดความสนใจหรือไม่ อีกกรณีหนึ่งหากเป็นฝ่ายผู้บริหารเดินเข้าไปหาพนักงานเอง ก็ให้ตรวจสอบด้วยว่าพื้นที่ตรงโต๊ะพนักงานมีความเป็นส่วนตัวเพียงพอสำหรับการพูดคุยในประเด็นที่ตั้งใจไว้หรือไม่ อย่าประชุมแบบนี้โดยปราศจากการวางแผนเด็ดขาด เพราะจะเสียเวลากันทุกฝ่าย

อย่างไรก็ตามเราต้องคำนึงด้วยว่าสภาพร่างกายของแต่ละคนแตกต่างกัน หากเราทำให้พนักงานเหนื่อยเกินไป การประชุมแบบนี้ก็จะไม่เกิดประโยชน์อะไรเลย แต่หากพิจารณาดูแล้วพบว่ากลยุทธ์นี้เป็นประโยชน์ต่อองค์กรที่สุด ก็แค่หาเส้นทางที่เหมาะสม เช่นหากพนักงานเพิ่งประสบอุบัติเหตุมา ก็ควรหาเส้นทางที่เดินได้ง่าย ไม่เดินผ่านแหล่งชุมชนที่ต้องคอยสังเกตสภาพแวดล้อมโดยรอบตลอดเวลา

2. แจ้งให้อีกฝ่ายทราบก่อนทำการประชุมเสมอ : แม้จะเป็นการประชุมที่ดูไม่ทางการ แต่อย่าลืมว่าเมื่อเป็นการพบปะเพื่อตัดสินใจบางอย่างร่วมกันแล้ว ทุกคนจำเป็นต้องเตรียมตัวเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่มีประสิทธิภาพที่สุด วิธีการที่ถูกต้องคือการส่งข้อความแจ้งเตือนไปในช่องทางที่มั่นใจว่าอีกฝ่ายจะได้รับแน่ ๆ อย่าส่งเพียงแค่ช่องทางเดียวและอ้างว่าได้ทำการแจ้งล่วงหน้าแล้ว

ที่สำคัญนอกเหนือจากหัวข้อในการสนทนาแล้ว พนักงานยังต้องจัดเตรียมเครื่องแต่งกายเพื่อให้เหมาะกับการเดินทางอีกด้วย

3. ทำให้สั้นกระชับ (Direct to the Point) : เพื่อให้แน่ใจว่าการเดินของเราจะไม่ถูกหันเหความสนใจจากองค์ประกอบที่ควบคุมไม่ได้ ทั้งสองฝ่ายควรหมั่นโฟกัสกับประเด็นที่ตั้งใจพูดคุยเสมอ ขณะเดียวกันก็ต้องปรับความเร็วในการเดินให้เหมาะสม ไม่ช้าหรือเร็วเกินไป และควรวางแผนจุดแวะพักระหว่างทางเบื้องต้นเพื่อเปลี่ยนบรรยากาศ

หากรู้สึกว่าการพูดคุยไม่ออกมาเป็นดังที่ตั้งใจ จุดสังเกตในเรื่องนี้ก็คือเราควรเลือกจุดพัก โดยคำนึงถึงสุขภาพเป็นหลัก เพราะการประชุมแบบนี้สามารถทำได้ทีละไม่กี่คน   คนที่เป็นผู้นำอาจต้องเดินในเส้นทางเดิมหลายครั้ง ซึ่งหากเราเลือกแต่เส้นทางที่มีของกินแบบแคลอรีสูง ก็จะส่งผลเสียต่อสุขภาพโดยไม่รู้ตัว

4. ประเมินผลเสมอ : เช่นเดียวกับการทำงานในรูปแบบอื่น ๆ เมื่อทำเสร็จแล้ว เราต้องประเมินผลเพื่อดูว่ากระบวนการที่เกิดขึ้นตั้งแต่ต้นจนจบเป็นวิธีที่ถูกต้องดีแล้วหรือไม่

หากใช่ ก็สามารถทำต่อไป หรือหากไม่ ก็ต้องตอบให้ได้ว่าควรแก้ไขให้ดีขึ้น หรือควรปรับไปใช้วิธีใดแทน

หาสวัสดิการพนักงานได้ที่ HR Products & Services

โลกการทำงานในปัจจุบันเปลี่ยนไปตั้งแต่ช่วงสองสามปีก่ออย่างเห็นได้ชัด สวัสดิการและกลยุทธ์บางอย่างไม่สามารถใช้งานได้อีกต่อไป พฤติกรรมของคนบนโลกออนไลน์ทั้งเรื่องของการอ่าน, การดูคลิปวิดีโอ หรือการวิเคราะห์ข้อมูลก็มีความเปลี่ยนแปลงจนทำให้องค์กรต้องเปิดรับความแตกต่าง ไม่ว่าจะด้านเชื้อชาติ, ช่วงวัย และทัศนคติมากขึ้น เพื่อให้สามารถระดมสมองจนเกิดเป็นแนวทางใหม่ ๆ ได้อย่างครอบคลุม และตอบโจทย์ทุกฝ่ายให้มากที่สุด

หากท่านไม่รู้ว่าจะหาสวัสดิการพนักงานใหม่ ๆ จากที่ไหน เราขอแนะนำบริการ HR Products & Services แพล็ตฟอร์มที่รวบรวมบริการและผลิตภัณฑ์ HR ไว้มากที่สุดในเมืองไทย ไม่ว่าจะคุณจะมองหาสิ่งไหนอยู่ ที่นี่มีครบ

บทสรุป

US Office of Disease Protection บอกว่าหากเราเดินวันละ 30 นาทีทุกวัน เราก็จะมีสุขภาพดีขึ้น และหากเราเอาแนวคิดนี้มาใช้กับพนักงาน เราก็จะได้พนักงานที่แข็งแรง มีสวัสดิการที่เพียบพร้อม และมีพลังกายใจที่แข็งแรง พอจะสร้างสรรค์นวัตกรรมใหม่ ๆ ให้เกิดประโยชน์ต่อองค์กรได้ โดยมีผลวิจัยที่ส่งเสริมว่า การประชุมแบบนี้อาจเริ่มจากความไม่เป็นทางการก็ได้ เช่นการขึ้นรถไฟฟ้าพร้อมหัวหน้า และเดินจากสถานีมาถึงที่ออฟฟิศทุกวัน หรือแม้แต่การเดินขึ้นบันไดสำนักงาน เป็นต้น

สุดท้ายนี้ต้องเน้นย้ำว่าการประชุมแต่ละรูปแบบให้ผลลัพธ์ที่แตกต่างกัน องค์กรต้องรู้ว่าหัวข้อที่ทำอยู่เหมาะกับกลยุทธ์แบบไหน ที่สำคัญสถานการณ์ทางธุรกิจก็เป็นอีกตัวแปรที่ต้องเอามาพิจารณาเป็นระยะด้วย เพราะกลยุทธ์ที่ใช่ได้ดีในช่วงเวลาหนึ่ง ไม่ได้แปลว่าจะได้ผลเมื่อเวลาผ่านไป ดังนั้นการทดลองและประเมินผล ตลอดจนการสอบถามจากพนักงานเป็นประจำ จะเป็นกลยุทธ์ที่ช่วยให้เราเข้าถึงความต้องการของพนักงาน และสามารถออกแบบนโยบายที่สอดคล้องกับความต้องการได้จริง