1 on 1 Meeting เพิ่ม Employee Engagement ด้วยการประชุมแบบตัวต่อตัว

ในฐานะของคนทำงาน เราเชื่อว่าคงมีหลายครั้งที่คุณต้องเข้าไปอยู่ในห้องประชุมโดยไม่รู้สึกว่าตนมีประโยชน์อะไร หรือรู้สึกว่าตัวเองเป็นอากาศธาตุที่ไม่จำเป็นต้องอยู่ในห้องก็ได้ จนท้ายสุดก็เกิดความรู้สึกว่าการประชุมในองค์กรเป็นเรื่องเสียเวลา เพราะนอกจากจะไม่ช่วยให้ทำงานเก่งขึ้น ยังจะไปกินเวลาทำงานอีกด้วย

ดังนั้นคงจะดีกว่ามาก หากองค์กรรู้จักวิธีประชุมแบบอื่นที่มีประสิทธิภาพ และทำให้พนักงานอยากมีส่วนร่วมมากกว่า เพราะรู้ไหมว่าการประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพนั้น มีแต่จะทำให้ความรู้สึกของพนักงานย่ำแย่ลง จนส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงานแบบองค์รวม

เหตุนี้หากถามว่าวิธีการประชุมที่ได้ผลและคุ้มค่าที่สุดคือการประชุมแบบไหน ? คำตอบที่ผู้เชี่ยวชาญส่วนใหญ่บอกก็คือ การประชุมแบบตัวต่อตัว (1 on 1 Meeting หรือ one on one meeting) ซึ่งหมายถึงการประชุมแบบเผชิญหน้าโดยไม่มีผู้อื่นเกี่ยวข้อง การประชุมแบบนี้จะมีความเป็นทางการน้อยกว่าการประชุมแบบหมู่คณะ ทำให้สามารถพูดคุยได้ทั้งเรื่องกว้าง ๆ หรือแม้แต่เรื่องส่วนตัวที่ไม่สามารถพูดในพื้นที่สาธารณะ นำไปสู่การแก้ปัญหาได้อย่างเป็นรูปธรรมกว่าเดิม

เคล็ดลับของการประชุมแบบตัวต่อตัว (1 on 1 Meeting) มีอะไรบ้าง หาคำตอบได้ในบทความนี้

คำถามสำหรับ HR ก่อนคิดเรื่องการประชุมแบบตัวต่อตัว (1 on 1 Meeting)

การประชุมแบบไหนดีที่สุด อาจไม่มีคำตอบตายตัว แต่การประชุมแบบตัวต่อตัวเป็นวิธีหนึ่งที่จะช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น เพราะทุกฝ่ายสามารถสื่อสารกันได้อย่างจริงใจ ตรงไปตรงมา นำไปสู่การแก้ปัญหาอย่างตรงจุด อย่างไรก็ตามนี่ไม่ใช่วิธีเดียวที่สามารถเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้ เราต้องรู้ว่าวิธีใดเหมาะสมกับองค์กรที่สุดแล้วค่อยเลือกใช้วิธีนั้นต่างหาก

เพื่อหาคำตอบว่าการประชุมแบบตัวต่อตัวคือวิธีการที่คุณกำลังมองหาหรือไม่ เราแนะนำให้ให้เริ่มต้นด้วยการถามตัวเองดังนี้

ปกติแล้วเราประชุมแบบตัวต่อตัวกับพนักงานบ่อยแค่ไหน ?

ถ้าองค์กรของคุณมีการจัดประชุมแบบตัวต่อตัวอยู่แล้ว แต่ไม่ได้ส่งผลดีอย่างที่คนอื่นเคยพูดเอาไว้ ก็ให้พิจารณาว่าการประชุมแบบตัวต่อตัวของเรามีจุดอ่อนอะไร เช่นมีความถี่น้อยเกินไปไหม มีเนื้อหาที่กว้างเกินไปไหม หรือแม้แต่เราสั่งงานมากเกินไป จนพนักงานรู้สึกไม่อยากมาประชุมให้เสียเวลาหรือไม่ เป็นต้น

ปกติแล้วองค์กรใช้วิธีใดในการหาจุดแข็งของพนักงาน ?

การรู้จุดแข็งของพนักงานคือรากฐานสำคัญที่จะช่วยให้องค์กรสามารถมอบหมายงานได้อย่างถูกต้อง ไม่เสียเวลาไปกับพนักงานที่ไม่ชำนาญ ซึ่งจะทำให้องค์กรต้องสูญเสียทรัพยากรโดยเปล่าประโยชน์ หากองค์กรยังไม่มีวิธีการหาจุดแข็งของพนักงานอย่างครอบคลุม เจาะลึก และชัดเจน การประชุมแบบตัวต่อตั ก็ถือเป็นแนวทางที่น่าสนใจ

ปกติแล้วมีคำถามอะไรที่เราไม่กล้าถามพนักงานหรือไม่ ?

ถ้าเราเจอปัญหาในการทำงาน แต่รู้สึกไม่กล้าถามพนักงาน หรือมองว่าการถามออกไปจะสร้างบรรยากาศเชิงลบในองค์กร ก็ถือว่าเราอยู่ในจุดที่ควรจัดประชุมแบบตัวต่อตัวแล้งว เพราะการพูดคุยในพื้นที่ส่วนตัว จะช่วยให้เราสามารถถามคำถามที่ละเอียดอ่อนได้ง่ายกว่าเดิม

ปกติแล้วองค์กรมีวิธีช่วยให้พนักงานบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้ได้อย่างไร ?

คำถามนี้เป็นเรื่องสำคัญมากในปัจจุบันที่มีแรงงานในระบบน้อยลงเรื่อย ๆ สิ่งที่ทุกองค์กรต้องทำ ก็คือการพัฒนาพนักงานให้มีทักษะมากขึ้น และพร้อมอยู่กับองค์กรในระยะยาว องค์กรที่ไม่สามารถตอบคำถามนี้ได้ จะมีโอกาสเคลียร์พนักงานไปให้กับองค์กรที่พร้อมให้ความสำคัญ และสร้างคุณค่าให้กับพนักงานมากกว่า

ดังนั้นเพื่อให้พนักงานเติบโตได้อย่างที่มุ่งหวังเอาไว้ และช่วยให้องค์กรได้คนที่พร้อมรับมือกับสถานการณ์มากขึ้น เราสามารถถามพนักงานโดยตรงได้เลยว่าพอใจกับรูปแบบการอบรมในองค์กรหรือไม่ ? สวัสดิการด้านการเรียนรู้ที่เตรียมเอาไว้ สามารถสนองความต้องการได้ดีหรือเปล่า ? ซึ่งคำถามเหล่านี้ สามารถคุยกันในที่ประชุมแบบตัวต่อตัวได้เลย

การประชุมแบบตัวต่อตัว (1 on 1 Meeting) มีข้อดีอย่างไร ?

หากองค์กรของคุณมีพนักงานลาออกอยู่เรื่อย ๆ หรือรู้สึกว่าระบบพัฒนาบุคลากรไม่ออกดอกออกผลอย่างที่คาดไว้ ก็เป็นไปได้ว่าองค์กรของคุณมีปัญหาเรื่องการสื่อสารและบริหารงาน จนไม่สามารถเข้าถึงปัญหาได้อย่างตรงจุด ซึ่งรู้ไหมว่าการพูดคุยแบบตัวต่อตัวคือหนึ่งในแนวทางที่ช่วยแก้ปัญหานี้ได้ดีที่สุด โดยวิธีที่เราได้ยินกันอยู่บ่อย ๆ ก็คือการทำ Stay Interview นั่นเอง

เพื่อให้เห็นภาพมากขึ้น เราขอยกตัวอย่างองค์กรระดับโลกอย่าง Google ที่เคยสำรวจข้อมูลผ่านโครงการ Project Oxygen เพื่อหาคำตอบว่าปัจจัยสำคัญในการเป็นผู้นำที่ดีที่สุด (Perfect Manager) คืออะไร และหนึ่งในคำตอบที่ได้ก็คือคนที่จะเป็นผู้นำที่ดีนั้น จำเป็นต้องจัดการประชุมแบบตัวต่อตัวกับลูกทีมอย่างต่อเนื่อง ซึ่งแม้จะต้องใช้เวลามากกว่าการประชุมแบบปกติอยู่มาก แต่ก็มั่นใจได้ว่าการประชุมทุกครั้งจะได้คำตอบที่มีประโยชน์มากกว่าเดิม

สอดคล้องกับการวิจัยของ Gallup ที่กล่าวว่าพนักกว่า 70% มองว่าการมีผู้นำที่ใส่ใจ (Caring Manager) คือสิ่งที่ทำให้พวกเขาอยากมีส่วนร่วมกับองค์กรมากที่สุด ดังนั้นองค์กรที่ปราศจากแนวคิดนี้จะไม่มีทางก้าวไปสู่จุดที่ใหญ่ขึ้นได้เลย

HREX.asia ได้มีโอกาสพูดคุยกับ คุณแนตตี้ – กัญญาณัฐ Country Manager Tinder Thailand ผู้ที่เคยทำงานใน Tech Company หลายแห่ง เธอกล่าวว่าบริษัทระดับโลกอย่าง Google และ Facebook จะมีการทำ 1 on 1 Meeting ทุกสัปดาห์อย่างน้อยครึ่งชั่วโมง ซึ่งเป็นการคุยอย่างจริงจัง ไม่มีใครสามารถยกเลิกได้

คุณแนตตี้กล่าวเสริมว่าคอนเซปต์ของการทำ 1 on 1 Meeting คือการพูดคุยเพื่อทำให้เกิด One Team Attitude เพราะการรู้จักคน ๆ หนึ่ง ต้องไม่ใช่แค่การรู้จักตัวตนในการทำงาน แต่ต้องรู้จักตัวตนนอกงานด้วย เนื่องจากเราอยู่ด้วยกันมากกว่าวันละ 8 ชั่วโมง ซึ่งถือว่าเยอะกว่าเวลาตอนที่อยู่กับแฟนหรือครอบครัวด้วยซ้ำ การแลกเปลี่ยนความคิดกันจึงเป็นสิ่งที่มองข้ามไปไม่ได้เลย

ทำไมวัฒนธรรม Tech Company ถึงครองใจพนักงานรุ่นใหม่ ?

เราสามารถสรุปข้อดีของการประชุมแบบตัวต่อตัว (1 on 1 Meeting) ได้ดังนี้

ช่วยติดตามงานและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

การประชุมกับพนักงานทุกครึ่งปีหรือปีละครั้ง (Annual Meeting) ไม่เพียงพออีกแล้ว เพราะความต้องการของตลาดเปลี่ยนไปอย่างรวดเร็ว รวมไปถึงเครื่องมือในการทำงานก็มีพัฒนาการอยู่เสมอ ดังนั้นการคุยให้ถี่ขึ้นจะนำไปสู่ทางออกและวิธีสร้างสรรค์งานที่ครอบคลุม สะดวกสบายกว่าเดิม

ที่สำคัญการมีข้อมูลใหม่ ๆ เสมอ ยังทำให้แน่ใจได้ว่าองค์กรจะเข้าไปแก้ปัญหาได้ทันท่วงที ไม่ปล่อยให้พนักงานต้องแก้ไขเองจนเกิดข้อผิดพลาด ในที่นี้การประชุมแบบตัวต่อตัวยังช่วยกระชับความสัมพันธ์ของคนในทีมให้แข็งแรงขึ้นได้ด้วย

ช่วยกระตุ้นให้เกิดการพัฒนาทักษะของพนักงาน

มีวิจัยระบุว่าคน Gen Y ถึง 87% ให้คุณค่ากับการเติบโตทางหน้าที่การงานมากที่สุด และการประชุมแบบตัวต่อตัว คือโอกาสดีที่เขาจะได้คุยกับหัวหน้าในเรื่องส่วนตัว เพื่อนำเสนอแนวคิดว่ารูปแบบการฝึกฝน หรือรูปแบบการทำงานแบบไหนที่น่าจะช่วยให้ตนทำงานได้ดีขึ้น ซึ่งคนที่เป็นผู้นำก็ควรใช้เวลานี้เพื่อรับฟังอย่างตั้งใจ ไม่ว่าวิธีการดังกล่าวจะทำได้จริงหรือไม่ก็ตาม เพราะอย่างน้อยก็จะทำให้เกิดวัฒนธรรมของการแลกเปลี่ยนความเห็น (Feedback Culture) ขึ้นมา

ในส่วนนี้องค์กรสามารถนำข้อมูลมาออกแบบสวัสดิการให้พนักงานได้เช่นกัน ซึ่งการแสดงออกอย่างชัดเจนว่าเราใส่ใจชีวิตความเป็นอยู่ของพวกเขาจะช่วยให้พนักงานทำงานหนักขึ้น และอยู่กับองค์กรของเราได้นานกว่าที่เคย

ช่วยสร้างความเชื่อใจระหว่างผู้นำและพนักงาน

การประชุมแบบตัวต่อตัวจะทำให้พนักงานรู้สึกโล่งใจ เพราะไม่มีใครเข้ามาเกี่ยวข้อง พนักงานสามารถสื่อสารกันอย่างตรงไปตรงมาได้เลย โดยตัวหัวหน้าเองก็ต้องสร้างความน่าเชื่อถือให้พนักงานเชื่อใจ ว่าสิ่งที่พูดในห้องประชุมจะไม่ถูกนำออกไปสู่สาธารณะเด็ดขาด ซึ่งหากทำได้ ก็จะช่วยสร้างความมั่นใจ ทำให้พนักงานกล้าพูดในสิ่งที่คิดกับเรามากขึ้น ซึ่งถือเป็นปัจจัยสำคัญในการแก้ไขปัญหาทุกอย่างในอนาคต

ช่วยให้มอบหมายงานได้ดีขึ้น

ปกติแล้วเมื่อถึงเวลาประชุมเพื่อมอบหมายงาน ก็เป็นเรื่องธรรมดาที่พนักงานจะได้รับหน้าที่ตามความถนัด โดยมองจากสายตาของผู้นำเป็นหลัก ซึ่งสายตาดังกล่าวอาจออกมาผิดหรือถูกก็ได้ 

การประชุมแบบตัวต่อตัวจึงเป็นโอกาสสำคัญในการหาจุดเด่นของพนักงาน และรับทราบถึงจุดอ่อนอย่างตรงไปตรงมา ข้อมูลเหล่านี้จะช่วยให้หัวหน้ามอบหมายงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากกว่าที่เคย

วิธีการเตรียมตัวก่อนการประชุมแบบตัวต่อตัว (1 on 1 Meeting)

ผู้ที่สนใจจัดประชุมแบบตัวต่อตัว (1 on 1 Meeting) ควรเตรียมตัวด้วย 4 ขั้นตอนดังต่อไปนี้

กำหนดตารางเวลาประชุมให้ทุกคนเข้าใจ (Regular Meeting Time)

การประชุมที่ดีคือการเปิดโอกาสให้ทุกฝ่ายได้เตรียมตัว ไม่ควรเป็นประชุมที่จัดขึ้นแบบขอไปที หรือเกิดขึ้นมาโดยที่ไม่มีโอกาสให้เตรียมตัว เราต้องทำให้พนักงานเข้าใจตรงกันว่าเราจะมีประชุมกันทุกสัปดาห์ ทุกเดือน หรือทุกสองเดือนเป็นต้น

สำหรับการประชุมแบบตัวต่อตัวนั้น ควรจัดขึ้นทุกหนึ่งสัปดาห์ หรืออย่างน้อยทุกสองสัปดาห์ โดยใช้เวลาครั้งละ 30 ถึง 60 นาที ซึ่งก่อนประชุมควรทำแจ้งเตือนให้ชัดเจน ทั้งแบบออนไลน์และออฟไลน์ เพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนเข้าสู่ห้องประชุมด้วยความพร้อมที่สุด

กำหนดสถานที่ให้ชัดเจนและมีความเป็นส่วนตัว

ลองนึกดูว่าหากหัวหน้าของคุณเปลี่ยนที่ประชุมไป ๆ มา ๆ เราคงรู้สึกวุ่นวาย และคิดว่าการประชุมดังกล่าวไม่มีการวางแผนที่ดีพอ ดูไม่น่าเชื่อถือ รไม่อยากเสียเวลาเข้าประชุม

ในที่นี้ผู้เชี่ยวชาญบอกว่าเราไม่ควรไปจัดประชุมแบบตัวต่อตัวในห้องประชุมทั่วไป (Conference Room) เพราะจะทำให้พนักงานรู้สึกถึงความเป็นทางการจนเกร็ง ไม่กล้าพูดสิ่งที่คิดออกมาทั้งหมด

กลับกัน เราควรจัดประชุมแบบตัวต่อตัวในบริเวณที่ให้ความรู้สึกผ่อนคลาย เช่นสวนสาธารณะ ร้านกาแฟ หรือคาเฟ่ได้ง่าย ๆ เพราะเป้าหมายของการประชุมแบบตัวต่อตัว คือการสร้างการสนทนาที่ไม่เป็นทางการ (Informal Conversation) เพื่อให้ทั้งสองฝ่ายรู้สึกวางใจในการเล่าเรื่องส่วนตัวออกมา

เราสามารถขอให้พนักงานแนะนำสถานที่กับเราก็ได้ เพราะจะทำให้พนักงานได้เลือกพื้นที่ที่ปลอดภัยกับเขาที่สุด หรือหากเป็นการประชุมตัวต่อตัวแบบออนไลน์ เราก็ต้องพิจารณาให้พนักงานสามารถเข้าประชุมด้วยความผ่อนคลายได้เลย ไม่จำเป็นต้องกำหนดให้พนักงานแต่งตัวเรียบร้อย หรือใช้คำสุภาพมากนัก ทางที่ดีควรปล่อยให้พนักงานปิดกล้องก็ได้ หากจะช่วยให้รู้สึกผ่อนคลายกว่าเดิม

เตรียมหัวข้อการประชุมให้ชัดเจน

อย่างที่กล่าวไปว่าการประชุมแบบตัวต่อตัวควรใช้เวลาอยู่ประมาณ 30 ถึง 60 นาทีเท่านั้น เราจึงไม่ควรเสียเวลาไปแบบเปล่าประโยชน์โดยไม่รู้ว่าจะพูดคุยเรื่องอะไร เพราะจะทำให้พนักงานรู้สึกไม่เชื่อมั่น และไม่อยากเข้าประชุมในครั้งต่อไป

ดังนั้นเราควรวางแผน เพื่อคิดหัวข้อโดยให้ความสำคัญกับประเด็นเหล่านี้

• สอบถามถึงสถานะของงานที่ได้รับมอบหมาย
• สอบถามถึงภาพรวมขององค์กรว่ามีความสุขดีหรือไม่ มีส่วนใดที่อยากให้แก้ไขหรือเปล่า
• มีปัญหากับเพื่อนร่วมงาน หรือมีจุดที่อยากให้เราช่วยพูดหรือไม่
• มีส่วนใดที่องค์กรสามารถช่วยเหลือ เพื่อให้พนักงานได้พัฒนาตัวเองตามที่วางแผน Career Path หรือไม่

เตรียมคำพูดและวิธีการสื่อสารเอาไว้ล่วงหน้า

นี่คือเรื่องที่มองข้ามไปไม่ได้เด็ดขาด โดยเฉพาะตอนที่ต้องประชุมในเรื่องที่เคร่งเครียด และส่งผลต่อสภาพจิตใจของพนักงาน

เราต้องเตรียมคำพูดล่วงหน้า ต้องหาเหตุและผล เพื่อให้มั่นใจว่าทุกฝ่ายจะสามารถรับฟังได้อย่างสบายใจ ต้องไม่ใช้คำที่ทำให้อีกฝ่ายโกรธ หรือรู้สึกว่าถูกก้าวล่วงความเป็นส่วนตัว จนไม่กล้าเปิดเผยเรื่องต่าง ๆ ให้เราฟังอีกต่อไป

วิธีที่ผู้เชี่ยวชาญแนะนำก็คือการแสดงความจริงใจออกไป ก่อน เช่นเริ่มต้นด้วยการพูดเรื่องส่วนตัวของเรา เพื่อให้พนักงานรู้สึกว่าเราก็เปิดใจให้กับพวกเขาเช่นกัน วิธีนี้จะส่งผลทางจิตวิทยา ไม่ให้พนักงานรู้สึกว่าตนเป็นฝ่ายพูดเรื่องส่วนตัวอยู่ข้างเดียว และมองว่าเป็นการแลกเปลี่ยนที่เท่าเทียม จึงพร้อมเล่าเรื่องส่วนตัวออกมาเหมือนกัน

การประชุมแบบตัวต่อตัว (1 on 1 Meeting) มีวิธีการอย่างไร

เมื่อเตรียมตัวตามขั้นตอนข้างต้นเสร็จเรียบร้อยแล้ว ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้ เพื่อช่วยให้การประชุมแบบตัวต่อตัวมีประสิทธิภาพมากที่สุด

1. เริ่มประชุมให้ตรงเวลา

ในเมื่อการประชุมถูกกำหนดเวลาเอาไว้อย่างชัดเจนอยู่แล้วเราก็ไม่ควรที่จะมาสาย การตรงต่อเวลาจะแสดงให้เห็นว่าเราให้ความสำคัญกับพวกเขา ไม่มองว่าเวลาทำงานของตนเองสำคัญกว่า เพราะอย่าลืมว่าพนักงานก็ต้องสละเวลาทำงานมาเข้าประชุมกับเราเช่นกัน

2. เริ่มประชุมด้วยการใช้คำถามง่าย ๆ

เราไม่ควรเปิดประชุมด้วยคำถามที่เคร่งเครียดเกินไปเพราะจะทำให้เกิดความกดดันระหว่างกัน ดังนั้นเราควรเริ่มจากการถามสารทุกข์สุกดิบ หรือถามในหัวข้อที่มีความสนใจร่วมกัน หากเราจะพูดคุยเรื่องปัญหาการทำงาน เราก็ควรแสดงความเห็นอกเห็นใจ (Empathy) และนำเสนอแนวทางแก้ปัญหา (Solutions) มากกว่าการต่อว่า

ในที่นี้คำแนะนำทุกอย่างควรเป็นคำแนะนำที่ผ่านการคิดมาแล้ว ไม่ควรตอบแบบขอไปที ให้ถือว่าคำพูดของเราในห้องประชุมต้องเป็นคำพูดที่น่าเชื่อถือ พนักงานสามารถนำไปปฏิบัติให้เกิดประโยชน์ได้เลย สิ่งเหล่านี้คือรากฐานที่จะทำให้พนักงานรู้สึกเชื่อใจและผ่อนคลาย

3. อ้างอิงถึงการประชุมครั้งที่ผ่านมาเสมอ

เป็นเรื่องดีที่เราจะกล่าวถึงการประชุมครั้งที่ผ่านมา ทั้งเพื่อให้แน่ใจว่าเราจะไม่กลับไปคุยในเรื่องที่เคยคุยไปแล้ว และเพื่อรายงานความคืบหน้าในการแก้ไขปัญหาที่เคยรับปากพนักงานเอาไว้

การย้อนกลับไปพูดคุยเรื่องราวในอดีตจะแสดงให้เห็นว่าเราใส่ใจ และไม่ปล่อยให้การพูดคุยบางอย่างถูกมองข้ามไปตามกาลเวลา ในที่นี้หากเป็นการประชุมครั้งแรก เราสามารถพูดถึงหัวข้อที่เคยมีประสบการณ์ร่วมกันก็ได้ เพื่อให้เป็นจุดเริ่มต้นที่ทุกฝ่ายสามารถแสดงความเห็นร่วมกันได้ดี

4. พูดคุยเรื่องพัฒนาการของพนักงานหรือความท้าทายที่กำลังเผชิญ

เราสามารถถามพนักงานได้เลยว่ คิดอย่างไรกับพัฒนาการของตนเองในปัจจุบัน และมองเห็นภาพตัวเองเป็นแบบไหนในอนาคต ซึ่งหากพนักงานรู้สึกกระตือรือร้นกับงานที่เรามอบหมาย ก็ถือเป็นเรื่องดี แต่ถ้าพนักงานรู้สึกว่าตนมีพัฒนาการที่ช้าไม่ตรงกับที่ตั้งเป้าเอาไว้ เราก็สามารถถามต่อได้เลยว่าปัญหาดังกล่าวเกิดจากอะไร และมีสิ่งใดบ้างที่องค์กรสามารถช่วยเหลือได้

ประเด็นนี้ต้องฟังอย่างเป็นกลางและเปิดใจ เพราะบางทีอาจไม่ใช่ปัญหาจากกระบวนการทำงานก็ได้ แต่เป็นปัญหาที่เกิดจากสภาพจิตใจ ซึ่งจำเป็นต้องได้รับการดูแลอย่างอ่อนโยน

5. สอบถามเรื่องสภาพจิตใจของพนักงาน

การพูดคุยเรื่องนี้จะมีความเป็นส่วนตัว และต้องใช้ความเชื่อใจมากกว่าการพูดคุยในหัวข้ออื่น ๆ องค์กรที่พนักงานสามารถพูดคุยเรื่องนี้ได้อย่างสบายใจ จะมีอัตราการลาออกที่ต่ำ เพราะพนักงสนรู้สึกว่าองค์กรให้ความสำคัญกับชีวิตความเป็นอยู่ของพวกเขา ไม่ปล่อยปละละเลยในเรื่องที่ละเอียดอ่อน

เราสามารถใช้วิธีถามแบบอ้อม ๆ เพื่อให้พนักงานรู้สึกสบายใจที่จะตอบก็ได้ เช่นแทนที่จะถามว่าพนักงานรู้สึกอย่างไรกับพนักงานใหม่โดยระบุเป็นชื่อแบบเฉพาะเจาะจง เราก็สามารถเปลี่ยนไปถามว่าทีมใหม่ที่เข้ามาช่วยให้การทำงานง่ายขึ้นดีหรือไม่ ? สิ่งนี้คือความสามารถในการใช้วาทศิลป์ ซึ่งเป็นอีกหนึ่งทักษะสำคัญที่ผู้นำองค์กรต้องมี

6. ชื่นชมพนักงานให้เป็น

การประชุมแบบตัวต่อตัวไม่จำเป็นต้องพูดในเรื่องของการทำงานหรือช่วยกันแก้ปัญหาเท่านั้น โดยหากพนักงานสามารถทำผลงานได้เกินกว่าที่ตั้งเป้าเอาไว้ หรือมีจุดที่ควรชื่นชม เราก็สามารถใช้เวลาประชุมเพื่อแสดงความยินดี มอบรางวัล หรือชวนไปเลี้ยงข้าวได้เลย 

การที่เรามองเห็นความสำเร็จของพนักงาน จะช่วยให้สภาพจิตใจของพนักงานดีขึ้น และทำให้พวกเขาอยากร่วมงานกับองค์กรต่อไปในระยะยาว

ยิ่งเพิ่มการมีส่วนร่วมของพนักงาน (Employees Engagement) องค์กรก็ยิ่งแข็งแกร่ง

ปัญหาเรื่องการประชุมมากเกินไป (Meeting Overload) เป็นเรื่องที่ถูกพูดถึงอย่างมากในปัจจุบัน โดยมีผลวิจัยจากปี ค.ศ. 2017 ที่ได้สำรวจผู้บริหารจำนวน 182 คน และมีถึง 83% ที่มองว่าการประชุมของตนไม่มีประโยชน์ รู้สึกว่าควรเอาเวลาไปทำงานของตนเองดีกว่า 

ในที่นี้ Forbes ระบุว่าการประชุมควรจำกัดไม่เกิน 20% ต่อเวลาทำงาน หรือราว 8 ชั่วโมงต่อสัปดาห์เท่านั้น หากมากกว่านี้ก็อาจทำให้พนักงานรู้สึกหมดไฟ (Burnout) ได้โดยไม่รู้ตัว

MEETING OVERLOAD ประชุมมากไป หมดไฟได้เหมือนกัน !

การประชุมที่ดีคือการประชุมที่พนักงานรู้สึกอยากมีส่วนร่วม (Employees Engagement) มีลักษณะคล้ายกับการทำแบบสอบถามที่พนักงานส่วนใหญ่รู้สึกเบื่อหน่าย และกลายเป็นปัญหาของแทบทุกองค์กร เพราะไม่สามารถนำแบบสอบถามไปใช้ประโยชน์ได้จริง

ทั้งนี้อาจเป็นเพราะ องค์กรไม่เคยนำความเห็นในแบบสอบถามไปปรับใช้อย่างเป็นรูปธรรม หรือถามในประเด็นที่ละเอียดอ่อนจนพนักงานรู้สึกไม่ปลอดภัยที่จะตอบตามความเป็นจริง เมื่อเป็นแบบนี้หลายครั้งเข้า พนักงานก็จะตอบแบบขอไปที ไม่มีใครได้ประโยชน์เลย

องค์กรจึงต้องให้ความสำคัญกับการมีส่วนร่วมของพนักงานมาก ๆ ซึ่งสามารถทำได้ด้วยการให้ความสำคัญกับเรื่องอื่นนอกจากการทำงานดูบ้าง เช่นจัดกินเลี้ยงในวันเกิดพนักงาน มีการชื่นชมยินดีเวลาทีมทำงานสำเร็จ และสำคัญที่สุดคือต้องทำให้พนักงานเห็นว่าการให้ข้อมูล (Input) ของพนักงานสร้างคุณค่าต่อองค์กรได้จริง ๆ เราต้องให้เครดิตพวกเขา หากมีการนำความคิดเหล่านั้นไปต่อยอดจนประสบความสำเร็จ

เมื่อทำซ้ำแบบนี้ไปเรื่อย ๆ พนักงานก็จะเกิดความเชื่อมั่น และค่อย ๆ กลับมามีส่วนร่วมกับองค์กรมากขึ้นเองตามลำดับ

หากคุณไม่รู้ว่าจะพัฒนาเรื่อง Employees Engagement อย่างไร เราขอแนะนำให้ใช้บริการ HR Products & Services จาก HREX.asia จะปัญหาเล็กหรือใหญ่ ก็รับรองว่าแก้ไขได้ง่าย ๆ แน่นอน

บทสรุป

การประชุมแบบตัวต่อตัว (1 on 1 Meeting) คือรูปแบบการประชุมที่องค์กรระดับโลกเลือกใช้ เพราะจะทำให้ทุกคนสามารถสื่อสารกันได้ครอบคลุม และมีความเป็นส่วนตัวมากที่สุด อย่างไรก็ตามการประชุมในลักษณะนี้ถือเป็นดาบสองคม เพราะหากเราเตรียมตัวได้ดี พนักงานก็จะได้รับประโยชน์จากการประชุมอย่างเต็มที่ แต่หากเราเตรียมตัวไม่ดี พนักงานก็จะเห็นจุดอ่อนและความไม่เป็นมืออาชีพของเราอย่างชัดเจนโดยไม่มีอะไรปกป้อง ซึ่งจะไปบั่นทอนความเชื่อมั่นให้ลดน้อยลงไปอีก

เหตุนี้ไม่ว่าคุณจะเลือกใช้วิธีประชุมแบบตัวต่อตัวหรือไม่ สิ่งที่จะมองข้ามไปไม่ได้เด็ดขาดก็คือการวางแผนงานอย่างจริงจัง จริงใจ และโปร่งใส (Transparency) ซึ่งนอกจากจะเป็นรากฐานของการสร้างบุคลากรที่ดีแล้ว ยังถือเป็นรากฐานของการสร้างองค์กรที่ดีด้วยเช่นกัน

การประชุมแบบตัวต่อตัวจึงเป็นสิ่งที่เราอยากให้ทุกคนได้ลองนำไปใช้ และหากคุณต้องการข้อมูลส่วนใดเพิ่มเติมสามารถเข้ามาอ่านที่ HREX.asia ได้เลย