คู่มือการทำ Scrum สำหรับ HR ภาคภาษาไทยฉบับสมบูรณ์

หากมองด้วยสายตาเป็นกลางก็ต้องยอมรับว่าวิถีปฎิบัติหลาย ๆ อย่างของฝ่ายทรัพยากรบุคคลในอดีตมีกฏเกณฑ์หรือขั้นตอนต่าง ๆ มากมายที่มีลักษณะเป็นระเบียบแบบแผนซึ่งเป็นข้อดีที่ช่วยให้กระบวนการทำงานต่าง ๆ เป็นไปอย่างราบรื่นและได้มาตรฐาน แต่เมื่อบริบทของโลกเปลี่ยนไป ตลาดแรงงานเปลี่ยนแปลง ทำให้ทุกวันนี้ HR เริ่มเข้ามามีบทบาทเชิงบวกต่อองค์กรในมุมธุรกิจมากยิ่งขึ้น ตัวอย่างที่เห็นได้ชัดคือ HR Business Partner ที่จะเป็นเพื่อนคู่คิดร่วมกับฝ่ายบริหาร

สิ่งที่ตามมาคือ HR เริ่มที่จะต้องมีการสร้างโปรเจกต์ HR หรือ Initiative ต่าง ๆ เช่น การทำ Employee Engagement, การยกระดับการเรียนรู้ของพนักงานในองค์กร เป็นต้น ซึ่งรูปแบบวิธีคิดและการบริหารโปรเจกต์ในอดีตอาจไม่ใช่ตัวเลือกที่ดีที่สุดอีกต่อไปแล้วในวันที่โลกซับซ้อนและเปลี่ยนแปลงรวดเร็วแบบทุกวันนี้ 

ผู้นำองค์กรและผู้นำทางความคิดทั่วโลกต่างเสาะหาวิธีการใหม่ ๆ ที่จะแก้ไขปัญหานี้ และหนึ่งในคำตอบก็คือการประยุกต์ใช้หลักการ Scrum นั่นเอง บทความนี้ HR NOTE.asia จะพาทุกท่านไปรู้จักวิธีการทำโปรเจกต์ HR ได้รวดเร็วมากขึ้น ความเสี่ยงลดลง แถมประหยัดต้นทุนมากกว่าที่เคย (หรือที่เราได้ยินคนเรียกกันว่า Agile) ซึ่งตัว Scrum เองนั้นเป็น Framework ที่แพร่หลายไปในหลากหลายสาขาวิชา ทั้งโลกการวิจัย การขายและการตลาด การผลิตสินค้า และแน่นอนว่า ล่าสุดมันได้เข้ามายังโลกของการบริหารงานบุคคลเรียบร้อยแล้ว ว่าแต่มันคืออะไร เราจะไปทำความรู้จักกันในส่วนถัดไป

Scrum คืออะไร

Scrum คืออะไร และทำไม HR ทั่วโลกต่างพูดถึง Scrum Framework กัน ?

ก่อนอื่นเราต้องบอกก่อนว่า Scrum คือ กรอบความคิด (Framework) ที่เกิดขึ้นมาจากฝั่งของเทคโนโลยี โดยตัวมันเองเริ่มจากจากการตั้งคำถามว่า ‘อะไรคือวิธีการที่ดีที่สุด’ ในการสร้างซอฟแวร์ที่มีความซับซ้อนสูงออกสู่ตลาดให้คนใช้งาน เพราะความท้าทายอย่างหนึ่งของเทคโนโลยีคือ ความคาดหวังและความต้องการของตลาดที่มีการเปลี่ยนแปลงและการแข่งขันที่สูงและรวดเร็วมาก ในการที่เราจะสร้างซอฟแวร์อะไรสักกอย่างออกมาต้องเจอกับปัญหาว่า พอสร้างเสร็จปล่อยออกสู่ตลาดกลับพบว่ามันไม่ใช่สิ่งที่มีใครต้องการ ทั้ง ๆ ที่ทีมงานได้ลงทุนด้านกำลังคนและเวลาที่ไปอย่างมหาศาล และคำตอบของคำถามนี้ก็ก่อกำเนิดขึ้นมาเป็น Scrum Framework โดยเว็บไซต์ SCRUM.org ได้ให้นิยามไว้แบบสั้น ๆ ว่ามันคือ 

“Framework ฉบับสั้นกระชับใช้ง่ายที่มีความยืดหยุ่นสูง ที่จะช่วยให้ผู้คน ทีมงาน หรือองค์กรสามารถสร้างคุณค่าด้วยการสร้างวิธีแก้ไขปัญหาที่มีความสลับซับซ้อนและเปลี่ยนแปลงไวได้อย่างมีประสิทธิภาพ”

หลังจากที่ Scrum ได้พิสูจน์ตัวเองหนแล้วหนเล่า บริษัทแล้วบริษัทเล่า โปรดักต์แล้วโปรดักต์เล่า ผ่านช่วงเวลาหลายสิบปีนับตั้งแต่แนวคิดนี้ถูกคิดค้นขึ้น ปัจจุบัน Scrum กลายเป็นหนึ่งในกระบวนการหลักที่อุตสาหกรรมซอฟแวร์ทั่วโลกใช้กันอย่างเป็นเรื่องปกติ โดยปัจจุบันนี้ Scrum ไม่ได้ถูกจำกัดอยู่แค่ในโลกของการสร้างโปรดักต์ทางด้านเทคโนโลยีอีกต่อไป แต่มันได้คืบคลานถูกนำไปปรับใช้อย่างแพร่หลายในโลกธุรกิจรวมถึงโลกของ HR ด้วยเช่นกัน แต่ก่อนอื่นเราลองมาดูภาพรวมคร่าว ๆ กันก่อนว่ากระบวนการทำ Scrum มีหน้าตาเป็นอย่างไร ซึ่งต้องบอกว่ามันค่อนข้างเรียบง่ายมากทีเดียว

Scrum คือ Mindset ไม่ใช่ชุดคำสั่ง

ก่อนที่เราข้ามไปดูว่า Scrum มีขั้นตอนการทำอย่างไรแบบละเอียด เราจะมาเริ่มจากส่วนที่เป็นหัวใจ เป็นความเชื่อ หรือเป็นแก่นหลักจริง ๆ ของตัวมันเองเสียก่อน เนื่องจากจริง ๆ แล้ว Scrum ไม่ใช่ชุดเครื่องมือฮาวทูที่จะบอกเราอย่างชัดเจนแบบจับมือทำว่าต้องทำอย่างไรบ้าง ในทางกลับกัน Scrum ถูกออกแบบมาเป็นกรอบความคิด ปรัชญา วิถี เอาไว้แบบกว้าง ๆ เพื่อให้ผู้คนต่าง ๆ ทั่วโลกสามารถที่จะหยิบจับมันไปประยุกต์ใช้กับเรื่องอะไร บริบทไหนก็ได้ และนี่เองคือความยิ่งใหญ่ของ Scrum ที่เมื่อเราได้เข้าใจแก่นของมันจริง ๆ แล้ว มันจะทำให้เรามีชุดความคิดที่สามารถแก้ไขปัญหาหรือสร้างสิ่งที่มีความซับซ้อนสูงได้สารพัดรูปแบบ

1. รากฐานความคิดของ Scrum

ปรัชญาสำคัญสองข้อที่เป็นรากฐานให้ Scrum เกิดขึ้นได้คือคือประจักษ์นิยม (Empiricism) และวิธีคิดแบบลีน (Lean Thinking) แต่อย่าเพิ่งตกใจกับศัพท์ที่ชื่อไม่คุ้นหูเหล่านี้เพราะจริง ๆ แล้วมันเรียบง่ายมาก

ประจักษ์นิยมคือสำนักปรัชญาที่มองว่าแหล่งที่มาของความรู้มาจากประสบการณ์ที่ได้รับจากประสาทสัมผัสและการตัดสินใจหรือตอบสนองหลังจากนั้นก็จะเกิดจากการเฝ้าสังเกตผลลัพท์นั้น พูดอย่างง่ายคือ ประจักษ์นิยมจะไม่อาศัยการคิดเองเออเอง ว่าโลกเป็นอย่างไร ทำงานอย่างไร หรือในบริบทของบทความนี้ก็คือ จะไม่คิดเองว่าผู้ใช้งานต้องการอะไร หรือไม่สร้างโปรเจกต์ HR โดยคิดเอาเองว่ามันเป็นสิ่งที่พนักงานในองค์กรต้องการ แต่จะต้องมีการตั้งคำถามผ่านการเฝ้าสังเกตปรากฎการณ์ต่าง ๆ และหาคำอธิบายที่เป็นเหตุเป็นผลเพื่อหาสาเหตุที่แท้จริงของปรากฎการณ์นั้น ซึ่งต่อมาแนวคิดนี้ถูกพัฒนาต่อยอดมาเป็น ‘กระบวนการวิทยาศาสตร์’ ในปัจจุบัน 

ทำให้ไม่แปลกใจเลยว่า Scrum จะมีหลักการหลาย ๆ ข้อที่คล้ายคลึงกับกระบวนการทางวิทยาศาสตร์ ไม่ว่าจะเป็นการทำ Sprint ที่คล้ายกับการทำการทดลอง การประชุมกันหลังจากทำ Sprint จบเพื่อสรุปผลที่ได้เรียนรู้เพื่อนำไปออกแบบการทำ Sprint รอบใหม่ ที่ไม่ต่างจากความรู้ทางวิทยาศาสตร์ใหม่ ๆ ที่สามารถหักล้างกับสิ่งที่เราเคยคิดเคยเชื่อเมื่อค้นพบหลักฐานใหม่ ๆ ซึ่งเมื่อเวลาผ่านไป กระบวนการวนลูปซ้ำ ๆ แบบนี้จะค่อย ๆ ประกอบสร้างชุดความรู้ขึ้นมา ทำให้ผู้ทำโปรเจกต์ค่อย ๆ เข้าใจปัญหาที่พยายามแก้ได้ดีขึ้นเรื่อย ๆ ประสิทธิภาพและคุณภาพของงานในการทำโปรเจกต์ก็จะดีขึ้นตามเพราะมีการนำ Feedback จากการทดลองมาปรับปรุงอยู่เสมอ 

ส่วนวิธีคิดแบบลีน (Lean Thinking) คือการลดสิ่งที่ไม่จำเป็นให้เหลือน้อยที่สุดและโฟกัสไปที่สิ่งสำคัญมากที่สุด มันคือกระบวนการซอยย่อยงานชิ้นใหญ่ (Product Backlog) ออกเป็นชิ้นเล็ก ๆ(Sprint Backlog) โดยเลือกสิ่งที่สำคัญที่สุดในขณะนั้นมาทำก่อน อีกแง่มุมหนึ่งคือการลดระยะเวลาในการทำโปรเจกต์แบบดั้งเดิมที่อาจจะยาวนานหลายเดือนออกเป็นโปรเจคต์ย่อย ๆ ที่เรียกว่า Sprint ซึ่งมีระยะเวลาสั้นลงมาก 

2. เสาหลักของ Scrum (Scrum pillar)

แม้ว่าขั้นตอนของการทำ Scrum จะมีรายละเอียดที่ต้องศึกษา และทุกคนสามารถที่จะนำไปประยุกต์ใช้ให้เหมาะสมกับบริบทของตนเอง แต่อย่างไรก็ตามการประยุกต์นั้นจะต้องไม่ขัดกับหลักการสามข้อนี้ ไม่เช่นนั้นคุณอาจไม่ได้รับประโยชน์จากกระบวนการ Scrum เท่าที่ควรจะเป็น

2.1 Scrum ต้องโปร่งใสตรวจสอบได้ (Transparency)

ในทุกกระบวนการของการทำ Scrum ทีมงานจะต้องทำทุกวิถีทางให้กระบวนการทุกขั้นตอนโปร่งใส กล่าวคือเอกสารหรือข้อมูลต่าง ๆ จะต้องสามารถเข้าถึงโดยสมาชิกทีมได้อย่างง่ายดาย ไม่มีการปกปิด หรือเก็บงานบางส่วนเอาไว้ให้รู้กันเฉพาะสมาชิกบางกลุ่มบางส่วนเพียงไม่กี่คน เนื่องจากกระบวนการ Scrum ถูกออกแบบมาให้ต้องมีการตัดสินใจที่สำคัญ ๆ ร่วมกันของทีมงานอยู่ตลอดเวลา ถ้ามีทีมงานบางส่วนที่ไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลหรือได้รับ Feedback ในขั้นตอนต่าง ๆ อย่างเท่าเทียมก็จะทำให้คุณภาพของการทำ Scrum ไม่ได้ผลลัพธ์อย่างที่ควรจะเป็น

2.2 การตรวจสอบติดตาม (Inspection)

หนึ่งในเหตุผลที่ทำให้ Scrum มีประสิทธิภาพสูงเนื่องจากมันเป็นกระบวนการที่ว่องไวและคล่องตัว เนื่องจากการทำ Sprint แต่ละครั้งมีวงจรที่สั้น ทำให้มีโอกาสที่จะได้รับ Feedback มาปรับบ่อย ๆ ตลอดเวลา อีกทั้ง Scrum ยังมีการประชุมรายวันที่เราเรียกว่า Daily Scrum ที่ให้สมาชิกมีการอัพเดทความคืบหน้าหรือปัญหาต่าง ๆ ที่พบ ทำให้สามารถแก้ปัญหาได้อย่างทันท่วงที 

2.3 การปรับตัว (Adaptation)

ในระหว่างการทำ Sprint ของกระบวนการทำ Scrum ในแต่ละรอบ ถ้าพบปัญหาหรือผลลัพธ์บางอย่างที่หลุดออกจากกรอบที่คาดหวังไว้ จะต้องมีการปรับตัว (Adaptation) ภายในทันที ซึ่งเสาหลักข้อนี้จะต้องไปร่วมกันกับการสร้างวัฒนธรรมของทีมที่สนับสนุนให้สมาชิกมีการตัดสินใจด้วยตัวเอง มีอิสระในการหาวิธีที่จะใช้แก้ไขปัญหาโดยไม่ต้องรอให้ถูกชี้นิ่วสั่ง ทำให้ Scrum เป็นกระบวนการที่สนับสนุนให้พนักงานเรียนรู้และเติบโตขึ้นผ่านการแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นจริง ด้านล่างเรารวบรวมวัฒนธรรมของทีมที่เหมาะสมกับการทำ Scrum มาให้ดังนี้

ประโยชน์ในการใช้ Scrum

จากเสาหลักทั้งสามประการเมื่อได้ผนวกรวมกับกระบวนการทำ Scrum ที่จะถูกพูดถึงอย่างละเอียดต่อไป ทำให้เกิดข้อดีและประโยชน์ ที่การบริหารจัดการโปรเจกต์แบบเก่า ๆ ไม่สามารถให้เราได้ดังต่อไปนี้

1. ความพึงพอใจของลูกค้า ผู้ใช้งาน หรือพนักงานในองค์กรที่สูงขึ้น

หากยังจำได้ในต้นบทความเรากล่าวถึงคำถามที่ทำให้​ แนวคิดของ Scrum ถือกำเนิดขึ้นมาได้ นั่นก็คือ “อะไรคือวิธีการที่ดีที่สุดในการสร้างสิ่งที่มีความซับซ้อนสูงและมีต้นทุนในการสร้างที่สูง และจะทำอย่างไรให้ลดความเสี่ยงในการสร้างสิ่งที่จริง ๆ แล้วตลาดไม่ได้ต้องการอย่างแท้จริงออกมา”

อะไรจะเกิดขึ้นถ้าเราคิดค้นโปรเจกต์ทาง HR ซักอย่างโดยเกิดจากการ ‘คิดเองเออเอง’ ของฝ่ายบุคคลว่านั่นเป็นสิ่งที่พนักงานต้องการ ไม่ว่าจะเป็นคอร์สอบรมที่ไม่มีคนเข้าฟัง สวัสดิการตัวใหม่ที่พนักงานไม่ได้ให้คุณค่า 

กระบวนการ Scrum จะมีขั้นย่อย ๆ ที่เรียกว่าการทำ Sprint ที่มีช่วงระยะเวลาที่สั้นมากเพียงไม่กี่สัปดาห์ก็จะทำให้ได้ตัวเนื้องานบางส่วนออกมาให้ได้เห็นแล้ว ซึ่งผลลัพธ์ที่ได้อาจจะเป็นฟีเจอร์ในการใช้งานตัวใหม่ หรือบางส่วนของโปรเจกต์ที่เราสามารถเอาไปทดสอบกับกลุ่มลูกค้า พนักงานหรือผู้เกี่ยวข้องกับโปรเจกต์นั้นและรับ Feedback กลับมาปรับปรุงได้อย่างรวดเร็วหากว่าผลลัพธ์ที่ได้ไม่ตรงกับที่เราคาดไว้ในตอนแรก เมื่อมองภาพกว้างแล้วเราจะพบว่าวิธีการแบบ Scrum จะช่วยเพิ่มโอกาสสำเร็จได้มากขึ้น เนื่องจากเราได้พากลุ่มเป้าหมายของโปรเจกต์เข้ามาเกี่ยวข้องตั้งแต่ในกระบวนการสร้าง ทำให้พวกเขารู้สึกว่าได้รับฟังและมีส่วนร่วมกับสิ่งที่พวกเขาต้องใช้งานในอนาคต

2. ลดค่าต้นทุนของการสร้างโปรดักต์หรือโปรเจกต์

ส่วนนี้อยากให้ดูภาพประกอบด้านบนควบคู่กับการอ่าน หากอ้างอิงถึงหลักการ Lean Thinking ที่เป็นหนึ่งในรากฐานความคิดของ Scrum เราจะเห็นได้ว่าก่อนเกิดการทำ Sprint ทุกครั้ง จะต้องมีการตัดสินใจร่วมกันของทีมงานว่า จะเลือกเอางานชิ้นงานใดจาก Product backlog มาทำใน Sprint รอบนั้น ๆ ซึ่งกระบวนการนี้ในแง่หนึ่งก็คือการ Prioritize หรือการจัดลำดับความสำคัญของสิ่งที่ทีมงานคิดว่าสำคัญที่สุดก่อนที่ทุกคนในทีมจะโฟกัสไปยังจุดเดียวกัน ซึ่งกระบวนการ Scrum ถูกจัดเป็นส่วนหนึ่งของหลักการ Agile เช่นกัน

ซึ่งจะแตกต่างอย่างชัดเจนกับวิธีการสร้างโปรเจกต์ในรูปแบบเดิมที่เรียกว่า Waterfall ซึ่งมีกระบวนการทำงานที่ไหลเหมือนนํ้าตกที่ตกลงมาเป็นขั้น ๆ เริ่มจากหัวหน้าทีมหรือผู้มีอำนาจกำหนดโจทย์และทีมงานก็จะมีการทำเป็นขั้นเป็นตอนจากจุดเริ่มต้นไปไปถึงจุดสุดท้าย ซึ่งจะเห็นได้ว่าในระหว่างทางไม่ได้มีการออกแบบให้เกิดการรับ​ Feedback เพื่อนำมาปรับอยู่บ่อย ๆ เหมือน Scrum ปัญหาก็คือโปรดักต์หรือโปรเจกต์ทุกวันนี้มีความซับซ้อนในการผลิตที่สูงขึ้นมาก มีผู้เกี่ยวข้องหลากหลายฝ่าย ทำให้ต้นทุนในการสร้างก็จะไหลขึ้นสูงตามไปด้วย รวมถึงมีโอกาสเสี่ยงสูงมากที่วิธีการบริหารโปรเจกต์แบบนี้จะทำให้เกิดความเสี่ยงที่หลายส่วนของงานจะต้องถูกปรับ ต้องแก้ไข หรือต้องตัดทิ้งไปในท้ายที่สุด(Wasted work)ซึ่งเมื่อถึงตอนนั้นมันก็สายไปแล้ว แตกต่างจาก Scrum ที่จะถูกออกแบบมาให้ลด Wasted work ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

หากคุณเคยประสบปัญหาอย่างที่กล่าวมาก็คงไม่มีเหตุผลอื่นใดที่คุณจะปฎิเสธไม่ทดลองใช้ Scrum ในการบริหารโปรเจคต์ในครั้งต่อไป

3. เพิ่มความร่วมมือและยกระดับประสิทธิภาพของการสื่อสาร

หนึ่งในเสาหลักของการทำ Scrum ก็คือความโปร่งใส (Transparency) ซึ่งทำให้การบริหารทีมงานแบบนี้ไม่มีลำดับชั้น ไม่มีใครเป็นหัวหน้า ไม่มีลูกน้อง ในทีมงาน Scrum ไอเดียของทุกคนจะได้รับการให้ค่า เนื่องจาก​ Scrum จะมีวัฒนธรรมที่สนับสนุนให้ทีมกล้าคิดกล้าตัดสินใจ เนื่องจากในแต่ละรอบ Sprint จะต้องพบเจอปัญหาระหว่างทางเป็นเรื่องปกติและสมาชิกในทีมจะต้องพยายามแก้ไขปัญหาเพื่อก้าวผ่านมันไปให้ได้โดยพึ่งพาตัวเองหรือการปรึกษากับเพื่อนร่วมทีมในกิจกรรมประจำวันที่มีชื่อเรียกว่า Daily Scrum แตกต่างจากการบริหารโปรเจกต์แบบดั้งเดิมที่ข้อมูลถูกแยกเป็นส่วน ๆ แต่ละคนเหมือนถูกแยกให้ทำงานเฉพาะส่วนของตน ทำให้แต่ละฝ่ายไม่เห็นภาพกว้างในการทำงานและจินตนาการไม่ออกว่างานที่ทำจะส่งกระทบต่อลูกค้า ผู้ใช้งาน หรือพนักงานได้อย่างไร ในขณะที่ทีม Scrum แทบจะได้รับ Feedback จากผู้ใช้งานอยู่ตลอดเวลาในขั้นตอนของการทำ Sprint review หลังจากจบรอบ Sprint ทุกรอบ ทำให้สมาชิกทุกคนรู้สึกอินกับงานและเห็นภาพอย่างชัดเจนว่าคุณค่าของงานที่ตัวเองทำคืออะไร ซึ่งจะเสริมสร้างความรู้สึกของการร่วมมือร่วมใจให้กับทีมงานทุกคนอย่างล้นเหลือ

Scrum Process มีขั้นตอนอย่างไรบ้าง

ไม่ว่าคุณจะเอา Scrum ไปประยุกต์ใช้กับโปรเจกต์หรือสร้างโปรดักต์อะไร แต่ Event (เป็นศัพท์ที่คนในแวดวง Scrum ใช้เรียกแต่ละขั้นตอน) เหล่านี้จะเป็นส่วนประกอบสำคัญในการทำ Scrum เสมอ

1. Sprint Planning

มีวัตถุประสงค์เพื่อให้ทีมได้มีการวางแผนกันว่าในรอบ Sprint นั้น ๆ จะประกอบไปด้วยขั้นตอนอะไรบ้าง โดยจะประกอบไปด้วย 3 คำถามหลัก ๆ ดังนี้

คำถามที่ 1: คุณค่าและเป้าหมายสูงสุดของ Sprint รอบนี้คืออะไร ?

• ผู้ดูแลโปรเจกต์จะอธิบายโจทย์ของโปรเจกต์หรือโปรดักต์ที่เป็นเป้าหมายสูงสุดว่าคืออะไร (Product goal)
• ทีมงานมีการพูดคุยตกลงกันถึงเป้าหมายของ Sprint รอบนี้อย่างชัดเจนว่า ‘เป้าหมายเล็ก’ ของการทำ Sprint รอบนี้คืออะไร (Sprint goal) และมันเชื่อมโยงไปสู่ Product goal ได้อย่างไร

• ก่อนจะจบการทำ Sprint planning ต้องทำการสรุป Sprint goal ออกมาให้ได้

คำถามที่ 2: เราจะทำอะไรให้เสร็จบ้างในรอบ Sprint นั้น ๆ ?

• สมาชิกในทีมที่มีหน้าที่สร้างผลงาน (Developer) จะทำการเลือกหยิบเอาชิ้นงานที่อยู่ใน Product backlog มาทำการประเมินว่าควรมีงานไหนบ้างที่จะสามารถเอามาใส่ใน Sprint รอบนี้ได้บ้าง ใส่ได้มากแค่ไหนให้พอดีกับระยะเวลาทำงานที่มี

คำถามที่ 3: กำหนดวิธีการและรูปแบบการทำงานเพื่อที่จะทำชิ้นงานนั้นให้สำเร็จ

• สมาชิกที่มีความรับผิดชอบในการทำงานนั้น ๆ จะมีการวางแผนการทำงานร่วมกัน โดยอาจจะมีการย่อยงานชิ้นใหญ่เพื่อกระจายงานให้กับสมาชิกแต่ละคนในทีม
• มีการกำหนด ‘นิยามคำว่าเสร็จ’ ของชิ้นงานนั้นให้ชัดเจน (Definition of Done) เพื่อให้ทุกคนเข้าใจตรงกันและไม่เกิดความผิดพลาดว่าต้องทำเท่าไหนถึงจะเรียกว่าเสร็จเมื่อรอบ Sprint สิ้นสุดลง

ซึ่งจากคำถามทั้งสามข้อเมื่อประกอบรวมกันแล้วเราจะได้เป็นสิ่งที่เรียกว่า ‘Sprint backlog’ เข้าใจได้อย่าง ๆ ง่าย ๆ คือมันเป็นเหมือนข้อตกลงร่วมกันของทีมถึงเป้าหมายที่อยากจะบรรลุ เนื้องานที่อยากจะทำให้เสร็จ และวิธีการทำงาน ของรอบ Sprint นั้น ๆ จากนั้นทีมก็จะเริ่มทำงานโดยยึดเอา Sprint backlog เอาไว้ในใจเสมอ

2. Daily Scrum

• Daily Scrum เป็นการประชุมประจำวันที่มักจะเกิดขึ้นในตอนเช้าเป็นระยะเวลาสั้น ๆ เพียง 15 นาทีเพื่อเป็นโอกาสให้สมาชิกในทีม Scrum ได้อัพเดทความคืบหน้าของหน้าที่ที่ได้แบ่งงานกันไป สิ่งที่จะทำในวันนี้ และปัญหาที่กำลังเผชิญ
• Daily Scrum จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการสื่อสาร ช่วยระบุปัญหาที่เกิดขึ้น ซึ่งจะนำไปสู่การตัดสินใจร่วมกันของทีมเพื่อแก้ไขปัญหานั้น ๆ

3. Sprint Review

• เมื่อจบรอบ Sprint แล้ว ลำดับถัดมาคือการตรวจสอบผลงานเพื่อกำหนดแผนการในการปรับการทำงานในรอบ Sprint ถัดไป
• ทีม Scrum จะนำผลงานของ Sprint รอบนั้น ๆ ไปนำเสนอกับกลุ่มลูกค้า หรือกลุ่มเป้าหมายของสิ่งที่เราสร้างขึ้นมา หากเป็นในกรณีของ HR อาจหมายถึงพนักงานในบริษัท
• ทำการเก็บ Feedback ที่ได้รับมาใช้ในการปรับในการทำ Sprint รอบถัดไป นั่นหมายถึงเจ้าของโปรเจกต์(Product owner)อาจจะมีการปรับ Product backlog ใหม่

4. Sprint Retrospective

• หาก Sprint review มีไว้เพื่อการพูดคุยเพื่อปรับปรุงตัวโปรเจกต์หรือโปรดักต์ Sprint retrospective ก็อาจจะมีไว้เพื่อการปรับปรุง ‘กระบวนการทำ Scrum’ ซึ่งอาจเกี่ยวข้องไปถึงการทำงานของสมาชิกแต่ละคน รูปแบบการสื่อสาร กระบวนการ หรือเครื่องมือที่ใช้ในการทำ Sprint เพื่อให้กระบวนการทำ Scrum มีคุณภาพและประสิทธิภาพที่ดีขึ้นในรอบ Sprint ถัดไป
• มีการคุยกันถึงประเด็นที่ทำได้ดีอยู่แล้วและควรทำต่อไป ปัญหาที่พบ และหารือวิธีแก้ปัญหา

และทั้งหมดนี้คือภาพรวมของ Event ทั้งสี่ในกระบวนการทำ Scrum ซึ่งจริง ๆ จะเห็นได้ว่าเป็นกรอบความคิดในการทำงานแบบกว้าง ๆ และไม่ได้มีความซับซ้อนแต่อย่างใด แต่สิ่งสำคัญคือผู้ที่นำไปประยุกต์ใช้จะต้องเข้าใจถึงแก่นความคิดเบื้องหลังของมันอย่างแท้จริงทั้งในส่วนของรากฐานความคิดในเรื่องของประจักษ์นิยม (Empiricism )และวิธีคิดแบบลีน (Lean thinking)รวมถึงเสาหลักที่พูดถึงความโปร่งใส การติดตามการทำงานอย่างใส่ใจ และการรับ Feedback เพื่อเกิดการปรับตัวให้ผลงานในรอบ Sprint ต่อไปดีขึ้นเรื่อย ๆ

Scrum ในงาน HR

ด้วยความที่ Scrum เปิดโอกาสให้ผู้ใช้งานสามารถต่อยอดไปได้อย่างอิสระ ทำให้ผู้อ่านอาจจะเริ่มจากการตั้งคำถามถึงโปรเจกต์ทางด้าน HR หรือ Innitiative ต่าง ๆ ที่ทำอยู่ปัจจุบันในองค์กร ไม่ว่าจะเป็นเรื่องการปรับปรุงระบบประเมินผลให้ทันสมัยเข้ากับสถานการณ์ การทำ Employee Engagement การยกระดับการเรียนรู้ของพนักงานในองค์กร หรือแม้กระทั้งการสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่น่าดึงดูด ซึ่งทุกท่านสามารถที่จะเข้าไปศึกษาเพิ่มเติมได้ในบทความของ HR NOTE.asia ด้านล่างนี้ เนื่องจากแต่ละโปรเจคต์จะมีขอบข่ายและเนื้อหาแตกต่างกันไป

แต่สิ่งที่เราอยากจะชวนทุกท่านทำต่อคือการตั้งคำถามว่าโปรเจกต์ด้านคนในองค์กรที่ท่านทำอยู่หรือวางแผนว่ากำลังจะทำ ใช้วิธีการทำงานรูปแบบไหน มีการสื่อสารเป็นอย่างไร มีความว่องไวพอที่จะหมุนทันความต้องการหรือโลกในปัจจุบันหรือไม่ และท่านเคยประสบปัญหางบบานปลายหรือโปรเจกต์ที่ซุ่มทำและลงทุนทั้งคนและระยะเวลาแต่พอเปิดตัวกับไม่ได้ผลดังที่หวัง หากเป็นแบบนี้ก็อยากให้ท่านลองนำหลักการ Scrum ไปใช้ในโปรเจกต์เหล่านั้น ซึ่งจริง ๆ แล้วเป้าหมายของโปรเจกต์เป็นสิ่งที่ยังคงเดิมไว้ได้ รวมถึงกลุ่มหรือทีมงานที่รับผิดชอบก็สามารถคงเดิมไว้ได้เช่นกัน แต่สิ่งที่จะเปลี่ยนไปคือการปรับกระบวนการบริหารโปรเจคต์ให้มีความกระชับ ยืดหยุ่น รวดเร็วมากขึ้นโดยการใช้ Scrum ทั้งนี้เราจะขอยกตัวอย่างที่เป็นรูปธรรมที่ท่านสามารถนำไปปรับใช้ได้ทันที 3 ข้อต่อไปนี้

1. ทดลองใช้ Sprint backlog

ปกติแล้วทุกท่านใช้วิธีไหนในการกำหนดลิสต์ของงานที่จะทำ เชื่อว่ายิ่งงานมีความใหญ่หรือซับซ้อนมากขึ้นเท่าใด รายละเอียดของงานก็ยิ่งมากขึ้นเท่านั้น และถ้ายิ่งแตกซอยย่อยงานออกเป็นชิ้นเล็ก ๆ แล้วล่ะก็ ก็จะมีงานจำนวนมหาศาลเลยทีเดียวที่ทีมงานของโปรเจกต์นั้น ๆ ต้องทำ หลุมพรางที่หลายทีมตกลงไปคือการคิดว่าการเริ่มต้นทำงานหลาย ๆ อย่างพร้อมกันด้วยความคิดที่ว่างานจะได้เสร็จไว แต่ปัญหาก็จะเกิดขึ้นเมื่อทิศทางการทำงานของทีมงานแตกกระจายไปคนละทิศคนละทางเมื่อผนวกกับการขาดการสื่อสารที่ชัดเจนก็อาจทำให้สับสนวุ่นวายเข้าไปใหญ่ สุดท้ายก็ก่อกำเนิดเป็นวาระการประชุมที่ไม่ได้คาดคิดเพื่อหาลู่ทางในการแก้ปัญหาที่เข้ามาไม่ขาดสาย แต่ก็ไม่วายที่จะต้องปวดหัวกับการประชุมที่ไร้ทิศทางเพราะเต็มไปด้วยปัญหาที่มาจากเรื่องที่แตกต่างหลากหลาย สุดท้ายงานที่เริ่มไว้หลายหัวข้อก็ไม่ได้ลุล่วงตามกำหนดเวลาตามที่คาดไว้

ปัญหาเหล่านี้แก้ได้ด้วยการทำ Sprint backlog ซึ่งเป็นเครื่องมือหนึ่งของ Scrum ที่จะช่วยให้ผู้รับผิดชอบโปรเจกต์นั้น ๆ ลำดับความสำคัญของงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและโฟกัสได้มากยิ่งขึ้น(สามารถย้อนขึ้นไปอ่านทบทวนวิธีการสร้างได้ในหัวข้อ Scrum process ด้านบน) ซึ่งจริง ๆ แล้วพลังของ Sprint backlog มันคือการ ‘เลือกที่จะทำงานบางอย่าง’ และ ‘เลื่อน’ งานที่ไม่ได้สำคัญที่สุดออกไปก่อน และทำการกำหนดให้ชัดเจนว่าขอบข่ายของงานที่เราจะทำตอนนี้คือเรื่องอะไร ทำไปทำไม และจะทำด้วยวิธีการไหนลงใน Sprint backlog อย่างชัดเจน

โดยจะต้องมีการสื่อสารออกไปยังผู้เกี่ยวข้องกับโปรเจกต์นั้นทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็นผู้บริหาร พนักงานในองค์กร รวมถึงสมาชิกในโปรเจกต์นั้น ๆ เพื่อปรับความคาดหวังและทำให้ทุกคนเข้าใจถึงผลลัพธ์ที่อาจเกิดขึ้นหากขาดการจัดลำดับความสำคัญของโปรเจกต์ให้ดี และเริ่มต้นทำงานที่มุ่งไปในทิศทางเดียวกันโดยมี  Sprint backlog เปรียบเหมือนเข็มทิศนำทาง

2. ลด Feedback Loop ให้สั้นลง

• โดยปกติแล้วคุณใช้เวลานานเท่าไหร่ในการทำโปรเจกต์ HR ก่อนที่จะเริ่มแชร์มันให้กับผู้เกี่ยวข้องคนอื่น ๆ ได้รู้ ในที่นี้หมายถึงเพื่อนร่วมงาน ฝ่ายบริหาร และพนักงานในองค์กร ?
• กว่าคุณจะเริ่มร่างแผนงานการทำโปรเจคต์ รวบรวมไอเดีย ทำ Presentation แล้วแชร์กับสมาชิกโปรเจกต์เพื่อขอความคิดเห็น คุณใช้เวลานานเท่าใด ?

หากว่าคำตอบเป็นหลักเดือนแล้วล่ะก็ สิ่งนั้นจะไม่เกิดขึ้นอีกหากว่าคุณเลือกที่จะนำ Scrum Framework ไปใช้ เพราะหนึ่งในเสาหลักในการทำ Scrum คือความโปร่งใสและการตรวจสอบติดตามผลลัพท์อย่างใส่ใจ คนที่ใช้วิธี Scrum ในการทำงานจะรีบแชร์ไอเดียให้เพื่อนร่วมงานหากมีแนวคิดดี ๆ เกิดขึ้นเพื่อรีบรับ Feedback ไปปรับให้เร็วที่สุดเพื่อไม่ให้เกิดการทำงานที่สูญเปล่าหากมารับรู้ภายหลังว่าสิ่งเหล่านั้นไม่เวิร์ค 

ซึ่งนอกจากการรับและให้ Feedback กันอย่างถี่แล้ว ท่านอาจจะทดลองเอาแนวคิดในการทำ Sprint ไปใช้ในการวางแผนงาน HR ได้ โดยการเริ่มจากการซอยชิ้นงานใหญ่ ๆ ที่อาจจะใช้เวลาทำ 2-3 เดือนแล้วค่อยมีการส่งมอบงานกัน อาจจะลองลดระยะเวลานั้นให้สั้นลงซักครึ่งหนึ่งพร้อม ๆ กับลดปริมาณงานลงเหลือครึ่งหนึ่งเช่นกัน เพื่อให้ความหนักหรือปริมาณงานของผู้เกี่ยวข้องไม่ได้เปลี่ยนแปลงไป แต่สิ่งที่จะได้รับกลับมาคือความถี่ในการให้และรับ Feedback ที่สูงขึ้นซึ่งจะสามารถลดความเสี่ยงของงานที่ต้องตัดทิ้งหรือใช้การไม่ได้ให้ลดน้อยลง ซึ่งหากท่านทดลองนำไปใช้แล้วได้ผลดีก็สามารถจะลดกรอบเวลาให้สั้นลงเรื่อย ๆ จนกลายเป็น Sprint ระยะสั้นอย่างเต็มรูปแบบในที่สุด

บทสรุป

หากผู้อ่านอยู่ในแวดวงเทคโนโลยีและมีโอกาสได้ศึกษาแนวคิดในการทำธุรกิจในยุคปัจจุบันอาจจะได้ยินประโยคอย่างอย่าง “Fail early Fail cheap” ที่พอจะตีความได้ว่า อย่าไปกลัวการล้ม แต่ล้มให้เบาลง อย่าล้มหนัก แล้วรีบลุกขึ้นมายืนใหม่ ซึ่งใจความสำคัญของมันจริง ๆ ก็คือ อย่ากลัวที่จะตัดสินใจ อย่ากลัวที่จะลงมือทำ อย่าไปกลัวความล้มเหล็ว เพราะการที่ได้ทดลองทำจะเปิดโอกาสให้เราได้รับข้อมูลใหม่ ๆ เพื่อนำมาปรับใช้และทำให้เราฉลาดมากขึ้นในระยะยาว ซึ่งหากเราย้อนกลับมาดูกระบวนการ Scrum จะพบว่ามันถูกออกแบบมาให้สถานการณ์เหล่านี้สามารถเกิดขึ้นได้อย่างเป็นธรรมชาติ ด้วยความที่เราซอยย่อยชิ้นงานออกเป็น Sprint ทำให้ทีมสามารถที่จะควบคุมความเสี่ยงหรือความเสียหายไว้ได้ในระดับหนึ่ง รวมถึงการเพิ่มโอกาสในการเรียนรู้และรับ Feedback ที่ถี่ขึ้น

หากย้อนกลับมาดูโปรเจกต์ HR หลาย ๆ ชิ้นที่ท่านเคยทำมาท่านอาจพบว่าท่านไม่ได้กล้าเสี่ยงหรือทดลองทำอะไรใหม่ ๆ มากนัก ท่านอาจจะใช้กระบวนการเดิม ๆ ที่ท่านรู้สึกว่าปลอดภัยที่จะทำเนื่องจากเป็นสิ่งที่ท่านใช้มาตลอดหลายปี ในขณะเดียวกันท่านก็รู้อยู่ลึก ๆ ว่าด้วยความรู้และเทคโนโลยีใหม่ ๆ ในปัจจุบัน รวมถึงพนักงานในบริษัทที่มีช่วงอายุและความคาดหวังที่เปลี่ยนแปลงไป มันน่าจะมีวิธีการที่สามารถปรับโปรเจกต์ให้ดีขึ้นได้มากกว่านี้ แต่ท่านก็ยังไม่พร้อมเสี่ยงสักเท่าไหร่เพราะสิ่งที่เกิดขึ้นอย่างปกติคือเมื่อไหร่การบริหารโปรเจกต์ที่มีขนาดใหญ่ ใช้งบประมาณสูงและส่งผลกระทบต่อคนจำนวนมากในองค์กร ความกล้าเสี่ยงที่จะทดลองทำอะไรใหม่ ๆ ก็ยิ่งลดลงไป 

และเป็นจุดนี้เองที่แนวคิดแบบ Scrum สามารถเข้ามาช่วยได้ โดยอาจจะเริ่มจากโปรเจกต์ที่ไม่ใหญ่มากนักก่อนเพื่อที่จะใช้เป็นโอกาสในการฝึกฝนการทำ​ Scrum ให้กับทีมงาน ซึ่งจะเป็นการเริ่มต้นสร้างทีมที่มีความรู้ความเข้าใจในเรื่องนี้ให้มากขึ้นก่อน โดยเริ่มจากการที่เราค่อย ๆ ปลูกวัฒนธรรมแห่งการเปิดรับความเห็นที่มาจากทุกคนและเปิดโอกาสให้พวกเขาแชร์ไอเดียและทดลองทำสิ่งใหม่ ๆ โดยพยายามจำกัดความเสี่ยงให้อยู่ในขอบเขตที่ควบคุมได้ ก่อนที่จะเริ่มนำ Scrum ไปเริ่มใช้กับโปรเจกต์อื่นที่มีขนาดใหญ่ขึ้นต่อไป แล้วท่านจะพบว่าเนื้องานที่เกิดใหม่เหล่านี้จะมีส่วนผสมของความแปลกใหม่เกิดเป็นนวัตกรรมหรือวิถีการทำงานแบบใหม่ ๆ ที่องค์กรของท่านไม่เคยมีมาก่อน