คู่มือพนักงาน (Employee Handbook) อาวุธสำคัญสำหรับบุคลากรที่องค์กรควรใส่ใจ

อุปกรณ์สำคัญที่จะทำให้เรารู้ถึงวิธีปฎิบัติการต่อสิ่งๆ หนึ่งอย่างถูกต้องก็คือ “คู่มือ” นั่นเอง สำหรับโลกของการทำงานเองก็ตาม ไม่ว่าจะเป็นองค์กรลักษณะไหน (ทั้งภาครัฐและเอกชน) ประกอบกิจการหรือธุรกิจรูปแบบใด ต่างก็ต้องมีบุคลากรเป็นทรัพยากรมนุษย์ที่สำคัญทั้งนั้น

และการที่ทุกคนจะเข้าใจองค์กรตลอดจนรู้ถึงข้อกำหนดต่างๆ ไปจนถึงสิทธิ และวิธีการปฎิบัติงานในส่วนที่รับผิดชอบ ก็ย่อมต้องมี “คู่มือพนักงาน (Employee Handbook)” ที่เป็นเสมือนเข็มทิศนำทางให้เรามีจุดมุ่งหมายและเดินไปให้ตรงจุดในเส้นทางที่เหมาะสม ขณะเดียวกันคู่มือนี้ก็เป็นเสมือนแหล่งข้อมูลที่ควรรู้ซึ่งจะทำให้พนักงานต่างๆ ปฎิบัติตัวในองค์กรได้อย่างถูกต้องอีกด้วย

ดังนั้นองค์กรหรือฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) เองก็ตาม ควรให้ความสำคัญและใล่ใจในการจัดทำคู่มือพนักงาน (Employee Handbook) ให้เป็นอย่างดีด้วยเช่นกัน เพื่อที่ทุกคนจะได้รู้รายละเอียดต่างๆ ที่ควรทราบ และรู้ถึงเป้าหมายตลอดจนทิศทางขององค์กรที่เรากำลังมุ่งหน้าสู่ความสำเร็จ

วัตถุประสงค์ของการจัดทำคู่มือพนักงาน (Employee Handbook)

ในแต่ละองค์กรต่างก็มีวัตถุประสงค์ในการจัดทำคู่มือพนักงานที่มีจุดมุ่งหมายเดียวกันนั้นก็คือทำให้พนักงานรู้และเข้าใจถึงบทบาทและหน้าที่ของตน ตลอดจนรับทราบกฎระเบียบและข้อปฎิบัติต่างๆ ให้ชัดเจน แต่บางองค์กรก็ยังมีวัตถุประสงค์อื่นๆ เพิ่มเติมอีกมากมายตามแต่ความต้องการของแต่ละองค์กร เราลองมาดูวัตถุประสงค์หลักที่มีร่วมกันของการจัดทำคู่มือพนักงานที่เป็นมาตรฐานเดียวกัน

• 1.เพื่อปฐมนิเทศพนักงานตลอดจนเป็นเครื่องมือในการต้อนรับพนักงานใหม่
• 2.ต้องการให้พนักงานรู้จักองค์กร ตลอดจนเข้าใจเป้าหมาย วิสัยทัศน์ และพันธกิจร่วมของการทำงาน เพื่อเป็นทิศทางที่ทุกคนจะก้าวไปข้างหน้าร่วมกันได้อย่างถูกต้อง
• 3.เพื่อให้พนักงานได้เข้าใจตำแหน่ง บทบาท หน้าที่ ความรับผิดชอบของตนเอง และสามารถปฎิบัติหน้าที่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
• 4.เพื่อให้พนักงานได้รู้ถึงข้อมูลในเรื่องสิทธิที่ตนจะได้รับจากองค์กร
• 5.เพื่อให้พนักงานทุกคนรู้ถึงกฎ ระเบียบ และข้อกำหนดต่างๆ ที่จำเป็นขององค์กร เพื่อเคารพและปฎิบัติร่วมกันได้อย่างถูกต้อง
• 6.เพื่อให้ฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) บริหารงานตลอดจนบริหารจัดการทรัพยากรมนุษย์ขององค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ
• 7.เพื่อให้องค์กรมีมาตรฐานเดียวกัน และสร้างมาตรฐานที่ดีให้กับองค์กรได้อีกด้วย

คู่มือพนักงาน (Employee Handbook) ควรมีอะไรบ้าง

การจัดทำคู่มือพนักงาน (Employee Handbook) นั้นไม่มีโครงสร้างเนื้อหาที่ตายตัว ตลอดจนไม่มีข้อจำกัดในวิธีการนำเสนอใดๆ แต่โดยมากมักมีพื้นฐานของโครงสร้างเนื้อหาตลอดจนลักษณะข้อมูลหลักที่คล้ายกัน อย่างไรก็ตามการจัดทำคู่มือพนักงาน (Employee Handbook) นั้นต่างก็ต้องขึ้นอยู่กับแต่ละองค์กร ที่จะมีรายละเอียดไปจนถึงวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกันด้วย

แต่โดยมากมักต้องมีพื้นฐานข้อมูลเหล่านี้ที่ถือเป็นโครงสร้างเนื้อหาหลักที่จำเป็นต่อการจัดทำเลยทีเดียว

เกี่ยวกับองค์กร (Company Profile & Goals) :

สิ่งแรกที่สำคัญที่สุดก็คือข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับองค์กรต่างๆ อาจเริ่มจากประวัติศาสตร์ขององค์กร, ลักษณะของธุรกิจ, ความสำเร็จในองค์กรที่ผ่านมา เป็นต้น นอกจากนี้ในส่วนข้อมูลองค์กรอีกอย่างที่สำคัญก็คือการบอกถึงเป้าหมายตลอดจนทิศทางขององค์กร โดยอาจมีตั้งแต่ ปรัชญาองค์กร (Philosophy), วิสัยทัศน์และพันธกิจ (Vision & Mission), ไปจนถึงนโยบายขององค์กร (Policy) และ ทิศทางของการประกอบธุรกิจ (Business Direction) เป็นต้น

โครงสร้างองค์กรและการบริหารงาน (Organization) :

บุคลากรทุกคนควรรู้ถึงโครงสร้างองค์กรทั้งหมด โครงสร้างตำแหน่งงาน ลำดับการบริหาร ตลอดจนตำแหน่งของตนที่อยู่ในโครงสร้างองค์กรโดยรวม ทั้งนี้เพื่อเข้าใจกระบวนการทำงาน ลำดับขั้นตอนการทำงาน ตลอดจนลำดับอำนาจต่างๆ ในการบริหารสั่งการ

ตำแหน่งหน้าที่และความรับผิดชอบ (Position & Responsibility) :

หัวใจสำคัญของคู่มือพนักงาน (Employee Handbook) ก็คือตำแหน่งหน้าที่และความรับผิดชอบของบุคลากร เพื่อระบุให้ชัดเจนว่าพนักงานนั้นถูกจ้างงานมาเพื่อทำงานอะไร และต้องรับผิดชอบในการทำงานอะไรบ้างตามหน้าที่ของตน ซึ่งนี่จะเป็นกรอบการทำงาน ไปจนถึงเป็นบรรทัดฐานในการประเมินผลได้อีกด้วย บางองค์กรอาจมีการจัดทำคู่มือพนักงาน (Employee Handbook) กลางไว้ และมีการเพิ่มเติมเอกสารแยกในส่วนนี้แทน

หรือบางองค์กรก็จัดทำคู่มือพนักงาน (Employee Handbook) สำหรับแต่ละตำแหน่งชัดเจนไปเลย รวมถึงการทำคู่มือพนักงาน (Employee Handbook) แบบดิจิตอลที่สามารถปรับเปลี่ยนรายละเอียดตามตำแหน่งและหน้าที่ของแต่ละบุคคลได้ด้วย

ขั้นตอนและวิธีการปฎิบัติงาน (Procedure & Working Process) :

เมื่อรู้ถึงตำแหน่งหน้าที่และความรับผิดชอบแล้วก็ต้องเข้าใจถึงขั้นตอนการปฎิบัติงานที่จำเป็น ในการจัดทำข้อมูลส่วนนี้มักขึ้นอยู่กับแต่ละตำแหน่งและลักษณะงาน อย่างงานในเชิงบริหารจัดการอาจจะไม่มีการให้ข้อมูลส่วนนี้ แต่งานในเชิงปฎิบัติการต่างๆ ข้อมูลส่วนนี้มักเป็นสิ่งจำเป็น โดยเฉพาะการใช้เครื่องมือต่างๆ และกระบวนการที่ครบขั้นตอน ในส่วนของข้อมูลด้านโทรโนโลยีและการใช้โปรแกรมต่างๆ ก็อาจรวมอยู่ในส่วนนี้ได้ อย่างเช่น การใช้โปรแกรมพื้นฐานต่างๆ, วิธีการเข้าและออกโปรแกรม, ตลอดจนข้อมูลด้านสารสนเทศต่างๆ เป็นต้น

เวลาทำงาน, วันหยุด และ การลางาน (Working Hours, Day off, Holliday and Leave) :

ข้อมูลที่ไม่ได้เกี่ยวกับหน้าที่การทำงานโดยตรงแต่เป็นข้อมูลส่วนนี้ถือเป็นพื้นสำคัญอย่างยิ่งที่พนักงานทุกคนควรทราบ ในส่วนของเวลาการทำงานอาจระบุเวลาเข้า-ออก, เวลาพักกลางวัน, การตอกบัตรบันทึกเวลา, เส้นตายของการมาสาย เป็นต้น ข้อมูลสำคัญอีกส่วนก็คื่อเรื่องของวันหยุด ตั้งแต่วันหยุดพื้นฐาน, วันหยุดประจำปีตามปฎิทิน เป็นต้น ทั้งนี้เพื่อให้พนักงานทราบวันหยุดที่ชัดเจนตามสิทธิ์

ตลอดจนสามารถวางแผนเรื่องหยุดงานของตนได้ อีกส่วนที่ขาดไม่ได้เลยก็คือเรื่องการลางานในกรณีต่างๆ ตั้งแต่ ลาป่วย, ลากิจ, โควต้าวันลาประจำปี, วิธีการแจ้งและเขียนใบลา, ไปจนถึงกฎระเบียบและบทลงโทษตลอดจนอัตราปรับสำหรับการลาเกินกำหนด เป็นต้น

สวัสดิการ (Benefit) :

อีกหนึ่งข้อมูลพื้นฐานสำคัญที่ควรบรรจุอยู่ในคู่มือพนักงาน (Employee Handbook) ก็คือเรื่องของสวัสดิการ โดยเฉพาะสวัสดิการพื้นฐานที่จำเป็นสำหรับพนักงาน ไปจนถึงสวัสดิการพิเศษของแต่ละองค์กรที่พนักงานทุกคนจะได้รับเป็นมาตรฐานที่เท่าเทียมกัน สวัสดิการที่สำคัญก็อย่างเช่น สวัสดิการในการรักษาพยาบาลต่างๆ, ประกันสังคม, ประกันสุขภาพ, กองทุนต่างๆ, สวัสดิการในเรื่องการออม, สวัสดิการที่เพิ่มขึ้นตามอายุการทำงาน, สวัสดิการหลังเกษียณ เป็นต้น อย่างไรก็ตามสวัสดิการพิเศษตามตำแหน่งงานต่างๆ อาจมีการแจ้งเป็นเอกสารแยกส่วนตัว หรือแจ้งแบบเรียกชี้แจงเป็นรายบุคคลไป

อัตราจ้างพิเศษและเงินพิเศษ (Special Employment & Special Money) :

อัตราจ้างในตำแหน่งงานอาจจะถือเป็นเรื่องความลับส่วนบุคคล แต่สำหรับอัตราจ้างพิเศษที่เพิ่มเติมจะถือเป็นมาตรฐานขององค์กรที่ควรชี้แจงให้ทราบในมาตรฐานเดียวกัน อาทิ ค่าล่วงเวลา, ค่าทำงานต่างจังหวัด, ค่าวุฒิการศึกษา, ตลอดจนอัตราโบนัสและเกณฑ์การให้โบนัสที่เป็นมาตรฐานกลางของบริษัท เป็นต้น

การลาออกและการเลิกจ้างในกรณีต่างๆ (Resignation & Dismissal) :

การลาออกถือเป็นข้อมูลสำคัญที่พนักงานทุกคนต้องทราบไว้ตั้งแต่วันแรกที่เข้ามาทำงาน เพื่อจะได้รู้ข้อกำหนด กฎระเบียบ และวิธีปฎิบัติที่ถูกต้องสำหรับการออกจากงาน ตั้งแต่การแจ้งการลาออก, ระยะเวลาดำเนินการพิจารณาและอนุมัติ, ค่าปรับในการลาออกก่อนกำหนดหรือกรณีผิดสัญญา (ถ้ามี), ระบบชดเชยและค่าสินไหมในกรณีที่ถูกให้ออกจากงานจากกรณีต่างๆ เป็นต้น ทั้งนี้รายละเอียดที่จะระบุในคู่มือพนักงาน (Employee Handbook) อาจเป็นความรู้พื้นฐาน ส่วนรายละเอียดในเชิงลึกอาจต้องคุณเป็นกรณีบุคคลไป ตลอดจนให้ปรึกษาฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) เพิ่มเติมภายหลัง

ประโยชน์ของคู่มือพนักงาน (Employee Handbook)

• เป็นบรรทัดฐานขององค์กรที่มีมาตรฐานชัดเจน ทำให้องค์กร, ฝ่ายทรัพยากรบุคคล, ตลอดจนพนักงาน มีหลักยึดปฎิบัติเดียวกัน ปฎิบัติงานได้สะดวก และมีกรอบในการปฎิบัติร่วมกัน
• พนักงานมีคู่มือในการทำงาน ทราบข้อควรปฎิบัติตลอดจนวิธีการปฎิบัติงานที่ถูกต้องและชัดเจน
• พนักงานรู้ถึงกฎ ระเบียบ ข้อควรปฎิบัติ เพื่อที่จะปฎิบัติตนตลอดจนปฎิบัติงานได้อย่างถูกต้องในองค์กร
• พนักงานได้เตรียมตัวในการวางแผนด้านต่างๆ เพื่อไม่ให้กระทบต่อการทำงานและองค์กร อย่างเช่น การวางแผนการลาหยุด, การวางแผนรักษาพยาบาล, ไปจนถึงการวางแผนการลาออกจากงาน เป็นต้น
• ประหยัดเวลาในการชี้แจงรายละเอียดเป็นรายบุคคล และเป็นข้อมูลให้พนักงานศึกษาเพิ่มเติมได้ตลอดเวลา ตลอดจนมีฐานข้อมูลของตนที่เป็นมาตรฐานกลาง

คู่มือพนักงาน (Employee Handbook) ยุค 4.0

ในยุคที่ประเทศไทยมีเป้าหมายในการมุ่งสู่การเป็น Thailand 4.0 ฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) เองก็มีทิศทางในการพัฒนาศักยภาพของตนให้เป็น HR 4.0 เพื่อก้าวให้ทันโลกเช่นกัน โดยเทรนด์ต่างๆ ที่กำลังเกิดขึ้นและเป็นที่นิยมสำหรับยุคนี้ก็คือ

• คู่มือพนักงานในระบบดิจิตอล (Employee Digital Handbook) : คู่มือพนักงานที่มีการพัฒนาสู่ฟอร์แมทดิจิตอล (Digital Format) ที่มีการจัดทำในรูปแบบไฟล์สำเร็จรูปต่างๆ ตลอดจน e-book เพื่อเป็นคู่มือเริ่มต้น (Starter Kit) ส่งให้กับพนักงานแต่ละคนโดยตรง ซึ่งวิธีนี้จะช่วยประหยัดต้นทุนในการผลิตคู่มือที่เป็นรูปเล่มได้มาก ทั้งยังปรับแก้ได้ตลอดเวลา และเพิ่มเติมข้อมูลที่อัพเดทได้เสมออย่างง่ายดายอีกด้วย
• คู่มือพนักงานในระบบคลาวด์ (Employee Handbook on Cloud System) : อีกเทรนด์ที่กำลังมาแรงก็คือการทำคู่มือพนักงานขึ้นไว้ในระบบคลาวด์ ซึ่งคู่มือนี้มีลักษณะเป็นแบบดิจิตอลแต่อยู่ในฐานข้อมูลกลางระบบคลาวด์ที่สามารถแชร์ได้อย่างสะดวก หรือเพียงแค่ให้ Password พนักงานเข้าถึงข้อมูลอย่างง่ายดาย ประหยัดเวลาและทรัพยากรไปอีกมาก และทางฝ่าย HR เองก็สามารถแก้ไขข้อมูลได้ตลอดเวลาโดยเป็นการแก้ไขที่ข้อมูลกลางเพียงครั้งเดียว
• คู่มือพนักงานในรูปแบบแอพลิเคชัน (Employee Handbook Application) : คู่มือพนักงานในรูปแบบแอพลิเคชั่นกำลังเป็นอีกหนึ่งวิธีที่ง่ายและสะดวกแถมทันสมัยและเหมาะกับคนรุ่นใหม่ โดยลักษณะจะเป็นการผสมผสานระหว่างข้อมูลแบบดิจิตอลกับการเก็บข้อมูลกลางไว้ที่ระบบคลาวด์ สามารถเข้าถึงได้ง่ายและหลากหลายช่องทางกว่า โดยเฉพาะเข้าจาก Smart Phone ต่างๆ หรือ iPad ที่เป็นอุปกรณ์เสริมที่สะดวกและมีประสิทธิภาพอีกด้วย แถมการดีไซน์การใช้งานของแอพลิเคชั่นต่างๆ ยังมีลูกเล่นที่น่าสนใจในเรื่องความสวยงาม ความทันสมัย ตลอดจนการเสพข้อมูลที่ดึงดูดใจด้วย

บทสรุป

ทุกองค์กรควรจัดทำคู่มือพนักงาน (Employee Handbook) ของตนเพื่อเป็นบรรทัดฐานตลอดจนแนวทางในการปฎิบัติงานให้ถูกต้องเหมาะสม รวมถึงทำให้พนักงานมีฐานข้อมูลองค์กรตลอดจนการปฎิบัติงานของตน และในยุคที่เมืองไทยก้าวสู่ยุค Thailand 4.0 เพื่อก้าวให้ทันโลกที่เปลี่ยนแปลงนั้นองค์กรก็สามารถปรับเปลี่ยนพัฒนาคู่มือพนักงาน (Employee Handbook) ของตนให้เป็นระบบดิจิตอลหรือเข้าสู่ระบบคลาวด์เพื่อให้เกิดความทันสมัยและสะดวกสบายขึ้นได้ ตลอดจนช่วยประหยัดงบประมาณและทำให้การบริหารจัดการง่ายขึ้นอีกด้วย

อย่างไรก็ดีหัวใจสำคัญของการจัดทำคู่มือพนักงาน (Employee Handbook) นั้นก็คือเนื้อหา องค์กรตลอดจนฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) เองควรใส่ใจในข้อมูลที่อยากนำเสนอให้มาก ซึ่งควรเป็นความรู้พื้นฐานที่จำเป็น ข้อมูลที่จะทำให้พนักงานปฎิบัติงานได้อย่างราบรื่น ตลอดจนองค์ความรู้ที่เป็นประโยชน์ต่อการทำงานและตัวพนักงานเอง ทั้งนี้ก็เพื่อให้คู่มือพนักงาน (Employee Handbook) นั้นทำหน้าที่ได้อย่างมีประสิทธิภาพที่สุด และเป็นส่วนที่ช่วยส่งเสริมให้องค์กรมีศักยภาพขึ้นได้ด้วยเช่นกัน