เราจ้างพนักงานเพื่อสร้างความก้าวหน้าและการขยายองค์กร แต่บางครั้ง การที่พนักงานมีการลาออกเป็นเหตุการณ์ที่ทุกองค์กรต้องเจอ

และหลายๆองค์กร ก็จะมุ่งเน้นไปที่การสรรหาพนักงานใหม่หลังจากมีการถามเหตุผลของการลาออกแล้ว

อย่างไรก็ตาม หากถามแค่เหตุผลของลาออก องค์กรต่างๆจะสูญเสียโอกาสในการค้นหาความคิดเห็นและความรู้สึกที่แท้จริงของพนักงานไป

และการลาออกจะเกิดขึ้นอีกครั้ง ผู้ประกอบการต้องเสียค่าใช้จ่ายในการสรรหาบุคลากรใหม่และค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรมต่างๆ

ดังนั้นก่อนที่พนักงานจะออกจากงาน พวกเขาจะต้องถูกสัมภาษณ์เกี่ยวกับ Exit Interview นอกจากนี้ความเห็นจากการสัมภาษณ์จะช่วยพัฒนาองค์กรได้

Exit Interview คืออะไร ?

ก่อนเข้าไปทำงานในแต่ละองค์กร จะต้องมีการสัมภาษณ์เพื่อคัดเลือกพนักงานเข้าไปตามปกติ หรือที่เราคุ้นเคยว่า Job Interview นั่นเอง

แต่หากเราจะลาออกจากองค์กร ก็มักจะมีการสัมภาษณ์เช่นกัน เราเรียกสิ่งนี้ว่า Exit Interview หรือการที่ HR หรือหัวหน้างานมาสัมภาษณ์ลูกน้อง / คนในทีม แล้วพูดคุยทำความเข้าใจอย่างจริงจังว่า ทำไมเขาถึงลาออก ? เหตุผลที่ลาออกคืออะไรกันแน่ ? เพื่อจะได้รู้ว่าสิ่งไหนที่หากมองย้อนกลับไปแล้ว องค์กรต้องทำอย่างเร่งด่วนเพื่อจะได้ไม่ทำให้พนักงานลาออกด้วยเหตุผลเดิม ๆ อีก

บางครั้งพนักงานอาจไม่บอกตรง ๆ ก็เป็นสิ่งที่ HR หรือหัวหน้าต้องซักไซร้ เพื่อที่อย่างน้อยจะได้เข้าใจต้นเหตุอย่างแท้จริง

ทั้งนี้ ยังมีอีกสิ่งที่เรียกว่า Stay Interview หรือการสัมภาษณ์พนักงานเพื่อหาเหตุผลว่าทำไมพนักงานถึงยังตัดสินใจอยู่กับองค์กร ยังไม่ลาออกไป ซึ่งจะทำให้รู้ว่า พวกเขามีความสุขกับองค์กรจริง ๆ หรือแค่อยู่ไปวัน ๆ เท่านั้น

5 คำแนะนำในการดำเนินการสัมภาษณ์ Exit Interview ที่ประสบความสำเร็จ

ประกาศล่วงหน้า

ต้องมีการแจ้งเวลาและวันสัมภาษณ์รวมถึงเป้าหมายของการสัมภาษณ์ด้วย นอกจากนี้ให้องค์กรรู้ว่าพวกเขาจะใช้ข้อมูลที่ได้รับจากการสัมภาษณ์อย่างไรเพื่อให้พนักงานสามารถเตรียมคำตอบง่ายๆได้ก่อน

ข้อมูลที่เป็นประโยชน์ในการสัมภาษณ์ Exit Interview จะถูกแจ้งให้พนักงานที่ทำงานในองค์กรทราบและพนักงานจะทำงานในอนาคต ด้วยเหตุนี้จึงมีการขอสัมภาษณ์แบบตัวต่อตัวเพื่อถามเหตุผลที่ออกจากงานอย่างแท้จริง

ความอดทนพร้อมรับความคิดเห็น

เมื่อพนักงานตัดสินใจลาออกจากตำแหน่ง ไม่ว่าจะด้วยเหตุผลใดก็ตามคุณต้องเข้าร่วมการสัมภาษณ์แบบ Exit Interview พร้อมทัศนคติที่ผ่อนคลาย คุณอาจได้ยินความคิดเห็นที่คุณยอมรับไม่ได้ แต่ก็ไม่ปฏิเสธหรือคัดค้าน คุณต้องรับความคิดเห็นเหล่านั้น เหตุผลที่ควรผ่อนคลายเมื่ออยู่ใน Exit Interview คือการสัมภาษณ์อาจสิ้นสุดลงโดยที่พนักงานไม่พูดถึงความคิดเห็นที่สำคัญที่ควรถูกดึงออกมา
ดังนั้นควรใจเย็นเวลาสัมภาษณ์ Exit Interview เพื่อความราบรื่นทั้งสองฝ่าย

ควรถามคำถามที่ทำให้พนักงานสามารถตอบกลับได้อย่างใจจริง

นอกเหนือจากการค้นหาเหตุผลในการลาออกจากงานผู้รับผิดชอบยังถามพนักงานว่าจะทำอย่างไรกับพวกเขาเพื่อไม่ให้ลาออกจากงาน ซึ่งสาเหตุไม่ได้มาจากองค์กร แต่อาจเป็นปัจจัยอื่น ตัวอย่างเช่น เงินเดือนอาจจะน้อยเกินไป องค์กรต่างๆจึงควรต้องทบทวนเรื่องระบบเงินเดือน
ดังนั้นการเตรียมคำถามจะได้รับคำตอบที่ชัดเจน ซึ่งเป็นสิ่งจำเป็น เนื่องจากข้อมูลจากการสัมภาษณ์จะมีส่วนช่วยในการปรับปรุงองค์กร

ไม่ควรคาดหวังคําตอบมากเกินไป

ด้านการตั้งคำถามไม่จำเป็นต้องถามคำถามทุกข้อที่มีอยู่ หากมีการ Over – Concentration ในการถามพนักงานมากเกินไป พวกเขาจะตกอยู่ในอารมณ์รุนแรงที่ยากต่อการตอบสนองและการสัมภาษณ์อาจเต็มไปด้วยความเครียด ในกรณีที่คุณไม่ได้รับคำตอบเหมือนกับที่คุณคาดไว้คุณต้องเปลี่ยนมุมมองหรือวิธีถาม

ผู้ถามจะต้องเป็นคนกลาง

ผู้ถามไม่ได้เป็นผู้บังคับบัญชาโดยตรงของพนักงาน แต่ควรเป็นคนที่ทำงานร่วมกัน เพราะบางครั้งมีสิ่งที่ยากที่จะบอกผู้จัดการโดยตรง ดังนั้นการเข้าร่วมการสัมภาษณ์จึงถูกควบคุมโดยสมาชิกในทีมหรือผู้อาวุโสคนอื่น ๆ

ข้อมูลที่เป็นประโยชน์ที่ได้จากการ Exit Interview คือ

• สามารถรู้ถึงจุดแข็งขององค์กรจากมุมมองของพนักงาน สิ่งที่น่าพึงพอใจในขณะที่พวกเขากำลังทำงานในองค์กร สิ่งเหล่านี้มีประโยชน์มากในการเสริมสร้างวัฒนธรรมองค์กรซึ่งนำไปสู่ความก้าวหน้าของสภาพแวดล้อมในการทำงาน
• รู้จุดอ่อนขององค์กรได้ ทำความเข้าใจกับความไม่พอใจของพวกเขา เช่น องค์กรมีเวลาน้อยในการดําเนินการสถาณการณ์นี้ ดังนั้นองค์กร จึงจำเป็นต้องพัฒนาสวัสดิการพนักงานด้วยการรวบรวมข้อมูลความไม่พอใจของพนักงานนำไปสู่การปรับปรุงสภาพแวดล้อมในการทำงานอีกครั้ง
• สามารถทราบสาเหตุการออกจากงานที่แท้จริง เช่น ‘ไม่มีโอกาสในการเติบโต’, ‘รู้สึกกดดันจากหัวหน้างาน’ ซึ่งความเห็นเหล่านี้สามารถช่วยในการปรับปรุงองค์กรได้ต่อไป

2 แนวทางในการดำเนินการสัมภาษณ์ Exit Interview

การกรอกแบบสอบถาม

เป็นการอธิบายเหตุผลของการลาออกเพื่อทดแทนการประชุม มีหลายคนรู้สึกว่าการเขียนสะดวกสบายกว่าที่จะถ่ายทอดความคิดเห็นของพวกเขาออกมาโดยตรง แต่แนวทางนี้ยังมีความผิดพลาดเพราะเหมือนแค่รวบรวมคำตอบของคำถามไว้ในแบบฟอร์ม และยากที่จะเห็นอารมณ์หรือความรู้สึกของพนักงาน

การพูดคุยแบบตัวต่อตัว

เปรียบเทียบกับคำตอบด้วยการเขียนลงในแบบสอบถาม จากนั้นใช้วิธีการแบบเผชิญหน้า face-to- face เพื่อให้ผู้ซักถามดูการแสดงออกและอารมณ์ของพนักงาน นอกจากนี้ตามคำถามพวกเขาสามารถดึงข้อมูลที่สำคัญจากการสนทนาทั่วไปโดยการสร้างบรรยากาศที่ผ่อนคลาย และสามารถเปลี่ยนคำถามได้อย่างยืดหยุ่นตามที่มา ด้วยเหตุนี้ จึงจำเป็นต้องเลือกผู้สัมภาษณ์ทีมีประสบการณ์ในการสัมภาษณ์
ขึ้นอยู่กับสถานการณ์ของพนักงานแต่ละคนว่าต้องใช้แนวทางในการสัมภาษณ์แบบไหน เราไม่ควรมานั่งวัดว่าวิธีไหนดีกว่ากัน หากไม่เหมาะก็เปลี่ยนวิธีในการสัมภาษณ์ เราควรเลือกวิธีที่เหมาะสมกับทั้งเราและพนักงาน

สรุป

ไม่ว่าจะเป็นที่ไหนการที่พนักงานลาออกจากงาน ก็เป็นสถานการณ์ที่ค่อนข้างละเอียดอ่อน การเผชิญหน้ากับพนักงานที่ลาออกอย่างจริงใจ จะทำให้สามารถได้รับคำแนะนำที่สำคัญต่อการปรับปรุงองค์กรและเสริมสร้างสภาพแวดล้อมในการทำงานให้ดีขึ้นได้
การวิเคราะห์เหตุผลว่าทำไมพนักงานถึงลาออก มีความจำเป็นมากกว่าการสรรหาพนักงานใหม่มาแทนคนเก่า และเพื่อการนั้นเราควรหาแนวทางในการแก้ไข ผมมีความยินดีถ้าองค์กรของคุณใช้บทความในการสัมภาษณ์ Exit Interview นี้เป็นข้อมูลในการอ้างอิง