HIGHLIGHT
|
ในบทความก่อน ๆ เราได้พูดถึงหลักการทำงานแบบ Agile กันไปก่อนแล้ว ซึ่ง Agile แปลว่ารวดเร็วว่องไว มีจุดกำเนิดมาจากการผลิตซอฟต์แวร์อย่างรวดเร็วเพื่อรับมือกับโลกที่หมุนเร็วขึ้น จนกลายมาเป็นปัจจัยการทำงานที่ขึ้นแท่นเป็นอันดับหนึ่งที่นิยมทั่วโลก สิ่งที่มากับ Agile ก็คือหลักวิธีปฏิบัติที่มีประโยชน์ต่อการทำงาน ในบทความนี้จะแชร์เครื่องมือที่มาช่วยให้การทำงานของเราเป็นไปได้อย่างง่ายขึ้น โดยเฉพาะช่วยให้ HR บริหารจัดการพนักงานได้สะดวก รวดเร็ว ทันท่วงที เพราะเรื่องของคนรอไม่ได้อยู่แล้ว การนำวิธีการทำงานแบบใหม่ ๆ มาช่วยก็จะทำให้ HR เพิ่มความเร็วและคล่องตัวให้กับการบริหารจัดการงานต่าง ๆ ซึ่งสำคัญมากกับโลกยุคโลกาภิวัตน์ในปัจจุบันที่ทุกอย่างเปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็ว นั่นก็คือ Kanban Board
Kanban Board คืออะไร?
เครื่องมือที่ว่าที่จะมาช่วยพัฒนาการทำงานของเราให้เร็วขึ้นก็คือ Kanban Board (อ่านว่า คัมบังบอร์ด) เป็นเครื่องมือ Project Management แบบ Agile ที่มีลักษณะเป็นกระดานและการ์ด ออกแบบมาเพื่อช่วยให้คนที่ใช้งานได้เห็นภาพและช่วยควบคุม Workflow ทั้งหมด ทั้งงานที่ต้องทำและงานที่กำลังทำอยู่ด้วย โดยจะถูกแบ่งออกเป็นหลาย ๆ คอลัมน์เพื่อแสดงสถานะการทำงานต่าง ๆ เช่น To Do, Doing, Done ฯลฯ แล้วแต่คนใช้จะสะดวกและเข้าใจ
ส่วนใหญ่งานในบริษัทหลาย ๆ ส่วนหรือแม้แต่งาน HR ก็เป็นงานประเภทจับต้องไม่ได้ หมายถึงหากเทียบกับพวกงานร้านอาหารที่เราจะเห็นขั้นตอนอย่างชัดเจนว่าตอนนี้อาหารที่ลูกค้าสั่งอยู่ที่ขั้นตอนไหนแล้ว เชฟกำลังปรุงอาหาร หรือถึงขั้นตอนเตรียมเสิร์ฟ อะไรทำนองนี้ ดังนั้นงานแบบเรา ๆ ที่ไม่สามารถมองเห็นขั้นตอนด้วยตาเปล่าได้ก็เหมาะแก่การใช้ Kanban Board มาช่วยจัดการการทำงานให้รวดเร็วและเป็นระบบมากขึ้น
แนวคิดพื้นฐานของ Kanban Board คือสร้างขึ้นมาเพื่อให้เกิดการทำงานเป็นระบบเมื่องานหรือโปรเจกต์นั้น ๆ มีการโคกันระหว่างหลาย ๆ ทีม ตัวอย่างเช่น ทีมก่อนหน้าทำเสร็จแล้วจะส่งงานต่อให้ทีมต่อไปทำก็จะแปะไว้บน Kanban Board ซึ่งทีมต่อไปก็จะรู้เลยว่างานที่กำลังจะเข้ามาคืองานอะไร และเมื่อแต่ละฝ่ายทำงานเสร็จสมบูรณ์แล้ว ทีมก็จะนำงานเหล่านั้นมารวมให้กลายเป็นงานชิ้นเดียวกัน (หรืออาจจะใช้กันภายในทีมก็ได้ ไม่จำเป็นต้องใช้เฉพาะงานที่ทำระหว่างทีม)
Kanban Board จึงเป็นเครื่องมือที่เข้ามาช่วยให้ทั้งทั้งตัวพนักงานและทั้งทีมได้มองเห็นงานเหล่านั้นอย่างชัดเจนเป็นรูปธรรมมากขึ้น มีอะไรบ้าง ทำถึงขั้นตอนไหนแล้ว จะช่วยให้ทุกคนเห็นภาพรวมของงานไปในทิศทางเดียวกัน ชัดเจนขึ้น และเข้าใจตรงกันมากขึ้น
คำว่า Kanban มีที่มาจากไหน?
Kanban Board มีจุดกำเนิดขึ้นในปี 1940 จากบริษัท Toyota โดยวิศวกรที่ชื่อว่า Taiichi Ohno ซึ่ง Kanban (คัมบัง) เป็นภาษาญี่ปุ่นที่แปลว่าการ์ด (Card) จริง ๆ แล้วก็คือ Card Board นั่นเอง
Toyota ได้นำ Kanban Board มาใช้ก็เพื่อควบคุมและจัดการงานและสินค้าคงคลังในทุกขั้นตอนของการผลิตอย่างเหมาะสมที่สุด และที่ต้องใช้ Kanban Board ก็เพราะว่างานของบริษัทส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับระบบการผลิตที่เรียกว่า Mass Production เป็นส่วนหนึ่งในแนวคิด Lean ด้วย ซึ่งใน Lean จะมีระบบการผลิตอยู่อย่างหนึ่ง คือแต่ละแผนกจะผลิตวัตถุดิบจำนวนมากเพื่อเก็บไว้ใช้ในการผลิตส่วนอื่น ๆ หรือขายให้กับลูกค้าโดยไม่สนว่าจะมี Demand เกิดขึ้นจริงอยู่เท่าไหร่ คือผลิตไปก่อนเยอะ ๆ ระบบการผลิตแบบนี้เรียกว่า Push System
Toyata จึงเกิดแนวคิดแบบ Pull System ขึ้นมาเพื่อป้องกันการสูญเปล่าของสิ่งที่ผลิตออกมาแล้ว เรียกว่า Just in Time คือระบบการผลิตที่ถ้าหากจะผลิตชิ้นส่วนหรือสินค้าใด ๆ ออกมาได้ก็ต่อเมื่อได้รับคำสั่งซื้อจากลูกค้าเท่านั้น ซึ่งตรงกันข้ามกับระบบ Push System โดยจะใช้ Kanban Board เข้ามาเป็นเครื่องมือที่ใช้แก้ปัญหาความสูญเปล่านี้
วิธีใช้และหลักการ Kanban Board ในการทำงาน
ตัวเครื่องมือ Kanban Board จะมีลักษณะเป็นบอร์ดที่แสดงถึงสเตตัสงานหรือโปรเจกต์ใด ๆ ของทีม โดยจะมีตัวโพสต์อิทหรือการ์ด ที่แสดงถึงงานที่ต้องทำแปะอยู่ตามคอลัมน์นั้น ๆ โดยหลัก ๆ Kanban Board จะแบ่งออกเป็นสเตตัสพื้นฐานทั้งหมด 3 สเตตัสด้วยกัน คือ To Do, Doing และ Done สเตตัสเหล่านี้ทุกคนในทีมสามารถปรับเปลี่ยนเพิ่มเองได้
ในส่วนของคอลัมน์สเตตัสทั้งหมด แต่ละทีมหรือแต่ละองค์สามารถกำหนดได้เองตามความเหมาะสมว่าอยากให้มีอะไรบ้างบนบอร์ด และที่สำคัญเราสามารถกำหนดได้ด้วยว่าในแต่ละช่องจะให้มีงานอยู่ในนั้นได้ทั้งหมดกี่งาน
สมมุตว่า To Do มีได้ 5 งาน, Doing มีได้แค่ 3 งาน ส่วน Backlog หรือ Done จะมีทั้งหมดกี่งานก็ได้ (เพราะเป็นงานที่ต้องทำกับงานที่เสร็จแล้ว) การที่เราจำกัดจำนวนงานในแต่ละคอลัมน์เอาไว้ก็เพื่อให้พนักงานได้โฟกัสกับงานอย่างเต็มที่ ทำงานออกมาได้อย่างมีประสิทธิภาพที่สุด ไม่ต้องกังวลกับงานที่ยังมาไม่ถึง หรือถ้าเยอะเกินไปพนักงานอาจรู้สึกว่างานโหลด แล้วท้อไปซะก่อนก็เป็นได้เหมือนกัน
ตัวอย่างการใช้ Kanban Board
ยกตัวอย่างจาก Toyota ที่แรกที่ริเริ่มการใช้ Kanban Board ก็คือ Toyota จะใช้ Kanban Board ในการบอกรายละเอียดทั้งหมดของขั้นตอนการผลิตในแต่ละครั้งว่าจะต้องใช้ชิ้นส่วนทั้งหมดกี่ชิ้นเพื่อให้ผลิตออกมาได้พอดีกับความต้องการของลูกค้า สมมติว่าบริษัทรับออเดอร์มาจากลูกค้า คือรถยนต์ 1 คัน แต่รถยนต์ 1 คันนั้นจะใช้ชิ้นส่วนทั้งหมด 1,000 ชิ้น ส่วนของฝ่ายประกอบสินค้าก็จะเริ่มทำงานโดยแปะการ์ดบน Kanban Board เพื่อบอกฝ่ายผลิตว่าจะต้องผลิตชิ้นส่วนออกมา 1,000 ชิ้นในการประกอบเป็นรถยนต์ 1 คัน แต่ในการผลิตชิ้นส่วนก็ต้องมีวัตถุดิบด้วยเหมือนกัน ฝ่ายผลิตก็จะแปะการ์ดบน Kanban Board ให้ฝ่ายวัตถุดิบได้รู้ว่าต้องการอะไรบ้างเพื่อให้ทำการจัดหาวัตถุดิบมาให้
แนะนำเว็บใช้งาน Kanban Board Free
ซอฟต์แวร์ที่ HR NOTE อยากแนะนำสำหรับการใช้งาน Kanban Board ก็คือตัว ClickUp ซึ่งเป็นที่นิยมในหมู่คนทำงานอยู่เหมือนกัน เจ้าตัว ClickUp นี้ถือว่าเป็น Project Management Tool ที่ค่อนข้างโดดเด่นและครบครัน เพราะมีสโลแกนว่า All-in-one App เริ่มต้นใช้งานฟรี ฟีเจอร์ให้เลือกหลากหลาย custom เองได้หลายแบบตามความต้องการ
Kanban Board ของ ClickUp ช่วยให้ทีมเห็นภาพรวมของการทำงานได้ดีมาก ดูรายละเอียดได้เลยว่าตอนนี้งานถึงไหนแล้ว รายละเอียดเป็นอย่างไร ใครเป็นผู้รับผิดชอบ ทำให้ Project Manager สามารถกระจาย Workload ของทีมได้ ทดลองใช้ ClickUp ได้ที่นี่ https://bit.ly/3jKItcK
ประโยชน์ที่ได้จากการใช้ Kanban Board
การนำ Kanban Board เข้ามาใช้ในการทำงานจะทำให้ทีมเห็นภาพรวมทั้งหมดของงาน ช่วยจำกัดจำนวนงานที่กำลังทำอยู่เพื่อที่จะได้รู้ว่าควรจะโฟกัสกับงานไหนก่อน จะได้ทำงานนั้น ๆ ออกมาให้ได้อย่างเต็มประสิทธิภาพที่สุด ไม่เช่นนั้นอาจเกิดการสะเปะสะปะในการทำงานได้ ด้วยข้อดีของรูปแบบการใช้งาน Kanban Board ที่จะแสดงผลออกมาผ่านตัวการ์ด ช่วยให้ทีมทำความเข้าใจกับ Workflow ของโปรเจกต์ต่าง ๆ ได้ดีมากยิ่งขึ้น มองเห็นชัดว่าตอนนี้ความคืบหน้าของงานหรือโปรเจกต์ที่กำลังทำอยู่ในขั้นตอนไหนแล้ว ขั้นตอนไหนที่ทำจบไปแล้วหรือติดปัญหาอยู่ก็จะรับรู้ได้ทันที รวมถึงมองเห็นความเร็วความช้าของงานในแต่ละส่วนด้วย เพื่อจะได้พัฒนาปรับปรุงกันต่อไป
บทสรุป
ในยุคนี้อะไรก็ต้องรวดเร็วทันใจ ตอบสนองได้ไวไปหมด การมีเครื่องมือดี ๆ ที่ช่วยพัฒนาการทำงานให้ไวขึ้นและเป็นระบบมากขึ้นย่อมเกิดผลดีต่อการทำงานอยู่แล้ว Kanban Board จึงถือว่าเป็นเครื่องมือที่เข้ามาเปลี่ยนโลกการทำงานสำหรับองค์กรยุคใหม่ ทำให้พนักงานเห็นภาพรวมการทำงานแบบเดียวกัน โดยเฉพาะทีม HR ที่ต้องการความรวดเร็วในการตอบสนองต่อพนักงานและผู้บริหารองค์กร นอกจากทีม HR ใช้กันเองแล้วก็ยังสามารถกระจายวิธีการไปให้กับทีมอื่น ๆ ในองค์กรได้ด้วย เพื่อที่จะให้องค์กรพัฒนาไปอย่างรวดเร็วและยั่งยืน
| Sources |
