HIGHLIGHT
|
ในยุคที่ข้อมูลมีมูลค่ามากขึ้น จนมีคำเปรียบว่า Data is the new oil ทำให้ภาคธุรกิจเห็นความสำคัญของข้อมูลแล้วนำมาใช้ประโยชน์ในบริบทต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นด้านการตลาด การพัฒนาองค์กร หรือแม้กระทั่งด้านทรัพยากรบุคคลที่พูดถึงการใช้ Big Data ในการทำ HR Analytics กันมากขึ้น
สิ่งนี้ก่อเกิดความเป็นความท้าทายครั้งใหม่ของ HR ที่ต้องเผชิญหน้ากับ Big Data เพื่อใช้ในการวิเคราะห์และการตัดสินใจ ส่งผลให้ HR ยุคใหม่ต้องมีความรู้และทักษะที่มากกว่าเดิม โดยเฉพาะทางทักษะเชิงข้อมูลที่เราจะพูดถึงกันในวันนี้
แล้ว HR จะใช้ประโยชน์จาก Big Data ได้อย่างไร? ติดตามได้จากบรรทัดข้างล่างนี้เลย
Contents
Big Data คืออะไรในวงการ HR
ก่อนอื่นมาทำความรู้จัก Big Data กันก่อน เพราะเชื่อว่าหลายคนคงได้ยินคำคำนี้กันมาบ้างแล้ว แต่น้อยนักที่จะเข้าใจคอนเซ็ปต์อย่างแท้จริงว่า Big Data คืออะไร มีกระบวนการทำงานยังไง และใช้ประโยชน์อะไรได้บ้าง
แปลแบบตรงตัวเลย Big Data คือข้อมูลขนาดใหญ่ที่มีจำนวนมากมายมหาศาลทุกเรื่อง ทุกแง่มุม และทุกรูปแบบ ซึ่งอาจเป็นข้อมูลภายในองค์กรหรือภายนอกที่มาจากการติดต่อระหว่างองค์กร หรือจากทุกช่องทางการติดต่อกับลูกค้า เช่น ข้อมูลบริษัท ข้อมูลสำคัญของลูกค้า วิดีโอ ไฟล์รูปภาพ หรือไฟล์เอกสารต่าง ๆ ฯลฯ
พูดง่าย ๆ Big Data ก็คือข้อมูลทุกอย่าง ทุกประเภทเกี่ยวข้องกับองค์กรที่เกิดขึ้นและรวบรวมเก็บไว้นั่นเอง
ทว่าข้อมูลเหล่านี้ยังเป็นเพียงข้อมูลดิบที่รอการนำมาวิเคราะห์เพื่อใช้ในการสร้างมูลค่าทางธุรกิจ ยกตัวอย่าง ภาครัฐเก็บข้อมูล Big Data เช่น สาธารณสุข อาชญากรรม ฯลฯ มาวิเคราะห์ต่อเพื่อใช้ในการแก้ไขปัญหาความเดือดร้อนหรือลดความเหลื่อมล้ำที่เกิดขึ้น
แล้ว Big Data คืออะไรในวงการ HR? คำตอบก็คือข้อมูลทุกอย่างที่เกี่ยวข้องกับ HR ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลพนักงาน ข้อมูลผู้สมัคร หรือแม้กระทั่งข้อมูลสารสนเทศต่าง ๆ เพราะ Big Data ครอบคลุมในทุกแง่มุม
- V – Volume (ปริมาณ) คือ ปริมาณข้อมูลที่สามารถผลิตและจัดเก็บไว้ได้จะต้องขนาดที่ใหญ่มากเพียงพอ
- V – Variety (ความหลากหลาย) คือ ความหลากหลายของประเภทของข้อมูล โดยสามารถเพิ่มประสิทธิภาพในการนำข้อมูลไปวิเคราะห์ต่อยอดได้ เช่น ตัวหนังสือ, รูปภาพ, ข้อมูลเสียงที่ถูกบันทึกไว้, วีดีโอหรือไฟล์ประเภทอื่นจากหลากหลายแหล่งที่มา
- V – Velocity (ความเร็ว) คือ ความเร็วในการประมวลผลและผลิตข้อมูลขึ้นมาเพื่อให้ทันกับความต้องการของผู้ใช้งาน ซึ่ง Big Data คือข้อมูลที่ได้มาแบบ Real-Time และประมวลผลอยู่ตลอดเวลา
- V – Veracity (คุณภาพของข้อมูล) คือ คุณภาพของข้อมูลที่สามารถนำไปวิเคราะห์ข้อมูลต่อไปได้อีก เป็นข้อมูลที่ยังไม่ผ่านการประมวลผลอยู่ในรูปแบบของข้อมูลดิบซึ่งสามารถนำไปประมวลผลต่อไปได้
ทำไม HR ต้องรู้จัก Big Data
เพราะในยุค การปฏิวัติอุตสาหกรรมครั้งที่ 4 มีการเปลี่ยนแปลงทางเทคโนโลยีอย่างก้าวกระโดด ทำให้เกิดของนวัตกรรมมากมายซึ่งได้สร้างตลาดใหม่และพลิกโฉมหน้าอุตสาหกรรมไปอย่างสิ้นเชิง โดยเฉพาะการเกิดขึ้นของคอนเซ็ปต์ Big data ที่มีความสำคัญและจำเป็น นำมาซึ่งบทบาทการทำ HR Analytics
HR Analytics คือ การวิเคราะห์ข้อมูลที่มีอยู่เพื่อให้เกิดผลลัพธ์ที่สำคัญ สามารถนำมาทำแผนกลยุทธ์ด้าน HR ให้สอดคล้องกับองค์กร ผ่านเป็นการรวบรวมข้อมูลที่เป็นประโยชน์เพื่อคาดการณ์ผลที่จะเกิดในอนาคต และการนำเสนอข้อมูลอย่างเป็นระบบ ด้วยเทคโนโลยีและเครื่องมือทางสถิติ ซึ่งใช้ประกอบการตัดสินใจของผู้บริหารได้
HR ยุคใหม่จึงต้องปรับบทบาทและเสริมทักษะเพื่อให้เป็นคู่คิดทางธุรกิจ (Business Partner) ที่ทำหน้าที่ช่วยส่งเสริมให้องค์การสามารถปรับตัวได้ทันท่วงที HR จะต้องเข้าใจสถานการณ์ขององค์กร เพื่อสามารถทำนายความน่าจะเป็นต่าง ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ มอบผลงานด้านการบริหารและพัฒนาบุคคลตอบสนองและรองรับบริบทธุรกิจใหม่ในวันนี้และอนาคต
ฉะนั้น HR จะสามารถรวบรวมข้อมูลพนักงานบางอย่าง เช่น เงินเดือนและสวัสดิการได้ค่อนข้างง่าย และสามารถเก็บเป็น Big Data ที่สามารถรวบรวมและประเมินข้อมูลก่อน ระหว่าง และหลังกระบวนการจ้างงาน เพื่อช่วยในการตัดสินใจจ้างงาน และพัฒนาบุคลากรที่มีให้ประสิทธิภาพมากขึ้น
กล่าวคือ Big Data จะช่วยให้ HR สามารถตรวจสอบและติดตามประสิทธิภาพการสรรหาบุคลากร เพื่อกำหนดกลยุทธ์ที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดในการดึงดูดผู้สมัครในอุดมคติ หนำซ้ำ Big Data ยังสามารถปรับปรุงกระบวนการจ้างงานและจำกัดกลุ่มผู้สมัครจำนวนมากให้เหลือกลุ่มที่เล็กลง เพื่อเฟ้นหาผู้สมัครที่มีคุณสมบัติตามที่ต้องการ นอกจากนี้ Big Data ยังเปิดให้โอกาส HR กำหนดประเภทและแนวโน้มของพนักงาน และพัฒนาโปรแกรมต่าง ๆ เพื่อปรับปรุงความภักดีและลดอัตราการลาออกได้ด้วย
ฉะนั้นการใช้ความรู้ด้าน Big Data ก็จะช่วยให้ HR ตัดสินใจด้านทรัพยากรบุคคลมีความถูกต้อง เที่ยงตรง ส่งผลต่อประสิทธิภาพในการตัดสินใจทางธุรกิจในยุคดิจิทัล
HR ประยุกต์ใช้ Big Data ได้อย่างไร
เพราะการทำงานของฝ่ายทรัพยากรบุคคลหรือ HR เป็นงานที่อาศัยข้อมูล ประสบการณ์ และสามัญสำนึกในการตัดสินใจ ถือเป็นงานที่มีความซับซ้อนค่อนข้างสูง Big Data จึงเป็นตัวช่วยการทำงานของฝ่ายบุคคลในการวิเคราะห์ข้อมูลเชิงลึกของงานทรัพยากรบุคคล ตั้งแต่ขั้นตอนการวางแผนกำลังคน (Workforce Planning), การสรรหา (Recruiting), การฝึกหัด (Training), การวัดผลงาน (Evaluating) ไปจนถึงการลดการสูญเสียพนักงาน ไม่เท่านั้น Big Data ยังสามารถนำมาเพื่อวิเคราะห์เปรียบเทียบ หาจุดอ่อน และเสริมจุดแข็งเพื่อพัฒนาตนเองเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้อีกด้วย
ทั้งนี้ การประยุกต์ใช้ Big Data มาเป็นเครื่องมือด้านการบริหารทรัพยากรบุคคล ให้เกิดประโยชน์สูงสุดนั้น ควรเริ่มที่การจัดทำโครงสร้างพื้นฐานด้านสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์ (HRIS) ให้พร้อมก่อน แล้วก้าวสู่การใช้ HR Analytics โดยเตรียมคนให้มีทักษะความพร้อมในด้านนี้
ขั้นแรก HR Analytics อาจทำโดยโปรแกรม Excel ธรรมดา ๆ แต่สิ่งสำคัญคือความสามารถในการจัดทำข้อมูลอย่างเป็นระบบ ครบถ้วน และความสามารถในการออกแบบการวิเคราะห์ให้ตอบโจทย์ธุรกิจได้อย่างแท้จริง จนกระทั่งสามารถสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่ยอมรับและปรับใช้ข้อมูล HR Analytics จากนั้น การปรับเข้าสู่ Big Data ต่อไป
อย่างไรก็ดี Big Data อาจเป็นเรื่องที่ค่อนข้างใหม่ในบ้านเรา แต่หาก HR ทำความเข้าใจ HR Metrics และ HR Analytics จนมีพื้นฐานเพียงพอ การก้าวเข้าสู่ Big Data ก็จะทำได้อย่างยั่งยืนและไร้รอยต่อต่อไป
ขั้นตอนและกระบวนการทำงานของ Big Data มีอยู่ 3 ขั้นตอนหลัก ๆ ดังนี้
- Storage: จัดเก็บข้อมูลทั้งหมดจากแหล่งต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลที่มีคุณภาพที่เป็นตัวอักษร ไฟล์เอกสาร รูปภาพ วีดีโอ เสียง ฯลฯ มารวบรวมไว้ในที่เดียว
- Processing: การประมวลผลข้อมูลต่าง ๆ โดยจัดหมวดหมู่ให้อยู่ในกลุ่มที่เกี่ยวข้องกันหรือความสัมพันธ์ใกล้เคียงกัน เพื่อนำเอาข้อมูลที่มีอยู่เหล่านี้เข้าระบบข้อมูลที่ผ่านการประมวลผลแล้ว
- Analyst:การวิเคราะห์ข้อมูลและนำเสนอข้อมูล หลังจากจัดกลุ่มเรียบร้อยแล้ว ต่อจากนั้นจะนำมาวิเคราะห์หาความเกี่ยวข้องกันทั้งหมดที่อาจมองไม่เห็นได้เลยด้วยตา ไม่ว่าจะเป็นการหาแนวโน้มของผู้สมัคร ความต้องการของพนักงาน หรือกระแสที่อาจเกิดขึ้นได้ในอนาคต เป็นต้น
9 ประโยชน์ของ Big Data ในสาย HR
1. กระบวนการจ้างงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น
องค์กรจะตัดสินใจในการจ้างงานที่ชาญฉลาดมากขึ้น ผ่านข้อมูลที่มีอยู่ก่อน ระหว่างการจ้าง และหลังการจ้างงานซึ่งจะสนับสนุนให้เกิดการมีส่วนร่วมและสร้างประสิทธิภาพในการทำงานมากขึ้น โดนองค์กรสามารถใช้ประโยชน์จากซอฟต์แวร์จากการจัดเก็บ รวบรวม และประเมินผลงานผ่าน Resume ที่ส่งเข้ามากว่าพัน ๆ คน ซึ่งจะลดเวลาในการคัดแยกคนที่ตรงกับความต้องการมากที่สุด
2. เข้าใจโอกาสการเติบโต
การวิเคราะห์ข้อมูลผ่าน Big Data จะช่วยให้ผู้นำสามารถมองเห็นโอกาสในการเติบโตของพนักงาน ผ่านการวิเคราะห์ความรู้ความสามารถ ทักษะ และประสบการณ์ของพนักงานว่าเขาเป็นอย่างไร ซึ่งจะช่วยให้ HR มีอิทธิพลต่อการตัดสินใจทางธุรกิจได้อย่างเรียลไทม์ เกิดเป็นกิจกรรมเชิงรุกเกี่ยวกับการวางแผนพัฒนาคน ทำนายอนาคต และยกระดับองค์กรได้ต่อไป
3. เพิ่มความผูกพันของพนักงาน
Employee Engagement ถือเป็นประเด็นหลักของ HR อยู่แล้ว โดยเฉพาะอย่างยิ่งช่วงทำงานทางไกลแบบนี้ ซึ่ง Big Data ไม่เพียงติดตามการทำงานของพนักงาน แต่สามารถนำข้อมูลเหล่านั้นมาประมวลผลเพื่อให้รางวัลหรือยกย่องพนักงานที่มีประสิทธิภาพเป็นอันดับต้น ๆ นอกจากนี้การมีข้อมูลทำให้เราระบุได้ถึงพนักงานที่สูญเสียแรงจูงใจหรือประสบปัญหา เพื่อรีบเข้าไปแก้ไขจัดการได้อย่างทันท่วงทีอีกด้วย
4. เกิดการตัดสินใจแบบไร้อคติ
การวิเคราะห์ข้อมูลจะทำให้ HR ตัดสินใจอะไรได้ง่ายขึ้น ผ่านข้อมูลที่สนับสนุนหรือรองรับการตัดสินใจนั้น ๆ แทนที่การใช้สัญชาติญาณเพียงอย่างเดียว พร้อมทั้งยังสามารถคาดการณ์สิ่งที่สามารถเกิดขึ้นได้ในอนาคตโดยใช้ข้อมูลในอดีต เช่น การใช้ Big Data ในการจ้างงาน การจัดการ การย้ายทีมภายใน การวางแผนผู้สืบทอดตำแหน่ง หรือการตรวจสอบประสบการณ์ของพนักงาน เป็นต้น
5. ลดการลาออกและเพิ่มการรักษาพนักงานในองค์กร
ประสบการณ์ของพนักงาน (Employee Experience) นับเป็นปัจจัยสำคัญในการขับเคลื่อนพนักงานว่าจะอยู่หรือไปจากองค์กรที่อยู่ ซึ่งหากมีการเพิ่มระดับการมีส่วนร่วมของพนักงานก็จะเพิ่มการรักษาพนักงานให้คงอยู่มากขึ้น ฉะนั้นการมีข้อมูลของพนักงานจึงทำให้ HR สามารถวิเคราะห์แนวโน้มของทีม แผนก หรือสายการบริหารว่าเกิดอะไรขึ้นบ้าง หากเกิดปัญหาก็จัดการแก้ไขได้ทัน
6. ระบุช่องว่างทางทักษะของพนักงาน
ข้อมูลเกี่ยวกับทักษะของพนักงานทำให้ HR มองเห็นโอกาสในการพัฒนาพนักงาน และมองหาช่องว่างทางทักษะที่ขาดหายไป เพื่อหาโปรแกรมมาเติมเต็มทักษะเหล่านั้น สิ่งนี้จะช่วยให้องค์กรมั่นใจว่าพนักงานได้รับการเสริมสร้างทักษะที่เหมาะสมกับงาน มองเห็นโอกาสในการเติบโตของตัวเอง ปรับปรุงประสิทธิภาพในการทำงานของตัวเอง หนำซ้ำยังเพิ่มความพึงพอใจ และช่วยลดอัตราในการลาออกของพนักงานได้อีกด้วย
7. ปรับปรุงประสิทธิภาพการวางแผนกำลังคน
Big Data จะช่วยให้ HR ใช้ประโยชน์จากข้อมูลเพื่อการวางแผนกำลังคน (Workforce Planning) ให้ดียิ่งขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการกำหนดแนวทางการจัดการ การนำไปปฏิบัติ ตลอดจนติดตามประเมินผล หรือการเข้าออกเวลางาน เพื่อให้ได้มาซึ่งนโยบายและวิธีการปฏิบัติที่ดีที่สุดในการจัดการทรัพยากรบุคคลขององค์กร
8. มองเห็นกระบวนการ HR ที่ไม่มีประสิทธิภาพ
พลังการวิเคราะห์ข้อมูลทำให้ HR มองเห็นธุรกิจรอบด้าน นั่นรวมถึงการทำงานของฝ่าย HR เองด้วย หากมีการเก็บข้อมูลเป็น Big Data จะทำให้เห็นว่า ทุก ๆ กระบวนการตัดสินใจของ HR มีผลกระทบอย่างไรต่อองค์กรบ้าง เช่น หากเกิดข้อผิดพลาดหรือไม่มีประสิทธิภาพ ก็จะสามารถใช้เป็นหลักฐานในการตัดสินใจครั้งใหม่ที่แม่นยำมากขึ้น
9. ให้ความรู้และแจ้งข้อมูลแก่ทีมผู้นำ
Big Data จะให้ข้อมูลรายละเอียดที่สำคัญ HR ซ่งสามารถนำไปมอบให้แก่ทีมผู้นำองค์กรเช่นกัน โดยเฉพาะบทบาท HR ที่เป็นพาร์ทเนอร์ทางธุรกิจมากขึ้น จึงสามารถใช้ข้อมูลเหล่านี้ในการสนับสนุน ให้คำแนะนำ หรือเป็นที่ปรึกษาทางธุรกิจได้
ตัวอย่างบริษัทที่ใช้ Big Data ใน HR
HP – บริษัทด้านเทคโนโลยีสารสนเทศใช้การวิเคราะห์ข้อมูลในการตัดสินใจสร้างโปรแกรม HP’s Flight Risk ที่ใช้ Big Data คาดการณ์ว่า พนักงานคนใดมีแนวโน้มที่จะลาออกจากองค์กร ซึ่งโปรแกรมประเภทนี้เริ่มใช้งานกันแพร่หลายในหมู่องค์กรขนาดใหญ่ ซึ่งทาง HP พบว่า สามารถลดอัตราการเข้า-ออกของพนักงานลงได้ จาก 20% เหลือเพียง 15%
Google– มีการคาดการณ์ผ่านการวิเคราะห์ Big Data ถึงสาเหตุที่จะทำให้พนักงานลาออกจากบริษัท ด้วยการประยุกต์ใช้ HR predictive analytics ซึ่ง Google พบว่า พนักงานฝ่ายขายจะมีแนวโน้มลาออกจากบริษัทหากไม่ได้รับการเลื่อนตำแหน่งภายใน 4 ปี
Best Buy – บริษัทค้าปลีกเครื่องใช้ไฟฟ้าในบ้านและอิเล็กทรอนิกส์รายใหญ่ของสหรัฐฯ ใช้ข้อมูลด้าน HR มาวิเคราะห์ในเชิงลึกเพื่อคาดการณ์หรือทำนายพฤติกรรมที่กำลังเกิดขึ้นหรืออาจเกิดขึ้นได้ในอนาคตแล้วพบว่า ความผูกพันระหว่างพนักงานและบริษัทส่งผลต่อยอดขายของสาขาที่เพิ่มขึ้นเพียง 0.1% ส่งผลให้สาขาสามารถสร้างยอดขายได้สูงขึ้นถึง 100,000 เหรียญต่อปี ทำให้ Best Buy มีการทำแบบสำรวจ Engagementทุกไตรมาส แทนที่จะเป็นปีละครั้งเหมือนบริษัทอื่น
บทสรุป
“การนำข้อมูลมาใช้และวิเคราะห์ในเชิงรุก จะช่วยรักษาพนักงานให้อยู่กับองค์กร ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการหรือโยกย้ายตำแหน่งงานภายในองค์กร ตลอดจนสนับสนุนให้ HR สามารถระบุงานที่เหมาะสมกับทักษะของพนักงานได้”
นี่คือคำพูดของรองประธานฝ่ายข้อมูลและกลยุทธ์ของ IBM ที่พูดถึงการวิเคราะห์ Big Data กับบทบาทของ HR ท่ามกลางกระแสโลกยุคดิจิทัลที่กำลังเข้ามาเปลี่ยนแปลงองค์กรในทุกแง่มุม เป็นปรากฏการณ์ที่มาพร้อมกับการตื่นตัวในศาสตร์ Big Data, Data Science และ HR Analytics ที่ได้รับความนิยมในปัจจุบัน
ท้ายที่สุดแนวโน้มการใช้ Big Data เพื่อวิเคราะห์ HR Analytics ก็จะช่วยให้องค์กรสามารถวางแผนกลยุทธ์ด้านทรัพยากรบุคคลและตัดสินใจทางธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด และพาองค์กรมุ่งหน้าสู่อนาคตได้อย่างไร้รอยต่อนั่นเอง
