ระบบ ATS: Applicant Tracking System คืออะไร ทำไมถึงสำคัญต่องาน Recruiting

HIGHLIGHT ATS หรือ Applicant Tracking System คือซอฟต์แวร์ที่พัฒนาขึ้นเพื่อช่วยจัดระเบียบกระบวนการรับสมัครงานให้มีประสิทธิภาพ และช่วยให้ Recruiter ทำงานง่ายขึ้น สะดวกขึ้น ปิดจ็อบได้ไวขึ้น 99% ของ 500 บริษัทที่มีขนาดใหญ่ที่สุดของโลก (Fortune 500) ใช้ระบบ ATS ในขั้นตอนการรับสมัครงานทั้งนั้น และมี Recruiter ถึง 94% เห็นตรงกันว่านี่คือระบบที่ช่วยเพิ่ม Productivity และทำให้ได้คนเก่งมาร่วมงานด้วยง่ายขึ้น ก่อนตัดสินใจเลือกใช้ ATS มีหลายเรื่องที่ต้องพิจารณาและระวัง เช่น ความยืดหยุ่นของโปรแกรม สามารถสร้างประสบการณ์การใช้งานที่ดีได้หรือไม่ ใส่ใจเรื่องความปลอดภัยของข้อมูลหรือไม่ งบประมาณขององค์กรมีเท่าไหร่ เป็นต้น หากไม่มีงบประมาณ ไม่รู้จะใช้ ATS ของที่ไหน ลองมาใช้ ATS by Reeracoen ได้เลย นี่คือ One Stop Service Platform ที่จะช่วยบริการจัดการระบบการจ้างงานภายในในองค์กรให้มีประสิทธิภาพ โดยจะรวบรวมตำแหน่งงานและผู้สมัครไว้ในแพลตฟอร์มเดียว ที่สำคัญ ใช้ฟรี ! ไม่มีเงื่อนไข

แต่ละวัน HR Recruiter จะต้องพูดคุยกับผู้สมัครงาน และต้องดูเรซูเม่จำนวนมาก ปัญหาหลักที่พบบ่อยก็คือ ข้อมูลของผู้สมัครงานกระจัดกระจาย และกระบวนการต่าง ๆ ที่ต้องทำก็มีความยุ่งยากซับซ้อน ทำให้การจะปิดดีลแต่ละครั้งต้องใช้เวลานานกว่าที่ควร และบางทีกว่าจะปิดงานได้ ผู้สมัครงานก็อาจจะโดนองค์กรอื่นชิงแย่งตัวไปเรียบร้อยแล้วด้วย

หากองค์กรไหนมีระบบที่ช่วยให้ทำงานง่ายขึ้น สะดวกขึ้น สามารถบริหารจัดการข้อมูลและขั้นตอนการสมัครงานได้อย่างราบรื่น ไม่เพียงจะช่วยให้ HR แฮปปี้ แต่ยังช่วยให้ผู้สมัครงาน และผู้ว่าจ้างแฮปปี้กันถ้วนหน้าด้วยเช่นกัน

และระบบที่จะช่วยให้ทำงานง่ายขึ้นนั้นก็คือ Applicant Tracking System หรือ ATS นั่นเองหากใครไม่เคยรู้จักมาก่อนว่านี่มันระบบอะไร จะช่วยยกระดับการทำงานของ Recruiter เพื่อสร้างองค์กรที่ยั่งยืนอย่างไร มาหาคำตอบได้เลยในบทความนี้

รู้จักระบบ ATS: Applicant Tracking System ระบบที่ HR Recruiter กว่า 94% เชื่อมั่น

อธิบายโดยคร่าว ๆ Applicant Tracking System หรือ ATS คือระบบซอฟต์แวร์ที่พัฒนาขึ้นเพื่อช่วยวางระบบ และจัดระเบียบกระบวนการรับสมัครงานให้มีประสิทธิภาพ และง่ายสำหรับการทำงานของ Recruiter ให้ง่ายขึ้น สะดวกขึ้น ปิดจ็อบได้ไวขึ้น มีเวลาไปทำงานอื่น ๆ ที่สร้างมูลค่าให้กับองค์กรง่ายขึ้น 

ระบบของซอฟต์แวร์ของ ATS นั้นจะช่วยตั้งแต่ขั้นตอนการรับสมัครงาน การเก็บข้อมูลผู้สมัคร ช่วยขอออนุมัติเรียกสัมภาษณ์ การประกาศผลผู้ได้รับเลือก และอื่น ๆ อีกมากมาย ไม่เพียงแค่นั้นระบบ ATS ที่ดียังมีประโยชน์ต่อการ Onboarding พนักงานใหม่ ให้สามารถปรับตัวเข้ากับวิธีการทำงานและวัฒนธรรมองค์กร ผ่านการฝึกสอนของพี่เลี้ยงได้อย่างมีประสิทธิภาพด้วย

และจะว่าไประบบ ATS ที่ครบวงจรนั้น ก็ไม่ต่างอะไรกับระบบ Customer Relationship Management หรือ CRM เพียงแต่มันถูกออกแบบมาเพื่อใช้กับงานรับสมัครงานนั่นเอง

เว็บไซต์ Select Software Reviews รายงานล่าสุดเมื่อช่วงต้นเดือนพฤษภาคม 2024 ว่า 99% ขององค์กรในระบบ Fortune 500 หรือ 500 บริษัทที่มีขนาดใหญ่ที่สุดของโลก ล้วนใช้ระบบ ATS ในขั้นตอนการรับสมัครงานทั้งสิ้น และมี Recruiter ถึง 94% เห็นด้วยอย่างยิ่งว่านี่คือระบบที่ช่วยให้งานของพวกเขาง่ายขึ้น สะดวกขึ้น และยกระดับองค์กรได้มากขึ้น

ระบบ ATS: Applicant Tracking System อำนวยความสะดวกด้านไหนบ้าง ?

ระบบ Applicant Tracking System หรือ ATS มีประโยชน์ต่องานของ HR Recruiter หลายอย่าง มาลองดูกันดีกว่าว่ามีอะไรบ้าง

1.ช่วยบริหารจัดการผู้สมัครงาน (Candidate Management)

ATS ช่วยรวบรวมและจัดเก็บประวัติของผู้สมัครงานทั้งหมดไว้ในระบบเดียว สะดวกต่อการค้นหาและง่ายต่อการติดตามสถานะ แถมยังสามารถแบ่งประเภทและกรองผู้สมัครตามคุณสมบัติที่กำหนด เพื่อคัดกรองผู้สมัครที่เหมาะสม

2.ช่วยในการสื่อสารกับผู้สมัคร (Candidate Communication)

ATS มีฟังก์ชันในการส่งอีเมลและข้อความอัตโนมัติถึงผู้สมัครในแต่ละขั้นตอน เช่น การยืนยันการได้รับใบสมัคร, การนัดสัมภาษณ์ ช่วยให้สามารถติดตามและตอบกลับผู้สมัครได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ

3.ช่วยให้ง่ายต่อการทำการตลาด ช่วยให้เข้าถึงผู้สมัครงานใหม่ง่ายขึ้น (Recruitment Marketing)

ATS บางระบบสามารถเชื่อมโยงกับเว็บไซต์และโซเชียลมีเดียสำหรับประกาศรับสมัครงานได้เลย HR Recruiter สามารถวิเคราะห์แหล่งที่มาของผู้สมัครจากฐานข้อมูล แล้วนำมาปรับปรุงกลยุทธ์การสรรหาให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

4.ช่วยในการวิเคราะห์ข้อมูลและสร้างรายงาน (Analytics & Reporting)

ชัยชนะของทุกองค์กรขึ้นอยู่กับข้อมูลที่มี ATS ช่วยเก็บสถิติและสร้างรายงานต่าง ๆ ที่เกี่ยวกับกระบวนการสรรหา เช่น อัตราการสมัคร และเวลาเฉลี่ยในการปิดตำแหน่ง เป็นต้น ช่วยให้ HR สามารถวิเคราะห์และปรับปรุงกระบวนการได้ง่ายขึ้น

5. ช่วยให้ข้อมูลเรื่องกฎระเบียบแก่พนักงาน (Compliance)

ATS บางระบบสามารถรวบรวมกฎระเบียบขององค์กร กฎหมายแรงงาน รวมถึงข้อควรปฏิบัติที่ควรรู้เอาไว้ในระบบ สามารถค้นหาข้อมูลได้ง่ายขึ้น ทำให้กระบวนการสรรหาทุกขั้นตอนโปร่งใสและเป็นธรรม ลดความเสี่ยงด้านกฎหมายที่อาจเกิดขึ้นตามมา

สถิติที่น่าสนใจหากนำระบบ ATS: Applicant Tracking System มาใช้ยกระดับองค์กร

• หากมีพนักงานมากความสามารถ ระดับ Top Candidate มาฝากโปรไฟล์ไว้ตาม Job Board ต่าง ๆ จะใช้เวลาโดยเฉลี่ยแค่ 10 วันเท่านั้นก่อนจะได้งานไป แต่ระบบ ATS ที่มีประสิทธิภาพ จะช่วยให้เจอพนักงานคนนั้นได้เร็วกว่าค่าเฉลี่ย
• ระบบ ATS สามารถลดเวลาทุกขั้นตอนในการสมัครงานรวมแล้ว มากสุดถึง 60% จากเวลาที่เคยทำงานตามปกติ
• ผู้ใช้งานระบบ ATS 70% มั่นใจว่า การมีระบบนี้ช่วยงาน ทำให้เกิด Productivity มากขึ้น และทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
• Recruiter ถึง 68% อยากได้เทคโนโลยีใหม่ ๆ มาช่วยในการสมัครงานมากขึ้น และ ATS คือ 1 ในนั้น
• Recruiter ถึง 79% เห็นด้วยว่า การมีระบบ ATS ช่วยให้เจอผู้สมัครงานที่มีคุณภาพมากกว่าเดิมจริง ๆ
• เมื่อใช้งานระบบ ATS ผลที่ตามมาก็คือ อัตราการลาออก (Turnover Rate) ของผู้ที่ได้งานใหม่จะมีอัตราลดลงถึง 40%
• ภายในปี 2026 ตลาดของระบบ ATS ทั่วโลกจะมีมูลค่ามากกว่า 3.2 พันล้านดอลลาร์สหรัฐฯ

7 สิ่งที่ควรรู้ก่อนเลือกใช้โปรแกรม ATS: Applicant Tracking System ช่วยงาน Recruiter

ปัจจุบันในท้องตลาดมีโปรแกรม ATS ให้องค์กรนำไปใช้งานเยอะแยะมากมาย จนบางทีหลายองค์กรก็เกิดความสับสนเหมือนกันว่าควรเลือกอะไรดี HREX จึงขอถือโอกาสนี้ไกด์แนวทางคร่าว ๆ ว่าหากอยากได้โปรแกรมที่ตรงใจและใช้งานได้จริง ควรพิจารณาดังต่อไปนี้

1. ระบบ ATS ควรมีความยืดหยุ่นเพียงพอในการจัดการการสรรหางานขนาดเล็กไปจนถึงองค์กรขนาดใหญ่ได้ ก่อนใช้งานควรดูว่าระบบนี้สามารถในการรองรับความซับซ้อนขององค์กรได้แค่ไหน
2. ดูการบูรณาการกับแหล่งข้อมูลอื่น ๆ เช่น เว็บไซต์ โซเชียลมีเดีย เพื่อให้สามารถค้นหาและสื่อสารกับผู้สมัครว่าทำได้หรือไม่ ทำได้มากน้อยแค่ไหน
3. ดูว่ามีเครื่องมือวิเคราะห์ข้อมูลที่มีประสิทธิภาพหรือไม่ ระบบ ATS ที่ดีจะช่วยให้สามารถประเมินและปรับปรุงกระบวนการสรรหาได้อย่างต่อเนื่อง
4. ระบบ ATS ที่ดีต้องสร้างประสบการณ์การใช้งานที่ดี ทั้งต่อ Recruiter และผู้สมัครงาน ยิ่งใช้งานง่ายเท่าไหร่ จะยิ่งดึงดูดผู้สมัครที่มีคุณภาพได้มากขึ้น
5. ระบบที่ดีต้องใส่ใจเรื่องความปลอดภัยของข้อมูลส่วนบุคคล ไม่ทำให้ข้อมูลของลูกค้าและผู้สมัครงานรั่วไหล
6. ดูงบที่มีก่อนพิจารณาเลือกใช้ บางโปรแกรมมีราคาค่อนข้างสูง แต่ก็แลกมาด้วยฟีเจอร์หรือฟังก์ชั่นที่หลากหลาย บางโปรแกรมให้ใช้งานฟรี แต่จะมีฟีเจอร์ที่จำเป็นค่อนข้างน้อยแต่ก็มีโปรแกรมที่ฟรี แล้วใช้งานได้หลายอย่างด้วยเช่นกัน ซึ่งจะกล่าวถึงในเวลาต่อไป
7. อย่าลืมพิจารณาบริการหลังการขาย เพราะบางครั้งอาจเกิดปัญหาในการใช้ระบบโดยไม่คาดคิด หากผู้พัฒนาโปรแกรมสามารถให้ความช่วยเหลือ แก้ไขทางเทคนิค และหมั่นอัปเดตระบบที่ดีได้ จะยิ่งช่วยให้มีคนอยากใช้งานมากขึ้น

ทดลองใช้ ATS by Reeracoen ฟรี ! ผ่าน HREX

หากองค์กรไหนอาจไม่ได้มีงบมาก แต่ต้องการระบบ ATS ที่มีประสิทธิภาพล่ะก็ HREX ขอแนะนำให้ลองใช้ ATS Platform by Reeracoen ได้เลย

นี่คือ One Stop Service Platform ที่จะช่วยบริการจัดการระบบการจ้างงานภายในในองค์กรให้มีประสิทธิภาพ โดยจะรวบรวมตำแหน่งงานและผู้สมัครไว้ในแพลตฟอร์มเดียว เหมาะสำหรับบริษัทที่มีจำนวนพนักงาน 10 – 2000 คน เหมาะสำหรับผู้ประกอบการที่มีการจ้างงาน ตั้งแต่ 5-50 คนต่อปี และเหมาะสำหรับผู้ประกอบการที่ปัจจุบันยังไม่ได้มีระบบปฏิบัติการในการจัดการกระบวนการจ้างงาน เช่น ผู้ประกอบการที่ใช้ Google Sheet โปรแกรม Excel หรือโปรแกรม อื่นๆ เป็นต้น

และที่สำคัญคือ ฟรี! ไม่มีค่าใช้จ่ายตลอดอายุการใช้งาน

หากสนใจใช้งานล่ะก็ สามารถเข้ามาอ่านรายละเอียดเพิ่มเติมได้เลยผ่านทางลิงก์นี้ 

บทสรุป

ในยุคที่เทคโนโลยีล้ำหน้าไปมาก หาก HR ไม่นำมาใช้งานให้เกิดประโยชน์ องค์กรนั้นจะขาดคนทำงานที่เก่ง พนักงานต้องเสียเวลาทำงานที่ไม่จำเป็น จนสุดท้ายจะไม่สามารถเดินหน้าไปสู่เป้าหมายได้เลย

การเลือกระบบ ATS ที่มีประสิทธิภาพในการคัดเลือกพนักงานตั้งแต่แรก คือหนึ่งในปัจจัยสำคัญ ที่ช่วยพาองค์กรไปสู่เป้าหมายที่ตั้งไว้ เร็วกว่าองค์กรที่ไม่ใช้ หรือใช้งานสิ่งที่ไม่มีประสิทธิภาพแน่นอน