1. Agree to a Set of Stakeholders: ก่อนคัดเลือกพนักงานใหม่ เลือกคณะกรรมการสัมภาษณ์ก่อน
กำหนดให้ชัดเจนว่าใครจะมีส่วนร่วมกับกระบวนการสัมภาษณ์บ้าง ซึ่งคนกลุ่มนี้จะถือว่าเป็นผู้มีอำนาจตัดสินใจในการคัดเลือก Candidate เช่น ผู้จัดการ, recruiters, HRBPs, ผู้บริหารในองค์กร หรือแม้กระทั่งพนักงานเก่าที่กำลังจะลาออก
การกำหนดผู้มีส่วนร่วมในการตัดสินใจที่หลากหลายช่วยเพิ่มโอกาสที่ Candidate จะเข้ากับวัฒนธรรมองค์กรได้ ทำงานกับทุกฝ่ายได้อย่างราบรื่น และช่วยเพิ่มความชัดเจนให้กับกระบวนการคัดเลือกพนักงานในลำดับถัดไปมากขึ้น
2. Know What You’re Looking For: มากคนแต่ไม่มากความ เพราะมีหลักเกณฑ์การพิจารณาที่ชัดเจน
ก่อนจะเชิญ Candidate เข้ามาสัมภาษณ์คณะกรรมการจะต้องมีข้อตกลงร่วมกันว่า ‘คุณลักษณะ’แบบไหนที่เรากำลังมองหาอยู่ เราจะไม่ปล่อยให้ ‘Hidden Agenda’ หรือความชอบสวนตัวของแต่ละคนแฝงฝังอยู่ในความคิดโดยไม่สื่อสารออกมาให้ทุกคนได้รู้ร่วมกัน หากว่าผู้จัดการอยากได้คนที่ทำงานไว ยืดหยุ่นเรื่องเวลาได้ก็ต้องเผยความต้องการนี้ออกมาเลย หากผู้นำองค์กรอยากได้คนรักการเรียนรู้ มี Growth mindset ก็ต้องสื่อสารออกมาเช่นกัน
เมื่อทำแบบนี้กระบวนการในการคัดเลือก Candidate ใครชอบอะไรไม่ชอบอะไร อยากได้คนแบบไหนก็บอกมาในขั้นตอนนี้เลยโดยไม่ต้องปิดบัง ถ้าหากมีจุดที่เห็นแตกต่างจะได้เคลียกันตั้งแต่ในขั้นตอนนี้ว่าทำไมเพราะอะไร เมื่อสิ้นสุดกระบวนการนี้เราควรจะได้ Final List ออกมาว่า Ideal candidate ที่เราอยากได้มีหน้าตาเป็นแบบไหน คุณสมบัติใดที่ต้องมี ไม่มีไม่ได้ และคุณสมบัติข้อไหนที่ถ้ามีก็เป็นคะแนนบวก ไม่มีก็ยังรับได้ และเราจะใช้ลิสต์ตัวนี้เองในการเป็น ‘พิมพ์เขียว’ หลักในการพิจารณา Candidate ในขั้นตอนสัมภาษณ์งาน
3. Develop a Common Interview Strategy: กำหนดกลยุทธ์ในการสัมภาษณ์
เนื่องจากมีผู้สัมภาษณ์หลายคน และการสัมภาษณ์ก็จะต้องเกิดขึ้นมากกว่าหนึ่งรอบ คำถามในการสัมภาษณ์ก็มีหลากหลายประเภทที่ใช้วัดคุณสมบัติต่างๆ ที่แตกต่างกันไป ดังนั้นเราจะต้องมานั่งวางแผนกันว่าการสัมภาษณ์แต่ละรอบจะมีใครเข้าร่วมบ้าง ใครจะถามคำถามไหนเพื่อวัดอะไร และทำการเตรียมลิสต์ของคำถามเอาไว้ให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ของการสัมภาษณ์แต่ละครั้ง และตอนนี้เราก็พร้อมแล้วที่จะเรียก Candidate เข้ามาสัมภาษณ์
4. Create a Standard Review Process: สร้างกระบวนการสัมภาษณ์ที่เป็นมาตรฐาน
ถามว่าทำไมต้องเป็นมาตรฐาน คำตอบอย่างสั้นคือมนุษย์ไม่สามารถหลีกเลี่ยง Cognitive biases หรือความโน้มเอียงทางความคิด ความลำเอียง ได้ 100% แต่เราสามารถลดมันลงได้อย่างมีนัยสำคัญด้วยการสร้างระบบขึ้น โดยเราอาจทำได้ผ่านการสร้างตารางประเมิน หรือ checklist ให้กับคณะกรรมการทุกท่านได้ใช้ในระหว่างที่กำลังสัมภาษณ์หรือหลังจากที่สัมภาษณ์ลงเพื่อวิเคราะห์และบันทึกคุณสมบัติของ Candidate ลงไปเป็นลายลักษณ์อักษร
ด้วยวิธีการนี้จะทำให้กรรมการการสัมภาษณ์ได้มีเวลาตกผลึกทางความคิดอีกครั้งว่าประสบการณ์การสัมภาษณ์ที่เพิ่งผ่านพ้นไปเป็นอย่างไรบ้าง Candidate มีความเหมาะสมกับตำแหน่งงานมากน้อยแค่ไหน มีความสอดคล้องกับ Final List หรือไม่ และประโยชน์อีกอย่างคือเมื่อเราสัมภาษณ์ผ่านไปหลายๆ คน เราจะได้มีเอกสารอ้างอิงในการป้องกันความหลงลืมเมื่อเราสัมภาษณ์คนเป็นจำนวนมากๆ เข้า
นอกจากนี้แต่ละคนในคณะกรรมการการสัมภาษณ์ยังสามารถใช้เอกสารเหล่านี้เพื่อพูดคุยถกเถียงโดยอาศัยเหตุผลในขั้นตอนของการตัดสินใจในลำดับขั้นถัดไปๆ ได้
5. Make a Decision—Together: ทำการตัดสินใจ (ร่วมกัน)
ในที่สุดก็มาถึงขั้นตอนสุดท้ายเสียที และถ้าคุณโชคดี ก็จะมี Candidate ซักหนึ่งคนที่โดดเด่นออกมาจากผู้สัมภาษณ์ทั้งหมด และคณะกรรมการทุกคนก็จะลงมติอย่างเป็นเอกฉันท์ว่าจะเลือกคนนี้ ซึ่งแน่นอนว่าโลกความเป็นจริงมักไม่ได้เป็นแบบนั้นหรอกครับ นั่นก็เพราะว่าแต่ละคนก็จะมีความชอบ ความคิดเห็น และประสบการณ์ที่แตกต่างกันออกไป และหลายๆครั้งเลยทีเดียวที่ Candidate ไม่ได้แตกต่างกันมากพอขนาดที่จะฟันธงได้ว่าจะเลือกใคร
แล้วเราจะทำอย่างไร ? วิธีการของเราคือจะต้องให้คณะกรรมการเข้ามารวมตัวเพื่อตัดสินใจร่วมกันอีกครั้งโดยทำการรวบรวมเอกสารทั้งหมดที่เราได้จากการเก็บข้อมูล Candidate ระหว่างการสัมภาษณ์เอามาอภิปรายเปรียบเทียบกันเพื่อตัดสินใจเลือก ‘ตัวจริง’ และ ‘ตัวสำรอง’ เอาไว้ให้พร้อม
ด้วยการทำงานในลักษณะร่วมมือกันเป็นหมู่คณะแบบนี้ แทนที่จะใช้การสัมภาษณ์แบบตัวคนเดียว ก็จะทำให้กระบวนการสัมภาษณ์มีความโปร่งใส แหลมคม เป็นธรรม และมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น และเราก็จะสามารถเพิ่มโอกาสในการเลือกคนที่ใช้เข้ามาสู่องค์กรในท้ายที่สุด
| อ้างอิง: 5 Ways to Simplify the Interview Process (joshbersin academy) |
