HIGHLIGHT
|
เป็นธรรมเนียมอย่างหนึ่งไปแล้วที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลหรือ HR มักเรียกขอดู หนังสือรับรองเงินเดือน หรือ ใบรับรองเงินเดือน ในฐานะเอกสารประกอบสำคัญในกระบวนการสรรหาพนักงานใหม่ ทำให้ผู้สมัครหลายคนเกิดความสงสัยว่า ทำไม HR ต้องขอหนังสือรับรองเงินเดือนระหว่างการสมัครงานด้วย?
เพื่อไขข้อสงสัยทั้งฝ่ายพนักงานว่าทำไมต้องขอ? และฝ่าย HR ว่าขอเพื่อดูอะไร?
วันนี้ HREX.asia จึงคุยกับผู้เชี่ยวชาญฝ่ายทรัพยากรมนุษย์โดยตรงว่า ทำไมต้องขอหนังสือรับรองเงินเดือนตอนรับสมัครงาน รวมไปถึงสิ่งสำคัญในการออกหนังสือรับรองเงินเดือนที่ HR ทุกคนควรรู้
หนังสือรับรองเงินเดือน คืออะไร
หนังสือรับรองเงินเดือน (Salary Certificate) เป็นเอกสารสำคัญที่องค์กรมีหน้าที่ออกให้แก่พนักงาน เพื่อระบุตัวตนและค่าตอบแทนว่าเป็นบุคลากรของบริษัทจริง โดยพนักงานไม่สามารถออกหนังสือรับรองเงินเดือนเองได้ ต้องให้เจ้าของกิจการหรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย เช่น ฝ่ายทรัพยากรบุคคลเป็นผู้ออกเอกสารเท่านั้น หากพนักงานหรือลูกจ้างทำเอกสารด้วยตัวเอง จะถือว่าทุจริตปลอมแปลงเอกสารได้
ส่วนมากพนักงานจะขอหนังสือรับรองเงินเดือนเพื่อนำไปใช้ในธุรกรรมกับสถาบันทางการเงินหรือหน่วยงานราชการ เช่น การขอสินเชื่อ การขอวีซ่า หรือการสมัครบัตรเครดิต เป็นต้น ฉะนั้น HR ต้องถามหาวัตถุประสงค์ทุกครั้งที่พนักงานมาขอเอกสารนี้
หนังสือรับรองเงินเดือน องค์กรสามารถออกให้พนักงานระหว่างปฏิบัติงานอยู่ และยังไม่สิ้นสุดการจ้าง เพื่อสิทธิประโยชน์ของพนักงานในการทำธุรกรรมต่าง ๆ
หนังสือรับรองการทำงาน องค์กรจะออกให้เพื่อรับรองการปฏิบัติงานของพนักงาน โดยให้พนักงานในวันสุดท้ายที่มาปฏิบัติงานไม่ว่ากรณีใดก็ตาม เช่น ลาออก เลิกจ้าง หรือเลิกกิจการ
องค์ประกอบของหนังสือรับรองเงินเดือน
หนังสือรับรองเงินเดือน (Salary Certificate) จะแตกต่างจากสลิปเงินเดือน (Salary Slip) ตรงที่องค์ประกอบในเอกสารจะแตกต่างกัน โดยสลิปเงินเดือนจะมีการรวมรายได้ทั้งหมด รวมไปถึงการหักภาษีมาให้ แต่หนังสือรับรองเงินเดือนจะบอกแต่รายได้ต่อเดือนแบบไม่หักภาษี ทั้งนี้เจ้าของกิจการหรือ HR ควรออกหนังสือรับรองให้กับพนักงาน โดยมีองค์ประกอบสำคัญ ดังนี้
- การระบุเอกสารว่าเป็น “หนังสือรับรองเงินเดือน” อย่างชัดเจน
- ชื่อ-นามสกุลของพนักงาน
- ชื่อองค์กร
- ตำแหน่งงาน
- วัน/เดือน/ปีที่เริ่มต้นทำงาน จนถึงวันที่ออกหนังสือรับรองเงินเดือน
- อัตราเงินเดือนโดยไม่รวมค่าตอบแทนอื่น
- วัตถุประสงค์ในการออกเอกสาร เช่น ใช้สำหรับการขอสินเชื่อ / การสมัครบัตรเครดิต
- วันที่ออกเอกสาร
- ลงชื่อผู้ออกเอกสาร หรือผู้ที่มีอำนาจในการออกหนังสือเงินเดือนพร้อมตำแหน่ง
- ตราประทับของบริษัท (ขึ้นอยู่กับนโยบายของบริษัท)
ตัวอย่างการออกหนังสือรับรองเงินเดือน
ตัวอย่างหนังสือรับรองเงินเดือน: บริษัทเอกชน
ที่มา kasikornbank
ตัวอย่างหนังสือรับรองเงินเดือน: หน่วยงานข้าราชการ
ที่มา cmi4.go.th
ข้อกฎหมายกับการออกหนังสือรับรองเงินเดือน
จริง ๆ แล้ว การขอหนังสือรับรองเงินเดือนไม่ได้มีกฎหมายรองรับว่าองค์กรจำเป็นต้องออกให้พนักงาน ฉะนั้นการจะออกหนังสือรับรองเงินเดือนจึงเป็นสิทธิของนายจ้างที่จะให้หรือไม่ก็ได้ อย่างไรก็ตาม ปกติแล้วพนักงานจะขอหนังสือรับรองเงินเดือนเพื่อทำธุรกรรมต่าง ๆ หากพนักงานมาขอให้ HR ออกใบรับรองเงินเดือน ก็ควรถามวัตถุประสงค์ที่ต้องการให้ชัดเจน เพื่อระบุไว้ในหนังสือเช่นกัน
ทั้งนี้ HR ห้ามสับสนกับ หนังสือรับรองการทำงาน เด็ดขาด เพราะกรณีการออกหนังสือรับรองการทำงานมีกฎหมายระบุไว้ชัดเจนตามประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 585 บัญญัติว่า “เมื่อการจ้างแรงงานสิ้นสุดลงแล้ว ลูกจ้างชอบที่จะได้รับใบสำคัญแสดงว่าลูกจ้างนั้นได้ทำงานมานานเท่าไร และงานที่ทำนั้นเป็นงานอย่างไร”
นั่นหมายถึงเมื่อการจ้างงานสิ้นสุดลง เช่น ลาออก เลิกจ้าง หรือเลิกกิจการ องค์กรมีหน้าที่ออกหนังสือรับรองการทำงานให้กับลูกจ้าง และพนักงานก็มีสิทธิร้องขอไม่ว่าจะสิ้นสุดสัญญาจ้างเป็นเวลานานเท่าใด หากองค์กรฝ่าฝืนไม่ออกหนังสือรับรองการทำงานให้ ลูกจ้างเองก็สามารถรักษาสิทธิประโยชน์ตนเองได้โดยการยื่นคำร้องต่อพนักงานตรวจแรงงาน เพื่อให้มีคำสั่งให้นายจ้างปฏิบัติตาม พ.ร.บ. คุ้มครองแรงงาน นั่นเอง
ทำไม HR ต้องขอหนังสือรับรองเงินเดือนระหว่างการสมัครงาน
อย่างที่รู้กันในกระบวนการสรรหา ฝ่ายทรัพยากรบุคคลหลาย ๆ องค์กรมักเรียกขอหนังสือรับรองเงินเดือน หรือ สลิปเงินเดือนที่เก่ากันตลอด ทำให้หลายคนสงสัยว่าจะเรียกทำไม ในเมื่อบางครั้งบริษัทก็ตั้งเกณฑ์เงินเดือนที่ต้องการไว้แล้ว หรือทางพนักงานเองก็มีเงินเดือนที่คาดหวัง จนเกิดคำถามว่า HR จำเป็นต้องขอหนังสือรับรองเงินเดือนอีกหรือไม่?
คำตอบในมุม HR คือ จำเป็นต้องโชว์หนังสือรับรองเงินเดือนให้ทราบด้วย นั่นก็เพราะ HR ต้องใช้ฐานเงินเดือนเพื่อคำนวณค่าตอบแทนใหม่ที่ต้องการนำเสนอ เช่น กรณีที่ต้องการตัวพนักงานอาจมีการเพิ่มเงินเดือน 15%-20% นอกจากนี้ยังเป็นการตีค่าความสามารถพนักงานไม่ให้มากเกินไปกว่าที่องค์กรจะรับไหว นำไปสู่กระบวนการต่อรองเงินเดือนในระยะต่อไป
เพื่อความชัดเจนในคำตอบ เราจึงไปถาม HR ผู้เชี่ยวชาญดูว่า แท้จริงแล้วฝ่ายทรัพยากรมนุษย์เรียกขอหนังสือรับรองเงินเดือนระหว่างการสมัครงานเพราะอะไรกันแน่?
ธีรพร บุนนาค ผู้เชี่ยวชาญและผู้บริหารองค์กรสายงานทรัพยากรบุคคล |
“หนังสือรับรองเงินเดือนเป็นข้อมูลสำคัญของฝ่ายทรัพยากรบุคคลที่จะพิจารณาถึงการให้ค่าจ้างของพนักงานที่ผ่านการคัดเลือกเข้าทำงาน เพราะฝ่ายทรัพยากรบุคคลเองจะต้องคำนึงถึงค่าจ้างของพนักงานในปัจจุบันไม่ให้เกิดความเหลื่อมล้ำมากเกินไปในตำแหน่งที่ใกล้เคียงกัน
โดยปกติแล้วการย้ายงานจะมีการเรียกเงินเดือนที่สูงกว่าที่เคยได้อยู่ ทำให้มีโอกาสที่ค่าจ้างอาจจะสูงกว่าคนที่ทำงานอยู่ในองค์กรปัจจุบัน ซึ่งในความเป็นจริงการขอหนังสือรับรองทางที่ยังไม่ได้ลาออกอาจมีความเสี่ยงในเชิงความรู้สึก เช่น เกรงว่าขอแล้วถามผู้บังคับบัญชา/ฝ่ายทรัพยากรบุคคลในองค์กรปัจจุบันจะรู้ว่าไปสมัครงานใหม่หรือไม่ โดยอาจจะใช้หลักฐานการรับรายได้อื่นๆ เช่น ประวัติเงินเข้าประจำของธนาคารแทนได้”
| |
“โดยทั่วไปหลายคนที่ออกจากงานก็อยากได้หนังสือรับรองเงินเดือนไว้เป็นหลักฐานซึ่งอาจใช้ประโยชน์ได้ในอนาคต ไม่ว่าจะไปสมัครงาน หรือนำไปใช้ประโยชน์อื่นใดก็ตาม หรืออีกความเห็นหนึ่ง หนังสือรับรองเงินเดือนก็ไม่จำเป็น เพราะสามารถดูจาก Slip เงินเดือน หรือสมุดธนาคารที่บริษัทโอนเงินเดือนเข้ามา หรือให้ดูจากหนังสือรับรองการหักนำส่งประกันสังคม สรุปขึ้นอยู่กับความเห็นแต่ละบุคคลค่ะ”
| |
“การขอหนังสือรับรองเงินเดือนเป็นกรณีที่ HR ต้องมีการสรรหาพนักงานเพื่อเข้ามาปฏิบัติงานในบริษัท เหตุที่ HR ขอ ก็มีหลายปัจจัย เช่น ผู้ที่มาสมัครงานนั้นเขียนเงินเดือนตามจริงหรือไม่ หาก HR สงสัยย่อมมีสิทธิขอกับทางผู้สมัครงานได้ครับ แต่ทั้งนี้ทางผู้สมัครงานก็มีสิทธิไม่ให้ได้เช่นกัน (โดยจะสอดคล้องกับ พ.ร.บ.ข้อมูลส่วนบุคคล 2562) โดยอ้างว่าที่ทำงานเก่าไม่ออกให้ หรือจะด้วยเหตุผลใดก็ตาม แต่ทางผู้สมัครก็อาจจะหมดสิทธิในการพิจารณาเพื่อคัดเลือกให้เป็น Candidate ได้
เขียนถึงตรงนี้ ผมอยากขอแบ่งปันความรู้อีกด้านในการขอหนังสือรับรองเงินเดือนจากบริษัทเดิมที่พนักงานลาออกมาแล้ว HR หรือตัวแทนนายจ้างย่อมมีหน้าที่ในการออกหนังสือรับรองเงินเดือน /หนังสือรับรองการทำงาน ถ้าหาก HR หรือตัวแทนนายจ้างไม่ออกให้ ลูกจ้างสามารถไปยื่นคำร้องต่อพนักงานตรวจสอบแรงงานให้นายจ้างปฏิบัติตาม พ.ร.บ. คุ้มครองแรงงาน พ.ศ.2541 มาตรา 14 ได้”
| |
“เอกสารรับรองเงินเดือน ใช้เป็นการยืนยันรับรองการทำงานและรับรองเงินเดือนที่ได้รับจากบริษัท เป็นการสร้างความน่าเชื่อถือ เพราะบางบริษัทไม่ได้ใช้สลิปคาร์บอน หรือบางบริษัทระบบ payroll ยังไม่ได้ทำผ่านระบบที่ธนาคารให้บริการด้าน payroll ดังนั้นจึงต้องมีเอกสารอื่นประกอบ และในหนังสือรับรองเงินเดือนจะมีเบอร์ฝ่าย HR ให้สามารถสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้ด้วย กรณีมีข้อสงสัย”
| |
“เพื่อใช้เป็นหลักฐานแสดงถึงการทำงาน และนำไปใช้สำหรับการทำธุรกรรมทางการเงิน หรือธุรกรรมส่วนตัวอื่น ๆ เป็นขั้นตอนการตรวจสอบประวัติการทำงานและรายได้ของผู้สมัครงาน เพื่อป้องกันการให้ข้อมูลที่ไม่เป็นจริง และใช้ในการพิจารณากำหนดตำแหน่ง และรายได้ที่เหมาะสมในการจ้างเข้าทำงาน”
บทสรุป
จะเห็นว่า HR เป็นฝ่ายที่ทำงานเกี่ยวข้องกับหนังสือรับรองเงินเดือนในหลายแง่มุม ตั้งแต่เป็นฝ่ายที่มีอำนาจในการออกหนังสือรับรองเงินเดือน และเป็นฝ่ายที่เรียกขอดูเวลารับสมัครงาน ทั้งนี้การออกหนังสือรับรองเงินเดือนจำเป็นต้องถามหาวัตถุประสงค์เพื่อระบุไว้ในหนังสือด้วย เพื่อป้องกันมิให้พนักงานนำไปใช้ในกรณีอื่นที่ไม่ได้แจ้งไว้
และถ้าพนักงานยังมีสภาพเป็นลูกจ้างอยู่ องค์กรก็มีสิทธิไม่ออกหนังสือรับรองเงินเดือนได้ แต่ถ้าหากพนักงานพ้นสภาพลูกจ้างแล้ว องค์กรจำเป็นต้องออกหนังสือรับรองเงินเดือน หรือหนังสือรับรองการทำงานด้วย เพราะกรณีนี้มีกฎหมายที่กำหนดไว้
ส่วนในมุมของการรับสมัครงาน HR ควรจะเรียกขอหนังสือรับรองเงินเดือนเพื่อใช้ในการคำนวณค่าตอบแทนที่เหมาะสม ซึ่งผู้สมัครเองก็มีสิทธิ์ไม่เปิดเผยให้ HR ได้เช่นกัน นี่คือสิ่งที่ทุกคนควรเข้าใจเกี่ยวกับหนังสือรับรองเงินเดือน
| ที่มา |
