Succession Planning: 6 ปัจจัยการวางแผนผู้สืบทอดตำแหน่งให้เกิดประโยชน์สูงสุด

การทำธุรกิจเปรียบเสมือนการเดินทางที่ไม่มีวันสิ้นสุด แต่ชีวิตมนุษย์นั้นกลับร่วงโรยตามกาลเวลา ทำให้เกิดการหมุนเวียนพนักงานใหม่ในตำแหน่งเดิมอยู่เสมอ โดยเฉพาะตำแหน่งสำคัญๆ ที่ไม่ใช่ว่า ‘ใครก็ได้’ จะเข้ามาทำงานแทน สิ่งนี้จึงเกิดกลยุทธ์การสรรหาที่จะต้องวางแผนผู้สืบทอดตำแหน่งอย่างชัดเจน หรือก็คือการทำ Success Planning การวางแผนผู้สืบทอดตำแหน่ง เพื่อเตรียมการล่วงหน้าและรองรับการเติบโตขององค์กรอย่างไม่มีสะดุด

และเพื่อให้องค์กรของคุณเดินหน้าต่อไป วันนี้เราจะมาทำความรู้จัก Success Plan ให้มากขึ้น เพื่อให้ทุกคนวางแผนผู้สืบทอดตำแหน่งได้อย่างสมบูรณ์แบบมากขึ้น

Succession Planning คืออะไร

Succession Planning คือการวางแผนผู้สืบทอดตำแหน่ง เป็นกระบวนการเชิงรุกที่จะช่วยลดปัญหาการขาดพนักงานใหม่ในตำแหน่งสำคัญ ๆ เพราะเป็นกลยุทธ์ที่ประเมินสถานการณ์และคาดการณ์ไว้ล่วงหน้าว่าองค์กรจะสรรหา พัฒนา และเตรียมพนักงานคนไหนไว้ทดแทน โดยจะสามารถสรรหาคนที่มีคุณสมบัติใกล้เคียงเข้ามาทดแทนได้ทันที

ฉะนั้น Success Plan จะสร้างความต่อเนื่องในการบริหารงานแบบไร้รอยต่อ ป้องกันไม่ให้เกิดการสะดุดระหว่างรอการทดแทน ทำให้กระบวนการทำงานขององค์กรยังดำเนินการต่อเนื่อง นับเป็นกระบวนการสรรหาบุคลากรภายในองค์กร (Internal Recruitment) ที่เฟ้นหาดาวเด่น (Talent) ที่พร้อมและเหมาะสมที่สุดนั่นเอง

การสรรหาบุคลากรภายในองค์กร (Internal Recruitment)

Succession Planning สำคัญอย่างไร

Succession Planning มีความสำคัญในทุกองค์กร โดยเฉพาะองค์กรใหญ่ ๆ ที่มีตำแหน่งสำคัญมากมาย ทว่าหลายองค์กรกลับไม่ค่อยให้ความสำคัญ โดยมุ่งเน้นไปที่การวางแผนทางธุรกิจให้เติบโตมากกว่าวางแผนด้านบุคลากร อย่างไรก็ดี มีการสำรวจจาก Gallup ที่น่าสนใจว่า หลายองค์กรเสียเวลาในการคัดเลือกพนักงานมากกว่า 82% ของเวลาทั้งหมด แถมยังล้มเหลวในการคัดเลือกพนักงานที่มีทักษะเหมาะสมกับบทบาทที่ได้รับ โดยเฉพาะตำแหน่งผู้บริหารที่มีผลต่อการสร้างหรือทำลายประสิทธิภาพการทำงานของทีมได้เลย

การวางแผนสืบทอดตำแหน่งหรือ Succession Plan จึงเป็นประโยชน์ในระยะยาว เพื่อให้องค์กรของคุณจะได้เลือกและพัฒนาคนให้เหมาะสมที่สุดกับตำแหน่งที่หายไป โดยมีความสำคัญดังต่อไปนี้

เพิ่มการรักษาพนักงาน

ทุกการลาออกส่งผลกระทบรุนแรงต่อบริษัทเป็นอย่างมาก เพราะกระบวนการสรรหาต้องใช้ระยะเวลาและเงินเป็นจำนวนมาก แถมยังมีโอกาสเสียพนักงานเก่ง ๆ ไปด้วย ซึ่งส่วนใหญ่ล้วนลาออกเพราะมองไม่เห็นโอกาสในการเติบโตภายในองค์กร การกำหนดแผนสืบทอดตำแหน่งที่ชัดเจนจะทำให้พนักงานรู้ว่าตัวเองมีโอกาสเติบโตและพัฒนาตัวเองในองค์กรของคุณอย่างไร

พัฒนาความก้าวหน้าทางอาชีพของพนักงาน

Succession Planning เป็นกลยุทธ์ที่ดีในการพัฒนาอาชีพของพนักงาน ผ่านการกำหนดทักษะและความเชี่ยวชาญที่จำเป็นต่อการประสบความสำเร็จใจการตำแหน่งนั้น ๆ สิ่งนี้จะกระตุ้นให้พนักงานเห็นคุณค่าในการพัฒนาตัวเองเพื่อพร้อมรับตำแหน่งที่สูงขึ้น

เพิ่มการมีส่วนร่วมของพนักงาน

เมื่อพนักงานรู้ว่าตัวเองมีโอกาสเติบโตในตำแหน่งงานที่สูงขึ้น พนักงานมีแนวโน้มให้ความร่วมมือกับองค์กรในทุก ๆ ด้านอย่างสมัครใจ ซึ่งทำให้เกิดความผูกพันต่อองค์กร ความรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งขององค์กร ตลอดจนความรู้สึกเป็นเจ้าขององค์กรร่วมกัน

รักษาความต่อเนื่องของธุรกิจ

การสูญเสียพนักงานย่อมส่งผลต่อความต่อเนื่องในการทำงาน โดยเฉพาะตำแหน่งสูงที่มีบทบาทในการตัดสินใจ ส่งผลให้ประสิทธิภาพและผลิตภาพขององค์กรลดลง แต่หากมีการวางแผนผู้สืบทอดมาเป็นอย่างดี องค์กรก็จะเติมเต็มพนักงานที่ว่างอย่างรวดเร็ว แถมยังเหมาะสมกับตำแหน่งนั้น ๆ เนื่องจากมีการคัดเลือกมาแล้ว

ลดความเสี่ยง

การรับพนักงานใหม่เต็มไปด้วยความเสี่ยงหลายประการ ทั้งประเด็นทักษะความสามารถสอดคล้องกับตำแหน่งหรือไม่ สามารถเข้ากันกับวัฒนธรรมองค์กรของเราหรือเปล่า หรือแม้กระทั่งปัญหาเรื่องทัศนคติที่ไม่ตรงกัน แต่ Succession Planning จะทำให้เรามั่นใจในระดับหนึ่งว่า พนักงานที่เลือกมามีความเหมาะสม ทำให้ลดความเสี่ยงในการเจอปัญหาของการสรรหาและคัดเลือกบุคลากรได้

6 ขั้นตอนการทำ Succession Planning

วิธีการทำ Succession Planning ไม่ได้ซับซ้อนอะไรมากมาย โดยทั่วไปมีขั้นตอนพื้นฐานง่าย ๆ ดังนี้

1. กำหนดตำแหน่งที่ต้องการแผนสืบทอด – อาจไม่ใช่ทุกตำแหน่งที่จำเป็นต้องทำแผนสืบทอด โดยเราสามารประเมินได้จากนโยบายหรือทิศทางของบริษัทว่าตำแหน่งใดที่มีผลกระทบต่อองค์กร จะได้วิเคราะห์ประเมินอัตรากำลังคนที่ต้องการได้ถูกต้อง ทั้งปริมาณและคุณภาพ

2. กำหนดคุณสมบัติที่ต้องการอย่างละเอียด – เมื่อได้ตำแหน่งแล้วก็คือการประเมิณทักษะและความสามารถที่ต้องการอย่างละเอียด เพื่อที่ว่าจะเป็นมาตรฐานในการสรรหาผู้สืบทอดให้ตรงจุด ส่วนมากมักทำเป็น Job Profile ที่ลงรายละเอียดและลงลึกกว่าที่เขียนใน Job Description อีก

3. สรรหา ประเมิน และจัดลำดับผู้สืบทอด – เป็นการเริ่มเฟ้นหาตัวผู้มีศักยภาพในการจะมาทดแทนตำแหน่ง ซึ่งแต่ละบริษัทก็จะมีวิธีการที่แตกต่างกันไป เช่น การประเมินจาก Talent Pool หรือพิจารณาจากบุคคลที่มีตำแหน่งรองลงมา จนกว่าเราจะได้รายชื่อผู้สืบทอดที่เหมาะสมไม่ต่ำกว่า 3 คน

4. วางแผนพัฒนาทักษะและความสามารถผู้สืบทอด – เมื่อมีรายชื่อผู้สืบทอดที่เข้าเกณฑ์แล้ว ทุกคนจะต้องมีการพัฒนาอย่างต่อเนื่องด้วย โดยสามารถประเมินผลรอบทิศแบบ 360 องศา และใช้แผนพัฒนารายบุคคล (IDP) เพื่อเติมสิ่งที่ยังขาดไป

5. ทำตามแผน – คือการลงมือทำตามแผนที่วางไว้ เช่น การทำโครงการพัฒนาผู้สืบทอดอย่างจริงจัง เพื่อสร้างให้เกิดความพร้อมหากมีการเปลี่ยนแปลงตำแหน่งในทันที

6. ประเมินผู้สืบทอดเป็นประจำ – จะต้องมีการประเมินผู้สืบทอดเป็นระยะ ซึ่งสามารถมีการปรับแผนหรือเปลี่ยนลำดับผู้สืบทอดได้เป็นประจำทุกปี เพื่อจะได้คนที่เหมาะสมที่สุด ทั้งยังเป็นการเตรียมพร้อมผู้สืบทอดคนสำรองต่อไป

6 ปัจจัยที่ทำให้ Succession Planning เกิดประโยชน์สูงสุด

การจะทำ Succession Planning ให้ประสบความสำเร็จไม่ใช่ทำไปแบบไร้แบบแผน เพราะการศึกษาของ Office Of Personnel Management (OPM) จากสหรัฐอเมริกาบอกว่า การวางแผนผู้สืบทอดอำนาจให้มีประสิทธิภาพนั้น จะต้องประกอบด้วยปัจจัย 6 ข้อ ที่ทำให้เกิดประโยชน์สุงสุด ดังนี้

1. ความมุ่งมั่นจากผู้บริหารระดับสูง – เพราะถ้าผู้บริหารระดับสูงเห็นความสำคัญ ก็จะเกิดการสนับสนุนให้แผนการสืบทอดเกิดขึ้นอย่างจริงจัง ต่อเนื่อง และสม่ำเสมอ หากผู้บริหารไม่เห็นความสำคัญ ก็จะดำเนินการต่อได้ยาก

2. การเชื่อมโยงกับทิศทางบริษัท – Succession Planning เป็นการลงทุนในอนาคตขององค์กร ซึ่งผู้ที่เกี่ยวข้องจะต้องเชื่อมโยงกับวิสัยทัศน์ เป้าหมายและกลยุทธ์ขององค์กร เพื่อผลักดันให้พนักงานมีความสามารถสอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กร

3. ส่งเสริมความสามารถที่ต้องการให้ชัดเจน – เช่นเดียวกับข้อดังกล่าว นอกจากจะกำหนดทักษะที่ต้องการแล้ว เรายังต้องเสริมสร้างสมรรถนะ (Competency) ของบุคลากรให้ชัดเจน และสอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กรเช่นกัน

4. กระบวนการต้องชัดเจนโปร่งใส – กระบวนการคัดเลือกและสรรหาต้องเป็นไปอย่างโปรงใส่และยุติธรรม เปิดกว้างให้บุคลากรที่มีศักยภาพทุกคนมีส่วนร่วมอย่างเท่าเทียม ไร้ซึ่งอคติ การโอนเอียง หรือรวมไปถึงการอุปถัมภ์ ที่สำคัญการสื่อสารแผนการจะต้องชัดเจนและมี Feedback สำหรับพนักงานกลุ่มเป้าหมายทุกคน

5. ประเมินอย่างต่อเนื่อง – สามารถเฝ้าติดตามและประเมินพนักงานกลุ่มเป้าหมายแต่ละคนเป็นประจำทุกเดือนหรือทุกปี เพื่ออัพเดทความเป็นไปได้และความเหมาะสมที่สุด ลดความเสี่ยงในการเลือกคนผิดเข้ามาทดแทน

6. การพัฒนาศักยภาพโดยการมอบหมายงานที่ท้าทาย – เป็นการพัฒนาศักยภาพโดยการทำงานจริง เช่น การได้รับโครงการที่ท้าทายหรือมีความรับผิดชอบนอกเหนือจากตำแหน่งปัจจุบัน เช่น การหมุนเวียนงาน (Job Rotation) การมอบหมายงานพิเศษให้ทำ (Project Assignment) การพาไปด้วยเพื่อเรียนรู้งาน (Job Shadowing) เป็นต้น

ข้อความระวังของ Succession Planning 

การวางแผนผู้สืบทอดตำแหน่งหรือ Succession Planning อาจมีข้อดีหลายประการ ทว่าหากมีการวางแผนที่ไม่รอบคอบก็ส่งผลเสียต่อองค์กรได้เช่นกัน ซึ่งข้อควรระวังที่ HR  ทุกคนควรใส่ใจมีดังต่อไปนี้

• ใช้เวลาในการพัฒนาแผนนาน – การเลือกผู้นำคงไม่สามารถเลือกได้ภายในวันเดียว กระบวนการนี้จึงจำเป็นต้องใช้เวลาในการกำหนด สรรหา และประเมินคุณสมบัติของผู้สืบทอดอย่างละเอียด ที่สำคัญคือต้องประเมินอย่างต่อเนื่องด้วย ทำให้ใช้เวลาและลงแรงมากกว่าการสรรหาแบบปกติ
• ขาดความหลากหลายในองค์กร – เพราะผู้สืบทอดเป็นคนในบริษัททำให้คุ้นชินกับการทำงานแบบเดิมอยู่แล้ว อาจทำให้ไม่เกิดการพัฒนาแนวทางใหม่ การบริหารใหม่ หรือวัฒนธรรมใหม่ในองค์กร กรณีนี้การหาคนจากภายนอกจึงอาจจะตอบโจทย์มากกว่า
• เกิดระบบอุปถัมภ์ในสายงาน – Succession Planning อาจทำให้เกิดระบบอุปถัมภ์ในสายงานเนื่องจากหัวหน้างานมักคัดเลือกผู้สืบทอดอันดับต้น ๆ จากผู้ใกล้ชิด เนื่องจากมีความไว้วางใจและสามารถสั่งงานได้ ซึ่งระบบอุปถัมภ์นี้จะทำให้เกิดความเกรงใจมากกว่าความถูกต้อง ขณะเดียวกันผู้สืบทอดที่ถูกเลือกอาจจะไม่ใช่เป็นคนเก่งที่เหมาะสมกับตำแหน่งงานก็ได้
• เกิดความขัดแย้งในการปฏิบัติงาน – บางครั้งองค์กรที่มีการวางแผนการสืบทอดตำแหน่งมักทำให้ในกลุ่มผู้สืบทอดตำแหน่งเกิดการแย่งชิงผลงานกันเอง ทำให้การทำงานเป็นทีมมีความลำบากและเป็นอุปสรรคมากขึ้น จนนำไปสู่การแบ่งพรรคแบ่งพวก และเกิดความขัดแย้งในองค์กรได้

การบริหารความขัดแย้ง (Conflict Management) 5 รูปแบบ เมื่อพนักงานมีความคิดเห็นไม่ตรงกัน

บทสรุป

จะว่าไปแล้วการวางแผนสืบทอดตำแหน่งหรือ Success Planning ยังเป็นเรื่องใหม่ในสังคมไทย แถมยังมีน้อยองค์กรที่นำไปปฏิบัติจริง แถมองค์กรที่ทำนั้นมักเลือกใช้ในตำแหน่งระดับสูงอย่างเดียว อย่างไรก็ตาม มีข้อโต้แย้งหนึ่งที่เพิ่งเกิดขึ้นมาไม่นานว่า ด้วยสภาพการแข่งขันที่รุนแรงในปัจจุบัน การวางแผนการสืบทอดตำแหน่งจึงไม่จำเป็นต้องจำกัดอยู่เพียงตำแหน่งผู้บริหารระดับสูงอย่างเดียว เพราะความสำเร็จขององค์กรมิได้ขึ้นอยู่กับผู้นำหรือผู้บริหารระดับสูงเพียงคนเดียว หากคือการอาศัยความชำนาญและความเชี่ยวชาญที่หลากหลายของพนักงานในแต่ละระดับด้วยเช่นกัน

ฉะนั้น ถึงแม้องค์กรจะมีผู้นำที่เปรียบเสมือนแม่ทัพมากด้วยความสามารถ แต่ถ้าขาดขุนพลที่เก่งกล้าและมีทักษะเปลี่ยนวิสัยทัศน์มาเป็นความจริงได้ องค์กรก็จะขับเคลื่อนต่อไปได้ยาก ระบบการสืบทอดจึงอาจมีความสำคัญมากขึ้นในอนานคต เปรียบได้ดั่งท่อน้ำเลี้ยงความสำเร็จขององค์กรที่ส่งต่อจากรุ่นสู่รุ่นนั่นเอง