ปราการด่านแรกที่ทุกคนจะต้องฝ่าฟันเพื่อเข้าทำงานกับแต่ละบริษัทให้ได้ก็คือ “การสัมภาษณ์งาน (Job Interviewing)” นั่นเอง ขั้นตอนนี้จะเป็นขั้นแรกที่บริษัทจะทำความรู้จักกับผู้สมัครและประเมินคะแนนตามเกณฑ์ที่ตั้งไว้เพื่อคัดเลือกคนที่เหมาะสมที่สุดเข้ามาร่วมงานกับบริษัท ถึงแม้ว่าฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) แต่ละแห่งต่างก็มีหลักในการคัดเลือกพนักงานที่แตกต่างกัน แต่เกณฑ์ใหญ่ๆ ตลอดจนลำดับความสำคัญของแต่ละเกณฑ์นั้นก็มักจะไปในทิศทางเดียวกัน
กรณีนี้หลายคนอาจบอกว่านิสิตนักศึกษาที่จบใหม่ก็จะเสียเปรียบกว่าคนที่มีประสบการณ์การทำงานมานานแล้ว แต่ส่วนใหญ่แล้วฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) ก็มักจะมีเกณฑ์สำหรับคัดเลือกพนักงานที่แตกต่างกันเพื่อให้ยุติธรรมและเหมาะสมให้มากที่สุด เพราะทั้งผู้ที่เพิ่งจบการศึกษาใหม่ๆ ไปจนถึงผู้ที่มีประสบการณ์ทำงานสูงต่างก็มีข้อดีข้อด้อยของตัวเองที่ต่างกัน ตลอดจนลำดับความสำคัญของเกณฑ์การคัดเลือกที่แตกต่างกันด้วย
HR ที่มีข้อสงสัยหรือคำถามเกี่ยวกับประเด็นนี้
Q. มีการ Evaluate candidate ในกระบวนการสัมภาษณ์อย่างไรให้มีประสิทธิภาพ ข้อมูลครบถ้วน ไว และมีประสิทธิภาพ
เป็น Recruiter ของบริษัทขนาดกลาง และยังไม่กล้าพูดเต็มปากว่าตอนนี้ที่บริษัทมีระบบการจ้างงานที่มีประสิทธิภาพมากเท่าไหร่ โดยปกติที่เคยทำคือเราจะเป็นคนสัมภาษณ์รอบแรกก่อนแล้วจดโน๊ตเกี่ยวกับผู้สมัครไว้แล้วค่อยส่งต่อให้หัวหน้างานที่จะทำการสัมภาษณ์รอบต่อๆไป แต่ปัญหาคือบางทีข้อมูลก็ไม่ครบ ไม่รอบด้านมากพอที่จะใช้ในการตัดสินใจ เลยตัดสินใจว่าจะลองใช้วิธีใหม่โดยการสร้าง check list ดู แล้วแชร์ผ่าน google drive ให้หัวหน้าและเพื่อนร่วมทีมคนอื่นๆ เห็นด้วย ตอนนี้เลยอยากจะมาขอความคิดเห็นจากเพื่อนๆค่ะว่ามีการใช้วิธีการบริหารจัดการและส่งต่อข้อมูลผู้สมัครให้กับคนอื่นๆในทีมได้อย่างไรให้มีประสิทธิภาพบ้าง (ไว ครบถ้วนและก็ง่าย)
A. สวัสดีครับ
สิ่งที่ต้องทำเพื่อจะส่งต่อข้อมูลให้ชัดเจนยิ่งขึ้นคือ
1. เก็บ Requirement จากหัวหน้างานก่อนว่าต้องการอะไรบ้าง ทั้งในแง่ของ Soft Skills และ Hard Skills วิธีที่ง่ายที่สุดของผมคือนำเอา Job Description ไปเช็คกับหัวหน้างาน แล้ว Skill ไหนที่ต้องใช้แน่ๆ จำเป็นมากๆ นั่นแหละครับคือ Checklist ของเราในการสัมภาษณ์2. ข้อมูลที่ควรแชร์ให้ผู้สัมภาษณ์คือ….
นิสิต-นักศึกษาจบใหม่ (First Jobber)
1. ประวัติการศึกษา (Education Background)
สำหรับนิสิตนักศึกษาที่เพิ่งจบการศึกษาใหม่ๆ ปฎิเสธไม่ได้เลยว่าประวัติการศึกษาคือข้อมูลด่านแรกที่สำคัญที่สุดที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลจะหยิบมาพิจารณา ข้อมูลในส่วนนี้นอกจากจะบอกว่าแต่ละคนเรียนอะไรมาบ้างแล้ว เอื้อประโยชน์ต่อตำแหน่งงานนี้ได้มากน้อยเพียงไร มันยังใช้วิเคราะห์ความรับผิดชอบของแต่ละคนได้เป็นอย่างดี แน่นอนว่าเกรดเฉลี่ยเป็นเพียงตัวเลข แต่มันก็เป็นมาตรฐานวัดค่าความสามารถที่ฝ่ายบุคคลจะรู้จักแต่ละคนได้ดีที่สุดในเวลาอันสั้น รวมถึงสถาบันการศึกษาเองก็จะเป็นอีกหนึ่งสิ่งที่การันตีคุณภาพของแต่ละคนในเบื้องต้นได้เป็นอย่างดีเช่นกัน เป็นเรื่องยากที่บริษัทจะทำความคุ้นเคยหรือรู้จักตัวตนที่แท้จริงของคุณในเวลาอันสั้น แต่สิ่งที่จะช่วยทำให้ประเมินเบื้องต้นได้ก็คือประวัติการศึกษานั่นเอง
2. ประสบการณ์การฝึกงาน (Internship Program) และ กิจกรรมระหว่างเรียน (Activity)
แน่นอนว่านิสิตนักศึกษาจบใหม่ไม่เคยมีประสบการณ์การทำงานจริงอยู่แล้ว แต่สิ่งที่จะช่วยทดแทนจุดนี้ได้ดีที่สุดก็คือประสบการณ์การฝึกงานรวมถึงการทำกิจกรรมระหว่างศึกษาอยู่ บางบริษัทมีระบบการฝึกงานให้กับนิสิตนักศึกษาอย่างจริงจัง ก็จะเกิดประโยชน์และเป็นข้อได้เปรียบกว่า การทำกิจกรรมในสมัยเรียนก็สำคัญไม่แพ้กัน เพราะมันจะช่วยฝึกทักษะในการทำงานได้หลากหลายรูปแบบ รวมทั้งการบริการงานไปจนถึงการทำงานร่วมกับผู้อื่น บางครั้งประสบการณ์จากการทำกิจกรรมในมหาวิทยาลัยยังเทียบเท่าได้กับการทำงานจริง และอาจฝึกทักษะได้ดีกว่าการฝึกงานเสียด้วยซ้ำ
ยุคนี้การทำงานเปลี่ยนไปจากเมื่อก่อนมาก อายุอาจไม่ใช่เกณฑ์สำคัญเสมอไป เด็กรุ่นใหม่บางคนอาจรับงานฟรีแลนซ์ที่เป็นงานจริงตั้งแต่ยังเรียนอยู่ หรืออาจทำงานนอกเวลาเรียน หรือไม่ก็เริ่มต้นทำธุกิจของตัวเองตั้งแต่ยังเรียนไม่จบด้วยซ้ำ ซึ่งทุกอย่างล้วนแล้วแต่เป็นประสบการณ์การทำงานที่มีค่าทั้งสิ้น
3.บุคลิกภาพ (Personality)
บุคลิกภาพไปจนถึงการแต่งกายนั้นนอกจากจะสะท้อนรูปลักษณ์ภายนอกให้คนอื่นรู้จักแล้ว มันยังเป็นเครื่องแสดงกาละเทศะรวมถึงการให้เกียรติผู้อื่นไปในตัวด้วย นอกจากกิริยามารยาทแล้ว การแต่งตัวให้ถูกกาละเทศะก็เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการทำงาน อย่างเช่น การทำงานในองค์การด้านการเงิน อาจต้องแต่งตัวให้เรียบร้อย ภูมิฐาน น่าเชื่อถือ หรือหากทำงานในองค์กรด้านความสร้างสรรค์ การแต่งกายที่ไม่เป็นทางการจนเกินไป เป็นตัวของตัวเอง แต่พอเหมาะพอควร ก็อาจจะเป็นสิ่งที่เหมาะสมกว่า เพราะนอกจากความสามารถ หรือโปรไฟล์แล้ว สิ่งนี้จะเป็นสิ่งที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลใช้ประเมินผู้สมัครเบื้องต้นเสมอ
4.ทัศนคติ (Attitude) และ การสร้างสรรค์ (Creativity)
ในยุคหลังๆ นี้ทัศนคติเริ่มเป็นปัจจัยสำคัญในการคัดเลือกผู้สมัครงานมากขึ้นเรื่อยๆ หลายคนฝีมือเก่งฉกาจแต่ทัศนคติแย่หรือแตกต่างจากคนอื่น ก็อาจทำให้งานล้มเหลวได้ แต่หลายคนฝีมือการทำงานอาจอยู่ในระดับกลาง แต่มีทัศนคติในการทำงานที่ดีเยี่ยม ก็อาจสร้างความสำเร็จได้มากกว่าเช่นกัน
สำหรับนิสิตนักศึกษาจบใหม่ ฝ่ายทรัพยากรบุคคลมักอยากได้คนที่มีทศนคติในเชิงบวก (Positive Attitude) เพราะนอกจากจะเป็นผลดีต่องานแล้วยังเกิดผลดีต่อการร่วมงานกับผู้อื่นอีกด้วย นอกจากนี้สิ่งที่ทำให้เด็กรุ่นใหม่มีคะแนนเหนือกว่าก็คือเรื่องของความคิดสร้างสรรค์ ซึ่งบริษัทมักอยากจะได้จุดนี้เข้ามาช่วยพัฒนาองค์กรของตน ความคิดสร้างสรรค์ไม่จำเป็นว่าจะต้องเป็นไอเดียที่แปลกแหวกแนวเสมอไป อาจเป็นแค่มุมมองใหม่ๆ ที่เป็นประโยชน์ หรือวิธีแก้ปัญหาใหม่ๆ ที่ช่วยให้งานดีขึ้นก็ได้เหมือนกัน
5.ความรู้ทั่วไป (General Knowledge) และ ความรู้เกี่ยวกับองค์กร (Company Knowledge)
เด็กจบใหม่มักจะมีความรู้เชิงลึกในธุรกิจน้อยกว่าผู้ที่มีประสบการณ์อยู่แล้ว แต่สิ่งที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลจะใช้วัดกึ๋นแทนก็คือเรื่องของความรู้ทั่วไปที่จะสะท้อนความรอบรู้, การวิเคราะห์, หรือแม้กระทั่งความกระตือรือร้นของแต่ละคนได้
สิ่งจำเป็นที่ผู้สมัครงานทุกคนควรทำการบ้านมาอีกอย่างก็คือความรู้เกี่ยวกับองค์กร เพราะมันสามารถสะท้อนได้ว่าคุณอยากจะทำงานกับองค์กรนี้มากเพียงไร และในยุคที่ข้อมูลต่างๆ เชื่อมโยงถึงกันทั่วโลก เข้าถึงแหล่งข้อมูลได้ง่าย การรู้ในเชิงลึกก็ไม่ใช่เรื่องยากอะไรนัก ซึ่งหากเด็กจบใหม่มีความรู้ในธุรกิจของบริษัทได้กว้างและลึกมากขึ้นก็จะยิ่งได้เปรียบคู่แข่งคนอื่นอีกด้วย
+ ภาษา (Languages) :ภาษาเป็นเสมือนคะแนนพิเศษที่ช่วยยกระดับผู้สมัครงานได้ดี หากความสามารถตลอดจนคะแนนจากเกณฑ์อื่นๆ เท่ากันหมด ภาษานี่แหละอาจเป็นข้อได้เปรียบที่ทำให้คุณเฉือนชนะคู่แข่งได้ โดยเฉพาะคนรุ่นใหม่ที่มักจะมีทักษะภาษาดีกว่า ฉะนั้นการเรียนหรือฝึกด้านภาษาอื่นเพิ่มเติม จะเป็นข้อได้เปรียบที่ดีทีเดียวสำหรับเด็กจบใหม่
+ ทักษะทางคอมพิวเตอร์และเทคโนโลยี (Computer & Technology Skills) : ปัจจุบันคอมพิวเตอร์เป็นส่วนหนึ่งของการทำงานแทบทุกตำแหน่ง และบางงานการมีความรู้หลากหลายโปรแกรมก็เป็นประโยชน์ได้ด้วย การรู้แค่ MS Office อาจจะเป็นเรื่องพื้นฐานที่ไม่ต้องกรอกในใบสมัครไปแล้ว แต่การมีความรู้โปรแกรมอื่นเพิ่มเติมอาจจะเป็นตัวเสริมที่ดี อย่างเช่น Keynote ที่เป็นประโยชน์ต่อการจัดทำ presentation สวยๆ, Photoshop ที่ทำให้ปรับแต่งภาพได้ดีขึ้น, หรือแม้แต่ App เสริมที่ช่วยให้การทำงานสะดวกขึ้น เป็นต้น หากเรามีทักษะที่มากกว่าคนอื่น ก็จะยิ่งเป็นคะแนนบวกให้กับการสมัครงานของตัวเองได้
+ รางวัล (Awards) :สิ่งหนึ่งที่จะทำให้โปรไฟล์ของนักศึกษาจบใหม่เหนือกว่าคู่แข่ง หรือแม้กระทั่งผู้ที่มีประสบการณ์มาแล้วก็คือการได้รับรางวัลการันตีใดๆ จากสถาบันหรือการแข่งขันที่น่าเชื่อถือ ซึ่งสิ่งนี้จะช่วยการรันตีความสามารถของคุณได้เป็นอย่างดีอีกทางหนึ่ง
ผู้มีประสบการณ์การทำงาน (Experienced Worker)
1.ประสบการณ์การทำงาน (Working Experiences) และทักษะในวิชาชีพ (Professional Skill)
สำหรับคนที่มีประสบการณ์ในการทำงานมาแล้ว ประวัติการศึกษาของคุณอาจจะเริ่มมีความสำคัญน้อยลง แต่สิ่งที่จะเลื่อนลำดับความสำคัญขึ้นมาแทน (และมีภาษีดีกว่าเด็กจบใหม่) ก็คือเรื่องของประสบการณ์การทำงาน สำหรับบริษัทที่กำลังหาพนักงานใหม่มารับช่วงต่องานเดิมที่พนักงานลาออกไป อาจจะต้องการคนที่มีประสบการณ์หรือเคยทำงานด้านนี้อยู่แล้วมาสานต่อโดยรวดเร็วที่สุดเพื่อไม่ให้เกิดการสะดุดทางธุรกิจ ดังนั้นประสบการณ์ในการลงสนามจริงของแต่ละคนจึงเป็นข้อได้เปรียบที่แตกต่างกัน
ประสบการณ์กับทักษะในวิชาชีพเป็นสองสิ่งที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลมักพิจาณาควบคู่กัน แม้ว่าบางคนจะมีประสบการณ์การทำงานที่นานกว่า แต่กลับมีทักษะทางอาชีพที่ด้อยกว่า หรือไม่พัฒนาขึ้น ในกรณีนี้คนที่มีประสบการณ์น้อย แต่กลับทำงานได้มีประสิทธิภาพกว่าก็จะได้รับการพิจารณาแทน
2.ทัศนคติ (Attitude) และ ทักษะทางอารมณ์ (E.Q. : Emotional Quotient)
ทัศนติในการทำงานถือเป็นปัจจัยสำคัญไม่แพ้ทักษะเลยทีเดียว หลายคนมีความสามารถในการทำงานที่ยอดเยี่ยมมาก แต่ตกม้าตายตรงที่ทัศนคติไม่ไปในทิศทางเดียวกันกับผู้ร่วมงานหรือบริษัท สิ่งที่สะท้อนทัศนคติได้ดีก็คือการสื่อสาร ตลอดจนวิธีการคิดและพูด บางครั้งทัศนติที่ดีเป็นสิ่งสำคัญ ความสามารถในการทำงานอาจจะด้อยกว่าอีกคน แต่ทัศนติที่ดีกว่าอาจทำให้งานมีประสิทธิภาพและก้าวหน้าได้มากกว่าเช่นกัน
ทักษะทางอารมณ์มักจะเป็นเรื่องที่พิจารณามาควบคู่กับทัศนคติ โดยเฉพาะองค์กรใหญ่ๆ ที่มักใส่ใจในเรื่องนี้อย่างจริงจัง บางองค์กรถึงขนาดมีการทำแบบทดสอบเสียด้วยซ้ำ เพราะนี่คือส่วนสำคัญสำหรับผู้ที่ผ่านประสบการณ์การทำงานมานาน ยิ่งผ่านการทำงานมานานเท่าไร ทักษะในการควบคุมอารมณ์ควรพัฒนาขึ้นเท่านั้น
3.ทักษะการแก้ปัญหา (Problem Solving Skills) และ การอดทนต่อความกดดัน (Ability to Work Under Pressure)
อีกหนึ่งทักษะที่บริษัทคาดหวังกับคนที่มีประสบการณ์ในการทำงานเสมอๆ ก็คือทักษะในการแก้ปัญหาตลอดจนความอดทนต่อความกดดันต่างๆ ได้ดี รวมถึงการทำงานแข่งขันกับเวลาด้วย ทำงานได้ตรงตามเวลาที่มอบหมาย ฝ่ายทรัพยากรบุคคลอาจจะสัมภาษณ์ถึง Case Study จริงในอดีตและวิธีการรับมือ รวมถึงอาจกำหนดสถานการณ์สมมติขึ้นมาเพื่ออยากรู้ทักษะตลอดจนกระบวนการคิดในการแก้ปัญหาต่างๆ
4.บุคลิกภาพ (Personality)
สำหรับผู้ที่ผ่านงานมาแล้ว บุคคลิกภาพที่มีความจำเป็นการการสัมภาษณ์งานนั้นอาจหมายถึงการรู้จักกาละเทศะและการรู้จักให้เกียรติผู้อื่นมากกว่าที่ฝ่ายบุคคลจะมาดูเรื่องการแต่งตัวสะท้อนความเป็นตัวของตัวเอง เพราะการทำงานจริงนั้นย่อมต้องมีการติดต่อประสานงานกับผู้อื่น การแต่งกายรวมถึงบุคคลิกภาพนั้นเป็นสิ่งสำคัญ การแต่งตัวไม่เรียบร้อย ไม่เหมาะสม สำหรับเด็กรุ่นใหม่อาจเป็นเรื่องของการไม่รู้ไม่ใส่ใจเท่าที่ควร แต่สำหรับคนที่มีประสบการณ์การทำงานแล้วสิ่งแรกที่จะถูกมองเลยก็คือการไม่ให้เกียรติซึ่งกันและกัน และนั่นอาจทำให้ทิศทางการสัมภาษณ์งานเริ่มเป็นลบตั้งแต่ยังไม่เริ่มสนทนาด้วยซ้ำ ถึงแม้ว่าตัวจริงของคุณจะน่าสนใจถึงเพียงไหนก็ตามที ฉะนั้นการสร้าง First Impression จึงสำคัญที่สุดเช่นกัน
5.ความรู้ในเชิงธุรกิจ (Business Knowledge) และ ความรู้เกี่ยวกับองค์กร (Company Knowledge)
สำหรับผู้ที่มีประสบการณ์การทำงานแล้วความรู้รอบตัวอาจไม่ใช่ประเด็นสำคัญเท่าความรู้ในสายธุรกิจหรือวิชาชีพที่ตนทำงานอยู่ ฝ่ายทรัพยากรบุคคลจะพุ่งเป้าสัมภาษณ์ไปที่ความรู้ในเชิงธุรกิจและวิชาชีพโดยตรง ต้องการวัดความรู้ความชำนาญที่แท้จริง รวมถึงการรู้จักคู่แข่งทางธุรกิจก็เป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่ง สามารถตอบประเด็นการแข่งขันทางธุรกิจได้ในเชิงลึก ซึ่งสามารถสะท้อนศักยภาพและความสามารถของแต่ละคนได้
แน่นอนว่าความรู้เกี่ยวกับองค์กรที่จะมาร่วมงานด้วยนั้นเป็นการบ้านที่ผู้สัมภาษณ์ทุกคนจะต้องทำมากที่สุด แต่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลไม่ได้อยากรู้ข้อมูลเชิงกว้างเหมือนกับการสัมภาษณ์เด็กจบใหม่ อาจต้องการรู้ข้อมูลเชิงลึกของธุรกิจ จนถึงความสามารถในการวิเคราะห์ข้อดี ข้อเสีย ตลอดจนสิ่งที่องค์กรควรปรับปรุงได้อย่างชัดเจน ซึ่งมันจะสะท้อนวิสัยทัศน์ในการทำงานในองค์กรได้อย่างดีเยี่ยมทีเดียว
+ ใบประกาศ / คอร์สอบรมพิเศษ (Certificate / Special Training) :การหาความรู้เพิ่มเติมนั้นทำได้ตลอดชีวิต การไปลงเรียนในคอร์สต่างๆ เพื่อพัฒนาทักษะของตนเพิ่มเติม หรือการลงคอร์สเพื่อเสริมทักษะด้านใหม่ๆ อื่นๆ ให้เพิ่มขึ้น เป็นสิ่งที่จะทำให้ผู้ที่มีประสบการณ์ในการทำงานได้เปรียบยิ่งขึ้น
+ ภาษา (Languages) :ไม่ว่าผู้สมัครงานจะมีสถานะเด็กจบใหม่ หรือทำงานอย่างโชกโชน ทักษะทางภาษาถือเป็นคะแนนบวกเพิ่มสำคัญสำหรับทุกเพศทุกวัยเสมอ เรื่องภาษานั้นเด็กจบใหม่อาจจะได้เปรียบในเรื่องวิชาความรู้ที่แน่น แม่นหลักไวยกรณ์ แต่คนที่ทำงานแล้วจะได้เปรียบในเรื่องการใช้งานกับการทำงานจริง การสื่อสารจริง การสื่อสารที่ก่อให้เกิดประสิทธิภาพในการทำงาน
+ ทักษะพิเศษทางคอมพิวเตอร์และเทคโนโลยี (Computer & Technology Skills) : ข้อได้เปรียบของผู้ที่ทำงานมานานอาจเป็นเรื่องของการลงลึกในโปรแกรมจนชำนาญขึ้น อย่างเช่นการใช้ MS Office อย่างโปรเฟชชั่นนอล สร้างสูตรคำนวนใน MS Excel ได้ หรือแม้แต่ทำ Presentation ได้คล่องและตรงประเด็นขึ้น เป็นต้น รวมถึงการเพิ่มทักษะในเทคโนโลยีด้านอื่นๆ ที่เป็นประโยชน์ต่อการทำงาน อย่างเช่น App ในการคำนวนงบประมาณ, หรือโปรแกรมเฉพาะทางในการบริหารจัดการสินค้า เป็นต้น
