เราในฐานะ HR จะทำอะไรได้บ้าง ถ้าอยากจะสร้างผลกระทบได้มากกว่านี้ มีบทบาทได้มากกว่านี้ อยากจะเติบโตไปมากกว่านี้

สมัยก่อนตั้งแต่ครั้งโบราณกาลมา เวลาใครๆพูดถึงแผนกบุคคล หรือ Human Resource เนี่ย ก็จะมีภาพในหัวกันอยู่ไม่กีภาพ ก็มีตั้งแต่ ทำเงินเดือน บันทึกขาด ลา มา สายบ้าง หรือหาคนเติมให้ นัดสัมภาษณ์บ้าง ร้ายหน่อยก็กลายเป็นแผนกปกครองประจำโรงเรียน คอยจับผิด มาทำสายงาน แต่งตัวไม่เป็นระเบียบ พนักงานทำผิดกฎต่างๆนานา สิ่งเหล่านี้มันถูกแปะป้าย Label ไว้เรียบร้อยแล้ว แต่ว่าตอนนี้สังคมข้างนอกกำลังถูกบังคับให้ทุกคน “เปลี่ยน” แบบ “เร็ว” ด้วย ไม่ว่าจะด้วยเรื่องของ Disruptive Technology ที่เข้ามาปั่นป่วน หรือการเปลี่ยนถ่ายสังคมไทยเข้าสู่ยุคสังคมผู้สูงอายุ ซึ่งนั้นทำให้เกิดความหลากหลายของตลาดแรงงาน

แล้วในฐานะผู้ดูแลบุคลากรในองค์กร ไหนเลยจะไม่ถูกบังคับให้เปลี่ยน วันนี้ผมมีวิธีคิด และเทคนิคง่ายๆในการเริ่มต้นการเปลี่ยน HR ยุคพระเจ้าเหายังทรงพระเยาว์ ให้กลายเป็น HR ยุค 5G ที่ได้ทั้งใจของพนักงาน และสร้างการเปลี่ยนแปลงให้กับองค์กรได้อีกด้วย

1.เปลี่ยน “อาจารย์ปกครอง” เป็น “อาจารย์แนะแนว”

เรื่องนี้พูดแล้วเห็นภาพเลย พนักงานส่วนใหญ่เวลาเห็น HR เดินมาที่โต๊ะ หรือ แม้กระทั่งเดินผ่านเรียกได้ว่า ไม่กล้าสบตา กลัวความผิดอะไรก็ไม่รู้ต่างๆนานา ซึ่งนั่นไม่ใช่แนวโน้มที่ดีในการบริหารจัดคนในฐานะ HR เลยนะครับ พนักงานควรรู้สึกว่า HR อยู่ฝ่ายเดียวกับเขา HR จะไม่ใช่คนที่คอยแต่บังคับใช้กฎของบริษัท แต่ต้องเป็นคนที่คอยรักษาผลประโยชน์ให้พนักงานด้วย

HR มีภาระหน้าที่เป็น Internal Relation and Communication คือ จะเป็นผู้คอยประสาน สร้างความสัมพันธ์ สื่อสารข้อมูล และสร้างความเชื่อมั่นผ่านวิธีสื่อสารที่สร้างสรรค์ เมื่อพนักงานมีปัญหา HR ต้องเป็น Solution ที่ช่วยแก้ไขปัญหา ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของการทำงาน สิทธิประโยชน์ที่เกี่ยวข้อง ให้พนักงานรู้สึกว่า  HR อยู่เคียงข้างพนักงาน ไม่ใช่เป็นปฎิปักษ์ วิธีนี้ช่วยลดปัญหาจุกจิกกวนใจของ HR ได้หลายเรื่องเลยนะครับ

แล้วจะทำยังไงหล่ะ? เรื่องนี้ไม่ยากครับ อาศัยแค่ “เวลา” และ “ความอดทน” ตอนที่ผมเคยทำงาน HRBP ผมทดลอง “สร้างความเชื่อใจของพนักงานที่มีต่อ HR” โดยการตั้งกล่องไว้ในมุมที่ กล้องวงจรปิดสาดไม่ถึง แล้วให้พนักงานทุกคน เขียนโน๊ต ถึงบุคคลที่นับถือในบริษัท พร้อมเหตุผล, บุคคลที่ควรเปลี่ยนพฤติกรรมพร้อมเหตุผล และสิ่งที่อยากให้บริษัทปรับเปลี่ยน

โดยโน๊ตทุกใบจะมาในรูปแบบเขียน หรือพิมพ์ก็ได้ แต่ต้องไม่ระบุชื่อผู้เขียน เรียกง่ายๆว่าเป็นนิรนามแหละครับ ผลลัพธ์ที่ได้คือพนักงานเฉพาะในระดับปฎิบัติการประมาณ 87% ส่งโน๊ตนี้ครับ ( ซึ่งตอนนั้นเราไม่สามารถตรวจสอบได้หรอกว่า มีใครส่งมากกว่า 1 ใบมั๊ย แต่คำนวณจากจำนวนโน๊ตต่อตจำนวนพนักงานนะครับ ) คนที่ถูกชื่นชมมากที่สุด คือผู้จัดการแผนกนึง ซึ่งอันนี้ไม่แปลกใจ เพราะว่า เขาเป็นที่รักอยู่แล้ว ส่วนคนที่ถูกติเตียนมากที่สุด ไม่ใช่ใครอื่นไกลก็คือน้องในทีมผมคนนึงที่อยู่ตำแหน่ง HRM Manager

แต่ประเด็นก็คือ “เขาไม่รู้ตัวเลย” ซึ่งนี่กลายเป็น insight ที่ใหม่มากๆโดยที่เราไม่ได้คาดหวังมาก่อนและทางผมก็ได้ทำการกระซิบให้กับ HR ท่านนั้นได้ทราบ โดยใช้วิธีการแนะนำ ให้กำลังใจ และคอยเป็น Mentor ในเรื่องของการสื่อสารเชิงบวกซึ่งทุกอย่างก็ดำเนินไปได้ดีอย่างค่อยเป็นค่อยไป

และอีกสิ่งหนึ่งก็โจทย์เรื่อง “อยากให้บริษัทปรับเปลี่ยนสิ่งใด” ในที่สุดเราก็ได้เรื่องราวร้องทุกข์จากพนักงาน และสิ่งที่อยากให้เปลี่ยนมากที่สุดก็คือ สีและรูปแบบของ Uniform หลังจากได้ข้อมูลมา เราก็ทำการปรับเปลี่ยน Uniform ทันที ( จริงๆมันถึงคิวแจกใหม่อยู่แล้วพอดี )  จากปกติพนักงานไม่สิทธิ์เลือกเลย เราปรับเป็นการโหวต โดยเราเลือกแบบและสีที่คิดว่า สวยที่สุดจำนวน 4 แบบ แล้วโหวตจนได้แบบที่คนชอบมากที่สุด แล้วสั่งตัดให้พนักงานทุกคน

จากนั้นกล่องใบนั้นถูกตั้งอยู่ต่ออีกเป็นเวลา 6 เดือน โดยปรับเป็นกล่อง “ นึกไม่ออกบอก HR” เป็นกล่องที่ใช้รับคำร้อง ความคิดเห็นข้อเสนอแนะ โดยที่จะระบุหรือไม่ระบุชื่อผู้ส่งก็ได้ ซึ่งก็ยังคงมีคนส่งโน๊ตมาอีกจำนวนมากโดยมีทั้งคนที่ระบุชื่อ และไม่ระบุชื่อ ซึ่งทุกเรื่องเราพยายามแก้ไข ปรับเปลี่ยนให้ดีขึ้น และแก้ปัญหาให้กับพนักงานให้มากที่สุดเท่าที่จะมากได้ หลังจาก 6 เดือน เราเอากล่องออก และเปลี่ยนวิธีให้พนักงานเดินมาหาหรือ Email มาหา

ที่เล่ามาค่อนข้างยาว เพราะผมกำลังจะพยายามสื่อสารหลายๆประเด็นนะครับ ก็คือ เราปรับ Attitude ให้พนักงานสามารถสื่อสารกับ  HR ได้โดยที่เค้าไม่เปิดเผยตัวตน ทำให้พนักงานกล้าที่จะบอก “ความจริง” กับเรามาก และหลังจากที่เขาบอกเรา ปัญหาของเขาก็ถูกแก้ไขอย่างเป็นรูปธรรมชัดเจน นี่คือการสร้าง  Norm ใหม่ สร้างวัฒนธรรมใหม่ให้พนักงานสื่อสารมากขึ้น บอกความต้องการมากขึ้น และเปิดใจมากขึ้น นี่คือสิ่งที่เราเรียกว่า Emphaty ครับ

โดยการปรับวิธีคิดจากการตั้งตัวเป็นฝ่ายตรงข้าม ให้เป็นฝ่ายเดียวกันนั้น สิ่งทีเราได้รับก่อนอื่นเลยก็คือ  HR ทำงานง่ายขึ้นมาก พนักงานตั้งแต่ระดับ Operation จนถึง Executive มีความกล้าที่จะมาปรึกษาปัญหากับทีม HR มากขึ้น และเมื่อออกประกาศหรือเรื่องที่ต้องของความร่วมมือจากพนักงาน พนักงานก็ให้ความร่วมมือที่ดีขึ้น ( ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับวิธีการสื่อสารด้วยนะครับ เวลาเราสื่อสารเรื่องที่หนักๆ หรือขอความร่วมมืออาจจะต้องใช้ Positive Communication ให้มากเข้าไว้ )

และสิ่งเหล่านี้ยังส่งผลต่อบรรยากาศการทำงานทั้งบริษัทด้วย เพราะ HR ได้สร้าง Straightforward, Sharing Comments Culture  ให้กับทั้งบริษัท แค่ HR Team เปลี่ยนวิธีคิดแค่นิดเดียว

2.เปลี่ยน “ ใช้เดา” เป็น “ใช้ Data”

คุณรู้มั๊ยว่า ตู้เก็บเอกสารข้อมูลพนักงานด้านหลังของคุณนั้น คือคลังข้อมูลขนาดมหึมา ที่จะช่วยให้คุณลดเวลาการทำงาน หาคนได้ตรงสเป็กมากขึ้น ได้คนเร็วขึ้น มีโครงสร้างเงินเดือนเฉพาะที่แข็งแรงมากขึ้น เราจะทราบได้อย่างไรรู้มั๊ย ?

เช่น ถ้าหากคุณทราบว่า อายุงานเฉลี่ยของแต่ละตำแหน่งอยู่ที่ระยะเวลาเท่าไหร่ คุณจะสามารถทำนายได้ล่วงหน้าว่า คุณอาจจะต้องเปิดรับสมัครงานในตำแหน่งนี้เมื่อครบกำหนดค่าเฉลี่ยอายุงาน หรือเรียกว่า Time to fill (โดยสามารถศึกษาเรื่องนี้ต่อได้จากหัวข้อ HR Metric The Basic 101) หรือว่า คุณรู้มั๊ยว่า พนักงานกลุ่มที่อายุงานสั้นที่สุดของบริษัทคุณ คือคนกลุ่มอายุใด จบการศึกษาจากที่ไหน คณะอะไร สมัครตำแหน่งใด หากคุณมีข้อมูลคุณก็จะสามารถคาดเดาได้ว่า Candidate คนไหนควรถูก Pick มาก หรือกลุ่มพนักงานที่ได้รับการโปรโมท ส่วนใหญ่ มี Background มาจากงานด้านไหน เรียนคณะอะไร สถาบันไหน หรือแม้กระทั่งภูมิลำเนาก็สามารถบ่งบอกคุณสมบัติหรือข้อมูบลจำเพาะบางอย่างได้ด้วย ซึ่งนั่นก็จะเป็นตัวช่วยให้คุณสร้างโอกาสในการเลือก Candidate ที่เหมาะสมได้มากขึ้่น  ใช้เวลาน้อยลง และประหยัดค่าใช้จ่าย ด้วยการอ้างอิงจากข้อมูลพนักงานที่คุณมีอยู่ ในมือ

แต่ทั้งนี้และทั้งนั้นการนำข้อมูลเหล่านี้มาอ้างอิง อาจจะไม่สามารถยืนยันได้ 100% เพียงแค่บอกได้ว่า แนวโน้มของ Candidate และพนักงาน ส่วนใหญ่เป็นแบบไหน โดยการใช้ Data เข้ามาปรับใช้กับงาน HR นั้นสามารถใช้เพื่อทำ People Analytics โดยสามารถศึกษาเรื่องนี้ต่อได้จากหัวข้อ Basic Data Analytics for HR Series ได้ครับ

อ่อ แล้วอย่าลืมว่าการเข้าไปจัดการข้อมูลพนักงานนั้น ถือว่าเป็นข้อมูลส่วนบุคคลนะครับ ขอให้ระมัดระวังเรื่อง พรบ. คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลหรือว่า PDPA ด้วย หากมีโอกาส ครั้งหน้าผมจะมาเล่าให้ฟังว่า HR ต้องปรับตัวตาม PDPA อย่างไรนะครับ

3.เปลี่ยน “การนั่งรอผู้สมัคร” เป็น “การเรียกผู้สมัคร”

การรับสมัครงานแบบเดิมๆ อาจจะทำให้เราได้คนช้าหรือได้คนที่ไม่ตรงใจ ดังนั้นวิธีการที่เราจะเริ่มเรียกหา Candidate มาสัมภาษณ์งานนั้น “HR จะต้องเป็นคนลงมือเริ่มตะโกนเอง” นั้นก็คือสิ่งที่เรียกว่า “Employer Branding”  วิธีการนึงที่บริษัทใหญ่ๆ และ Startups หลายที่ไม่ว่าจะเป็น Google ที่มีช่องทางอย่าง Life at Google, Facebook, Tiktok หรือ Linkedin เองเริ่มสร้างช่องทางการสื่อสารก็คือการสร้าง Facebook Fanpage, Instagram account หรือ การสร้างช่องบน Youtube โดยจุดประสงค์หลักๆของช่องทางเหล่านี้คือ สร้าง Selling points ของการมาร่วมงานกับบริษัท เพื่อเรียกให้ผู้สมัครที่มี Attitude หรือวิธีคิดที่ตรงกับ Culture ของบริษัทเรา นอกเหนือจากนี้ยังมืเรื่องของ

แต่ถ้าบริษัทของเราเป็นบริษัทเล็ก ไม่สามารถสู้กับ Big Name ได้เลย วิธีการง่ายๆก็คือแนะนำให้วิเคราะห์ว่า พนักงานตำแหน่งที่เราอยากได้เป็นคน Gen ไหนจากนั้นให้ไปวิเคราะห์ความต้องการพื้นฐานของคนใน Gen นั้นๆ และเขียน “Creative Job Description” ปรับรายละเอียดงานให้น่าสนใจ ท้าทาย และตรงใจกับคน Gen ที่เราอยากได้ ผมขอแนะนำเบื้องต้นว่า อย่าเขียนว่า “ตำแหน่งนี้ต้องทำอะไร มีหน้าที่ความรับผิดชอบอะไร” เป็น “สิ่งที่คุณจะได้ทดลองทำเมื่อเข้ารับตำแหน่งนี้ สิ่งที่ท้าทายสำหรับงานนี้ และงานนี้สำคัญมากเพียงใดกับบริษัท”

4. เปลี่ยน “ใครเค้าทำกัน” เป็น “ฉันจะทำเอง”

ผมกำลังพูดถึงนโยบายบริษัท หรือ Benefit อย่างง่ายๆ สำหรับพนักงานที่ได้รับนะครับ ปกติแล้ว Benefit พื้นฐานของบริษัททั่วไปก็จะมีเรื่องของ วันหยุดพักร้อน ประกันสุขภาพ บางที่ก็อาจจะมีอาหารกลางวันฟรี หรืออื่นใดก็แล้วแต่ โดยตรงนี้จะมีงบประมาณที่ถูกจัดสรรไว้แล้วสำหรับสวัสดิการของพนักงาน

วิธีการที่ผมอยากจะลองยกตัวอย่างสวัสดิการที่ผมเคยออกแบบและทดลองใช้มาแล้ว อาจจะเป็นแนวทางหรือไอเดียใหม่ๆ ในการคิดสวัสดิการให้พนักงานรู้สึกพิเศษ ท้าทาย และสร้างความประทับใจและแจ้งตรงนี้เลยนะครับ “งบประมาณที่ใช้ไม่ได้พุ่งกระฉุดอย่างที่คิดแน่นอนครับ”

โจทย์ง่ายๆเลยครับ ลองคิดว่าเราจะสร้างประสบการณ์ใหม่ๆ ที่พนักงานมีโอกาสไม่บ่อยนักที่จะได้เจอพร้อมๆกับเพื่อนร่วมงาน อะไรที่เคยเห็น เคยไป เคยทำมาแล้ว มันไม่ว้าว ไม่ตราตรึงใจนะครับ

แต่หลายๆบริษัทตอนนี้กำลังอยู่ในช่วงคุมงบประมาณหรือ Cut Cost กันหนักหนาสาหัสมาก ซึ่ง HR ก็ต้องมีแผนที่ทำตาม Business Objective อยู่แล้ว คำถามคือ ภายใต้สถานการณ์ที่งบประมาณอยู่ในภาวะ Freezed เราจะยังสามารถสร้าง Benefit ให้กับพนักงานได้อย่างไรบ้าง ถ้าเป็นผมจะขอยกตัวอย่างง่ายๆ โดยที่เราไม่ต้องใช้งบประมาณหรือใช้เพียงเล็กน้อยนะครับ เช่น

• การจัดสรร Quota ให้พนักงานได้รับสิทธิ์ Work From Home ในระยะยาว ในฐานะของ Rewards ของพนักงานที่ Performance ดี และสามารถทำงานนอกออฟฟิศได้โดยที่ไม่กระทบกับงาน
• ซื้อคอร์สเรียนออนไลน์ในสายงานที่เกี่ยวข้องกับงาน ให้กับพนักงานที่มีความต้องการ หรือเหมาะสม โดยอาจจะกำหนดเป็น Credit ให้พนักงานได้ใช้ ซึ่งคอร์สเรียนออนไลน์ของประเทศไทยนั้นมีราคาเริ่มต้นที่ค่อนข้างถูกโดยเริ่มต้นตั้งแต่ 590-3990 บาท ต่อคอร์สเท่านั้น
• จัดวันให้พนักงานนำสัตว์เลี้ยงมาที่บริษัทได้ เพื่อปรับบรรยากาศในการทำงาน แต่อาจจะต้องมีการกำหนดเงื่อนไข อาทิเช่น ขนาดของสัตว์เลี้ยง การดูแลความสะอาด ซึ่งถ้าบริษัทของคุณอยู่ในอาคารสำนักงานอาจจะมีข้อจำกัดในเรื่องนี้ครับ
• จัด Event ตลาดนัดชาวออฟฟิศ โดยให้พนักงานสามารถนำสินค้ามาขายในออฟฟิศได้ เพื่อสร้างบรรยากาศที่ผ่อนคลายและสนุกสนาน โดยอาจจะมีการกำหนดเงื่อนไขตามความเหมาะสมของพื้นที่
• จัด Community ในออฟฟิศโดยให้พนักงานที่มีความสามารถพิเศษ มาเป็น Trainer ในเรื่องนั้นๆ โดยอาจจะไม่เกี่ยวข้องกับเรื่องงานได้ เช่น Cooking Class, Yoga, E-Sport ( Game Online ), Boardgame, หรือจัด Mini Sport Festival ก็ได้

จริงๆ ยังมีโจทย์อีกมากที่จะทำ  HR Transformation เปลี่ยนจาก HR ธรรมดา ให้เป็น HR ที่ทรงประสิทธิภาพ สามารถเป็น Business Partner ให้กับองค์กรได้