HR กับการสร้างการทำงานแบบ Collaborative Working Team เพื่อฝ่าทุกวิกฤตสถานการณ์ [พร้อม Case study]

จากสถานการณ์วิกฤต โรคระบาด COVID -19 ที่เกิดขึ้น ทุกคนในสังคมต่างได้รับผลกระทบกันถ้วนหน้า ตั้งแต่รูปแบบการดำเนินชีวิต ที่มี New Normal ชีวิตวิถีใหม่ เจอหน้ากันก็ไม่มีเห็นหน้าค่าตา เพราะต่างสวมหน้ากากกันเพื่อลดความเสี่ยง การทำ Social Distancing เว้นระยะห่างทางสังคม ซึ่งเดิมคนก็ห่างกันอยู่แล้ว เพราะวิถีก้มดูมือถือ นอกจากนี้ วิถีปฏิบัติในการพกเจล/สเปรย์แอลกอฮอล์กลายเป็นธรรมเนียมปฏิบัติที่ขาดไม่ได้ก่อนออกข้างนอก เพื่อรักษาความสะอาดจุดที่ต้องสัมผัส อะไรๆก็ดูต้องเปลี่ยน ต้องปรับเพื่อตอบรับกับสถานการณ์ที่เปลี่ยนไป แล้วรูปแบบการทำงานของคนในองค์กรแบบเดิมที่เป็นมา สามารถอยู่รอดได้มั้ยในสถานการณ์วิกฤตเช่นนี้ ต้องยอมรับว่า ภาระหินๆของ HR เกิดขึ้นอีกครั้ง ในสถานการณ์วิกฤต เพื่อนำพาองค์กร และคนให้อยู่รอด  เรียกได้ว่า สถานการณ์นี้จะเป็นบทพิสูจน์ความเป็นมืออาชีพของคน HR เลยทีเดียว ว่าสามารถปรับเปลี่ยน และเป็น Partner ทางธุรกิจให้กับผู้บริหารได้จริงหรือไม่

แน่นอนว่า ผู้นำองค์กร มีบทบาทสำคัญมากในการวางกลยุทธ์ ปรับเปลี่ยนรูปแบบการดำเนินธุรกิจ สื่อสาร บริหารงาน และนำพา “ธุรกิจ” ให้ผ่านพ้นสถานการณ์ไปได้ แต่ HR ก็เปรียบเหมือนมือขวาของผู้นำ ในการมีหน้าที่ให้คำปรึกษา แนวทาง ในการปรับรูปแบบการทำงานและนำไป implement ให้สำเร็จ HR คือผู้นำพา “คนในองค์กร” ให้ผ่านพ้นสถานการณ์ไปได้เช่นกัน หากกล่าวว่า สมการอะไรจะทำให้องค์กรผ่านพ้นทุกวิกฤตสถานการณ์ไปได้กล่าวได้เลยว่า สมการนั้นคือ

เพื่อให้เกิดความร่วมมือร่วมใจเป็นทีมให้เกิดขึ้นได้ เราในฐานะของ HR จะต้องสร้างให้เกิดรูปแบบการทำงานแบบ Collaborative Working Team เพื่อส่งเสริมให้เกิดการร่วมแรงร่วมใจกันทั้งองค์กร

การทำงานแบบ teamwork ในรูปแบบเดิม สิ่งที่เกิดขึ้นในหลายองค์กรคือการทำงานแบบแบ่งฝักแบ่งฝ่าย การทำงานแบบ SILO ความเข้าใจของคนทำงานคือ ถ้า teamwork นั่นคือ เป็นทีมในแผนกตนเอง งานในแผนกเสร็จแล้ว บรรลุ KPI ในตำแหน่ง และของหน่วยงานแล้ว เท่านี้ก็ได้รับการประเมิน performance รายปีได้อย่างไม่ยาก รูปแบบแบบนี้องค์กรอาจจะไปต่อได้ คือดำเนินการได้ แต่ไม่ยั่งยืน นั่นคือ หากเกิดสถานการณ์ที่ไม่ปกติเกิดขึ้น การทำงานแบบเดิมๆ การมี Teamwork เฉพาะหน่วยงานตน อาจจะเป็นตัวอุปสรรคในการที่องค์กรจะปรับตัวเปลี่ยนได้ไปตามการเปลี่ยนแปลงของสังคมได้

เพราะการยึดคำว่า Teamwork คือ Team ตนเองมาเป็นอันดับแรก อาจไม่ตอบโจทย์ต่อการดำเนินธุรกิจที่หลายองค์กรต่างพยายามปรับตัว อีกทั้ง รูปแบบการทำงาน Platform การทำงาน online ที่เกิดขึ้นล้วนแต่พยายามสร้าง Communication, Connection และ Collaborative working team เนื่องจากอยู่ในสถานการณ์ที่ต้องการความร่วมมือร่วมใจเป็นหนึ่งเดียวกัน ต้องการคำว่า ความเป็นหนึ่งเดียว Oneness Team ของทั้งองค์กร มากกว่า เก่งเดี่ยว ทีมเดียว การจะอยู่รอดในภาวะวิกฤต ต้องพัฒนาจาก Teamwork เป็น Collaborative Working Team ซึ่งทั้งสองคำ มีความแตกต่างกันดังนี้

Teamwork คือ การทำงานเป็นทีมหรือกลุ่มคน ที่มีการทำงานร่วมกัน แต่ละคนมีหน้าที่แตกต่างไป โดยมีเป้าหมายในการทำให้เป้าหมายร่วมกันของทีมหรือกลุ่มสำเร็จ หัวใจสำคัญของการเป็นทีมคือ ผู้นำ ต้องแสดงบทบาทนำทีม ทำให้เกิดการเชื่อมโยง ประสานกัน ปลุกเร้า สร้างขวัญและกำลังใจทำให้เกิด Teamwork ขึ้น

Collaboration คือ การทำงานแบบร่วมแรงร่วมใจ คือการทำงานร่วมกัน แบบประสานการทำงานให้สอดคล้องกันทั้งภายในกลุ่มและระหว่างกลุ่มทีมงาน เพื่อให้เป้าหมายหลักร่วมกันขององค์กรเสร็จสมบูรณ์ หัวใจของการทำงานแบบ Collaboration คือการมีสัมพันธภาพที่ดีของคนในกลุ่ม ในองค์กร ซึ่งเมื่อมีเป้าหมายหลักร่วมกันแล้ว กลุ่มคนเหล่านี้จะสามารถดำเนินการไปสู่เป้าหมายได้ โดยไม่จำเป็นต้องมีผู้นำทีม เพียงแต่ แต่ละคน แต่ละทีมรับทราบ เข้าใจบทบาท มีความสัมพันธ์ที่เอื้ออำนวยซึ่งกันและกัน จะส่งเสริม ช่วยเหลือจนเป้าหมายหลักสำเร็จ คนทำงานจะรู้สึกว่าความสำเร็จนั้นเป็นความสำเร็จร่วมกัน

นี่คือความแตกต่างและสิ่งที่บอกว่า การทำงานแบบ Collaboration นั้น ยั่งยืนและสร้างผลสำเร็จได้ยิ่งใหญ่กว่า ซึ่งหากพิจารณารายละเอียดแล้ว จะพบว่า การทำงานเป็น Team อาจยังไม่มีเรื่องของ Collaboration แต่การทำงานแบบ Collaboration นั้นได้รวมการทำงานแบบ Team ไว้แล้ว

ทำอย่างไรจะสามารถปรับเปลี่ยนรูปแบบการทำงานแบบ Teamwork ไปสู่ Collaboration Team ได้ ???

มิใช่ว่า การทำงานแบบ Team นั้นไม่ดี แต่กับสภาพบริบทในสถานการณืที่เกิดขึ้นปัจจุบัน ที่เกิดการ disruptive ในเรื่องต่างๆ และอาจจะเกิดขึ้นต่อไปในอนาคต mindset คนทำงานควรจะปรับเปลี่ยนเป็น การทำงานแบบเห็นแก่ความสำเร็จร่วม ความอยู่รอด การแข่งขันได้ และเป้าหมายหลักขององค์กรเป็นสำคัญ มิใช่เห็นเพียงแค่ระดับตนเอง หรือทีมตนเองเท่านั้น ดังนั้น หากเดิมองค์กรมีการสร้างรูปแบบการทำงานหรือวัฒนธรรมการทำงานแบบ Teamwork ย่อมเป็นรากฐานที่ดีในการจะปรับเปลี่ยนไปให้คนทำงานมี mindset การทำงานแบบ Collaboration ต่อไป

แนวทางสำคัญที่จะสร้าง Collaborative Working Team ให้เกิดขึ้นได้คือ U N I T E D

ในฐานะ Business Partner HR ต้องสามารถเป็นที่ปรึกษาและแนะนำแนวทางให้ผู้บริหารเข้าใจ หลักการ UNITED  เพื่อที่จะดำเนินการสร้างการทำงานแบบ Collaborative working team ให้เกิดขึ้นในองค์กร ซึ่ง UNITED ประกอบไปด้วย

U – Understand องค์กรต้องสร้างให้คนทำงานเข้าใจบทบาทหน้าที่ของตนเอง หน่วยงานของตน และหน่วยงานอื่นๆ รวมทั้งเข้าใจสภาพธุรกิจขององค์กร กลยุทธ์ร่วม แผนงาน นโยบาย อีกทั้งเข้าใจสถานการณ์ที่เกิดขึ้นรอบด้านทั้ง สังคม เศรษฐกิจ การเมือง ปัจจัยต่างๆที่เกี่ยวพันกับภาพรวมขององค์กร ปัญหา อุปสรรค แนวทางแก้ไข เข้าใจบทบาทตนเองในการทำงานที่สามารถทำให้องค์กร บรรลุผลตามเป้าหมายหลักที่ตั้งไว้ได้ ทั้งนี้ต้องสร้างระบบการสื่อสารที่ชัดเจน ทั่วถึง เข้าได้ถึง และสื่อสารสองทาง เพื่อทำให้ความเข้าใจนั้นลึกถึงขั้นตระหนักรู้นำไปสู่ Action ที่จำเป็นได้

N – Network องค์กรต้องปรับตัวไปสู่รูปแบบการทำงานมีเครือข่าย ต้องสร้างระบบ System ที่มีรูปแบบการทำงานหรือ Plateform แบบเครือข่ายที่โยงใยแต่ละส่วนเชื่อมโยงกัน มีขั้นตอนที่ง่ายต่อการสื่อสาร ปฏิสัมพันธ์ซึ่งกันและกัน รายงานผล ติดตาม progress ของงาน หรือ project ที่แต่ละส่วนงานทำงานร่วมกัน อันจะส่งเสริมให้แต่ละหน่วยงานสามารถทำงานร่วมกันได้อย่าง รวดเร็ว คล่องตัว ลงตัว และ ง่ายต่อการใช้  ทำให้สามารถเห็นการทำงานทั้งภายในทีมและcross functional team สามารถทำงานอย่างรวดเร็ว ปรับเปลี่ยน แก้ไขปัญหาได้ ตอบสนอง Customer ได้ทันท่วงที

I –  Inside relation องค์กรต้องดูแล ส่งเสริม สร้างวัฒนธรรมที่ให้ความสำคัญกับความสัมพันธ์ภายในที่ดีของคนในองค์กร ทั้ง สร้างความสัมพันธ์ให้ดีจากภายในทีม และระหว่างทีม จัดกิจกรรมที่สามารถตอบสนองความต้องการคนในองค์กรได้ เติมเต็มสิ่งที่คนทำงานต้องการให้ได้มากที่สุด เพื่อสร้างความพึงพอใจในการทำงาน ทำให้เกิดความผูกพัน Engage ต่อกันและต่อองค์กร  เกิดความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างทีม เกิดการสื่อสารและความรู้สึกเชิงบวกในการทำงานในองค์กร การบริหารความสัมพันธ์ที่ดีเป็นหัวใจหลักที่จะทำให้การทำงานแบบ Collaboration นั้น สัมฤทธิ์ผล

T – Teamwork รักษาและดูแลให้คนทำงานมีใจในการทำงานแบบเป็นทีม โดยไม่ยึดเอาตนเองเป็นหลัก หรือยึดการทำงานเฉพาะหน่วยงาน สามารถโอนอ่อนผ่อนตาม ช่วยเหลือเอื้ออาทรต่อกันกันเพื่อให้งานสำเร็จ สามารถเป็นผู้เล่นในหลายบทบาท ที่ปรับเปลี่ยนไปตามสถานการณ์ ทำให้ Teamwork แข็งแกร่ง เพื่อทำให้การทำงานนั้นเกิดผลสำเร็จ โดยยึดถือเป้าหมายหลักขององค์กรเป็นสำคัญ

E – Energize สร้างระบบการให้พลังใจ พลังในการทำงานภายในองค์กร สร้างแรงกระตุ้นในการปฏิบัติงานในรูปแบบต่างๆ ทำให้เกิดแรงผลักดันจากภายใน การยกย่อง ชมเชย การขื่นชมให้คุณค่า เพื่อนำไปสู่ขวัญ กำลังใจที่ดีในการทำงาน ทำให้มีความต้องการจะสำเร็จในงานร่วมกัน ความผูกพันองค์กร รวมไปถึงสร้างระบบ Performance ที่มีการ energize การทำงานร่วมกัน กำหนดผลสำเร็จของงานที่มีทั้ง Individual Performance ,Team Performance และ Cross functional Team Performance   ( Network Performance ) โดยให้น้ำหนักแต่ละส่วนตามหน้าที่ ความรับผิดชอบ ด้วยระบบประเมินผลนี้ คนทำงานจะตระหนักว่า ความสำเร็จหลักขององค์กร เกิดขึ้นจากทั้งตนเอง ทีม และ การทำงานร่วมกันของทั้งองค์กร แบบ Collaboration Team

D – Direction องค์กรต้องมีแนวทางที่ชัดเจน และสื่อสารออกไป โดยมีแผนงานที่คนทำงานทุกคนสามารถสามารถมีส่วนร่วมในการออกความคิดเห็น และนำเสนอแนวคิดได้อย่างสร้างสรรค์ อันจะนำไปสู่ความรู้สึกมี Ownership และ Accountability ในการทำงาน การเดินตามแผนการที่ร่วมกันวางไว้ และมีการวัดผลและติดตามเป็นระยะๆ อย่างต่อเนื่อง จะสามารถประเมินว่า แนวทางไหนเหมาะสม และแนวทางไหนควรปรับเปลี่ยน เพื่อนำไปสู่เส้นทางที่เหมาะสม ประหยัดและคุ้มค่าในการใช้ทรัพยากรต่างๆมากที่สุด

จากการที่ผู้เขียนได้ติดตาม ข้อมูลข่าวสารของบริษัท องค์กรต่างๆ ที่ปรับตัวรับกับวิกฤตสถานการณ์โควิด 19 จีงขอยกตัวอย่าง 4 องค์กรที่มีการดำเนินการที่สอดคล้องตามหลักการ UNITED โดยที่มีความโดดเด่น ในแง่มุม ต่างกันไปดังนี้

เริ่มที่ CPF หรือ บมจ. เจริญโภคภัณฑ์  ในแง่มุมของการสื่อสาร CPF สร้างแนวทาง Understanding และ Direction ได้อย่างชัดเจน กล่าวคือ CPF มีการสื่อสาร ทำความเข้าใจกับพนักงานและบุคคลภายนอก และนำแนวทางการทำงานที่ปรับเปลี่ยนมาปฏิบัติในรูปแบบเดียวกัน โดย CEO ของ CPF ได้ออกประกาศวิธีปฏิบัติตัวของพนักงานและหน่วยงานต่างๆออกมาตั้งแต่ช่วงกลางเดือนกุมภาพันธ์ 2563 และออกมาประกาศมาเป็นระยะ ๆ เช่น ห้ามเดินทางประเทศกลุ่มเสี่ยง หากจำเป็นต้องแจ้งใครอย่างไร รวมถึงหากกลับมาแล้วต้องกักตัวเอง 14 วันตามกำหนด ไปจนถึงห้ามจัดประชุมระดับนานาประเทศที่บริษัทนี้มีกำหนดจัดขึ้นเป็นประจำ รวมถึงห้ามรับคณะเยี่ยมชมกิจการในช่วงนี้ ทำให้เกิดความชัดเจนในการปฏิบัติงาน และไม่ก่อให้เกิดความตื่นตระหนก

นอกจากนี้ มีการประกาศสื่อสารสร้างความเข้าใจ ตามประกาศ มาตรการ Work from home ในสถานการณ์ Covid – 19 ลงวันที่ 19 มีนาคม 2563 และยังมีการสื่อสารโดยใช้ Video Conference เพื่อสร้างความเข้าใจ ความเป็นอันหนึ่งเดียวกันกับกลุ่มคนทำงานในองค์กร ไปยังทุกประเทศทั่วโลก เพื่อให้เข้าใจตรงกันในแนวทางการเตรียมความพร้อมต่าง ๆ ร่วมกัน นับว่าเป็นการดำเนินการที่รวดเร็วและทันท่วงทีและสร้างความเข้าใจกับพนักงานให้ชัดเจนได้เป็นอย่างดี

ในมุมของ Network ต้องยกนิ้วให้ DTAC ซึ่งมีได้ทำการทดลองระบบและทำงาน work from home ตั้งแต่วันที่ 18 – 19 มีนาคม 2563 โดยแบ่งพนักงานทุกสายงานเป็นสองกลุ่ม เพื่อสลับการทำงานจากสำนักงานและที่บ้าน โดยนำ solution digital เข้ามาสู่การทำงาน และใช้ plateform social media ซึ่งรองรับการทำงานร่วมกัน โดยมีการทำงานแบบร่วมมือกันแบบเรียลไทม์ ( Realtime Collaboration ) นำไฟล์การทำงานขึ้นระบบ Cloud และ Share point หรือ Microsoft Teams ซึ่งสามารถรวบรวมการทำงาน ติดตามความก้าวหน้า รวมทั้งแก้ไขปัญหาได้ทันท่วงที มีการกำหนดการเข้าถึงของทีมที่ต้องทำงานร่วมกัน แม้อยู่ต่างสถานที่กัน ดังนั้น พนักงาน DTAC สามารถทำงานได้สะดวกทุกที่ อีกทั้งมีการนำแพลทฟอร์ม Workplace มาใช้เพื่อเป็นเครื่องมือสื่อสารสำหรับพนักงานทุกคน ทำให้เกิดการทำงานที่คล่องตัว และลดขั้นตอน พนักงานสามารถตัดสินใจแก้ไขปัญหา และเข้าถึงกันได้ทุกคน ทำให้การทำงานในสถานการณ์วิกฤตของพนักงานนั้นราบรื่น สนองตอบต่อลูกค้าได้

ในมุมของ Inside Relation, Teamwork และ Energize ซึ่งเป็นเรื่องของการสร้างความสัมพันธ์ ความรู้สึกในการทำงานเป็นทีม และสร้างพลังจากภายใน สองบริษัทคือ บริษัท เดอะ ไมเนอร์ ฟู้ด กรุ๊ป จำกัด (มหาชน) และบริษัท วงใน มีเดีย จำกัด (Wongnai) เป็นสองบริษัทที่พูดถึง  การบริหารพนักงานช่วงโควิด 2019 ซึ่งทั้งสองบริษัทให้ความสำคัญในการดูแลพนักงานโดยนำการสื่อสารมาเป็นเทคนิคการสร้าง รักษาสัมพันธ์กับพนักงานและส่งเสริมการมีปฏิสัมพันธ์กันในทีม ในช่วงวิกฤต  ทีม ไมเนอร์ ฟู้ด มีการสร้างสัมพันธภาพกับพนักงาน สำหรับการที่บริษัทต้องโยกย้ายพนักงานจากร้านที่มียอดขายต่ำไปอยู่ในร้านยอดขายสูง เช่น บอนชอน ซึ่งมีการขยายสาขาเพิ่ม และพนักงานบางกลุ่มต้องทำงานหนักขึ้น เช่น ทีมเดลิเวอรี่  ผู้บริหารจะอัดคลิปสั้นๆ ส่งถึงพนักงานระดับปฏิบัติการเพื่อขอบคุณความเสียสละ โดยบริษัทไม่เคยมีการสื่อสารลักษณะนี้มาก่อน และ ฝั่งธุรกิจสื่อ วงใน มีเดีย ซึ่งมีสถานการณ์หนักกว่าเพราะจำเป็นต้องลดสวัสดิการและการตัดเงินเดือน เพื่อรักษาสภาพทางธุรกิจให้คงอยู่ วงในได้เชื่อมโยงสถานการณ์กับประเด็นการสื่อสารว่า ต้องสื่อสารทำให้พนักงานเข้าใจว่าบริษัท “แคร์” พนักงาน การตัดสินใจปรับลดค่าใช้จ่ายบริษัทต้องมีเหตุผลรองรับว่าได้ตัดส่วนที่ไม่สำคัญไปก่อนแล้ว ก่อนจะมาถึงสิ่งที่กระทบกับพนักงานโดยตรง ส่วนเรื่องการสร้างปฏิสัมพันธ์ภายในทีม ไมเนอร์ ฟู้ดจัดกิจกรรมไลฟ์สไตล์ออนไลน์ในช่วงที่ต้อง Work from Home ด้วย เช่น จัดให้พนักงานรีวิวการทำอาหารหรือการออกกำลังกายจัดโปรแกรม Minor Got Talent และ TikTok Challenge ประกวดผ่าน MS Teams ซึ่งมีพนักงานทุกระดับเข้าร่วมรวมถึง C-level องค์กร โดยคลิปที่ชนะ TikTok Challenge บริษัทจะนำไปเผยแพร่ใน TikTok จริงๆ โดยมองว่ากิจกรรมดังกล่าวทำเพื่อส่งเสริมความสัมพันธ์ และการบริหารทีม ทำให้พนักงานรู้สึกใกล้ชิดกัน นับว่าเป็นความคิดสร้างสรรค์ใหม่ที่ประยุกต์กับวิถีการใช้โซเชียลมีเดีย ได้เป็นอย่างดี

ทั้งนี้ HR สามารถออกแบบแนวทาง กิจกรรม ตามความเหมาะสมขององค์กรตนเอง การสร้าง Collaborative Working Team ตามแนวทาง UNITED นี้ จะทำให้เกิดความสำเร็จที่เป็นรูปธรรมที่สามารถวัดผลได้ คนทำงานแต่ละคนยอมรับกับผลการทำงาน ภาคภูมิใจในผลงานร่วมที่เกิดขึ้น และมีใจที่จะให้ความสำคัญกับทุกฝ่าย ทุกหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง สนับสนุนให้ทุกคนมีส่วนร่วมกับการทำงาน และร่วมกันผลักดันกลยุทธ์องค์กรไปสู่ความสำเร็จได้