HIGHLIGHT
|
การที่พนักงานในแต่ละตำแหน่งในองค์กรสามารถรับรู้หน้าที่หรือขอบเขตและความรับผิดชอบของตัวเองได้นั้น แน่นอนว่าหลักๆแล้วมาจาก คำบรรยายลักษณะงาน (Job Description) ที่ได้รับตั้งแต่วันแรกของการทำงาน
และการจะรู้ว่าตำแหน่งที่ตนเองรับผิดชอบอยู่นั้นครอบคลุมคุณสมบัติใดบ้าง ก็สามารถรับรู้ได้จาก คำบรรยายคุณสมบัติของงาน (Job Specification) แต่ทั้งสองสิ่งนี้ไม่สามารถเกิดขึ้นได้ด้วยตัวเองและอาจสร้างความสับสนและซับซ้อนได้หากปราศจาก “การวิเคราะห์งาน” หรือ Job Analysis นั่นเอง
การวิเคราะห์งาน (Job Analysis) คืออะไร ?
ก่อนจะตอบคำถามนั้น อยากให้ผู้ที่ทำงานในฝ่ายทรัพยากรมนุษย์หรือฝ่ายสรรหาบุคลากรลองถามตัวเองดูว่า เคยไหมที่ต้องพบกับปัญหาไม่รู้ว่าจะเขียนคำบรรยายลักษณะงาน (Job Description) หรือคำบรรยายคุณสมบัติพนักงาน (Job Specification) อย่างไรดี ? หรือการจะฝึกอบรมพนักงาน (Training) ควรจะเริ่มต้นอย่างไร ต้องทำอย่างไรบ้าง ? หากเป็นเช่นนั้น การวิเคราะห์งาน (Job Analysis) ถือเป็นขั้นตอนแรกที่เป็นพื้นฐานสำคัญมากๆ
การวิเคราะห์งาน คือ กระบวนการที่ใช้ในการวิเคราะห์บทบาท หน้าที่ และความรับผิดชอบของแต่ละตำแหน่งในองค์กร รวมถึงวิเคราะห์คุณสมบัติที่จำเป็นสำหรับตำแหน่งงานนั้น ๆ ซึ่งมีปัจจัยประกอบหลายอย่าง เช่น ทักษะที่จำเป็น ความรู้ ความสามารถ และบุคลิกภาพที่เหมาะสม ฯลฯ
ซึ่งในการดำเนินกระบวนการนี้ ผู้ดำเนินการจะต้องมีความรู้ ความเข้าใจในลักษณะงานโดยละเอียดถี่ถ้วน และเพื่อให้ได้ข้อมูลโดยละเอียดนั้นก็มีขั้นตอนในการเก็บข้อมูลหลากหลายวิธีด้วยเช่นกัน (ซึ่งจะอธิบายเพิ่มเติมในหัวข้อต่อไป)
เพราะการวิเคราะห์งาน ถือเป็นพื้นฐานทั้งหมดของการตัดสินใจในการประเมินผลและคัดเลือกบุคลากรเข้าทำงาน เพราะฉะนั้นก่อนจะทำการกำหนดผู้ที่เหมาะสมที่สุดสำหรับตำแหน่งงานต่างๆ ก็จำเป็นต้องมีความเข้าใจในลักษณะของงานนั้น ๆ ก่อน การวิเคราะห์งานจึงช่วยให้เข้าใจรายละเอียดของงาน ตำแหน่งงาน คุณสมบัติของงานได้มากขึ้น และสุดท้ายผลลัพธ์ที่ได้จากการวิเคราะห์งานก็คือ คำบรรยายลักษณะงาน (Job Description) และ คำบรรยายคุณสมบัติของงาน (Job Specification) เพื่อนำไปใช้ในระบบบริหารงานบุคคลและพัฒนาบุคลากรในองค์กรต่อไปนั่นเอง
เมื่อไหร่ที่ควรใช้ Job Analysis ?
Job Analysis มักจะใช้เมื่อต้องการกำหนดตำแหน่งงานใหม่ หรือต้องการปรับโครงสร้างขององค์กร ปรับปรุงรูปแบบงานใหม่ หรือมีการเปลี่ยนแปลงงานใหม่อย่างมีนัยสำคัญ ซึ่งต้องใช้การวิเคราะห์งานอย่างละเอียดเพื่อให้ทราบถึงลำดับขั้นตอนในการจ้างงานในลำดับต่อไป
การวิเคราะห์งานที่ดีและละเอียดนั้นจะนำไปสู่ความได้เปรียบขององค์กร เพราะนอกจากจะทำให้องค์กรเข้าใจรูปแบบโครงสร้างองค์กรของตัวเองเป็นอย่างดีแล้ว ยังทำให้ผู้สมัครงานมองเห็นขอบเขตหน้าที่ของตำแหน่งตัวเองได้ดีขึ้นด้วย
ความสำคัญของการวิเคราะห์งาน
ดังที่ได้กล่าวไปในตอนต้นว่า การวิเคราะห์งานนั้นคือกระบวนการในการวิเคราะห์บทบาท หน้าที่ และความรับผิดชอบของงานแต่ละตำแหน่ง เพราะฉะนั้นการวิเคราะห์งานจึงมีความสำคัญตรงที่เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้การทำงานในแต่ละส่วนชัดเจน สามารถควบคุมงานให้บรรลุเป้าหมายได้ตามแต่ละขอบเขตของงานที่กำหนด ช่วยในการประสานงานระหว่างแผนกให้สามารถดำเนินไปได้ด้วยดี และทำให้ผู้ดำรงตำแหน่งรู้หน้าที่และความรับผิดชอบของตัวเองเป็นอย่างดี
ซึ่งผลประโยชน์ที่ได้จากการวิเคราะห์งานนั้น สามารถนำไปบันทึกไว้เพื่อเป็นส่วนหนึ่งของ คำบรรยายลักษณะงาน (Job Description) และคุณสมบัติของบุคลากร (Job Specification) ในลำดับต่อไป ซึ่งพอจะอธิบายโดยสรุปได้ ดังนี้
Job Description คือ การแสดงถึงรายละเอียดที่เกี่ยวกับลักษณะงาน และวิธีการในการปฏิบัติงานในตำแหน่งนั้นๆ ประกอบไปด้วยรายละเอียดดังนี้
- ลักษณะของงาน (Job Identification)
- สรุปหน้าที่ของงานคร่าวๆ (Job Summary)
- หน้าที่ที่ต้องทำ (Duties)
- ความสัมพันธ์กับงานหรือตำแหน่งอื่นๆ (Relation to other job)
- เครื่องมือ/อุปกรณ์/เครื่องจักร/วัสดุที่ต้องใช้ในการทำงาน (Equipment & Materials)
- เงื่อนไขในการทำงาน (Condition)
Job Specification คือ การแสดงรายละเอียดเกี่ยวกับคุณสมบัติของบุคลากรที่ต้องการ สำหรับการปฏิบัติงานในตำแหน่งนั้นๆ ประกอบไปด้วยรายละเอียดดังนี้
- คุณสมบัติทั่วไป
- ทักษะความรู้ และความสามารถ
- ประสบการณ์ และความชำนาญ
- คุณลักษณะพิเศษ
- สภาพร่างกายและจิตใจ
4 ขั้นตอนในการวิเคราะห์งาน
เพื่อให้การวิเคราะห์งานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและถูกต้อง ผู้ดำเนินการวิเคราะห์งานก็ต้องมีความเข้าใจในขั้นตอนของการวิเคราะห์งานเป็นอย่างดีด้วย โดยขั้นตอนสำหรับการวิเคราะห์งานนั้นพอจะแบ่งได้เป็น 4 ขั้นตอนด้วยกัน ดังนี้
1.วางแผน (Planning)
นี่เป็นขั้นตอนที่สำคัญมาก คือการวางแผนและกำหนดวิธีการที่จะใช้ในการวิเคราะห์งาน เพราะงานนั้นมีหลายประเภทและมีหลายตำแหน่ง ผู้ดำเนินการต้องทราบว่าต้องการจะวิเคราะห์งานประเภทอะไร ตำแหน่งอะไร ต้องใช้ข้อมูลใดบ้าง และเพื่อให้ได้ข้อมูลที่ชัดเจนและถูกต้อง ต้องทราบถึงวิธีการในการเก็บข้อมูล ในขั้นตอนนี้จึงเป็นการวางแผนว่าจะวิเคราะห์งานใดบ้าง จะใช้ระยะเวลาเท่าไหร่ รวมไปถึงงบประมาณที่ต้องใช้ด้วยเช่นกัน ซึ่งอาจจะต้องมีการร่วมมือกับแผนกอิ่นๆที่เกี่ยวข้องด้วย
2.กำหนดขอบเขตของงาน (Set the scope for Job Analysis)
หลังจากวางแผนว่าจะวิเคราะห์งานประเภทใดรวมไปถึงระยะเวลาที่ต้องใช้ในการวิเคราะห์งานแล้ว ขั้นตอนต่อไปก็คือการกำหนดขอบเขตที่ต้องการจะวิเคราะห์ ซึ่งพอจะแยกได้ออกเป็น 2 ขอบเขตกว้างๆ คือ
กิจกรรมของงาน – ซึ่งได้จากการรวบรวมข้อมูลจากการปฏิบัติงานจริง กิจกรรมนี้จะชี้ให้เห็นว่าพนักงงานทำหน้าที่อะไร และจะปฏิบัติงานเหล่านั้นได้อย่างไร
พฤติกรรมของบุคคล – ซึ่งเป็นข้อมูลของรายบุคคล เช่น ความรู้สึก การสื่อสาร การตัดสินใจ บุคลิกภาพ เป็นข้อมูลที่ได้จากการสังเกต ทำแบบสอบถาม หรือสัมภาษณ์
เมื่อทราบขอบเขตกว้างๆ สำหรับทำการวิเคราะห์งานแล้ว ผู้ดำเนินการวิเคราะห์งาน สามารถแจกแจงขอบเขตของงานให้ละเอียดและชัดเจนขึ้นได้ ดังนี้
1. เนื้องาน
- หน้าที่ของพนักงาน
- สิ่งที่พนักงานต้องทำ
- เครื่องมือ อุปกรณ์ที่พนักงานใช้ในการทำงาน
- งานที่นอกเหนือจากงานประจำที่ทำ
- ความคาดหวังจากพนักงาน และระดับผลงานที่ต้องการ
- การอบรมที่จำเป็นสำหรับพนักงาน
2. สภาพแวดล้อมในการทำงาน
- ความเสี่ยงและอันตรายที่อาจเกิดขึ้นในงาน
- ตำแหน่งนี้จำเป็นต้องรายงานกับใคร
- ใครต้องรายงานตำแหน่งนี้
- ความต้องการของพนักงานทั้งด้านร่างกายและจิตใจ
- การประเมินผลพนักงาน
3. ความต้องการ
- ความรู้และข้อมูลพื้นฐานที่ต้องการเพื่อให้การทำงานสำเร็จ
- ทักษะเฉพาะทาง เช่น การสื่อสาร สารสนเทศ การผลิต ฯลฯ
- ความสามารถส่วนบุคคล เช่น การแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้า การรับมือกับสถานการณ์คับขัน ทัศนคติในการทำงาน ความสามารถในการจัดการงาน
- การศึกษา ปริญญาบัตร ประกาศนียบัตร และใบอนุญาต
- บุคลิกภาพ ความสามารถในการปรับตัว ความอดทน จริยธรรมในการทำงาน ความกระตือรือร้นในการเรียนรู้งาน ความเข้าใจในการทำงาน พฤติกรรมที่แสดงออกต่อเพื่อนร่วมงาน
3. ระบุงานให้ชัดเจน (Job Identification)
ขั้นตอนต่อมาคือ การระบุงานให้ชัดเจน เพราะในการวิเคราะห์งานนั้นมีรายละเอียดปลีกย่อยมากมายที่ผู้ทำการวิเคราะห์ต้องคำนึง ผู้ดำเนินการจำเป็นต้องทราบว่าพนักงานแต่ละแผนกต้องทำหน้าที่อะไรบ้าง แตกต่างหรือมีความคล้ายคลึงกันมากน้อยแค่ไหน เพื่อให้การวิเคราะห์งานเป็นไปอย่างถูกต้อง และเพื่อให้ได้ผลลัพธ์สุดท้ายที่ชัดเจน สิ่งที่ผู้ดำเนินต้องระบุให้ชัดเจนมี 3 อย่างหลักๆ ด้วยกัน คือ
1.ตำแหน่ง (Position)
คือ ชื่อเฉพาะหรือชื่อเรียกอาชีพของพนักงาน เช่น ฝ่ายบุคคล ฝ่ายอาคารและสถานที่ ฝ่ายจัดซื้อจัดขาย ฝ่ายบัญชีและการเงิน ฝ่ายไอที เป็นต้น
2.หน้าที่ (Duty)
คือ สิ่งที่พนักงานต้องทำเป็นหลัก เช่น หน้าที่ของฝ่ายบุคคล คือ เข้าใจและเชื่อมโยงความต้องการของบุคลากรกับเป้าหมายของงานได้ หน้าที่ของฝ่ายผลิต คือ วางแผนจัดการการผลิตและรับผิดชอบในการหาซื้อวัตถุดิบ ส่วนหน้าที่ของฝ่ายบัญชีและการเงิน ก็คือ กำหนดนโยบายและวางแผนงานด้านบัญชีและการเงินให้สอดคล้องกับแนวทางการดำเนินงานของบริษัท
3.งาน (Job)
คือ ประเภทของแต่ละตำแหน่งในองค์กร เช่น ในองค์กรมี 9 แผนก คือ แผนกบุคคล แผนกจัดซื้อจัดขาย แผนกบัญชีและการเงิน แผนกติดต่อลูกค้า แผนกไอที แผนกอาคารและสถานที่ แผนกการผลิต แผนกวางแผนเชิงกลยุทธ์ แผนกวิจัยและพัฒนา เป็นต้น
4.รวบรวมข้อมูล (Data Collection)
หลังจากที่ได้วางแผน กำหนดขอบเขตและระบุงานอย่างชัดเจนแล้ว ผู้ดำเนินการก็พอจะทราบเบื้องต้นแล้วว่าจะวิเคราะห์งานอะไรบ้าง วิเคราะห์กี่ตำแหน่ง ต้องใช้ข้อมูลใดบ้าง และแหล่งข้อมูลเหล่านั้นต้องหาได้จากที่ไหน ขั้นตอนต่อไปก็คือขั้นตอนของการรวบรวมข้อมูล ซึ่งขั้นตอนนี้เป็นขั้นตอนที่สำคัญไม่แพ้กัน การวิเคราะห์งานจะสำเร็จและมีประสิทธิภาพก็อยู่ที่ข้อมูลนั้นรวบรวมมาได้ดีแค่ไหน ละเอียดและชัดเจนเพียงใด ซึ่งวิธีในการเก็บรวบรวมข้อมูลก็มีหลายวิธีด้วยกัน ดังนี้
วิธีการเก็บข้อมูลเพื่อทำการวิเคราะห์งาน
- Observation : สังเกตการณ์เพื่อเก็บข้อมูล ซึ่งสามารถทำได้ด้วยการถ่ายวีดีโอแต่ละงานเอาไว้
- Performing the Job : ทดลองปฏิบัติงานจริงเพื่อให้ทราบถึงลักษณะงานโดยเฉพาะ
- Interviews : สัมภาษณ์ผู้ที่เกี่ยวข้องกับงานนั้น ๆ ทั้งแบบรายบุคคล หรือเป็นกลุ่ม เช่นหัวหน้างาน พนักงาน ลูกค้า และ จากแหล่งข้อมูลอื่น
- Critical Incidents : วิเคราะห์จากเหตุการณ์หรือสถานการณ์ที่เกิดขึ้น เช่น อธิบายตัวอย่างพฤติกรรมทั้งดีและไม่ดีของลักษณะในการปฏิบัติงานและสภาพแวดล้อมของการทำงาน
- Diaries : บันทึกการทำงานที่ทำทุกวันของแต่ละตำแหน่ง
- Background Records : บันทึกข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับงาน นอกเหนือจากเนื้องาน เช่น โครงสร้างองค์กร คู่มือการฝึกอบรม นโยบายหน่วยงาน คู่มือการปฏิบัติงาน หรือคำอธิบายการออกจากงานเดิม
- Questionnaires : ทำเป็นแบบสอบถาม โดยการใช้แบบฟอร์มและตารางตรวจสอบ (Checklists) หรือการใช้คำถามปลายเปิด เป็นต้น
HR มีข้อสงสัยหรือคำถามเกี่ยวกับประเด็นนี้
Q. ควรหรือไม่ควรระบุเงินเดือนใน Job Description ?
อะไรคือข้อดีข้อเสียของการระบุ หรือไม่ระบุเงินเดือน ลงใน job description ?
A. การระบุเงินเดือน (เป็นช่วง) จะช่วยกรองคนที่เงินเดือนไม่อยู่ในช่วงที่เหมาะสมออกไป แต่ก็ใช่ว่าจะได้ผู้สมัครที่คุณภาพดี และอาจจะมีผู้สมัครน้อยลงได้
การไม่ระบุเงินเดือน ก็อาจจะเพิ่มตัวเลือกในการจ้างงานให้เราได้เจอผู้สมัครที่อาจจะมีความสามารถที่ตรงกว่า แต่อาจจะมากกว่าช่วงเงินเดือนที่รับได้นิดหน่อยให้เราพอต่อรองได้ก็เป็นได้…
บทสรุป
การวิเคราะห์งานนั้นเป็นพื้นฐานสำคัญของการเข้าใจตำแหน่งงานทั้งหมดในองค์กร รวมถึงเป็นพื้นฐานในการเข้าใจโครงสร้างการทำงานและรูปแบบองค์กรด้วยเช่นกัน ซึ่งผู้ที่ดำเนินการในการวิเคราะห์งานก็จำเป็นต้องมีความรู้ความเข้าใจในการเก็บข้อมูล
เพราะฉะนั้นการวิเคราะห์งานนั้นไม่สามารถทำได้เพียงระยะเวลาอันสั้น แต่อาศัยการเก็บข้อมูลที่ละเอียด ชัดเจนและถูกต้อง เพื่อให้ได้ข้อมูลทีมีประสิทธิภาพและเป็นข้อมูลสำหรับ Job Description และ Job Specification ในลำดับต่อมา
