Farewell Message บอกลาออกอย่างไรให้ประทับใจและจากกันด้วยดี

ปกติแล้วคุณทำอย่างไรเวลาออกจากงาน ? จัดปาร์ตี้เลี้ยงส่ง, ซื้อของขวัญให้เพื่อนสนิท, เขียนการ์ดให้หัวหน้า หรือแค่เดินออกมาเฉย ๆ

ถ้าคุณรู้สึกว่าความสัมพันธ์ระหว่างกันจะจบลงแค่วันที่เก็บของออกจากออฟฟิศ คุณคิดผิด ! เพราะโลกธุรกิจได้เปลี่ยนไปแล้ว ทุกสิ่งที่คุณทำจะส่งผลต่ออนาคตการทำงานแน่ ๆ ดังนั้นคุณควรเขียนข้อความบอกลาสักนิดหนึ่ง เพราะเพียงย่อหน้าสั้น ๆ ก็สามารถสร้างประโยชน์ได้มากกว่าที่คิด

Farewell Message หรือข้อความบอกลาที่ดีควรเป็นอย่างไร หาคำตอบที่คุณต้องการได้ที่นี่

ทำไมเราถึงควรมีข้อความบอกลา (Farewell Message) เมื่อลาออกจากงาน

ไม่ว่าใครก็อยากรู้สึกมีความหมาย คนที่ลาออกก็อยากรู้ว่าสิ่งที่ตนทำมาตลอดมีความหมายกับองค์กรหรือไม่ ขณะที่ลึก ๆ แล้วเพื่อนร่วมงานคนอื่นก็อยากรู้เช่นกันว่าการช่วยเหลือสนับสนุนตลอดเวลาที่ผ่านมามีความหมายกับพนักงานที่กำลังออกไปหรือไม่ ความรู้สึกเหล่านี้ไม่ใช่เรื่องแปลก เพราะมนุษย์เป็นสัตว์สังคมและแสวงหาความหมายในการคงอยู่ในที่ใดที่หนึ่งเสมอ

ดังนั้นการบอกลาอย่างมีคุณภาพจะเปิดโอกาสให้เราได้แลกเปลี่ยนความเห็นครั้งสุดท้าย หรือจนกว่าจะได้กลับมาพบกันใหม่ในอนาคต จึงถือว่าการบอกลาที่ดี (Off Boarding Process) เป็นหนึ่งในการแยกย้ายที่มีประสิทธิภาพที่สุด

ผลวิจัยยังพบว่าคนที่ได้รับข้อความบอกลาจะสามารถเปลี่ยนงานได้อย่างราบรื่น มากกว่าคนที่มีผู้นำหรือเพื่อนร่วมงานออกจากองค์กรไปโดยไม่บอกกล่าว ในที่นี้การบอกลาไม่จำเป็นต้องมาในรูปของข้อความก็ได้แต่อาจเป็นการจัดปาร์ตี้เลี้ยงส่งเล็ก ๆ น้อย ๆ การมอบของขวัญพร้อมการ์ด หรือแม้การยกหูโทรศัพท์ในกรณีที่อยู่ห่างไกลกัน

ให้คิดเสมอว่าไม่มีการบอกลาอย่างจริงใจครั้งใดที่ไร้ความหมาย ผู้ที่ได้รับข้อความจากเราย่อมรู้สึกมีความสุขและเห็นถึงคุณค่าของตัวเอง, รับรู้ถึงความใส่ใจ สอดคล้องกับการศึกษาที่กล่าวว่าเพื่อนร่วมงานที่ดีมีอิทธิพลอย่างสูงต่อคุณภาพชีวิตในวัยทำงาน ความสุขตรงนี้นอกจากจะช่วยให้ความสัมพันธ์ของทั้งคู่ดีขึ้นแล้ว ยังกลายเป็นแบบอย่างของการสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่ดี ซึ่งพนักงานคนอื่นจะเรียนรู้และสามารถนำไปปรับใช้เมื่อถึงกรณีของตัวเองในอนาคต 

ประโยชน์ของการเขียนข้อความบอกลา (Farewell Message) เมื่อลาออก

 

คำว่าไปลามาไหว้เป็นมารยาทพื้นฐานของสังคมไทยที่นอกจากจะช่วยให้จากกันด้วยดี ไม่มีอะไรค้างคาแล้ว ยังสะท้อนให้เห็นถึงทัศนคติและบริบทอื่น ๆ ที่จำเป็นต่อการทำงานอีกด้วย

การเขียนข้อความบอกลามีประโยชน์ในด้านใดบ้าง ?

การเขียนข้อความบอกลา (Farewell Message) แสดงถึงการใส่ใจและมารยาทที่ดี

เมื่อเราทำงานในองค์กรใดก็ตาม จะเป็นเวลาน้อยหรือมาก ก็ย่อมมีการสร้างความสัมพันธ์ระหว่างเพื่อนร่วมงานแน่นอน ซึ่งกลุ่มคนดังกล่าวล้วนเป็นคนที่เคยช่วยเหลือ ผ่านร้อนผ่านหนาว และทุ่มเทเพื่อจุดหมายเดียวกันมาก่อน ดังนั้นเมื่อเราจะต้องแยกจากพวกเขาไป การแสดงความขอบคุณพร้อมให้ช่องทางติดต่อจะเป็นการยืนยันถึงมิตรภาพ และทำให้อีกฝ่ายรู้สึกว่าเราให้ความสำคัญกับการมีอยู่ของกันจริง ๆ ไม่ได้คิดว่าเพื่อนร่วมงานเป็นเพียงแค่คนที่ช่วยให้ทำงานบรรลุเป้าหมายเท่านั้น

การเขียนข้อความบอกลา (Farewell Message) ช่วยให้เรารักษาเครือข่ายทางธุรกิจ (Business Connection) ได้ดีขึ้น

การจากกันด้วยดีเป็นเรื่องสำคัญในการต่อยอดอาชีพ เพราะเราไม่มีทางรู้เลยว่าเพื่อนร่วมงานหรือเจ้านายในปัจจุบันจะกลายเป็นคนที่มีอิทธิพลกับชีวิตของเราในอนาคตหรือไม่ ดังนั้นการมีความสัมพันธ์ที่ดีในเครือข่ายของตนจะช่วยให้เราทำงานง่ายขึ้น เพราะมีคนคอยช่วยเหลือหนุนหลังอยู่ตลอดเวลา แถมกลุ่มบุคคลดังกล่าวอาจนึกถึงความสามารถของเราจนนำไปแนะนำให้กับบริษัทอื่น ๆ หรืออาจเป็นคนชวนไปร่วมงานด้วยกัน (Referral) เองก็ได้  

การเขียนข้อความบอกลา (Farewell Message) คือการสรุปว่าคนในทีมต้องทำอะไรต่อบ้าง (Transition Plan)

เมื่อเราออกจากงาน สิ่งที่เกิดขึ้นตามมาคือองค์กรต้องมอบหมายให้พนักงานคนอื่นทำงานในส่วนที่เป็นของเราแทน กรณีนี้หากเราเป็นพนักงานทั่วไป การเปลี่ยนผ่านอาจไม่ใช่เรื่องใหญ่อะไรนัก แต่หากเราเป็นพนักงานในฝ่ายบริหาร การเปลี่ยนผ่านแต่ละครั้งย่อมเกิดผลกระทบในวงกว้างอย่างช่วยไม่ได้ ดังนั้นข้อความบอกลาของเราสามารถประกอบด้วยส่วนที่เป็นเรื่องส่วนตัวและส่วนที่เกี่ยวข้องกับงาน เช่นอธิบายว่าเรามีเรื่องใดที่ทำไปแล้วบ้าง, ทำถึงขั้นตอนไหน และคนที่เข้ามาสานต่อต้องทำโดยใช้วิธีการอย่างไร เป็นต้น วิธีนี้จะช่วยให้คนที่อยู่ไม่รู้สึกว่าเราทิ้งปัญหาอะไรไว้ให้ ไม่เกิดความขุ่นข้องหมองใจระหว่างกัน

ขั้นตอนเขียนข้อความบอกลา​ (Farewell Message) ตอนลาออก

เมื่อรู้แล้วว่าการเขียนข้อความบอกลามีความสำคัญกับอาชีพการงานมาก เราก็ควรให้ความสำคัญกับเรื่องนี้เป็นพิเศษ แต่หากไม่รู้ว่าควรทำอย่างไรก็ให้ปฎิบัติตาม 5 ขั้นตอนดังต่อไปนี้

เขียนข้อความบอกลา (Farewell Message) ด้วยเนื้อหาที่เหมาะกับผู้รับแต่ละคน

การเขียนจดหมายลาไม่ได้เป็นเรื่องของเรากับผู้บังคับบัญชา หรือคนสนิทเท่านั้น แต่ควรเขียนให้พนักงานทุกคนในองค์กรทราบ ซึ่งอาจใช้วิธีเขียนอีเมล เพราะนอกจากจะส่งหาใครก็ได้แล้ว ยังสามารถส่งหาคนหมู่มากได้ในคลิกเดียว ทั้งนี้การเขียนเนื้อหาให้เหมาะกับคนแต่ละกลุ่มจะทำให้ผู้รับรู้สึกเข้าถึงเนื้อหาได้มากกว่าการเขียนกว้าง ๆ แล้วส่งให้คนทุกระดับพร้อมกัน อนึ่งการใช้ภาษาในแต่ละข้อความนั้นสามารถแตกต่างกันตามระดับความสัมพันธ์ได้เลย ไม่จำเป็นต้องใช้ภาษาทางการจนรู้สึกเคร่งเครียดหรือห่างเหินจนเกินไป

เขียนข้อความบอกลา (Farewell Message) ด้วยความความแง่บวก

เป้าหมายของการส่งข้อความในลักษณะนี้ คือการแสดงความขอบคุณและเคารพทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องตลอดระยะเวลาทำงานที่ผ่านมา ดังนั้นไม่ควรมีข้อความในแง่ลบมาปะปนอยู่ เพราะจะทำให้บรรยากาศในการอำลาเสียหาย ทั้งนี้หากมีเรื่องไม่สบายใจที่ต้องการแจ้งให้ ทราบสามารถแยกไปพูดกับฝ่ายบุคคลโดยตรง หรือรอขั้นตอน Exit Interview มากกว่า ให้คิดเสมอว่าการเขียนข้อความบอกลาเป็นโอกาสสุดท้ายที่เราสามารถสร้างความประทับใจได้  ดังนั้นควรใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุด

เขียนข้อความบอกลา (Farewell Message) โดยแทรกช่องทางติดต่อใหม่

มีหลายองค์กรที่ปิดอีเมลพนักงานทันทีที่ลาออก หรือประมาณ 1 สัปดาห์ล่วงหน้า หากไม่ได้เป็นสายงานที่ต้องสื่อสารผ่านโลกออนไลน์โดยตรง จนอาจทำให้ข้อความของเราไม่สามารถส่งถึงอีกฝ่ายได้อย่างครบถ้วน ดังนั้นหากเช็คนโยบายของบริษัทแล้วพบว่าเราสามารถแทรกอีเมลส่วนตัวเข้าไปในจดหมายลาได้ ก็ให้แทรกเอาไว้เสมอ แต่หากทำไม่ได้ ก็ให้เขียนช่องทางติดต่อใหม่เข้าไปในเนื้อหาโดยตรงเพื่อเพิ่มโอกาสในการสื่อสารมากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นอีเมล, เบอร์โทรศัพท์ หรือสื่อโซเชียล เพราะเราไม่มีทางรู้เลยว่าเพื่อนร่วมงานในองค์กรจะมีส่วนเกี่ยวข้องหรือสร้างประโยชน์ให้กับเราในอนาคตหรือไม่ วิธีนี้ใช้ได้ในการเขียนจดหมาย หรือแม้แต่การ์ดแนบของขวัญก็ตาม

เขียนข้อความบอกลา (Farewell Message) ให้กระชับ

ข้อความบอกลาไม่ควรเขียนยาวเกินไป ทางที่ดีให้จำกัดอยู่ราว 1-2 ย่อหน้าเท่านั้น เน้นแค่การขอบคุณกับรายละเอียดงานที่ต้องฝากให้ผู้อื่นสานต่อเป็นหลัก โดยสามารถใช้ภาษากึ่งทางการเพื่อให้รู้สึกผ่อนคลายและแฝงความจริงจังไปพร้อม ๆ กัน

ส่งข้อความบอกลา (Farewell Message) ก่อนการทำงานวันสุดท้าย

เราควรส่งข้อความบอกลาอย่างช้าสุดประมาณ 2-3 วัน ก่อนการทำงานวันสุดท้ายเพื่อเปิดโอกาสให้ผู้อื่นสามารถตอบกลับข้อความเหล่านั้น เพราะพนักงานบางส่วนอาจมีคำถามที่อยากรู้เกี่ยวกับการสานต่องาน หรือมีคำถามเพิ่มเติมที่อยากจัดการให้เสร็จก่อนแยกจากกันไป ที่สำคัญการทำงานวันสุดท้ายมักมีกิจกรรมอื่นที่ทำให้ยุ่งเป็นพิเศษ การส่งข้อความบอกลาในวันสุดท้ายจึงแทบไม่มีประโยชน์อะไรเลยด้วยซ้ำ

เราควรส่งข้อความบอกลา (Farewell Message) ไปถึงใครบ้าง

หากเราทำงานในบริษัทขนาดเล็กหรือกลาง และเคยมีปฏิสัมพันธ์กับพนักงานแผนกอื่นอยู่บ้างการส่งข้อความหาทุกคนไม่ใช่เรื่องแปลก แต่หากเราทำงานในบริษัทมหาชนที่มีพนักงานหลายร้อยคน ข้อความของเราก็คงไม่ได้มีผลกับคนที่ไม่เคยเห็นหน้าค่าตากันมาก่อน ดังนั้นคนที่ควรได้รับข้อความของเราจึงเป็นคนที่เคยร่วมงานกันหรือมีส่วนเกี่ยวข้องในทางใดทางหนึ่งเป็นหลัก

ตัวอย่างการเขียนข้อความบอกลาออกถึงคนแต่ละกลุ่ม (Farewell Message)

การมีปฏิสัมพันธ์กับคนแต่ละรูปแบบ จำเป็นต้องใช้โครงสร้างของภาษาที่แตกต่างกัน สามารถอธิบายให้เห็นภาพชัดขึ้นได้ดังนี้

การเขียนข้อความบอกลา (Farewell Message) ให้เพื่อนร่วมองค์กรทั่วไป

หัวข้อ : การออกจากงาน

เนื้อหา : ถึงเพื่อนร่วมงานทุกคนที่บริษัท xxx

ผมได้ตัดสินใจออกจากงานเพื่อกลับไปทำธุรกิจส่วนตัวและมองหาโอกาสใหม่ ๆ การทำงานวันสุดท้ายของผมคือวันพรุ่งนี้ (แจ้งวันที่) ผมรู้สึกสนุกและเป็นเกียรติมากที่ได้ทำงานร่วมกับคนเก่ง ๆ ได้เจอมิตรภาพที่ดีมากมาย หวังว่าเราจะมีโอกาสได้เจอกันอีกในภายหลัง

หากมีคำถามเกี่ยวกับงาน สามารถติดต่อคุณ xxx ซึ่งจะช่วยดูแลในส่วนของผมจนกว่าพนักงานใหม่จะเข้ามาทดแทนในวันที่ xxx

คุณสามารถติดต่อผมได้ทางอีเมลส่วนตัว xxx@xxx.com ขอขอบคุณอีกครั้งและขอให้ทุกคนโชคดี

ด้วยความเคารพ

       (ลงชื่อ) 

การเขียนข้อความบอกลา (Farewell Message) ให้เพื่อนร่วมทีม

หัวข้อ : ขอบคุณมาก

เนื้อหา : สวัสดีเพื่อนร่วมทีม xxx ทุกคน

ขอแจ้งให้ทราบว่าผมได้ตัดสินใจออกจากงานเพื่อไปหาความท้าทายใหม่ ๆ โดยจะทำงานถึงวันศุกร์หน้าเท่านั้น ในโอกาสนี้ผมอยากขอบคุณเพื่อนร่วมงานทุกคนที่ร่วมคิด ร่วมฝ่าฟัน และช่วยสอนเรื่องที่เป็นประโยชน์มากมาย ผมไม่มีทางมาถึงจุดนี้ได้เลยถ้าไม่มีทุกคนคอยสนับสนุน ประสบการณ์ทั้งหมดจะคอยผลักดันผมตลอดไปนับจากนี้

ผมจะย้ายไปอยู่ต่างจังหวัดตั้งแต่เดือนหน้าเป็นต้นไป ดังนั้นเราควรไปเลี้ยงกันสักรอบก่อนผมเดินทาง แต่ถ้าตารางงานของทุกคนไม่สะดวก สามารถติดต่อผมที่อีเมลส่วนตัวทาง xxx 

ขอบคุณครับ

xxx

การเขียนข้อความบอกลา (Farewell Message) หัวหน้างาน

หัวข้อ : ขอบคุณสำหรับทุกอย่าง

เนื้อหา : ถึงคุณ (หัวหน้า)

อย่างที่คุณทราบดีว่าผมจะออกจากงานในสิ้นเดือนนี้ ผมจึงอยากใช้โอกาสนี้ขอบคุณทุกสิ่งที่คุณมอบให้ตลอดระยะเวลาที่ผ่านมา ผมเติบโตขึ้นมากภายใต้การบริหารและแนะนำของคุณ ดังนั้นแม้ผมจะออกจากองค์กรไปแล้ว แต่ความทรงจำที่นี่จะเป็นประโยชน์และมีแง่มุมดี ๆ ให้ผมจะไปปรับใช้แน่นอน

สามารถติดต่อหาผมได้ตลอดเวลาหากมีเรื่องที่ผมสามารถช่วยเหลือได้ อีเมลส่วนตัวของผมคือ xxx@xxx.com

ด้วยความเคารพ

xxx

การเขียนข้อความบอกลา (Farewell Message) ลูกค้า

หัวข้อ : ช่องทางติดต่อใหม่

เนื้อหา : ถึงคุณลูกค้าที่เคารพ (หรือชื่อองค์กร ขึ้นอยู่กับความสนิทสนม)

ผมขอแจ้งให้ทราบว่าจะทำงานในตำแหน่งนี้ถึงวันที่ xxx ผมรู้สึกสนุกและได้เรียนรู้มากมายตลอดเวลาที่ได้ทำงานร่วมกับคุณ ขอบคุณมากสำหรับประสบการณ์และมิตรภาพที่มอบให้ครับ

หลังจากผมออกไป คุณสามารถติดต่อบริษัทของเราได้ที่ xxx ซึ่งผมได้ cc’d มาในอีเมลนี้ด้วย เขาจะติดต่อเพื่อแนะนำตัวกับคุณอย่างเป็นทางอีกครั้งภายในสัปดาห์นี้ ขณะที่ผมเองจะคอยสอนงานอย่างละเอียดเพื่อให้การเปลี่ยนผ่านคล่องตัวมากที่สุด ทั้งนี้ก่อนที่ผมจะออกจากงานอย่างเป็นทางการ คุณสามารถติดต่อผมได้ตลอดเวลาหากมีคำถามหรือข้อกังวลใด ๆ ก็ตาม

ขอบพระคุณอย่างสูง

xxx

เตรียมพร้อมกับ Boomerang Employees เพราะความเป็นพนักงานไม่ได้จบลงในวันที่ออกจากบริษัท

สมัยก่อนเราอาจคิดว่าหน้าที่ขององค์กรกับพนักงานจะจบลงหลังจากการทำงานวันสุดท้าย แต่ความจริงแล้วโลกได้เปลี่ยนไปมาก ในช่วงที่ โควิด-19 ระบาดหนักคนเริ่มรู้จักกระแสการลาออกครั้งใหญ่ (The Great Resignation) ซึ่งกระแสดังกล่าวได้ต่อยอดมาสู่เรื่อง Boomerang Employees ที่พนักงานเก่าต่างทยอยกลับมาสู่ที่ทำงานเดิม  เหตุผลนี้เองที่ทำให้หลายองค์กรเริ่มหันมาให้ความสำคัญกับพนักงานเก่า (Alumni) โดยตั้งเป้าว่าความสัมพันธ์ระหว่างกันที่ดีจะช่วยให้พนักงานซึ่งอาจมีฝีมือมากขึ้นตามกาลเวลาอยากกลับมาร่วมงานกันอีกในอนาคต หรืออย่างน้อยก็ช่วยพูดถึงองค์กรในแง่บวก ซึ่งถือเป็นอีกหนึ่งกลยุทธ์สำคัญที่ช่วยให้กระบวนการสรรหาบุคลากรมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

กลยุทธ์ของการพัฒนาบุคคลเปลี่ยนไปเสมอ คนที่รู้ทันก่อนก็จะสามารถปรับตัวและวางแผนสำหรับอนาคตได้ง่ายขึ้นซึ่งเป็นส่วนสำคัญในการทำธุรกิจ องค์กรทุกแห่งจึงควรมีที่ปรึกษาที่ดี เพราะจะช่วยให้วางแผนได้ถูกต้อง ไม่สูญเสียทรัพยากรทั้งเงินและเวลาโดยไม่จำเป็น

แต่ถ้าคุณไม่รู้ว่าจะเริ่มยังไงเราขอแนะนำให้ใช้บริการ HR Consulting บน HR Explore แพลตฟอร์มที่รวบรวมบริการและผลิตภัณฑ์ HR มากกว่า 100 อย่าง ใหญ่ที่สุดในเมืองไทย ! อยากรู้เรื่องอะไรหรืออยากได้ตัวช่วยแบบไหน ที่นี่มีครบ

บทสรุป

การเปลี่ยนงานไม่ใช่เรื่องแปลก แต่จะทิ้งท้ายอย่างไรให้เหตุการณ์ดังกล่าวมีประโยชน์สูงสุดทั้งกับผู้ที่ออกไปและผู้ที่ยังคงอยู่ในองค์กรคือสิ่งที่ต้องให้ความสำคัญ การใช้เวลาเพียงเล็กน้อยเพื่อเขียนข้อความบอกลาจึงถือเป็นกลยุทธ์ที่จะช่วยส่งเสริมเรื่องนี้ และทำให้องค์กรมีอำนาจแข่งขันมากขึ้นหากต้องแย่งชิงพนักงานคนดังกล่าวกับคู่แข่งในอนาคต เพราะต่างมีความทรงจำที่ดีต่อกัน 

แคทเธอรีน บรามแคมป์ (Catherine Bramcamp) ผู้เขียนหนังสือเรื่อง Don’t Write Like You Talk; a Smart Girl’s Guide to Writing and Editing กล่าวสรุปอย่างน่าสนใจว่า “อย่าทำให้ข้อความอำลาดูเป็นเรื่องเล็กเกินไป เศร้าเกินไป หรือน่าสงสารเกินไป เพราะสุดท้ายเราควรจากกันด้วยดี เราต้องมั่นใจตัวเอง และทำให้อีกฝ่ายรู้สึกเสียดายลึก ๆ ที่ไม่สามารถรักษาเราเอาไว้” เปรียบได้ว่าข้อความอำลาถือเป็นนิยามของคำว่าน้อยแต่มากที่ทุกคนทำตามได้เลย