HIGHLIGHT
|
การจดบันทึกคือวิธีเพิ่มศักยภาพการทำงานที่ใช้ต้นทุนน้อยที่สุด ซึ่งเป็นสิ่งที่เราคุ้นเคยเมื่อตอนเป็นนักเรียน แต่พอโตขึ้นและไม่ถูกบังคับ การจดบันทึกก็ค่อย ๆ กลายเป็นสิ่งไกลตัวจนบางคนเลิกทำไปโดยปริยาย แม้มันคือเป็นทักษะพื้นฐานของคนที่ประสบความสำเร็จตั้งแต่อดีตจนปัจจุบัน ไม่ว่าจะเป็นศิลปินระดับโลกอย่างลีโอนาร์โด ดา วินซี่, ปาโบล ปิกาโซ หรือมหาเศรษฐีแห่งวงการไอทีอย่าง บิล เกตส์ จากไมโครซอฟ หรือ ริชาร์ด แบรนสัน จากเวอร์จิ้น กรุ๊ปส์ก็ตาม
การจดบันทึกมีประโยชน์อย่างไร และเราควรเริ่มวางโครงสร้างการจดบันทึกให้มีประสิทธิภาพด้วยวิธีไหน บทความนี้จะพาทุกคนไปเรียนรู้เพื่อพิสูจน์ว่าเราสามารถเปลี่ยนชีวิตด้วยกระดาษและปากกาเพียงแท่งเดียวได้จริง
การจดบันทึก มีความสำคัญอย่างไร
ผลวิจัยจาก Frontiers in Psychology เมื่อปี ค.ศ.2017 ระบุว่าการจดบันทึกด้วยมือจะช่วยให้เราจำข้อมูลต่าง ๆ ได้นานกว่าการจดบันทึกด้วยคอมพิวเตอร์ เพราะการจดด้วยมือจะเปิดโอกาสให้เราได้ลงมือทำและมีเวลาคิดทบทวนสิ่งที่เขียนอย่างช้า ๆ นอกจากนี้ยังค้นพบว่าการจดบันทึกด้วยมือต้องใช้สมองส่วนที่เกี่ยวข้องกับการเรียนรู้มากกว่าวิธีอื่น
ดาวิด อัลเลน (David Allen) นักเขียนหนังสือชื่อดังเรื่อง Getting Things Done กล่าวว่า “วิธีที่ง่ายและได้ผลที่สุดในการนำสิ่งที่อยู่ในหัวของคุณออกมาก็คือปากกาและกระดาษ” ขณะที่คุณดาวิด แซ็ก (David Sax) ผู้เขียนหนังสือเรื่อง The Revenge of Analog ก็ยืนยันในสิ่งเดียวกันว่า “(เพราะการใช้กระดาษและปากกา) ไม่ต้องใช้พลังงาน ไม่ต้องเสียเวลาเปิดเครื่อง ไม่ต้องลงโปรแกรม และไม่ต้องเชื่อมต่อกับฐานเก็บข้อมูลภายนอกหรือระบบคลาวด์”
ในปี ค.ศ.1970 ไมเคิล เจ ฮาวว์ (Michael J. Howe) ได้ทำการวิจัยเรื่อง “ความจำของนักศึกษาเมื่อเวลาผ่านไป 1 สัปดาห์” และค้นพบว่าคนที่จดบันทึกมีความจำดีกว่าคนที่ไม่จดบันทึกถึง 7 เท่า นั่นหมายความว่าการจดบันทึกมีประโยชน์ต่อทุกคนอย่างมีนัยสำคัญ
และนี่คือข้อดี 5 ประการที่คนชอบจดบันทึกจะได้รับ
1. การจดบันทึกช่วยเพิ่มศักยภาพในการเรียนรู้ : การจดบันทึกคือปัจจัยสำคัญที่ช่วยเพิ่มศักยภาพของกระบวนการเรียนรู้ เพราะจะช่วยฝึกให้เรารู้จักการประมวลผล จัดลำดับความสำคัญของเนื้อหา และเพิ่มทักษะการเลือกใช้คำก่อนเลือกบันทึกอะไรสักอย่างลงบนสมุด นี่คือจุดเริ่มต้นของการสร้างความเข้าใจและเชื่อมโยงองค์ความรู้ต่าง ๆ เข้าด้วยกัน
2. มีความเข้าใจถึงความสำคัญของการจำข้อมูล : อาจดูเป็นเรื่องเล็กน้อย แต่ความจำคือเรื่องสำคัญของมนุษย์ตั้งแต่ระดับพื้นฐาน เช่นการที่เราไม่อยากสูญเสียความทรงจำต่อคนที่เรารัก, นักเรียนที่อยากจำเนื้อหาให้พร้อมสำหรับการสอบ, นักพูดที่ต้องออกไปพูดคนเดียวหลายชั่วโมง เป็นต้น ความเข้าใจตรงนี้จะทำให้เราเห็นความสำคัญของการเตรียมตัว การเก็บข้อมูล ซึ่งอาจหมายถึงการจดบันทึกมากมายล่วงหน้าจนแน่ใจว่าจะสามารถทำตามเป้าหมายได้อย่างดีที่สุดจริง ๆ
3. การจดบันทึกช่วยให้รู้ว่าควรบริหารจัดการข้อมูลอย่างไร : คนที่ไม่สนใจเรื่องการจดบันทึกมาก่อนจะไม่รู้เลยว่าปัจจุบันเทคโนโลยีด้านการบันทึกพัฒนาไปไกลแค่ไหน เช่นเราสามารถสรุปบันทึกการประชุมและส่งต่อให้คนมากมายพร้อมข้อมูลครบถ้วนได้ในเวลาเพียงไม่กี่วินาที ยังไม่รวมเครื่องมืออีกมากมายที่จะช่วยได้ตั้งแต่เรื่องการเตรียมตัวไปจนถึงการจัดเก็บข้อมูลที่ถูกใช้งานไปแล้วเพื่อทบทวนและลงความเห็นสำหรับนำไปปรับปรุงต่อยอด ซึ่งจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ ลดเวลาทำงาน ตลอดจนเปลี่ยนนิสัยของเราให้มีระเบียบมากขึ้น
4. คนที่ชอบจดบันทึกจะรู้วิธีเก็บข้อมูลเมื่อเจอเนื้อหาที่ยาก : ปกติแล้วเมื่อต้องเข้าเรียนในหัวข้อที่ยากเป็นพิเศษ คนที่ไม่มีนิสัยชอบจดบันทึกเป็นประจำจะใช้วิธีจดบันทึกในสิ่งที่พวกเขาคิดว่าดี แต่ความคิดดังกล่าวมักยังไม่ผ่านการกลั่นกรอง ทำให้สมองได้รับข้อมูลที่ไม่จำเป็นมากเกินไป แต่คนที่ชื่นชอบการจดบันทึกจะรู้วิธีบริหารจัดการความรู้ที่ได้รับมาอย่างเป็นระบบ บางคนอาจเตรียมพร้อมด้วยการศึกษาหัวข้อที่จะไปฟังมาล่วงหน้าเพื่อจำแนกสิ่งที่ต้องการรู้ออกมาเป็นส่วน ๆ เช่นสิ่งที่อยากรู้ที่สุด, สิ่งที่ต้องรู้, สิ่งที่ควรรู้, สิ่งที่ไม่ต้องรู้ก็ได้ และจดเนื้อหาโดยอ้างอิงไปตามความสำคัญนั้น ๆ หรือบางคนอาจหาข้อมูลของผู้พูดล่วงหน้าเพื่อทำความเข้าใจเรื่องทัศนคติ, แนวคิดว่ามีความน่าเชื่อถือสำหรับการจดบันทึกอย่างจริงจังหรือไม่ รวมถึงการศึกษาศัพท์เฉพาะเพื่อให้เข้าใจสิ่งที่ผู้พูดนำเสนอมากขึ้น เป็นต้น
5. การจดบันทึกช่วงให้เป้าหมายสำเร็จง่ายขึ้น : มีการวิจัยจาก Dominican University of California ระบุว่าการจดเป้าหมายเอาไว้จะช่วยกระตุ้นให้เราอยากบรรลุเป้าหมายมากขึ้น โดยผู้วิจัยพบว่าโอกาสในการประสบความสำเร็จตามเป้าหมายพุ่งสูงขึ้นถึง 33% เลยทีเดียว ซึ่งจะเป็นการจดเอาไว้ในบันทึกส่วนตัว หรือประยุกต์เป็นป้ายติดบนกำแพงออฟฟิศอย่างที่หลาย ๆ ออฟฟิศทำก็ได้เช่นกัน
การจดบันทึกให้มีประสิทธิภาพ มีวิธีการอย่างไร
Forbes Business Council ได้ยกคำพูดของเจฟฟ์ ซู (Jeff Su) ผู้เชี่ยวชาญด้านการตลาดมาอธิบายเรื่องนี้ โดยกล่าวว่า “ยิ่งสับสนน้อยลงเท่าไหร่ การจดบันทึกก็ยิ่งได้ผลมากขึ้นเท่านั้น” ซึ่งเราสามารถแบ่งชั้นตอนการจดบันทึกออกมาเป็น 3 ส่วน คือ
1. ก่อนการจดบันทึก: เราสามารถเริ่มต้นการจดบันทึกได้ง่ายแค่ไหน ?
2. ระหว่างการจดบันทึก: เราสามารถจดบันทึกได้รวดเร็วแค่ไหน ?
3. หลังการจดบันทึก: เราสามารถทำความเข้าใจกับสิ่งที่เขียนได้แค่ไหน ?
เทคนิคการจดบันทึกมีอยู่หลายวิธี แต่ Forbes แนะนำ 2 วิธีนี้ เพราะเป็นพื้นฐานให้นำไปต่อยอดได้ง่ายที่สุด ประกอบด้วย
Common-Sense Methodology หรือวิธีการจดบันทึกโดยสามัญสำนึก
เป้าหมาย : เพื่อจับใจความสำคัญและส่งต่อให้ผู้ที่เกี่ยวข้อง เหมาะกับการใช้บันทึกการประชุม
การจดบันทึกด้วยวิธีนี้เป็นวิธีพื้นฐานที่หลายคนทำกันอยู่แล้วทั้งโดยรู้ตัวและไม่รู้ตัว ซึ่งหากคุณมีหน้าที่บันทึกการประชุม นี่คือหัวข้อย่อยที่ระบุในการจดบันทึกของคุณ
– หัวข้อการประชุม
– รายละเอียดการประชุม (วัน เวลา สถานที่ และผู้เข้าร่วม)
– สรุปการประชุม
– สิ่งที่ต้องทำหลังการประชุม
– หมายเหตุ (อื่น ๆ)
ทั้งนี้โดยปกติแล้วคนมักนำบทสรุปไปไว้ในตอนท้ายของการจดบันทึก แต่คุณสามารถย้ายพื้นที่สำหรับเขียนสรุปมาไว้ตรงด้านบนสุดของบันทึกการประชุมได้เลย เพื่อให้เราเข้าใจได้ง่ายขึ้นเมื่อกลับมาอ่านบันทึกการประชุมดังกล่าวในอนาคต
การจดบันทึกโดยใช้วิธี P.A.R.A. Structure
เป้าหมาย : จดบันทึกสิ่งที่สนใจและอยากทำให้สำเร็จ เหมาะกับคนที่ชอบค้นคว้าหาความรู้ เป็นการจัดกลุ่มให้กับเนื้อหาที่ต้องการบันทึก อาจใช้วิธีติดสติกเกอร์ไว้เป็นสีเพื่อให้รู้ว่าเนื้อหาที่บันทึกนั้นอยู่ในหมวดหมู่ใด อนึ่งวิธีนี้สามารถทำได้ง่ายกว่าหากใช้ระบบแฮชแท็กบนแอปพลิเคชั่น
– Project : บันทึกสิ่งที่ต้องทำเพื่อให้บรรลุเป้าหมายภายใต้กรอบเวลาที่กำหนด (Deadline)
– Area of Responsibility : บันทึกขอบเขตที่ต้องรับผิดชอบเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย เช่นการบริหารเงิน, การพัฒนาบุคลากร, การวางแผนเพื่ออนาคต
– Resource : บันทึกสิ่งที่สนใจเก็บเอาไว้เป็นแหล่งข้อมูลสำหรับหยิบไปใช้ในภายหลัง
– Achieve : บันทึกหัวข้อที่ยังไม่สามารถนำไปใช้ หรือบันทึกเรื่องงานที่ผ่านไปแล้วพร้อมข้อสรุป
อย่างไรก็ตามต้องยอมรับว่าปัจจุบันมีแอปพลิเคชั่นบนโทรศัพท์มือถือที่ช่วยให้การจดบันทึกของคุณง่ายขึ้นอีกมาก ดังนั้นเราสามารถเลือกใช้ตามความเหมาะสมได้เลย เพราะสิ่งสำคัญที่สุดไม่ใช่ว่า “เราเลือกจดบันทึกด้วยวิธีใด” แต่เป็นการ “สร้างวัฒนธรรมการจดบันทึก” ให้เกิดขึ้นจนเป็นนิสัยต่างหาก
การจดบันทึกมีประโยชน์กับ HR อย่างไร
การว่าจ้างพนักงานที่ตรงกับความต้องการของบริษัทคือเป้าหมายสูงสุดของ HR Recruitment บันทึกการสัมภาษณ์ (Interview Note) จึงมีความสำคัญมากในการเก็บข้อมูลของผู้สมัครทุกคนอย่างครบถ้วนและเท่าเทียมที่สุด ข้อดีของการจดบันทึกคือสามารถทำได้รวดเร็ว ไม่ต้องใช้อุปกรณ์มากมายหรือกลับมาถอดความอีกครั้งเหมือนการบันทึกข้อมูลด้วยการอัดเสียงหรืออัดวีดีโอ การจดบันทึกจะช่วยให้ HR Recruiter จำจุดเด่นของผู้สมัครแต่ละคนได้ง่ายขึ้นโดยเฉพาะกรณีที่มีผู้สมัครหลายคน อีกทั้งยังสามารถบันทึกเกี่ยวกับกริยาท่าทาง, ความมั่นใจ หรือข้อมูลอื่น ๆ แบบทันท่วงที (Real Time) ซึ่งทำให้การคัดเลือกผู้สมัครมีประสิทธิภาพมากขึ้น
ประโยชน์ของการจดบันทึกต่อ HR Recruitment มีดังนี้
– การจดบันทึกช่วยให้ HR Recruiter เก็บข้อมูลของผู้สมัครได้ง่ายขึ้น : ผู้สมัครทุกคนควรได้สิทธิ์ในการแสดงศักยภาพอย่างเต็มที่ และผู้สัมภาษณ์ก็ควรจำจุดเด่นของผู้สมัครแต่ละคนให้ได้เช่นกัน การจดบันทึกจึงเป็นคำตอบที่นอกจากจะช่วยให้ผู้สัมภาษณ์จดจำพนักงานได้ง่ายขึ้นแล้ว ยังสามารถระบุข้อมูลที่น่าสนใจของผู้สมัครแต่ละคนเพื่อใช้เปรียบเทียบประกอบการพิจารณาได้อีกด้วย
– การจดบันทึกช่วยปกป้องการตัดสินใจของ HR Recruiter : ในการสัมภาษณ์งานมักมีผู้สมัครที่ศักยภาพสูงเข้าร่วม แต่มีคำตอบหรือทัศนคติที่ขัดแย้งกับนโยบายของบริษัท ซึ่งท้ายสุดแล้วอาจนำไปสู่ข้อครหาว่าบริษัทเลือกจ้างพนักงานด้วยความไม่เป็นธรรม การจดบันทึกนี้เองที่จะช่วยให้ผู้สัมภาษณ์มีข้อมูลสำคัญไว้ตอบโต้ ยกตัวอย่างเช่นผู้สมัครบางรายอาจบอกว่ากำลังมองหาตำแหน่งงานระยะสั้น แต่ตำแหน่งที่สมัครเข้ามาจำเป็นต้องรับการอบรมในระยะยาว
ดังนั้นต่อให้มีศักยภาพมากแค่ไหนบริษัทก็ควรพิจารณาคนที่มีศักยภาพน้อยกว่าแต่พร้อมเรียนรู้และทำงานกับบริษัทในระยะยาวตามนโยบายที่วางไว้มากกว่า ทั้งนี้ข้อมูลบางอย่างเป็นสิ่งที่ผู้สมัครพูดออกมาแบบรวดเร็วซึ่งผู้สัมภาษณ์อาจลืมได้ง่าย ๆ หากไม่มีการจดบันทึก
– การจดบันทึกช่วยให้กระบวนการ HR Recruitment น่าเชื่อถือมากขึ้น : ผู้สมัครจะรู้สึกเชื่อมั่นในการสัมภาษณ์มากขึ้นเมื่อเห็นว่าผู้สัมภาษณ์ให้ความสำคัญกับสิ่งที่กำลังนำเสนอ และเชื่อมั่นว่าเรื่องราวของตนจะถูกนำไปพิจารณาอย่างครบถ้วน ทำให้ผู้สมัครยอมรับผลลัพธ์ที่ตามมาได้ง่ายกว่าการสมัครงานที่ผู้สัมภาษณ์ดูไม่ใส่ใจในสิ่งที่ผู้สมัครนำเสนอเลย
บันทึกการสัมภาษณ์ควรมีองค์ประกอบหลัก 3 ข้อ ดังนี้
– สั้นและกระชับ : บันทึกการสัมภาษณ์ไม่จำเป็นต้องเป็นข้อความยาว ๆ แต่ควรเน้นไปที่ความโดดเด่นแตกต่างของผู้สมัครแต่ละคน และสิ่งที่คาดว่ามีผลต่อการพิจารณาก็พอ
– อ่านรู้เรื่อง : บันทึกการสัมภาษณ์ควรเขียนด้วยลายมือที่อ่านได้ง่าย เพราะถือเป็นข้อมูลสำคัญที่หลายฝ่ายนำมาใช้ประกอบการพิจารณาว่าจ้าง ทั้งนี้หากผู้สัมภาษณ์รีบจดจนอ่านได้แค่คนเดียวจริง ๆ ก็สามารถทำสรุปออกมาอีกครั้งเพื่อให้คนอื่นเข้าใจง่ายขึ้นก็ได้
– บันทึกการสัมภาษณ์ต้องตรงประเด็น ไม่ไร้สาระ : สิ่งที่ HR Recruiter ควรเขียนในบันทึกการสัมภาษณ์คือสิ่งที่เกี่ยวข้องกับการพิจารณาและนโยบายของบริษัทเท่านั้น ไม่ควรระบุเรื่องภาพลักษณ์, รสนิยมทางเพศ, ทัศนคติทางการเมือง หรืออะไรก็ตามที่เป็นการละเมิดสิทธิส่วนบุคคล ทั้งนี้เพราะบันทึกการสัมภาษณ์ถือเป็นข้อมูลสำคัญในการพิจารณาผู้สมัครที่จำเป็นต้องน่าเชื่อถือสำหรับทุกฝ่ายเท่านั้น
วิธีการจดบันทึกการสัมภาษณ์สำหรับ HR Recruiter มีดังนี้
– เริ่มต้นด้วยการอธิบายแนวทางการสัมภาษณ์ : HR Recruiter ควรชี้แจงก่อนว่าบริษัทคาดหวังอะไรจากการสัมภาษณ์ครั้งนี้ และอธิบายแนวทางการพูดคุย เช่นพร้อมเปิดโอกาสให้ถามคำถามระหว่างการพูดคุยโดยต้องรอให้ถึงช่วงท้ายของการสัมภาษณ์ เป็นต้ การอธิบายรูปแบบการสัมภาษณ์ล่วงหน้าจะทำให้ผู้สมัครรู้สึกสบายใจและช่วยให้ HR Recruitment ได้ข้อมูลที่จริงใจมาประกอบการพิจารณา
– อธิบายว่าทำไมถึงต้องจดบันทึกการสัมภาษณ์ : เมื่อผู้สมัครเห็นว่าสิ่งที่ตัวเองนำเสนอมีความสำคัญมากพอให้ HR Recruiter จดบันทึก ก็จะทำให้ผู้สมัครมีความมั่นใจและเชื่อมั่นในบริษัท นอกจากนี้ก็ควรอธิบายว่าการจดบันทึกทำเพื่อช่วยให้จำข้อมูลระหว่างการสัมภาษณ์ได้ง่ายขึ้น ไม่ได้เอาข้อมูลไปใช้ในวัตถุประสงค์อื่น ซึ่งพอผู้สมัครเห็นถึงความใส่ใจตรงนี้ก็จะผ่อนคลายและอยากให้ข้อมูลมากกว่าเดิม
– มีปฏิสัมพันธ์กับผู้สมัคร : การมีปฏิสัมพันธ์กับผู้สมัครจะทำให้ HR Recruiter ได้ข้อมูลที่น่าสนใจมากกว่าการอ่านคำถามที่เตรียมมาไว้เป็นข้อ ๆ โดยไม่สนใจสถานการณ์ตรงหน้า ผู้สัมภาษณ์สามารถใช้ภาษากายและการสื่อสารไร้เสียง (Non Verbal Communication) เป็นตัวช่วย เช่นการจ้องตา (Eye-Contact) หรือการถามต่อยอด (Follow-Up Question) เพื่อความเข้มข้นให้กับการสัมภาษณ์ก็ได้ นอกจากนี้การดึงความสนใจด้วยภาษากายจะทำให้ผู้สมัครลดความสนใจในการจดบันทึกของผู้สัมภาษณ์ลงซึ่งเป็นการลดความกดดันไปในตัว
– HR Recruitment ต้องกล้าถามหากได้รับคำตอบที่ไม่ชัดเจน : หากผู้สมัครตอบคำถามไม่ชัดเจน ผู้สัมภาษณ์สามารถขอให้ผู้สมัครตอบคำตอบซ้ำอีกครั้งหรือยกตัวอย่างเพื่อให้เห็นภาพมากขึ้น เพราะบางทีก็เป็นทาง HR Recruiter เองที่ถามได้ไม่ชัดเจน หรือเป็นทางผู้สมัครที่จงใจเลี่ยงตอบในสิ่งที่ตนไม่รู้จริง การถามย้ำจึงเป็นกลไกที่จะช่วยให้กระบวนการ HR Recruitment มีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้นนั่นเอง
– HR Recruiter ควรมีกระดาษหรือสมุดบันทึกโดยเฉพาะ : นี่คือข้อผิดพลาดที่ผู้สัมภาษณ์หลายคนทำนั่นก็คือการจดบันทึกลงบนใบสมัครหรือเอกสารของผู้สมัคร เพราะนอกจากจะดูเสียมารยาทและไม่เป็นระเบียบแล้ว ยังอาจทำให้ผู้พิจารณาคนอื่น ๆ รู้สึกถึงความลำเอียงไม่ว่าจะเป็นการบันทึกในแง่บวกหรือแง่ลบก็ตาม
คนที่ประสบความสำเร็จ มีวิธีการจดบันทึกอย่างไร
มีคำนิยามจาก อลิสโตเติล โอนาสซิส (Aristotle Onassis) มหาเศรษฐีด้านการเดินเรือชาวกรีซที่กล่าวว่า “จงพกสมุดโน้ตติดตัวและจดบันทึกทุกสิ่งที่คุณพบเจอ เมื่อคุณมีไอเดียใหม่ ๆ ให้จดบันทึกลงไป, เมื่อคุณเจอคนใหม่ ๆ ให้จดบันทึกทุกอย่างที่คุณรู้เกี่ยวกับเขาลงไป วิธีนี้จะช่วยให้คุณรู้ว่าบุคคลดังกล่าวมีคุณค่ามากแค่ไหน เมื่อคุณเจอสิ่งที่น่าสนใจ ให้จดบันทึกลงไป มันจะช่วยให้คุณบริหารจัดการสิ่งนั้นได้ดีขึ้น และหากคุณไม่จดบันทึกลงไป สักวันคุณก็จะลืม ซึ่งนี่คือบทเรียนราคาแพงที่โรงเรียนไม่เคยสอนคุณ”
สิ่งที่นักธุรกิจหรือคนที่ประสบความสำเร็จมีเหมือนกันนอกเหนือจากเม็ดเงินจำนวนมหาศาลแล้วก็คือนิสัยรักการจดบันทึก ดังนั้นเราขอนำเรื่องราวของ 5 ธุรกิจมาอธิบายเพื่อให้ผู้อ่านเห็นภาพได้ง่ายขึ้น ดังนี้
Richard Branson เจ้าของ Virgin Group : แม้จะเป็นมหาเศรษฐีที่มีทรัพย์สินมากมาย แต่ ริชาร์ด แบรนสัน ก็ยังไปไหนมาไหนพร้อมกับสมุดจดส่วนตัวเสมอ โดยเขามองว่าสมุดบันทึกคือ “เครื่องมือที่ทรงพลังที่สุด” เพราะเขาได้รวบรวมกลยุทธ์ทางธุรกิจจากประสบการณ์ของตนเอาไว้มากมายจนว่ากันว่าในแต่ละปีเขาใข้สมุดไปมากกว่า 12 เล่มเลยทีเดียว
ส่วนตัวเขามีนิสัยชอบการจดบันทึกเพราะเคยมีภาวะบกพร่องทางการเรียนรู้ (Dyslexia) ทำให้ต้องจดเพื่อป้องกันไม่ให้ลืมสิ่งที่กำลังศึกษาอยู่ นอกจากนี้เขายังมีนิสัยชอบทดลองใช้บริการของบริษัทตัวเอง และจดบันทึกข้อดี-ข้อเสียมาพูดคุยกับทีมเพื่อพัฒนาการทำงานให้ดีขึ้นเสมอ ที่สำคัญเขายืนยันว่าการจดบันทึกช่วยป้องกันการถูกเอาเปรียบทางธุรกิจได้มาก โดยเล่าเอาไว้ในหนังสือ The Virgin Way : Everything I Know about Leadership ว่าครั้งหนึ่งเขาเคยเจอลูกค้าเนียนเลื่อนวันส่งงาน แต่เขาสามารถตอกกลับไปได้ทันทีเพราะได้บันทึกเอาไว้อย่างละเอียดทั้งเวลาและสถานที่จนทำให้ลูกค้าดิ้นไม่หลุด เป็นต้น
ทั้งนี้แบรนสันให้ข้อสรุปเกี่ยวกับความสำคัญของการจดบันทึกเอาไว้ว่า “เมื่อมีแรงบันดาลใจเกิดขึ้น คุณต้องคว้ามันไว้ให้ได้ (…) ดังนั้นไม่สำคัญเลยว่าคุณจะจดบันทึกมันด้วยวิธีไหน ขอแค่มันถูกบันทึกไว้ได้ก็พอ”
Bill Gates เจ้าของ Microsoft : ริชาร์ด แบรนสัน เคยบอกว่าผู้นำถึง 99% ไม่นิยมการจดบันทึกหากวัดจากประสบการณ์ของเขา แต่บิล เกตส์คือ 1% ที่เหลือนั้น โดยกล่าวว่า “แม้ บิล เกตส์ จะขึ้นชื่อเรื่องความเป็นอัจฉริยะด้านคอมพิวเตอร์ แต่เขาก็ยังนิยมใช้กระดาษกับปากกาเพื่อการจดบันทึกอยู่ดี”
“ผมเคยไปร่วมงานกับบิล เกตส์ที่ลอนดอน ซึ่งเขาต้องเป็นคนกล่าวปิดงาน และผมเห็นเขาหยิบกระดาษแผ่นเล็ก ๆ ยับ ๆ ออกมาจากกระเป๋าและต้องคอยกดตรงรอยพับเพื่อคลี่ออกให้อ่านได้ง่ายขึ้น”
ขณะที่ บิล เกตส์ บอกว่าในวันหยุดเขาจะอ่านหนังสืออย่างน้อยวันละ 3 ชั่วโมง และสรุปใจความให้เหลือราว 20% โดยเขาชอบจดบันทึกเอาไว้ตรงขอบหน้ากระดาษเมื่อเจอประเด็นที่น่าสนใจ หรือต้องการแสดงความคิดเห็นของตัวเองที่อาจสอดคล้องหรือขัดแย้งกับผู้เขียนก็ได้
Jose Mourinho ผู้จัดการทีมฟุตบอลชื่อดัง : อาชีพผู้จัดการทีมฟุตบอลคืออาชีพที่ต้องบริหารทรัพยากรบุคคลเป็นจำนวนมาก และมีรูปแบบการวัดผลที่ท้าทายที่สุดในโลกผ่านการแข่งขันที่เกิดขึ้นแทบทุกสัปดาห์ ดังนั้นผู้จัดการทีมที่ประสบความสำเร็จจึงเหมือนการพิสูจน์ตัวเองในเรื่องภาวะผู้นำ (Leadership) ไปเรียบร้อยแล้ว อย่างไรก็ตามโลกของฟุตบอลมีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา สิ่งที่เคยใช้ได้ผลในวันหนึ่งก็อาจใช้ไม่ได้ผลเมื่อเวลาผ่านไป ดังนั้นผู้จัดการทีมต้องอาศัยความรู้และประสบการณ์เพื่อพลิกสถานการณ์ให้กลับมาได้เปรียบโดยเร็วที่สุดเสมอ โดยหนึ่งในผู้จัดการทีมที่ขึ้นชื่อเรื่องการจดบันทึกมากที่สุดก็คือ โจเซ่ มูรินโญ่ ซึ่งอธิบายวิธีการจดบันทึกระหว่างแมตช์ของเขาเอาไว้ว่า
“ระหว่างการแข่งขันในครึ่งแรก ผมจะสังเกตสถานการณ์เพื่อเตรียมพร้อมสำหรับการพูดคุยในช่วงพักครึ่ง (Half-Time Team Talk)
ผมจะวิเคราะห์ทุกอย่างที่เกิดขึ้นในการแข่งขันและจดบันทึกทันทีเพื่อเป็นข้อมูลไว้หาคำตอบว่าจะช่วยเหลือนักเตะในทีมได้อย่างไร ดังนั้นการจดบันทึกของผมคือการเตรียมความพร้อมเพื่อให้การปรับแผนการเล่นมีประสิทธิภาพมากขึ้น”
Ludwig van Beethoven ศิลปินเอกของโลก : หากคุณคือคนที่สนใจดนตรี ลุดวิจ ฟาน เบโทเฟน (Ludwig van Beethoven) คีตกวีและนักเปียโนชาวเยอรมันคือชื่อที่ทุกคนต้องรู้จัก แต่รู้ไหมว่าเบื้องหลังของบทเพลงระดับตำนานอย่าง Symphony No.9, Moonlight Sonata, Piano Sonata No.14 และอีกมากมายนั้นคือ “สมุดบันทึก” ที่เขาพกติดตัวเสมอจนกลายเป็นภาพจำเรื่อยมาจนปัจจุบัน
นอกเหนือจากการจดบันทึกความเห็นส่วนตัวแล้ว เบโทเฟนยังชอบการจดบันทึกประโยคจากนวนิยายหรือบทกวีอีกด้วย แต่ส่วนใหญ่แล้วเขาใช้สมุดเพื่อการแต่งเพลงเป็นหลัก โดยจัดวางโต๊ะเล็ก ๆ เอาไว้คู่กับเปียโนที่บ้านเพื่อเปลี่ยนเสียงในหัวให้กลายเป็นเสียงจริงและจดบันทึกท่วงทำนองดังกล่าวลงบนสมุดทันที
Wilhelm Von Lenz (วิลเฮล์ม วอน เลนซ์) ผู้เขียนหนังสือเรื่องชีวิตประวัติของบีโทเฟนชื่อ Beethoven et ses trois styles (1855) เล่าว่า “ในขณะที่เบโทเฟนกำลังดื่มด่ำอยู่กับการดื่มเบียร์ เขาสามารถพูดว่าฉันนึกอะไรขึ้นได้ และหยิบสมุดมาจดบันทึกทันที ซึ่งมันอาจเป็นเพียงไอเดียเล็กน้อย, บทเพลงสักท่อน หรืออักษรภาพที่ไม่มีใครเข้าใจก็ได้ แต่พูดได้เลยว่าสมุดบันทึกของเขาคือขุมทรัพย์ทางความคิดจริง ๆ”
ในช่วงท้ายของชีวิตสมุดโน้ตได้กลายเป็นปัจจัยสำคัญในการใช้ชีวิตของบีโธเฟน เพราะเขามีภาวะสูญเสียการได้ยินจนต้องสื่อสารด้วยการเขียนลงบนสมุดเท่านั้น เรียกได้ว่า “สมุด, ดนตรี, เบโทเฟน” คือสิ่งที่แยกจากกันไม่ได้อย่างแท้จริง
Leonardo Da Vinci จิตรกรเอกของโลก : ลีโอนาร์โด ดา วินซี คือศิลปินชาวอิตาลีในยุคฟื้นฟูศิลปะวิทยาการ (Renaissance) เจ้าของรูปวาดโมนาลิซ่า (Monalisa) ที่ชื่นชอบการจดบันทึกเป็นอย่างมาก โดยมีรายงานว่าเขาเขียนบันทึกเอาไว้ถึง 13,000 หน้า (และอาจมีอีกราว 10,000 หน้าที่สูญหาย) ครอบคลุมทั้งเรื่องศิลปะ, ปรัชญา, วิทยาศาสตร์ รวมถึงวิศวกรรมศาสตร์ ซึ่งบันทึกของดา วินซี ถูกมองว่าเป็นจุดเริ่มต้นของการบูรณาการที่เอาความรู้จากหลายศาสตร์มาเชื่อมโยงกันจนเกิดเป็นความรู้ใหม่ ๆ ตามมา
ลีโอนาร์โด ดา วินซี พกสมุดโน้ตจิ๋วขนาดประมาณ 3.5 x 2.5 นิ้วติดตัวเสมอโดยติดเอาไว้กับเข็มขัดเพื่อให้พร้อมใช้งานทันทีหากเขาเกิดไอเดียอะไรขึ้นมา หรืออยากวาดภาพอะไรสักอย่าง นอกจากเขายังได้ชื่อว่าเป็น “คนที่ขี้สงสัยที่สุดในโลก” เขาตั้งคำถามกับทุกอย่างที่พบเจอ และจดบันทึกทุกอย่างลงบนสมุดอย่างไร้ระเบียบ เราสามารถเห็นบันทึกเรื่องปรัชญา, ภาพร่าง, จดหมาย, เมนูอาหารเย็น, บทกวี อยู่ภายในหน้ากระดาษเดียวกัน และจุดเด่นอีกอย่างเกี่ยวกับการจดบันทึกของดา วินซีก็คือ “การเขียนกลับด้านแบบภาพสะท้อนในกระจก” (Mirror Writing) ที่ยังคงมีการถกเถียงกันว่าเขาต้องการเก็บบันทึกเป็นความลับ หรือบางส่วนที่บอกว่าเขาแค่ไม่ต้องการให้หมึกเลอะเพราะเป็นคนถนัดซ้ายเท่านั้น
แม้การศึกษาค้นคว้าของดา วินซี จะสุดโต่งไปมาก เช่นการผ่าซากศพเพื่อค้นหาว่ากลไลด้านกายวิภาคของมนุษย์ทำงานอย่างไร แต่เมื่อเวลาผ่านไปบันทึกของเขาก็ได้กลายเป็นรากฐานของวิทยาศาสตร์และการแพทย์สมัยใหม่ หรือแม้การออกแบบเครื่องร่อนที่ทำให้ผู้ทดลองบาดเจ็บ แต่แบบจำลองเครื่องบินกว่า 100 ประเภทที่เขาร่างไว้ก็ได้กลายเป็นรากฐานของเฮลิคอปเตอร์และเครื่องร่อนต่าง ๆ ในปัจจุบัน
วิธีคิดของลีโอนาร์โด ดา วินซี ได้กลายเป็นแรงบันดาลใจสำคัญต่อแวดวงการศึกษาเช่นกัน โดยแพม เบอร์นาร์ด (Pam Burnard) ศาสตราจารย์ด้านศิลปะจากมหาวิทยาลัยเคมบริดจ์กล่าวว่า “ถ้าเราดูการออกแบบอันน่าทึ่งของดา วินซี จะเห็นว่าเขาได้รวมศาสตร์ต่าง ๆ เข้าด้วยกันเพื่อหาความรู้และแก้ปัญหา เราจำเป็นต้องทำให้เด็ก ๆ คิดในทางเดียวกันนี้ เพราะผู้ใหญ่ในวันหน้าจะต้องแก้ปัญหาที่แตกต่างออกไปจากสิ่งที่พวกเขาเคยเผชิญ” ซึ่งแนวคิดนี้นำไปสู่การพัฒนารูปแบบการศึกษาที่เรียกว่า STEAM ประกอบด้วยวิทยาศาสตร์ (Science) เทคโนโลยี (Technology) วิศวกรรม (Engineering) ศิลปะ (Art) คณิตศาสตร์ (Mathematics) ซึ่งเชื่อกันว่าเป็นแนวทางการศึกษาเพื่อสร้างทักษะที่สำคัญในศตวรรษที่ 21 ดังนั้นใครจะรู้ล่ะว่าสมุดบันทึกที่เราเขียนตามความเชื่อมั่นของตนเองนั้น อาจมีคุณค่าจนเปลี่ยนแปลงบางอย่างในอนาคตได้เช่นกัน
บทสรุป
คาโรไลน์ เว็บบ์ (Caroline Webb) นักพฤติกรรมศาสตร์ผู้เขียนหนังสือเรื่อง How to Have a Good Day ให้ความเห็นว่า “มันไม่สำคัญเลยว่าจะเป็นการเขียนลงบนกระดาษหรือบนอุปกรณ์อิเล็กทรอนิค ตราบใดที่คุณสามารถถ่ายทอดความคิดและระบายความเครียดออกมาจากหัวได้โดยเร็วที่สุด” เพราะสมองที่ปลอดโปร่งจะช่วยให้เราบริหารจัดการความคิดได้ดี แถมยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการพักผ่อนอีกด้วย
เมื่อยุคสมัยเปลี่ยนไป ก็ไม่แปลกที่การจดบันทึกด้วยกระดาษ ปากกา จะลดความนิยมลงและหันไปใช้แอปพลิเคชั่นมากขึ้น ซึ่งแม้จะมีผลวิจัยทางวิทยาศาสตร์ที่ยืนยันว่าการจดบันทึกด้วยมือจะทำให้ความทรงจำติดอยู่ในสมองได้นานกว่าการใช้เทคโนโลยี แต่ก็ปฏิเสธไม่ได้ว่าปัจจุบันเครื่องมือจดบันทึกมีการพัฒนาไปมากจนมีหลายอย่างที่การจดบันทึกแบบดั้งเดิมทำไม่ได้ เช่นการใส่ Hashtag, การจัดกลุ่มก้อนของเนื้อหาและเข้าถึงงานได้ทันทีผ่านระบบ Cloud หรือแม้แต่ฟังก์ชันพื้นฐานอย่างการค้นหา (Search Engine) ที่ช่วยให้เราเข้าถึงข้อมูลได้อย่างรวดเร็วต่างจากสมุดบันทึกที่มักมีข้อมูลกระจัดกระจายอยู่บ่อยครั้ง ดังนั้นทุกวิธีการมีประโยชน์ แค่เราเลือกเครื่องมือที่เหมาะกับการใช้งานก็พอ
ท้ายสุดนี้ ริชาร์ด แบรนสัน (Richard Branson) ได้สรุปให้เห็นถึงการสร้างคุณค่าให้การจดบันทึกเอาไว้ว่า
“สิ่งสำคัญที่สุดคือการมีวินัยเพื่อลงมือทำ และเปลี่ยนสิ่งที่คุณจดบันทึกเอาไว้ให้กลายเป็นจริง”
และนี่คือเคล็ดลับความสำเร็จง่าย ๆ ที่เราอยากให้ทุกคนลองทำ
