Back to the office: หากกลับมาทำงานออฟฟิศ HR ต้องเตรียมตัวอะไรบ้าง?

ช่วงนี้สถานการณ์โควิด-19 ทั้งในประเทศไทยและทั่วโลกก็เริ่มดีขึ้นเรื่อย ๆ มาสักพักแล้ว และดูมีวี่แววว่าจะคลี่คลายไปในทางที่ดีขึ้นไปอีก ด้วยเหตุนี้หลาย ๆ บริษัทจึงเริ่มมีการให้พนักงานกลับมาทำงานที่ออฟฟิศกันบ้าง

ถึงแม้จะยังไม่ร้อยเปอร์เซ็นต์ แต่ก็ทำให้หลายคนรู้สึกเครียดและเป็นกังวลไม่น้อย เพราะจะต้องเตรียมตัวเปลี่ยนวิถีชีวิตแบบใหม่ จากที่เริ่มชินกับการทำงานที่บ้านกันแล้ว แถมยังต้องมาคอยระวังตัวจากไวรัสที่ยังมีการแพร่ระบาดอยู่ เรียกได้ว่าการจะกลับเข้ามาทำงานที่ออฟฟิศเหมือนเดิมก็ต้องมีการเตรียมตัวทั้งทางด้านร่างกาย จิตใจ และปัจจัยภายนอกต่าง ๆ ด้วย 

และไม่เพียงแค่พนักงานเท่านั้นที่เป็นกังวล แผนก HR หรือทรัพยากรมนุษย์ยิ่งต้องเตรียมตัวหนักมากขึ้นเป็นสองเท่า เพราะต้องคอยดูแลรับมือ สร้างมาตรการต่าง ๆ ขึ้นเพื่อให้เพื่อนพนักงานปลอดภัยจากโควิด-19 และดูแลจิตใจ ผ่อนคลายความกังวลให้กับพนักงานทั้งบริษัทอีกด้วย

ใครบ้างไม่อยาก Work From Home?

หลายคนหลายความคิด นานาจิตตัง สำหรับเรื่องการกลับไปทำงานที่ออฟฟิศหรือจะทำงานที่บ้านต่อไป แบบไหนดีกว่ากัน ก็ยังเป็นประเด็นที่ถกเถียงกันอยู่ เพราะบางคนก็อยาก Work From Home ร้อยเปอร์เซ็นต์ บางคนอยากทำงานแบบ Hybrid Work หรือบางคนก็อยากกลับเข้าออฟฟิศโดยสมบูรณ์เลย ซึ่งในหัวข้อนี้ HR NOTE จะพาไปดูความคิดของคนแต่ละเจเนอเรชั่น ระหว่างทำงานที่บ้านกับทำงานที่ออฟฟิศ ใครจะเลือกแบบไหน เพราะสองความคิดที่ขัดแย้งกันอยู่นี้ มีผลมาจากช่วงวัยโดยตรง

ศาสตราจารย์เจมส์ ไบลีย์ (James R. Bailey) จากมหาวิทยาลัย George Washington ได้ทำการศึกษาพฤติกรรมและความคิดเห็นของแต่ละเจเนอเรชั่นต่อการกลับเข้ามาทำงานออฟฟิศอีกครั้ง กับการ Work From Home ซึ่งกำลังเป็นที่ถกเถียงหลังสถานการณ์การแพร่ระบาดของโควิด-19 ค่อย ๆ ดีขึ้นเรื่อย ๆ คนทำงานในสหรัฐอเมริกาสามารถแบ่งได้เป็น 3 กลุ่มตามช่วงวัย ได้แก่ Baby Boomer, Gen X และ Millennial ซึ่งในประเทศไทยปัจจุบันก็เป็นเช่นนี้ จึงได้นำมาเป็นตัวอย่าง เพราะค่อยข้างมีความสอดคล้องใกล้เคียงกับสังคมไทย (และสังคมโลกด้วย) 

ทีนี้เราจะมาเจาะความคิดและเหตุผลที่ลึกมากขึ้นสำหรับชาว 3 เจเนอเรชั่นที่ว่ามานี้ ว่าทำไมพวกเขาถึงคิดเช่นนั้น มีสาเหตุและปูมหลังมาจากอะไรกันแน่

Millennial

ในส่วนของชาวมิลเลนเนียลมองว่าการทำงานที่บ้านหรือที่ไหน ประสิทธิภาพของงานก็ไม่ต่างจากเดิม และพวกเขายังคิดว่าทำงานที่บ้านนั้นมีประสิทธิภาพที่ดีกว่าการทำงานในออฟฟิศด้วยซ้ำ ช่วงวัยนี้จึงไม่เห็นด้วย จนถึงกับค้านหัวชนฝาเลยก็ว่าได้ถึงการกลับเข้าไปทำงานในออฟฟิศ ส่วนหนึ่งคือชาวมิลเลนเนียลนั้นชอบที่จะใช้ชีวิตอย่างอิสระ จัดสรรเวลาได้ด้วยตนเอง และมีไลฟ์สไตล์ที่ค่อนข้างจะสบาย ๆ จึงพอใจกับการทำงานในที่คอมฟอร์ทโซนส่วนตัวมากกว่า ซึ่งผลจากการวิจัยก็ได้บอกไว้ว่า ชาวมิลเลนเนียลนั้นเกิดมาพร้อมกับเทคโนโลยี แค่นั่งอยู่คนเดียวในห้องก็สามารถเชื่อมต่อกับโลกทั้งใบได้แล้ว การใช้เทคโนโลยีมาช่วยในการทำงานก็เป็นเรื่องปกติที่พวกเขาทำกันอยู่ในทุก ๆ วันอยู่แล้ว ดังนั้นจะไปซีเรียสทำไมถ้าหากจะต้องทำงานที่บ้าน เพราะศักยภาพก็มีไม่ต่างจากเดิม ชาวมิลเลนเนียลมีความคิดว่าจะทำงานที่บ้านหรือออฟฟิศก็เหมือนกันในเรื่องของประสิทธิภาพของงาน แต่จะเข้าออฟฟิศก็จะต้องเสียเวลาเดินทาง เสียเงิน เสียทรัพยากรมากมาย และอย่างที่ได้กล่าวไปข้างบนแล้วว่า คนวัยนี้ชอบความเป็นอิสระ จัดสรรเวลาได้เอง ไม่ชอบการถูกบีบอยู่ในกรอบ จึงทำให้พวกเขาแฮปปี้กับการ Work From Home มากกว่า

Generation X

ในมุมมองของชาว Gen X นั้น มีมุมมองต่อการทำงานแบบ practical คือเน้นการใช้งานจริง การสื่อสารต่าง ๆ เช่น การใช้ body language หรือ eye contact ในการสื่อสาร  การแสวงหาโอกาส และพวกเขาค่อนข้างเชื่อในเรื่องของคอนเนคชั่น ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญที่ทำให้เจเนอเรชั่นนี้ก้าวขึ้นมาเป็นเจเนอเรชั่นที่มีตำแหน่งเป็นผู้นำมากที่สุดในโลกแห่งการทำงาน ซึ่งวิธีการทำงานที่เจเนอเรชั่นนี้เชื่อกันนั้น ไม่สามารถทำได้อย่างราบรื่นในการทำงานที่บ้านหรือทำงานแบบ Hybrid Work และทำให้พวกเขารู้สึกว่าประสิทธิภาพและศักยภาพของตัวเองลดลง 

Baby Boomer

สำหรับชาวเบบี้บูมเมอร์ มองแบบกลาง ๆ ว่า จะเข้าออฟฟิศก็ได้ หรือทำงานที่บ้านก็ได้ ไม่มีข้อคิดเห็นที่ชัดเจน เนื่องจากพวกเขาคิดว่า performance ก็ระดับกลาง ๆ ไม่ได้โดดเด่นหรือแย่มาก อาจจะเป็นเพราะว่าคนวัยนี้ใกล้เกษียณแล้ว และมองว่าตัวเองทำงานหนักมาหลายสิบปีแล้ว ดังนั้นทำงานที่ไหนก็ได้ทั้งนั้น ไม่ใช่สาระสำคัญ

วิธีเตรียมใจก่อนกลับมาทำงานที่ออฟฟิศ

ความเปลี่ยนแปลงทำให้คนเรากังวลได้เสมอ แล้วยิ่งเป็นการเปลี่ยนแปลงที่ต้องออกจากเซฟโซนด้วยแล้ว ยิ่งเครียดมากไปกันใหญ่ เพราะพื้นที่ในบ้านเป็นพื้นที่ที่เราสามารถควบคุมได้ ต่างกับในออฟฟิศที่เราไม่สามารถบังคับคนและสภาพแวดล้อมได้เลย ดังนั้นการที่จะต้องกลับเข้าไปทำงานในออฟฟิศก็เหมือนกับต้องออกจากเซฟโซน ซึ่งสำหรับมนุษย์แล้ว ความคุ้นเคยมักจะให้ความรู้สึกปลอดภัยกว่าเสมอ และตรงกันข้ามกัน สภาพแวดล้อมใหม่จะทำให้รู้สึกระแวดระวัง จนที่สุดเกิดเป็นอาการวิตกกังวลขึ้นมาได้ 

แม้ว่าการปรับตัวนี้จะเป็นความสามารถพื้นฐานของมนุษย์ แต่ขั้นตอนการปรับตัวก็สร้างความเหนื่อยใจขึ้นมาได้ และพาลให้เหนื่อยกายไปด้วย ดังนั้น การเตรียมตัวเตรียมใจก่อนกลับเข้าออฟฟิศจึงเป็นเรื่องที่ทุกคนควรเตรียมพร้อมได้แล้ว

ฝึกให้ชิน

หากเรากังวลเรื่องอะไรเป็นหลักก็ให้โฟกัสไปที่เรื่องนั้น เช่น กังวลเรื่องการเดินทาง ก็ให้ซ้อมเดินทางก่อนไปทำงานจริงสักครั้ง เพื่อให้สมองรับรู้ว่ามันก็ปกตินี่นา และเมื่อภาพเดิม ๆ ที่คุ้นตากลับเข้ามาในหัวสมองเราก็จะชินกับมันมากขึ้นจนหายกังวล

พักผ่อนให้เพียงพอ

การนอนหลับนี่แหละที่จะทำให้เราได้ชาร์จพลังอย่างเต็มที่ เตรียมพร้อมสำหรับการไปออฟฟิศ เพราะยังไงก็ต้องเหนื่อยแน่นอน เหนื่อยตื่นเช้า เหนื่อยเดินทาง เหนื่อยปั้นหน้าคุยกับคนอื่น เพราะฉะนั้นชาร์จพลังให้เต็มที่แล้วออกไปลุยกันเลย

หาสิ่งช่วยผ่อนคลาย

ทุกคนคงมีคอมฟอร์ทโซนของตัวเอง ที่เวลานึกถึงสิ่งนั้น ๆ ก็จะทำให้หายเครียดหรือกดดันน้อยลงไปไปได้ เช่น เพลงโปรด ดาราที่ชอบ หรืองานอดิเรก เวลากังวลกับอะไรก็ให้ลองนึกถึงสิ่งนั้นหรือเข้าไปอยู่กับสิ่งนั้น ๆ จะทำให้เราผ่อนคลายมากขึ้น

ปลอบใจตัวเอง

เข้าใจว่าทุกคนคงจะเครียดและกดดัน ยากที่จะทำใจให้ชินได้กับการออกจากเซฟโซนทุกรูปแบบ แต่ถ้าเราไม่ให้กำลังใจตัวเองแล้วใครจะช่วยเราได้ ดังนั้นให้มองว่าสิ่งที่เราต้องทำมันคือหน้าที่ที่เราต้องรับผิดชอบ และเดี๋ยวมันก็ผ่านไป

เหตุผล 14 ข้อที่ควรให้สิทธิพนักงาน Work From Home ได้

HR จะเตรียมตัวยังไงดี เมื่อคนทั้งออฟฟิศต้องกลับเข้ามาทำงาน

1. มาตรการด้านความปลอดภัย

ความสะอาดของออฟฟิศ

ความสะอาดในบริษัทเป็นเรื่องสำคัญมากที่สุดในยุค new normal นี้ เพราะจะช่วยลดการแพร่ระบาดจากการสัมผัสหรือพูดคุยของพนักงาน สิ่งแรกที่ HR ควรใส่ใจมากที่สุดก็คือ ความสะอาดของออฟฟิศ เช่น หมั่นทำความสะอาดพื้นบ่อย ๆ ด้วยน้ำยาฆ่าเชื้อ การเลือกใช้อุปกรณ์สำนักงานที่สามารถทำความสะอาดได้ ล้างแอร์ให้บ่อยขึ้น และมีการจัดเตรียมอุปกรณ์ในการทำความสะอาดมือไว้ใกล้ ๆ กับบริเวณที่ต้องมีการสัมผัสบ่อย หรีอแจกส่วนตัวไว้ที่โต๊ะทำงานเลยก็ได้

ใส่ใจในสุขภาพของพนักงาน

โดยเริ่มจากการป้องกันการแพร่กระจายของเชื้อไวรัสก่อน เช่น การวัดอุณหภูมิก่อนเข้าออฟฟิศ การตรวจสุขภาพพนักงานก่อนเข้าทำงาน มีหน้ากากและเจลแอลกอฮอล์คอยให้บริการอย่างทั่วถึง ไปจนถึงปรับปรุงระบบระบายอากาศในอาคาร ทำให้อากาศในออฟฟิศถ่ายเท รวมถึงการหาวิธีการเพื่อลดการสัมผัส 

สร้างกฎในการคัดกรอง

บริษัทควรมีกฎระเบียบด้านสุขภาพเพื่อให้พนักงานได้รับข้อมูล ลดการแพร่ระบาดของเชื้อไวรัส และคำนึงถึงสิ่งที่ต้องปฏิบัติในกรณีที่เจ็บป่วย รวมถึงกฎในการทำงานให้พร้อมสำหรับ Work From Home เพื่อให้พนักงานเข้าใจถึงสิ่งที่ต้องการจากองค์กรด้วย

2. มาตรการด้านจิตใจ

ให้ความสำคัญกับสุขภาพจิตเป็นหลัก

เนื่องจากโควิดส่งผลกระทบต่อสุขภาพจิตเป็นอย่างมาก รวมถึงความเครียดความกังวลที่ต้องออกจากเซฟโซนกลับมาทำงานที่ออฟฟิศ ดังนั้นแผนก HR อาจจะมีการเพิ่มการสอบถามเรื่องสารทุกข์สุขดิบของพนักงาน รับฟังข้อกังวลใจ สอบถามเกี่ยวกับภาระงานต่าง ๆ หรือการช่วยหาทางแก้ปัญหาที่เกิดในสถานที่ทำงาน

สร้างความสัมพันธ์ในออฟฟิศ

เนื่องจากพนักงานต้องใช้เวลาทำงานจากบ้านเต็มเวลาในช่วงที่ผ่านมา ซึ่งปฏิเสธไม่ได้เลยว่าความสัมพันธ์หรือความสนิทที่เคยมีอาจเจือจางไป การกลับเข้ามาทำงานร่วมกันเป็นทีมแบบเห็นหน้ากันอีกครั้ง จึงเป็นการเปลี่ยนแปลงที่เหมือนนับหนึ่งใหม่ องค์กรจึงจำเป็นต้องคำนึงถึงความสัมพันธ์ของพนักงาน หากิจกรรมที่จะกลับมาสร้างสัมพันธ์กับพนักงานด้วยกันในทีมหลังกลับมาทำงานร่วมกันอีกครั้ง

ดูแลความสบายใจของพนักงานให้ได้มากที่สุด

เพราะเงื่อนไขชีวิตของแต่ละคนไม่เหมือนกัน HR อาจจะต้องมีการสอบถามพนักงาน เปิดใจคุยกันว่า หากเรากำลังจะเริ่มกลับเข้ามาทำงานเต็มเวลา แต่ละคนมีปัญหาหรือต้องการความช่วยเหลืออย่างไรบ้าง เพื่อจะเอื้อให้พนักงานสามารถกลับเข้ามาทำงานได้อย่างราบรื่นและเหมาะสมกับแต่ละบุคคลมากที่สุด

ระบบการทำงานที่ยืดหยุ่น (Flexible Working System) สำหรับองค์กรยุคอนาคต

แนวโน้มกระบวนการทำงานของ HR หลังโควิด-19

New Normal ไม่ได้ใช้กับแค่คนทั่วไป แต่ยังต้องใช้กับการทำงานของ HR ด้วย เพราะในยุคหลังโควิด HR จำเป็นต้องมีแนวปฏิบัติใหม่อย่างแน่นอน เพราะการทำงานของ HR เกี่ยวกับคนทั้งหมด และคนจะต้องปรับพฤติกรรมทั้งทางตรง และทางอ้อมจากสถานการณ์ที่เกิดขึ้นนี้ ซึ่งจะส่งผลโดยตรงต่อพฤติกรรม และการปรับตัวขององค์กรและพนักงาน และ HR ก็เป็นส่วนสำคัญที่จะต้องดูแลจัดการการเปลี่ยนแปลงตรงนี้

แนวโน้มของอนาคต HR ที่อิงจากผลการสำรวจ ของ MIT Sloan Management Review ร่วมกับ CultureX มีการสำรวจว่า ขณะนี้ HR ทั่วโลกทำอะไรกันบ้าง และทำอย่างไรเพื่อรับมือกับโควิด-19 ซึ่งผลการสำรวจนี้มาจาก CEO ผู้บริหารและ HR ทั่วโลก โดยผลสำรวจพบเบื้องต้นพบว่า สิ่งสำคัญที่สฺดสำหรับ HR ในตอนนี้ คือ “การบริหารจัดการวิกฤต” หรือ “crisis management” ในเรื่องสำคัญ ในหัวข้อเรื่องต่อไปนี้

สรุปง่าย ๆ คือ HR ยุคใหม่ ซึ่งเป็นยุคหลังโควิด-19 นี้ จำเป็นจะต้องมี 3 สิ่ง คือ Agility ความยืดหยุ่นไม่ยึดติดที่กรอบเดิม ๆ เน้นรวดเร็ว แก้ปัญหาได้ สองคือ Crisis Management เพราะในยุคที่อะไร ๆ ก็ไม่แน่นอนแบบในปัจจุบันนี้ สิ่งที่สำคัญกับ HR มากก็คือการจัดการวิกฤตที่อาจจะเกิดขึ้นมาตอนไหนก็ได้ และเป็นเพื่อนคู่คิดให้กับผู้บริหารได้ และสุดท้ายคือ Resiliency คือต้องสามารถฟื้นตัวขึ้นมาใหม่ได้ตลอดเวลา ต้องพร้อมที่จะ recover และพาพนักงาน recover กลับมาให้เร็ว

รู้หรือไม่? จริง ๆ แล้วหน้าที่ของ HR คืออะไรกันแน่ ที่ไม่ใช่แค่สัมภาษณ์งาน

บทสรุป

ไม่ว่าจะยังคง Work From Home ทำงานแบบ Hybrid Work หรือกลับมาทำงานที่ออฟฟิศ สิ่งที่ทุกคนในยุคนี้ควรคำนึงถึงมากที่สุดก็คือสุขภาพกายและสุขภาพจิต เราเหนื่อยกันมามากจากการดูแลป้องกันตัวเองจากโรคระบาด เหนื่อยล้าทั้งกายและใจ หากเรารู้วิธีดูแลตัวเองทั้งทางร่างกายและจิตใจ ก็จะทำให้เราแข็งแรง มีประสิทธิภาพในการทำสิ่งต่าง ๆ ศักยภาพในการทำงานก็จะดี และเราก็จะมีความสุขกับชีวิตด้วย