รู้จักใบเตือนพนักงาน (Warning Letter) 7 สิ่งที่ HR ควรกระทำ และข้อควรระวังเมื่อต้องใช้

เพราะในโลกการทำงานเราจะเจอทั้งพนักงานที่ดีขยันขันแข็ง และพนักงานที่อาจไม่มีระเบียบวินัยมากนัก ระบบการตักเตือนจึงเครื่องมือหนึ่งที่กระตุ้นให้พนักงานตระหนักถึงความผิดของตัวเอง อย่างไรก็ตาม บางครั้งการตักเตือนด้วยวาจาอย่างเดียวก็คงไม่พอ หากความผิดนั้นร้ายแรงจนส่งผลถึงประสิทธิภาพการทำงาน หนึ่งในเครื่องมือง่าย ๆ แต่ทรงพลังที่หลายองค์กรเลือกใช้ก็คือ ใบเตือนพนักงาน หรือ หนังสือตักเตือนพนักงาน (Warning Letter) นั่นเอง

ถึงแม้ใบเตือนพนักงาน หรือ หนังสือตักเตือนพนักงาน จะมีประโยชน์ในการลงโทษทางวินัย หากแต่บางองค์กรกลับใช้ในทางที่ผิด เช่น เพื่อกดดัน กลั่นแกล้ง หรือบีบบังคับพนักงานให้ลาออก กระทั่งเกิดความไม่เห็นด้วยที่นำไปสู่การฟ้องร้องทางคดีความได้

เพื่อให้องค์กร ผู้จัดการ หรือ HR สามารถใช้งานใบเตือนพนักงาน หรือ หนังสือตักเตือนพนักงาน ได้อย่างประสิทธิภาพ วันนี้เราจะมาทำความรู้จัก ข้อควรระวัง วิธีการใช้ และตัวอย่างใบเตือนพนักงานที่ควรจะเป็นกัน

ใบเตือนพนักงาน (Warning Letter) คืออะไร ใครเป็นออกได้บ้าง

ใบเตือนพนักงาน หรือ หนังสือตักเตือนพนักงาน เป็นเอกสารที่ออกโดยนายจ้างหรือตัวแทนของนายจ้างที่มีอำนาจจ้างเท่านั้น เช่น ผู้จัดการหรือผู้บังคับบัญชา หัวหน้างานไม่มีอำนาจเลิกจ้าง โดยจะออกให้แก่พนักงานหรือลูกจ้างที่ต้องการจะแจ้งตักเตือนอย่างเป็นทางการ ผ่านลายลักษณ์อักษร

เป้าหมายของใบเตือนพนักงานคือเพื่อให้พนักงานหรือลูกจ้างผู้นั้นรับทราบข้อผิดพลาดทางวินัยของตัวเอง นำไปสู่การปรับปรุง แก้ไข หรือปฏิบัติตามคำสั่ง โดยมีสาเหตุได้หลากหลาย เช่น ใบเตือนพนักงานมาสาย ใบเตือนพนักงานขาดงาน ใบเตือนพนักงานที่ปฏิบัติงานผิดพลาด ใบเตือนพนักงานทำผิดระเบียบวินัย หรือแม้กระทั่งใบเตือนพนักงานทำผิดทางกฎหมายอย่างการล่วงละเมิดทางเพศ เป็นต้น

โดยปกติแล้ว ระบบการตักเตือนจะดำเนินการเป็นขั้นตอน หากเป็นความผิดไม่ร้ายแรงมักจะเรียกพบตักเตือนด้วยวาจาเท่านั้น เพื่อไม่ให้พนักงานเสียความรู้สึก เว้นแค่แต่เป็นความผิดร้ายแรงที่นายจ้างเห็นว่าควรมีหลักฐานเป็นลายลักษณ์อักษร ซึ่งอาจนำไปสู่การเป็นหลักฐานประกอบการตัดสินใจเลิกจ้างได้ นั่นทำให้ใบเตือนพนักงานมีส่วนเกี่ยวข้องกับกฎหมายแรงงานด้วยเช่นกัน

กฎหมายไทยที่เกี่ยวข้องกับใบเตือนพนักงานและการเลิกจ้าง

เราอาจเคยได้ยินมาว่า การออกใบเตือนครบ 3 ครั้งสามารถเลิกจ้างได้ ทว่าจริง ๆ แล้ว ตามกฎหมายแรงงาน ไม่จำเป็นต้องออกครบ 3 ครั้งก็เลิกจ้างได้

โดยอ้างอิงจาก ม.119 (4) แห่ง พรบ.คุ้มครองแรงงานฯ ว่า “”ถ้าลูกจ้างทำผิดระเบียบข้อบังคับฯ ในเรื่องไม่ร้ายแรง เมื่อนายจ้างได้เตือนเป็นหนังสือหรือใบเตือนไปแล้ว แล้วภายใน 1 ปี ลูกจ้างก็ยังทำผิดซ้ำในเรื่องเดียวกันกับที่ได้เตือนมาแล้ว นายจ้างก็มีสิทธิเลิกจ้างได้เลย เพราะลูกจ้างทำผิดซ้ำ”” โดยไม่ต้องจ่ายค่าชดเชย แต่ถ้าเป็นความผิดร้ายแรง สามารถเลิกจ้างได้ทันทีโดยไม่ต้องจ่ายค่าชดเชย

กล่าวคือหากพนักงานหรือลูกจ้างยังทำซ้ำในพฤติกรรมเดิมที่เคยได้เตือนภายในระยะเวลา 1 ปีนับแต่กระทำผิดครั้งแรก นายจ้างก็สามารถเลิกจ้างได้ทันที เว้นแต่บริษัทมีข้อบังคับหรือระเบียบภายในองค์กรที่ระบุไว้ว่า จะตักเตือนกี่ครั้งถึงจะเลิกจ้าง เช่น จะเตือน 3 ครั้ง 4 ครั้ง หรือ 5 ครั้ง

ทั้งนี้ หากตักเตือนยังไม่ครบตามระบุแล้วบริษัทเลิกจ้างเสียก่อน เช่น บริษัทระบุว่าจะตักเตือน 3 ครั้ง แต่เลิกจ้างตั้งแต่การเตือนครั้งที่ 2 นายจ้างอาจต้องจ่ายค่าชดเชย ตาม ม.118 เช่นกัน

อีกสิ่งหนึ่งที่ต้องควรระวังก็คือ ใบตักเตือนพนักงานต้องมีองค์ประกอบที่ครบถ้วนด้วย เนื่องจากการเตือนด้วยวาจาไม่ถือเป็นการเตือน โดยเว็บไซต์ businessplus ระบุองค์ประกอบที่สำคัญไว้ว่า

1. ต้องทำเป็นหนังสือทางการ หากพนักงานไม่ยอมลงลายมือชื่อ นายจ้างไม่สามารถบังคับให้พนักงานลงลายมือชื่อในหนังสือเตือนได้ แต่สามารถอ่านให้พนักงานและพยานฟัง และให้พยานลงลายมือชื่อไว้เป็นหลักฐานแทน
2. ระบุให้ชัดเจนถึงผู้กระทำความผิดชัดเจน ทั้งลักษณะของความผิด รายละเอียดเกี่ยวกับการกระทำความผิด
3. ต้องมีข้อความระบุห้ามไม่ให้พนักงานทำความผิดเดียวกันอีก หากยังกระทำซ้ำจะต้องถูกลงโทษ

ดังนั้น การจะออกใบตักเตือนพนักงานจะต้องมีองค์ประกอบที่ครบถ้วน และสอดคล้องไปกับข้อบังคับบริษัท เพื่อไม่ให้เกิดกรณีพิพาทตามมาภายหลังนั่นเอง

วิธีการเขียนและข้อควรระวังของใบเตือนพนักงาน (Warning Letter)

เมื่อทราบองค์ประกอบและโครงสร้างของใบเตือนพนักงานกันมาบ้างแล้ว ในหัวข้อนี้เราจะพูดถึงวิธีการเขียนและข้อควรระวังของที่ HR ต้องเข้าใจ ดังนี้

• หัวเรื่องควรมีความชัดเจนว่าเป็นหนังสือตักเตือน เขียนด้วยภาษาทางการ ไม่มีคำสะกดผิด
• ย่อหน้าเปิดระบุรายละเอียดเกี่ยวกับสาเหตุ หรือเหตุการณ์ที่เป็นที่มาของการออกหนังสือเตือนพนักงานหรือลูกจ้างฉบับนี้ เช่น การเข้างานสาย การลาบ่อย หรือขาดงานบ่อย พร้อมแนบหลักฐานเกี่ยวกับสาเหตุที่ตักเตือนนั้นด้วย เช่น บันทึกวันและเวลาเข้า-ออกงานของพนักงาน
• เนื้อหาระบุมาตรการแก้ไขหรือการป้องกันไม่ให้เกิดเหตุการณ์นั้นขึ้น รวมไปถึงกรอบระยะเวลาการติดตามผลการปรับปรุงแก้ไข
• ช่วงสุดท้ายระบุมาตรการลงโทษทางวินัย เช่น การพักงาน การเพิกถอนสิทธิประโยชน์ (โบนัส) อย่างไรก็ตาม การลงโทษจะต้องเป็นไปตามกฎหมายคุ้มครองแรงงาน หรือข้อบังคับตามสัญญา
• สรุปปิดท้ายในแง่บวกและสร้างสรรค์ ที่สร้างความมั่นใจว่ากระบวนการตักเตือนเป็นเพียงการปรับปรุงแก้ไขการทำงานเพื่อรักษาความปลอดภัย พร้อมทั้งย้ำกว่าพนักงานคือทรัพย์สินอันมีค่าขององค์กร
• ควรจัดทำเป็นลายลักษณ์อักษรอย่างน้อย 2 ฉบับ ลงนามโดยนายจ้าง และส่งแบบปิดผนึกให้แก่พนักงานที่ต้องการจะตักเตือน
• ควรเปิดโอกาสให้พนักงานในการชี้แจงหรืออธิบายข้อเท็จจริง และตรวจสอบข้อความในหนังสือเตือนฉบับนั้นว่าถูกต้องหรือไม่ก่อนลงนามรับทราบ
• นายจ้างและลูกจ้างต้องเก็บหนังสือเตือนฉบับดังกล่าวไว้กับตน เพื่อใช้อ้างอิงและใช้เป็นหลักฐาน หากมีข้อพิพาทกันในอนาคต

7 สิ่งที่ HR ควรกระทำเมื่อต้องส่งใบเตือนพนักงาน (Warning Letter)

1. พูดคุยกับพนักงานเป็นการส่วนตัว

โปรดจำไว้ว่าการตักเตือนเป็นเรื่องส่วนตัวระหว่างองค์กรกับพนักงาน การดำเนินการเรื่องนี้ควรสนทนาในพื้นที่ส่วนตัวที่พนักงานรู้สึกปลอดภัย ไม่ใช่เป็นการตักเตือนต่อหน้าสาธารณะ ไม่เช่นนั้นอาจก่อให้เกิดความอับอายหรือความไม่พึงพอใจได้ แนะนำว่าควรมีการพูดคุยกับพนักงานล่วงหน้าก่อนที่จะส่งใบตักเตือนอย่างเป็นทางการ เพื่อป้องกันการผิดใจหรือตกใจที่อาจจะเกิดขึ้น

2. มอบใบตักเตือนเร็วที่สุดหลังเกิดเหตุ

ช่วงเวลาในการออกใบเตือนพนักงานที่มีประสิทธิภาพที่สุด คือการออกเร็วที่สุดหลังเกิดเหตุการณ์ใด ๆ ขึ้นมา เพื่อที่ว่าพนักงานจะยังตระหนักถึงความผิดของตัวเอง และอาจลดการปะทะทางอารมณ์ระหว่างการตักเตือนในทางอ้อมด้วย พนักงานก็จะปรับปรุงตัวทันที

3. เน้นย้ำผลลัพธ์หากพนักงานไม่ปรับปรุงตัว

เป็นเรื่องที่ดี ถ้า HR แจ้งพนักงานอย่างตรงไปตรงมาถึงบทลงโทษที่อาจจะเกิดขึ้น หากพนักงานที่ได้รับการตักเตือนยังกระทำผิดเหมือนเดิม ซึ่งอาจเป็นการบอกด้วยวาจา รวมถึงการอ้างอิงข้อบังคับของบริษัทว่าพนักงานจะได้รับใบเตือนกี่ครั้งนั่นเอง

4. ขอลายเซ็นพนักงาน

การขอลายเซ็นกำกับไม่ใช่การบังคับ หากพนักงานไม่ยินยอมก็ไม่มีปัญหา แต่จะดีกว่าถ้าพนักงานยินยอมเซ็นกำกับว่ารับทราบการตักเตือน และเข้าใจผลกระทบตามมาหากยังกระทำผิดซ้ำเดิม หากพนักงานไม่เซ็นยินยอม อาจทำการอ่านแจ้งต่อหน้าพยาน เช่น หัวหน้างาน แล้วขอลายเซ็นพยานแทน พร้อมทั้งส่งเอกสารการตักเตือนแนบไปทางอีเมล จดหมาย หรือช่องทางที่พนักงานจะได้รับหนังสืออย่างแน่นอน

5. ใช้ข้อมูลที่เป็นข้อเท็จจริงเสมอ

กระบวนการตักเตือนควรดำเนินการโดยปราศจากอารมณ์และอคติส่วนตัวอย่างสิ้นเชิง สิ่งสำคัญคือการเตรียมข้อมูล ข้อเท็จจริง หรือหลักฐานที่แสดงออกถึงการกระทำผิดของพนักงาน เช่น ตัวเลข KPIs เวลาเข้า-ออกงาน ฯลฯ จะมีประโยชน์ในการเจรจามากกว่า หากพนักงานเองมีอารมณ์ แต่ HR เองก็ควรสงบสติอารมณ์

6. พิสูจน์อักษรให้ถูกต้อง

เนื่องจากใบเตือนพนักงาน หรือ หนังสือตักเตือนพนักงาน สามารถเป็นหลักฐานสำคัญหากเกิดกรณีฟ้องร้อง HR เองควรตรวจสอบเอกสารให้ถูกต้องที่สุด ตั้งแต่วันที่ ชื่อ เหตุผล บทลงโทษ ฯลฯ และไม่มีควรมีการสะกดผิดใด ๆ โดยเฉพาะเอกสารดังกล่าวจะต้องมีลายเซ็นของผู้บังคับบัญชาด้วย ตรวจสอบให้รอบคอบก่อนส่งเสมอ

7. ปรึกษาฝ่ายกฎหมาย

หากไม่แน่ใจเกี่ยวกับความถูกต้องทางกฎหมาย HR ควรปรึกษาฝ่ายกฎหมาย ทนายความ หรือผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลเพื่อป้องกันความผิดพลาดทางกฎหมายที่อาจเกิดขึ้นนั่นเอง

HR มีข้อสงสัยหรือคำถามเกี่ยวกับประเด็นนี้

Q: ทำยอดขายไม่ได้ โดนใบเตือนจะถูกไล่ออกได้หรือไม่

ได้ใบเตือนโดยมีเนื้อหาว่าทำผิดร้ายแรง ไม่สามารถทำยอดขายตามที่กำหนดได้ แล้วให้เซ็นต์รับความผิด ในกรณีนี้ ตัวพนักงานสามารถที่จะไม่เซนต์ได้หรือไม่ และถ้าเซ็นไปแล้วทางบริษัทสามารถเลิกจ้างโดยไม่ต้องจ่ายเงินชดเชยได้หรือไม่

A: การทำงานต่ำกว่าประสิทธิภาพ การเลิกจ้างต้องจ่ายค่าชดเชยตามพรบ.คุ้มครองแรงงาน

กรณีนี้ไม่ใช่ความผิดร้ายแรง พนง.ไม่เซ็นต์รับความผิดได้ แต่ก็ไม่มีผล ปกติการแจ้งความผิด ทางบ.จะมีพยานร่วมในการแจ้งให้พนง.รับทราบโดยใช้วิธีการอ่านให้พนง.ฟัง ก็ถือว่าได้รับทราบต่อหน้าพยาน หรือต่อหน้าผู้บังคับบัญชาของพนง.คนนั้น ๆ

,,, (คลิกดูคำตอบทั้งหมด👇)

ตัวอย่างใบเตือนพนักงาน (Warning Letter) ที่แต่ละองค์กรใช้งานจริง

มีหลายสำนักและองค์กรที่แจกเทมเพลตตัวอย่างใบเตือนพนักงานให้ดาวน์โหลดฟรี ๆ ในที่นี้เราได้รวบรวมบางส่วนมาให้ผู้อ่านได้กดโหลดภายในคลิกเดียว

ตัวอย่างใบเตือนพนักงาน โรงพยาบาลรามาธิบดี (ราชการ) doc

ตัวอย่างใบเตือนพนักงาน keikokusyo pdf

ตัวอย่างใบเตือนพนักงาน better-account pdf

ตัวอย่างใบเตือนพนักงาน ภาษาอังกฤษ templatelab doc

บทสรุป

แม้ว่ากระบวนการตักเตือนจะสร้างสภาพแวดล้อมที่อึดอัดใจ แต่นั่นสิ่งจำเป็นที่ทุกองค์กรควรกระทำหากพนักงานในสังกัดกระทำความผิดหรือปฏิบัติงานไม่เหมาะสม และหากการตักเตือนด้วยวาจาไม่เป็นผล ใบเตือนพนักงาน หรือ หนังสือตักเตือนพนักงาน จึงเป็นอีกหนึ่งเครื่องมือที่ทรัพยากรบุคคลสามารถใช้งานได้

หาก HR สามารถประยุกต์ใช้งานใบเตือนได้อย่างสร้างสรรค์และเหมาะสม มิใช่การกลั่นแกล้งหรือบีบบังคับให้ลาออก พนักงานก็มีโอกาสปรับปรุงตัวมากกว่าต่อต้าน ซึ่งนั่นก็จะส่งผลดีตัวพนักงาน และประสิทธิภาพโดยรวมขององค์กรต่อไป

ฉะนั้นแล้ว ฝ่ายทรัพยากรบุคคลผู้มีหน้าที่ดูแลงานในส่วนนี้โดยตรง ควรปฏิบัติหน้าที่ด้วยความยุติธรรม ไร้อคติและอารมณ์ ก็จะทำให้ใบเตือนพนักงานเกิดประสิทธิภาพมากที่สุด