บริหารจัดการเวลาอย่างไร จึงจะประสบความสำเร็จ

นี่จะเป็นตัวอย่างที่ช่วยแก้ปัญหาได้จากสามปัญหา คือ ความวุ่นวายการดําเนินงาน, ค่าใช้จ่าย, และการจัดการที่ซับซ้อน

ปัญหาส่วนที่ 1 – การใช้เวลามากในการจัดการเวลาของพนักงาน

กรณีที่ 1: เป็นอิสระจากการจัดการและการนับด้วยกระดาษ รวมไปถึงการใช้ Microsoft Excel

ประเด็น

การใช้เวลาค่อนข้างมากในการป้อนข้อมูลและการรวบรวมข้อมูล รวมถึงข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูล เนื่องจากการจัดการเวลาของพนักงานถูกป้อนผ่านระบบ Microsft Excel แต่ละแผนก และนําส่งไปยังสํานักงานใหญ่ นอกจากต้องใช้เวลาในการสร้างข้อมูลของพนักงานที่เข้ากะอีกเช่นกัน

วิธีการแก้ปัญหา

โดยการแนะนําการจัดการบริหารเวลา ซึ่งส่วนนี้เราสามารถเข้าใจค่าใช้จ่ายบุคลกรในแบบทันทีและตอบสนองต่อการจัดการที่มีประสิทธิภาพ การสร้างระบบเพื่อให้สามารถตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงของร้านค้าที่ห่างไกลและเวลาพนักงานออกจากที่ทํางาน

การสร้าง Shift สําหรับแต่ละสโตร์เพื่อการทํางานที่ง่ายขึ้น

ผลลัพธ์

สถานะการจัดการเวลาในแต่ละสโตร์สามารถจัดการได้โดยการรวมในระบบ นอกจากนี้ยังเพิ่มประสิทธิภาพในการทํางาน

และภาระงานของพนักงานลดลงได้อีกด้วย

กรณีที่ 2 :การปรับปรุงเพื่อเพิ่มความสะดวกในการจัดเก็บและความพึงพอใจของพนักงาน

ประเด็น

แม้สถานการณ์ที่จํานวนร้านค้าประมาณ 250 และพนักงานประมาณ 5,000 ซึ่งการจัดการเวลาด้วยกระดาษ โทรศัพท์ และโทรสาร เมื่อถึงสิ้นเดือน ผู้จัดการร้านค้าก็จะคํานวณเวลาเข้างานที่บันทึกไว้ในบัตรเวลาโดยการใช้เครื่องคิดเลข ผลที่ออกมาคือการเขียนด้วยลายมือในตารางที่สรุปและรายงานไปที่สํานักงานใหญ่พร้อมกับบัตรเวลา

การจัดการด้วยระบบกับกระดาษนั้นเป็นงานที่หนัก

บัตรเวลาและตารางเวลาที่เพิ่มขึ้นประมาณ 5,000 แผ่นต่อเดือน ซึ่งเป็นเรื่องที่ยากแม้การจัดหาสถานที่จัดเก็บ และค่อนข้างใช้เวลาในการค้นหาเช่นกัน

วิธีการแก้ปัญหา

แต่ละร้านค้าใช้การจัดการเวลาด้วย iPad

ข้อมูลทั้งหมดสามารถตรวจสอบได้ทันทีที่สํานักงานใหญ่ ด้วยการจัดการเวลาซึ่งได้มีการสร้างการปฏิบัติงานใหม่ด้วยกฎระเบียบใหม่เพื่อลดภาระของพนักงานร้านค้าและเพิ่มความสะดวกสะบาย

ผลลัพธ์

ที่สํานักงานใหญ่ซึ่งไม่มีปัญหาต่อการจัดเก็บและการค้นหา และการจัดการเช่น การวิเคราะห์โดยใช้ข้อมูลจากการทํางาน

กรณีที่ 3 :ชั่งโมงทํางานล่วงเวลาทั้งหมดของผู้รับผิดชอบลดลง 15 ชั่วโมงภายในหนึ่งเดือน

ประเด็น

ผมต้องการขจัดข้อมูลที่ผิดพลาดในการป้อนข้อมูลการจัดการเวลาของพนักงานที่ไปสถานที่ทํางานและโรงงานโดยตรงเลย

วิธีการแก้ปัญหา

โดยการแนะนําระบบนี้ไปใช้

ระบบนี้ทําให้ง่ายต่อการรวบรวมการข้อมูลเวลาเข้างานของพนักงานและเพื่อส่งเสริมประสิทธิภาพในการทํางาน นอกจากนี้ส่วนการประสานงานที่ใช้ Microsoft Excel เป็นที่คุ้นเคยและสามารถโอนย้ายจากจากระบบการจัดการเวลาที่มีอยู่ได้แบบง่ายๆ

ผลลัพธ์

การปรับปรุงความผิดพลาดการป้อนข้อมูลของการบันทึกเวลา ซึ่งการดําเนินการทําได้โดยไม่ต้องแก้ไขข้อมูลที่ผิดพลาดในการป้อนข้อมูล ซึ่งค่าล่วงเวลาของผู้รับผิดชอบงานนี้ลดลงประมาณ 15 ชั่วโมงภายในหนึ่งเดือน

สรุป

การแนะนําระบบการจัดการเวลาของพนักงานซึ่งสามารถนําไปสู่การลดชั่วโมงเวลาที่สําคัญในการทํางาน การละเลยการรักษาบัตรเวลาทํางานและมองหาสถาณการณ์การจัดการเวลา เช่น การวิเคราะห์ข้อมูลโดยใช้ข้อมูลการทํางาน

ปัญหาที่ 2 – การจัดการบริหารเวลานั้นมีค่าใช้จ่ายที่สูง

กรณีที่ 1 : ผลสําเร็จจากการปรับปรุงอัตรค่าใช้จ่ายลดลงต่อคนจาก 35% เป็น 30% หรือน้อยกว่า

ประเด็น

ในช่วงการปิดปัญชีรายเดือน ซึ่งบัตรเวลาจะถูกส่งไปยังสํานักงานใหญ่จากแต่ละร้านค้าหลังจากที่ได้รับการประเมิณ และสํานักงานใหญ่ได้รับการเก็บรวบรวมเงินเดือน ดังนั้นการนับบัตรเวลาจึงใช้เวลามาก

หลังจากการวันที่ปิด พนักงานจํานวน 3 คนจะรวมบัตรเวลาไว้ประมาณ 5 วัน แต่เราไม่สามารถนับได้ทันเมื่อจํานวนร้านค้าได้เพิ่มขึ้น ดังนั้นเราต้องเปลียนวันจ่ายเงินเดือนจากวันที่ 10 ถึงวันที่ 15

วิธีการแก้ปัญหา

โดยการแนะนําระบบการจัดการเวลา ซึ่งระบบนี้จะคํานวณโดยอัตโนมัติโดยไม่ต้องรอที่ไม่ต้องรอบัตรเวลาจากแต่ละสโตร์

เนื่องจากข้อมูลทํางานสามารถจัดการเว็บไซต์ทั้งหมด และพนักงานทั้งหมดผ่านระบบคลาวด์ ชะนั้นจึงเป็นการจัดระเบียบได้ง่ายขึ้น

ผลลัพธ์

มีการคํานวณค่าใช้จ่ายบุคลากรทั้ง 3 รายการในแต่ละสโตร์ตั้งแต่ช่วงต้นเดือนและปลายเดือน แต่ค่าใช้จ่ายบุคลากรสามารถเข้าใจและจับข้อมูลได้โดยอัตโนมัติและทันที ดังนั้นการควบคุมค่าใช้จ่ายบุคลากรนั้นง่าย ส่งผลให้อัตราส่วนค่าใช้จ่ายบุคลากรลดลงจาก 35% เป็น 30% หรือน้อยกว่าเมื่อเปรียบเทียบกับเมื่อก่อน

กรณีที่ 2:ลดค่าใช้จ่ายได้มากว่า 500,000 เยนต่อปี

ประเด็น

ผมได้ใช้การคํานวณบัตรเวลาด้วยระบบแมนนวลมาหลายปี แต่ค่าใช้จ่ายในการบํารุงรักษาสูงขึ้นเนื่องจากการเช่าและการอัปเกรด เป็นต้น

วิธีการแก้ปัญหา

การแนะนําระบบการจัดการเวลาและพนักงานยังสามารถตรอกบัตรเวลาจากข้างนอกได้เช่นกัน

นอกจากนี้ สลับกับการดําเนินงานนแบบตรอกกับเครื่องแท็บเล็ตและการ์ด IC ซึ่งจะช่วยการป้องกันการลืมข้อมูล

ผลลัพธ์

การดําเนินงานสามารถเริ่มต้นได้ด้วยระยะเลาที่สั้น ดังนั้นการประสบผลสําเร็จนี้ลดลงกว่า 500,000 เยนต่อปี

สรุป

ด้วยการแนะนําระบบนี้ซึ่งจะช่วยให้เข้าใจต้นทุนแรงงานว่าเท่าไร ดังนั้นเนื่องจากสามารถควบคุมค่าใช้จ่ายบุคลกรได้ ค่าใช้จ่ายที่สิ้นเปลืองลดลง

ปัญหาที่ 3 ไม่สามารถเข้าใจสถานการณ์การจัดการเวลาได้

กรณีที่ 1: การเข้าใจถึงสถานการณ์การจัดการเวลาของพนักงานอย่างถูกต้องในเวลาและสถานการณ์จริง และการเพิ่มประสิทธิภาพการทํางานด้วยตําแหน่งงานที่เหมาะสม

ประเด็น

ผมไม่เข้าใจถึงสถานการณ์จริงจนกว่าจะถึงวันปิด เนื่องจากเราไม่สามารถจัดการการเข้างานได้แบบทันที ดังนั้นเราถึงขอให้แต่ละแผนกแยกความแตกต่างระหว่างการคํานวณเงินเดือนวันหยุด เช่น วันลาพักร้อน ลากิจ เป็นต้น ซึ่งเป็นการใช้เวลามากในการตรวจบัตรเวลา

วิธีการแก้ปัญหา

โดยการแนะนําระบบการจัดการเวลาและจะกลายเป็นเรื่องที่ง่ายต่อการแยกชนิดของงาน เช่น พนักงานมาทํางานสาย หรือการลืมตรอกบัตร ซึ่งเหล่านี้ทําให้ได้ทราบถึงสถานการณ์การจัดการเวลาในเวลาที่เหมาะสม

ผลลัพธ์

เป็นผลให้เวลาในการมุ่งเน้นการทํางานของแต่ละฝ่ายเพิ่มมากขึ้น นอกจากนี้ กระบวณการคํานวนเงินสามารถทําได้ง่ายและช่วยลดเวลาได้ด้วยเช่นกัน

กรณีที่ 2: การเข้าใจถึงสถานการณ์การทํางานล่วงเวลาได้ทันที

ประเด็น

ผมเข้างานโดยการบันทึกในแบบกระดาษและซึ่งอยู่ในสถานะที่สามารถยืนยันได้ภายในหนึ่งเดือน ดังนั้นถึงแม้อาจจะมีพนักงานบางคนที่ละเมิดบทบัญญัติก็จะไม่มีใครสังเกตุ

วิธีการแก้ปัญหา

โดยการนําระบบการจัดการเวลา ระบบนี้ได้มีการการทํางานล่วงเวลาและวันลาหยุดต่างๆ นอกจากนี้เมื่อมีการทํางานล่วงเวลา เราจะใช้กลไกที่ส่งถึงผู้บังคับบัญชาและผู้ดูแลระบบทาง E-mail.

ผลลัพธ์

ข้อมูลประจําวันที่บันทึกไว้ของพนักงานจะแปลงเป็นแบบเรียวไทม์ด้วยความสามารถในการแปลงเป็นข้อมูลดิจิทัล

กรณีที่ 3:การใช้การตรวจสอบลายนิ้วมือเพื่อความแม่นยําในการจัดการเวลา

ประเด็น

เมื่อมีการจัดการเวลาในตารางเวลา และตารางการเข้างานแบบใช้กระดาษ ซึ่งการจัดการนี้ไม่สามารถกระทําได้ด้วยวิธีการใดๆ

โดยปกติแล้วเราจะคํานวณในแต่ละสาขาเมื่อถึงสิ้นเดือน แล้วหลังจากนั้นมีการคํานวณใหม่ที่สาขาใหญ่อีกรอบ ดังนั้นงานจึงเพิ่มมากขึ้น

วิธีการแก้ปัญหา

คือการป้องกันการประทับตราและการเลียนแบบโดยไม่ได้รับการอนุญาต และการจัดการเวลาแบบเข้มงวด

ผลลัพธ์

ข้อมูลการจัดการเวลาสามารถยืนยันและรวบรวมได้ทันทีที่สํานักงานใหญ่

เป็นผลให้หัวน้างานและที่สํานักงานใหญ่สามารถตรวจสอบข้อมูลจากเว็บได้ทันที ดังนั้นจึงสามารถสร้างบรรยากาศให้พนักงานทํางานได้อย่างสะดวกสบายและการจัดการงานที่สอดคล้องกับกฎหมายและข้อบังคับต่างๆ

สรุป

โดยการแนะนําระบบการจัดการเวลา ซึ่งสามารถเห็นภาพสถานการณ์ได้แบบเรียลไทม์

เนื่องจากข้อมูลถูกรวบรวมโดยอัตโนมัติและข้อมูลสามารถดูได้พร้อมกันแต่ละสาขา

นอกจากนี้ เนื่องจากสามารถดูข้อมูลได้หลายแบบ และขึ้นอยูกับระบบธุรกิจ ชะนั้นการจัดการจึงทําได้อย่างง่าย

นอกจากนี้ ยังสามารถป้องกันข้อมูลเท็จหรือการปลอมแปลงการทํางานล่วงเวลา เป็นต้น และการจัดการเวลาที่เข้มงวดขึ้นอยู่กับการปฏิบัติตามข้อกําหนด

บทสรุป

ระบบการจัดการแบบคลาวด์ ไทป์นั้นราคาไม่สูงและง่ายต่อการใช้ มีบริการมากมายให้ทดลองใช้ฟรี

บริษัทที่มีปัญหาเกี่ยวกับการจัดการเวลา และต้องการใช้ระบบนี้ ควรพิจารณาต้นทุน สไตล์การทํางาน และการใช้งาน เป็นต้น