เราจ้างพนักงานเพื่อสร้างความก้าวหน้าและการขยายองค์กร แต่บางครั้ง การที่พนักงานมีการลาออกเป็นเหตุการณ์ที่ทุกองค์กรต้องเจอ
และหลายๆองค์กร ก็จะมุ่งเน้นไปที่การสรรหาพนักงานใหม่หลังจากมีการถามเหตุผลของการลาออกแล้ว
อย่างไรก็ตาม หากถามแค่เหตุผลของลาออก องค์กรต่างๆจะสูญเสียโอกาสในการค้นหาความคิดเห็นและความรู้สึกที่แท้จริงของพนักงานไป
และการลาออกจะเกิดขึ้นอีกครั้ง ผู้ประกอบการต้องเสียค่าใช้จ่ายในการสรรหาบุคลากรใหม่และค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรมต่างๆ
ดังนั้นก่อนที่พนักงานจะออกจากงาน พวกเขาจะต้องถูกสัมภาษณ์เกี่ยวกับ Exit Interview นอกจากนี้ความเห็นจากการสัมภาษณ์จะช่วยพัฒนาองค์กรได้
Contents
5 คำแนะนำในการดำเนินการสัมภาษณ์ Exit Interview ที่ประสบความสำเร็จ
ประกาศล่วงหน้า
ต้องมีการแจ้งเวลาและวันสัมภาษณ์รวมถึงเป้าหมายของการสัมภาษณ์ด้วย นอกจากนี้ให้องค์กรรู้ว่าพวกเขาจะใช้ข้อมูลที่ได้รับจากการสัมภาษณ์อย่างไรเพื่อให้พนักงานสามารถเตรียมคำตอบง่ายๆได้ก่อน
ข้อมูลที่เป็นประโยชน์ในการสัมภาษณ์ Exit Interview จะถูกแจ้งให้พนักงานที่ทำงานในองค์กรทราบและพนักงานจะทำงานในอนาคต ด้วยเหตุนี้จึงมีการขอสัมภาษณ์แบบตัวต่อตัวเพื่อถามเหตุผลที่ออกจากงานอย่างแท้จริง
ความอดทนพร้อมรับความคิดเห็น
เมื่อพนักงานตัดสินใจลาออกจากตำแหน่ง ไม่ว่าจะด้วยเหตุผลใดก็ตามคุณต้องเข้าร่วมการสัมภาษณ์แบบ Exit Interview พร้อมทัศนคติที่ผ่อนคลาย คุณอาจได้ยินความคิดเห็นที่คุณยอมรับไม่ได้ แต่ก็ไม่ปฏิเสธหรือคัดค้าน คุณต้องรับความคิดเห็นเหล่านั้น เหตุผลที่ควรผ่อนคลายเมื่ออยู่ใน Exit Interview คือการสัมภาษณ์อาจสิ้นสุดลงโดยที่พนักงานไม่พูดถึงความคิดเห็นที่สำคัญที่ควรถูกดึงออกมา
ดังนั้นควรใจเย็นเวลาสัมภาษณ์ Exit Interview เพื่อความราบรื่นทั้งสองฝ่าย
ควรถามคำถามที่ทำให้พนักงานสามารถตอบกลับได้อย่างใจจริง
นอกเหนือจากการค้นหาเหตุผลในการลาออกจากงานผู้รับผิดชอบยังถามพนักงานว่าจะทำอย่างไรกับพวกเขาเพื่อไม่ให้ลาออกจากงาน ซึ่งสาเหตุไม่ได้มาจากองค์กร แต่อาจเป็นปัจจัยอื่น ตัวอย่างเช่น เงินเดือนอาจจะน้อยเกินไป องค์กรต่างๆจึงควรต้องทบทวนเรื่องระบบเงินเดือน
ดังนั้นการเตรียมคำถามจะได้รับคำตอบที่ชัดเจน ซึ่งเป็นสิ่งจำเป็น เนื่องจากข้อมูลจากการสัมภาษณ์จะมีส่วนช่วยในการปรับปรุงองค์กร
ไม่ควรคาดหวังคําตอบมากเกินไป
ด้านการตั้งคำถามไม่จำเป็นต้องถามคำถามทุกข้อที่มีอยู่ หากมีการ Over – Concentration ในการถามพนักงานมากเกินไป พวกเขาจะตกอยู่ในอารมณ์รุนแรงที่ยากต่อการตอบสนองและการสัมภาษณ์อาจเต็มไปด้วยความเครียด
ในกรณีที่คุณไม่ได้รับคำตอบเหมือนกับที่คุณคาดไว้คุณต้องเปลี่ยนมุมมองหรือวิธีถาม
ผู้ถามจะต้องเป็นคนกลาง
ผู้ถามไม่ได้เป็นผู้บังคับบัญชาโดยตรงของพนักงาน แต่ควรเป็นคนที่ทำงานร่วมกัน เพราะบางครั้งมีสิ่งที่ยากที่จะบอกผู้จัดการโดยตรง ดังนั้นการเข้าร่วมการสัมภาษณ์จึงถูกควบคุมโดยสมาชิกในทีมหรือผู้อาวุโสคนอื่น ๆ
ข้อมูลที่เป็นประโยชน์ที่ได้จากการ Exit Interview คือ
- สามารถรู้ถึงจุดแข็งขององค์กรจากมุมมองของพนักงาน สิ่งที่น่าพึงพอใจในขณะที่พวกเขากำลังทำงานในองค์กร สิ่งเหล่านี้มีประโยชน์มากในการเสริมสร้างวัฒนธรรมองค์กรซึ่งนำไปสู่ความก้าวหน้าของสภาพแวดล้อมในการทำงาน
- รู้จุดอ่อนขององค์กรได้ ทำความเข้าใจกับความไม่พอใจของพวกเขา เช่น องค์กรมีเวลาน้อยในการดําเนินการสถาณการณ์นี้ ดังนั้นองค์กร จึงจำเป็นต้องพัฒนาสวัสดิการพนักงานด้วยการรวบรวมข้อมูลความไม่พอใจของพนักงานนำไปสู่การปรับปรุงสภาพแวดล้อมในการทำงานอีกครั้ง
- สามารถทราบสาเหตุการออกจากงานที่แท้จริง เช่น ‘ไม่มีโอกาสในการเติบโต’, ‘รู้สึกกดดันจากหัวหน้างาน’ ซึ่งความเห็นเหล่านี้สามารถช่วยในการปรับปรุงองค์กรได้ต่อไป
2 แนวทางในการดำเนินการสัมภาษณ์
การกรอกแบบสอบถาม
เป็นการอธิบายเหตุผลของการลาออกเพื่อทดแทนการประชุม มีหลายคนรู้สึกว่าการเขียนสะดวกสบายกว่าที่จะถ่ายทอดความคิดเห็นของพวกเขาออกมาโดยตรง แต่แนวทางนี้ยังมีความผิดพลาดเพราะเหมือนแค่รวบรวมคำตอบของคำถามไว้ในแบบฟอร์ม และยากที่จะเห็นอารมณ์หรือความรู้สึกของพนักงาน
การพูดคุยแบบตัวต่อตัว
เปรียบเทียบกับคำตอบด้วยการเขียนลงในแบบสอบถาม จากนั้นใช้วิธีการแบบเผชิญหน้า face-to- face เพื่อให้ผู้ซักถามดูการแสดงออกและอารมณ์ของพนักงาน นอกจากนี้ตามคำถามพวกเขาสามารถดึงข้อมูลที่สำคัญจากการสนทนาทั่วไปโดยการสร้างบรรยากาศที่ผ่อนคลาย และสามารถเปลี่ยนคำถามได้อย่างยืดหยุ่นตามที่มา ด้วยเหตุนี้ จึงจำเป็นต้องเลือกผู้สัมภาษณ์ทีมีประสบการณ์ในการสัมภาษณ์
ขึ้นอยู่กับสถานการณ์ของพนักงานแต่ละคนว่าต้องใช้แนวทางในการสัมภาษณ์แบบไหน เราไม่ควรมานั่งวัดว่าวิธีไหนดีกว่ากัน หากไม่เหมาะก็เปลี่ยนวิธีในการสัมภาษณ์ เราควรเลือกวิธีที่เหมาะสมกับทั้งเราและพนักงาน
สรุป
ไม่ว่าจะเป็นที่ไหนการที่พนักงานลาออกจากงาน ก็เป็นสถานการณ์ที่ค่อนข้างละเอียดอ่อน การเผชิญหน้ากับพนักงานที่ลาออกอย่างจริงใจ จะทำให้สามารถได้รับคำแนะนำที่สำคัญต่อการปรับปรุงองค์กรและเสริมสร้างสภาพแวดล้อมในการทำงานให้ดีขึ้นได้
การวิเคราะห์เหตุผลว่าทำไมพนักงานถึงลาออก มีความจำเป็นมากกว่าการสรรหาพนักงานใหม่มาแทนคนเก่า และเพื่อการนั้นเราควรหาแนวทางในการแก้ไข ผมมีความยินดีถ้าองค์กรของคุณใช้บทความในการสัมภาษณ์ Exit Interview นี้เป็นข้อมูลในการอ้างอิง
