กฎ 80/20 คืออะไร ?
กฎ 80:20 หรือที่รู้จักกันในชื่อ “กฎพาเรโต” (Pareto principle) หมายถึง 80 % ของผลลัพธ์นั้นเกิดขึ้นมาจากตัวแปร 20 % หรือ การกระทำด้วยแรงเพียงน้อยนิด 20 % แต่ได้ผลมากถึง 80 % ซึ่งบางครั้งก็อาจเรียกกฎ 80 /20 ว่าเป็น law of the vital few หรือหมายถึง ส่วนเล็กๆน้อยๆ ที่สำคัญและส่งผลต่อส่วนอื่นๆเป็นจำนวนมาก ซึ่งสามารถนำไปปรับใช้ได้กับทุกๆสถานการณ์จนอาจเรียกได้ว่าเป็น “กฎครอบจักรวาล” ไม่ว่าจะเป็นเรื่องการบริหารจัดการงาน ความสัมพันธ์และการติดต่อกับผู้คน หรือแม้แต่ในเรื่องการดูแลตัวเอง เช่น การกิน การนอน การออกกำลังกาย เป็นต้น
หลักการพาเรโตเป็นหลักการที่ช่วยให้มองเห็นและจดจ่อกับสิ่งที่สำคัญจริงๆเพียงไม่กี่อย่าง สามารถใช้เวลาไปอย่างคุ้มค่ากับการพัฒนาจุดแข็งและพัฒนาทักษะและความเชี่ยวชาญในเรื่องที่สำคัญมากกว่าทุมเทเวลาที่มีไปกับการพยายามแก้ไขจุดอ่อนทั้งหมด ซึ่งเป็นเรื่องที่ไม่จำเป็น
ที่มาของกฎ 80/20 หรือหลักการพาเรโต
หลักการพาเรโตเป็นเครื่องมือทางสถิติที่ได้รับการยอมรับอย่างกว้างขวาง ซึ่งเป็นผลจากการสังเกตการณ์ของนักเศรษฐศาสตร์ชาวอิตาลี นามว่า Vilfredo Pareto เมื่อปี 1906 ว่า 80 เปอร์เซ็นต์ของรายได้ในอิตาลีมาจากประชากรจำนวน 20 เปอร์เซ็นต์ ซึ่งปรากฏว่าอัตราส่วน 80:20 นี้เป็นจริงในวงการอื่นๆด้วยเช่นกัน และยังสามารถนำมาปรับใช้กับชีวิตประจำวันได้เป็นอย่างดี
มันไม่จำเป็นว่าคุณต้องทำ 80/20 เป๊ะๆ ตามสถิติหรืออัตราส่วนดังกล่าว แค่เข้าใจว่ามันเป็นเพียง Indicators หรือตัววัดตัวหนึ่งเท่านั้น เพราะ Concept หลักๆของกฏ 80/20 ก็คือ หาส่วนเล็กๆที่ทำให้ได้ผลลัพธ์มหาศาล อาจสอดคล้องกับสำนวนไทยบ้านเราที่ว่า “ยิงปืนนนัดเดียวได้นกสองตัว”
แต่หลักการพาเรโตนั้นมักถูกเข้าใจผิดว่า หมายถึง การทำงานน้อยๆ ผลิตน้อยๆ และใช้เวลาน้อยๆ เพราะผลลัพธ์ที่ได้จากการทำน้อยๆไว้ก่อนโดยไม่ได้วางแผนการทำงาน ก็อาจจะได้งานออกมาที่มีข้อผิดพลาดมากขึ้น และสุดท้ายต้องเสียเวลามากกว่า 80 % ไปกับการแก้ไข จริงๆแล้วหลักการพาเรโต หมายถึงทำงานอย่างฉลาดเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีและมีประสิทธิภาพ เพื่อจะได้เหลือเวลาไว้ไปทำอย่างอื่นที่มีประโยชน์
กฎ 80/20 มีความสำคัญอย่างไร ?
สิ่งที่สำคัญที่สุดของหลักการ 80/20 ก็คือ ความสามารถในการวางเป้าหมายและทำให้ได้ แต่ขั้นตอนในการทำนี่แหละคือสิ่งที่สำคัญ ว่าจะทำอย่างไรที่ไม่ต้องทำถึง 100 % หรือ 80 % แต่ผลลัพธ์ที่ได้นั้นได้มากถึง 80-100 % ซึ่งวิธีการที่ว่าก็คือ 20% ของการทำงานนั่นเอง
“การวางแผนจึงเป็นสิ่งสำคัญมากสำหรับหลักการ 80/20 “
เรียนรู้การใช้หลักการ 80/20 เพื่อเพิ่มกำไรในองค์กร เพื่อใช้เวลาอย่างถูกต้องและมีคุณค่าในทีม ทำความเข้าใจว่าอะไรคือสิ่งที่สำคัญจริงๆ อะไรคือสิ่งจำเป็นในตอนนี้ และเป้าหมายที่แท้จริงขององค์กรคืออะไร
ตัวอย่างหลักการพาเรโตที่มักจะเกิดขึ้นบ่อยๆ
- 80% ของปัญหามาจากโปรเจกต์เล็กๆน้อยที่ไม่สำคัญเพียง 20%
- 90% ของคำบ่นและคำวิจารณ์มาจาก 10% ของผู้ใช้งานจริง
- 80% ของโครงการที่สำเร็จแล้วมาจาก 20% ของความพยายามในตอนแรก
- 85% ของข้อมูลที่สำคัญมาจากแหล่งข้อมูลเพียง 15% ไม่กี่แหล่งเท่านั้น
และนี่คือเหตุผลว่าเราควรจะโฟกัสที่ 20 % ไม่ใช่ 80 % เพราะเราไม่มีเวลามากพอที่จะทำทุกอย่าง แต่เราควรเลือกทำบางอย่างที่สำคัญจริงๆ และทำให้ได้ผลลัพธ์เพิ่มขึ้น ซึ่ง กฎ 80/20 นี้จะช่วยจัดลำดับความสำคัญของสิ่งต่างๆ และทำให้เราเลือกทุ่มเทและโฟกัสกับงานได้อย่างถูกจุด
ประโยชน์ของการใช้หลักการพาเรโต
- ระบุงานที่สำคัญจริงๆที่ควรทำก่อนเป็นอันดับแรก
- งานไหนที่ให้ผลตอบแทนและผลลัพธ์ที่คุ่มค่ามากที่สุด
- วางแผนการทำงาน หาวิธีหรือกระบวนการทำงานที่สามารถลดบางขั้นตอนที่ไม่จำเป็นออกไป
- สร้างแผนการทำงานที่ทำให้ได้ใช้เวลาไปอย่างคุ้มค่า ได้โฟกัสงานที่จำเป็น และไม่เสียเวลาทำงานที่ไม่ก่อให้เกิดประโยชน์หรือผลลัพธ์มากเท่าที่ควร
6 แนวทางในการนำกฎ 80/20 (หลักการพาเรโต) ไปใช้ในองค์กรของคุณ
1. โฟกัสงานที่ส่งผลต่อผลลัพธ์ที่ต้องการมากที่สุด แล้วทำมันเป็นอย่างแรก
ในองค์กรไม่ว่าจะใหญ่หรือเล็ก ก็ล้วนเต็มไปด้วยแผนการทำงาน เป้าหมายองค์กรที่ต้องการไปให้ถึง แต่บางครั้งเป้าหมายที่ตั้งไว้นั้นดูเหมือนจะอยู่ไกลความเป็นจริง เต็มไปด้วยงานแทรก และไม่รู้ว่างานไหนหรือกิจกรรมใดที่ทำให้ไปถึงเป้าหมายช้า คนในบริษัทต้องถามตัวเองให้ได้ว่างานที่กำลังทำอยู่นี้มันส่งผลลัพธ์ต่อเป้าหมายองค์กรมากแค่ไหน แล้วอะไรคือผลลัพธ์ที่ต้องการมากที่สุด เพื่อนำไปตัดสินใจในเรื่องสำคัญๆ วิธีนี้จะทำให้ได้โฟกัสกับงานที่สำคัญจริงๆ และเป็นงานที่ทำให้ไปถึงเป้าหมายได้เร็วขึ้น ช่วยส่งผลให้โปรเจกต์ที่กำลังทำเดินไปข้างหน้าได้อย่างรวดเร็ว โดยไม่ต้องเสียเวลาไปกับงานอื่นๆที่ไม่ได้ส่งผลต่อโปรเจกต์ที่กำลังทำมากนัก และอาจทำให้เสียเวลายิ่งกว่าเดิม
2. หาให้เจอว่ามีความสัมพันธ์ทางธุรกิจใด ที่ส่งผลให้องค์กรของคุณไปข้างหน้าได้ไกลกว่าเดิม
บางครั้งองค์กรก็ต้องรักษาความสัมพันธ์ทางธุรกิจ เพื่อว่าในอนาคตองค์กรของคุณอาจจำเป็นที่จะต้องการความช่วยเหลือ หรือเครือข่ายความสัมพันธ์ที่ทำให้การดำเนินงานง่ายและสะดวกขึ้น แต่หากองค์กรของคุณรักษาความสัมพันธ์ไปกับทุกๆคน นั่นอาจเป็นการเสียทั้งกำลังกาย กำลังคน และเวลาไปอย่างเปล่าประโยชน์ได้ หากความสัมพันธ์ทางธุรกิจนั้นไม่ได้ช่วยให้ผลกำไรขององค์กรงอกเงย เพราะจริงๆแล้วมีเพียง 20% ของความสัมพันธ์ทางธุรกิจเท่านั้นที่ส่งผลต่อองค์กรของคุณ หรือที่ทำให้องค์กรก้าวหน้าได้จริงๆ ฉะนั้นใช้เวลาในการโฟกัสเครือข่ายความสัมพันธ์ทางธุรกิจที่สำคัญต่อองค์กรของคุณ ที่ทำให้องค์กรเติบโตและก้าวหน้าและเพื่อประหยัดงบประมาณและเวลาไปกับสิ่งที่สำคัญจริงๆ
3. อะไรที่ทำให้งานไม่เดิน : กำจัดสิ่งรบกวน 20% เพื่อโฟกัสกับงาน 80 %
ปัญหาที่ไม่ว่าจะองค์กรเล็กหรือองค์กรใหญ่ต้องเจอก็คือ พนักงานทำงานไม่ทัน บางขั้นตอนชะงักกะทันหัน หรือต้องมารีบทำตอน Deadline ใกล้จะมาถึง เสียเวลาไปเป็นจำนวนมากกับโครงการใหญ่ๆแต่ต้องมารีบทำตอนท้ายๆ ส่งผลให้ผลลัพธ์ของงานบางครั้งก็ออกมาไม่มีประสิทธิภาพเท่าที่ควร ปัญหาที่เกิดขึ้นนั้นอาจจะมาจากการเสียสมาธิไปกับสิ่งรบกวนในที่ทำงาน ซึ่งแน่นอนว่าเราไม่สามารถควบคุมเองได้ทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็น เสียงพูดคุยเล็กๆน้อยในที่ทำงาน พนักงานที่เดินผ่านไปมาระหว่างโต๊ะทำงาน เสียงโทรศัพท์โทรเข้าโทรออก อุณหภูมิแอร์ในที่ทำงานที่หนาวมาก หรืออาจจะเป็นสถานการณ์ที่พนักงานพบเจอ กำลังอยู่ในช่วงที่สภาพจิตใจไม่ดี เป็นต้น ลองจดรายการสิ่งที่รบกวนการทำงานหรือทำให้เสียสมาธิ แล้วดูว่าอะไรคือ 20% ของทั้งหมดที่ส่งผลต่อการทำงานของพนักงานมากที่สุด กำจัดสิ่งรบกวนนั้นเพื่อให้พนักงานได้โฟกัสกับเรื่องที่สำคัญจริงๆ
4. ไม่ต้องมีเป้าหมายเยอะ มีแค่เป้าหมายเดียวแล้วบรรลุเป้าหมายนั้นให้ได้
เพราะการมีเป้าหมายเยอะทำให้ไม่สามารถแยกแยะได้ว่าอะไรคือเป้าหมายที่สำคัญจริงๆ เพราะทุกอย่างดูเหมือนจะสำคัญหมด แล้วเมื่อถึงขั้นตอนในการโฟกัสก็ไม่รู้ว่าจะต้องโฟกัสที่อะไรก่อน แบบนี้จะทำให้งานทุกงานไม่เสร็จและพอกพูนจนกลายเป็นงานค้างได้ สิ่งที่ควรทำก็คือตั้งเป้าหมายระยะใกล้ก่อน ซึ่งอาจเป็นเพียง 20% ของสิ่งที่สำคัญทั้งหมด แล้วโฟกัสและให้ความสนใจไปกับเป้าหมายเดียวนี้ โดยอาจจะกำหนดระยะเวลาที่ชัดเจนในการทำเพื่อให้การบรรลุเป้าหมายสำเร็จได้ง่ายขึ้น
5. เวลาในการทำงานก็สำคัญ : หาให้เจอว่างานอะไรที่ใช้เวลาไปกับมันเยอะ
บางครั้งงานที่ใช้เวลาเยอะแต่กลับไม่ได้ส่งผลต่อความ Productive มากเท่าที่ควร เพราะงานนั้นอาจไม่ใช่งานที่สำคัญ เช่น ใช้เวลามากกว่า 1 ชั่วโมงในการตอบทุกอีเมลล์แทนที่จะใช้เวลาเพียง 20 นาทีในการเจรจาหารือกับลูกค้าหรือที่ปรึกษา สิ่งที่ควรทำคือแจกแจงรายการสิ่งที่ต้องทำ ว่าอะไรที่ส่งผลต่อเป้าหมายองค์กร อะไรที่ส่งผลต่อความ Productive แล้วดูว่างานไหนที่ใช้เวลาไปกับมันมากที่สุด คิดเป็นกี่เปอร์เซ็นต์เพื่อให้เห็นภาพรวมที่ชัดเจน และตัดสินใจว่าจะทุ่มเทให้กับงานอะไรก่อน
6. งานที่ไม่ถนัด อย่าลังเลที่จะมองหาความช่วยเหลือ
เป็นไปไม่ได้ที่คนเพียงคนเดียวจะถนัดทุกอย่าง และเป็นไปไม่ได้เช่นกันที่งานหนึ่งงานจะสำเร็จได้ด้วยคนเพียงคนเดียว เพราะในหนึ่งทีมย่อมประกอบไปด้วยคนหลากหลายทักษะ แต่ละคนก็มีจุดแข็งหรือความถนัดที่ไม่เหมือนกัน เพราะฉะนั้นเมื่อต้องทำงานร่วมกันเป็นทีม ไม่จำเป็นว่าต้องรับทุกอย่างมาไว้ที่ตัวคนเดียว เพราะจะยิ่งทำให้งานเสร็จช้า และเป็นการใช้เวลาและพละกำลังไปมากกว่า 80% แต่ผลลัพธ์หรือประสิทธิภาพอาจจะไม่ดี โดยเฉพาะหากเป็นงานเร่งด่วนจะยิ่งส่งผลให้งานนั้นเกิดข้อผิดพลาดได้ง่ายขึ้นด้วยหากรับผิดชอบเพียงคนเดียว เพราะฉะนั้นหากเป็นงานที่ไม่ถนัดอย่าลังเลที่จะมองหาความช่วยเหลือจากคนที่ถนัดหรือมีเวลามากกว่า โดยแจกจ่ายงานตามความเหมาะสมและความถนัดของแต่ละคน เพราะการร่วมมือกันนั้นส่งผลให้งานเสร็จไวขึ้นและลดข้อผิดพลาดที่อาจจะเกิดขึ้นได้มากกว่า วิธีนี้จะทำให้งานเดินไปข้างหน้าได้เร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วย
บทสรุป
กฎ 80/20 หรือหลักการพาเรโตนี้ประโยชน์สำหรับการจัดการงานและต้องการมองหาส่วนที่สำคัญที่สุดสำหรับองค์กร เพื่อมุ่งเป้าหมายและทุ่มเทเวลาไปอย่างเหมาะสม และเพื่อผลลัพธ์ที่ดีมีประสิทธิภาพ หลักการนี้สามารถนำไปประยุกต์ใช้ได้แทบทุกวงการ และเป็นประโยชน์มากสำหรับผู้ที่ต้องการเพิ่มเวลาให้กับตัวเองมากขึ้น เพื่อใช้เวลาไปอย่างคุ้มค่า และลดงานที่ไม่จำเป็นหรือสิ่งรบกวนที่ส่งผลต่องานหลักที่สำคัญ เพื่อสุดท้ายแล้วจะเหลือเพียงแก่นที่สำคัญจริงๆ ซึ่งเป็นเพียง 20% ที่ส่งผลมากที่สุด สำหรับผู้ที่สามารถพบ “ส่วนเล็กๆน้อยๆที่สำคัญที่สุดแต่ส่งผลต่อส่วนอื่นๆอีกเป็นจำนวนมาก” ย่อมมีเวลามากกว่า มีคุณภาพชีวิตที่ดีกว่า และมีความเครียดน้อยกว่าด้วยเช่นกัน
