Agile สำคัญอย่างไรกับงาน HR?

ความนิยมของหลักการ Agile เริ่มเกิดขึ้นเมื่อประมาณไม่กี่ปีมานี้ โดยผลสำรวจจาก Deloitte พบว่า 79% ของผู้บริหารทั่วโลกให้ความสำคัญกับ Agile เป็นอย่างมาก ซึ่งในอนาคตจะมาเป็นเครื่องมือในการบริหารผลงานขององค์กร และในปัจจุบันก็เพิ่มความนิยมในหมู่คนทำงานมากขึ้นไปอีก ไม่เว้นแม้แต่วงการทรัพยากรบุคคลหรือ HR

หากยังสงสัยว่า Agile คืออะไรกันแน่ แล้วสำคัญกับ HR อย่างไร เราจะอธิบายให้รู้จักและเข้าใจ Agile HR กันต่อไป

Agile คืออะไร?

คำว่า Agile หลายคนอาจจะเคยได้ยินผ่านหูผ่านตามาบ้าง เพราะเป็นคำใหม่ที่กำลังอยู่ในเทรนด์การทำงานยุคปัจจุบัน จุดเริ่มต้นเกิดจากธุรกิจทางด้านซอฟต์แวร์ที่ต้องการความถูกต้องรวดเร็ว ตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้ทันเวลา จึงเกิดวิธีการและลักษณะในการบริหารจัดการเพื่อการพัฒนาซอฟต์แวร์ขึ้น 

แนวคิดหลัก ๆ ของ Agile คือเน้นการพัฒนาให้รวดเร็วที่สุด เน้นการตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงที่เข้ามาได้อย่างรวดเร็ว เน้นความยืดหยุ่นและการเปลี่ยนแปลงได้อย่างรวดเร็ว เนื่องจากในการพัฒนาซอฟต์แวร์จะต้องมีความรวดเร็วทันท่วงที แถมยังต้องตอบสนองความต้องการของลูกค้าที่เปลี่ยนแปลงไปอย่างเร็วมากเช่นกันให้ทัน ดังนั้นแนวทางในการบริหารจัดการก็จะต้องเร็วแบบทันท่วงทีด้วย

หากซอฟต์แวร์กำลังกลืนกินโลก แสดงว่า Agile ก็กำลังกลืนกินโลกของซอฟต์แวร์อยู่เหมือนกัน แม้ว่าในตอนแรก Agile จะได้รับการออกแบบมาเพื่อปรับปรุงการตอบสนองของทีมพัฒนาซอฟต์แวร์ แต่เมื่อเร็ว ๆ นี้ Agile ได้กลายเป็นโมเดลที่ใช้กันอย่างแพร่หลายในด้านการทำงานเป็นทีม

ซึ่งบริษัทขนาดใหญ่และขนาดเล็กในอุตสาหกรรมและภาคส่วนต่าง ๆ ก็นำไปใช้กันมากมายเพื่อเพิ่มประสิทธิผลและประสิทธิภาพของทีมอย่างต่อเนื่อง รวมไปถึงวงการทรัพยากรบุคคลหรือ HR

Agile คำสำคัญของยุค และกระบวนการทำงานแห่งอนาคต

Agile HR คืออะไร?

Agile HR คือวิธีการทำงานที่รวดเร็ว ยืดหยุ่น ซึ่งมีลูกค้า (ผู้บริหารและพนักงานในองค์กร) เป็นศูนย์กลางของการทำงานในแง่มุมของ HR ซึ่งต่างจากการทำงานแบบเดิมที่ HR Program หรือ Initiative จะถูกออกแบบจากผู้บริหาร 

จากแค่ก่อนที่ Agile ใช้กันในด้าน Software Development เพียงอย่างเดียว ในช่วงหลังจนถึงปัจจุบันก็ไม่ได้ยุ่งเกี่ยวกับแค่ในเรื่องเชิงเทคนิคอีกต่อไป แต่ตัว Agile นี้ยังสามารถนำเอาหลักคิดมาประยุกต์ใช้กับงาน HR ได้อีกด้วย เพราะการเพิ่มความเร็วและความคล่องตัวให้กับการบริหารจัดการงานต่าง ๆ ก็สำคัญ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในด้าน HR ซึ่งสำคัญมากกับโลกยุคโลกาภิวัตน์ในปัจจุบันที่ทุกอย่างเปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็ว

ดังนั้น Agile HR ก็คือการนำหลักการของ Agile มาใช้ในงานของ HR เพื่อสร้างความรวดเร็วในภาคส่วนต่าง ๆ เช่น เรื่องที่ HR จะต้องตอบสนองความต้องการของลูกค้า ซึ่งลูกค้าของ HR ก็คือผู้บริหารและหน่วยงานอื่น ๆ ในองค์กรในเรื่องของการบริหารคนให้ได้อย่างรวดเร็วและทันท่วงที 

Agile HR: ทำไม Agile ถึงสำคัญกับ HR

เพราะการทำงานแบบเดิม ๆ ไม่สามารถปรับตัวให้ทันสำหรับการเปลี่ยนแปลงในยุคดิจิทัลที่ทุกอย่างมีความรวดเร็ว ดังนั้นแทบจะเป็นไปไม่ได้เลยที่องค์กรจะตอบโจทย์ธุรกิจในปัจจุบันได้ดีขึ้นโดยที่ไม่นำแนวคิดเรื่อง Agile เข้ามาประยุกต์ใช้ในองค์กร โดยเฉพาะอย่างยิ่งฝ่าย HR ที่จะต้องดูแลจัดการและบริหารทรัพยากรบุคคลในองค์กร การนำ Agile มาใช้กับงาน HR ซึ่งทำให้ระบบการทำงานของ HR เปลี่ยนไปในทางที่ดี สะดวก และรวดเร็วขึ้นจากเดิมมีดังนี้

• ไม่เน้นความสำคัญของเอกสารต่าง ๆ: เน้นความรวดเร็วโดยลดการใช้เอกสาร ไม่ต้องมาคอยหาเอกสารให้เสียเวลา เพราะจะทำให้ตอบสนององค์กรได้ช้าลง เพราะ HR ต้องมีการดำเนินการได้อย่างทันท่วงที ไม่ต้องคอยขอเอกสารและอนุมัติตามขั้นตอนแบบที่ผ่านมา
• ยอมรับในความต้องการขององค์กรที่เปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็ว: แนวคิด Agile จะเป็นแนวคิดที่ต้องเปิดรับอย่างเป็นธรรมชาติว่าความต้องการของลูกค้านั้นสามารถเปลี่ยนแปลงไปได้อย่างรวดเร็ว เนื่องสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงไป ดังนั้นคนทำงานจึงต้องไม่ยึดติดกับแนวทางและระบบการทำงานแบบเดิม ๆ
• ลงมือทำทันที: แนวคิดนี้จะเน้นไปที่การลงมือทำทันที แต่ไม่ได้แปลว่าจะไม่มีการวางแผนงาน เพียงแต่จะมุ่งไปที่เรื่องของการลงมือทำ แก้ไขปัญหาทันที ไม่ใช่การนั่งประชุมและวางแผนจนงานไม่เดิน ดังนั้นวิธีการคือต้องเริ่มลงมือทำ เมื่อผิดก็จะแก้ไข ณ ตอนนั้น โดยปรับวิธีการ ปรับแนวทางได้ในทันทีที่รู้ตัวว่ามาผิดทาง
• เน้นการทำงานเป็นทีมที่ประสานความต่างได้อย่างลงตัว: การทำงานแบบ Agile นั้น เน้นการมีปฏิสัมพันธ์ระหว่างคนในทีมงานมากกว่าที่จะเน้นไปที่กระบวนการ โดยจะใช้วิธีแบบใครเจอปัญหาก่อนก็ลงมือแก้ก่อน ไม่ต้องมีการแบ่งห้องแยกกันไปในแต่ละฝ่าย แต่จะอยู่รวมกันทั้งหมด และเน้นไปที่การแก้ไขปัญหาให้ได้อย่างรวดเร็วมากยิ่งขึ้น

  แนะนำหนังสือ Agile HR ที่ควรอ่าน

  • Agile HR: Deliver Value in a Changing World of Work

  เล่มนี้เป็นหนังสือที่คนที่สนใจปรัชญา Agile HR ต้องอ่านและห้ามพลาด นอกจากนี้ยังเหมาะกับคนที่อยากพัฒนาแบบก้าวกระโดดในด้านการทำงาน ก้าวข้ามผ่านการทำงานแบบเดิม ๆ เป็นหนังสือที่สร้างแรงบันดาลใจให้ผู้อ่านได้สร้างวัฒนธรรมองค์กรแบบ Agile ขึ้นมา

  • Agile People: A Radical Approach for HR & Managers

  Pia-Maria Toren ผู้เขียนหนังสือเล่มนี้คือผู้เชี่ยวชาญด้าน HR และหลักการ Agile ซึ่งจะมาช่วยให้คนอ่านเข้าใบอย่างถ่องแท้ถึงการนำหลักการ Agile มาใช้ในงาน HR หนังสือเล่มนี้จะเป็นคู่มือที่อธิบายทั้งทฤษฎีและการใช้งานจริงที่อยู่เบื้องหลังการทำงานของ Agile 

3 หลักสำคัญ ของ Agile HR

องค์ประกอบ 3 ประการสำคัญที่กำลังจะกล่าวถึงต่อไปนี้คือกรอบที่จะช่วยวางพื้นฐานของการสร้าง Agile HR แบบยั่งยืน 

การสร้างขีดความสามารถ (Capability) และ จัดหาเครื่องมือ (Toolbox)

ที่สนับสนุนการทำงานของ HR ให้สามารถเข้าถึงได้ตลอดเวลา โดยเฉพาะอย่างยิ่ง เครื่องมือในการจัดการและบริหารโครงการหรือการบริหารจัดการคน

การจัดองค์กร และ ระบบที่เอื้อต่อการหมุนเวียนทีม

ซึ่งต้องครอบคลุมตั้งแต่การจัดองค์กรแบบราบ (Flat Organization) และแบบแมทริกซ์ (Matrix Organization)  การส่งเสริมให้เกิดการตัดสินใจ ตลอดจนระบบประเมินผลงาน ระบบการให้รางวัลและชมเชย ระบบความก้าวหน้าในสายอาชีพ เป็นต้น นอกจากนี้ แพลตฟอร์มสำหรับการบริหารตลาดแรงงานภายในจะเริ่มมีความจำเป็นเพิ่มมากขึ้น

วัฒนธรรมองค์กรที่สนับสนุนแนวคิด Agile

ได้แก่ การคิดแบบมีลูกค้าเป็นศูนย์กลาง การทำงานที่มุ่งเน้นการทดลอง การคิดพัฒนาปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง การกล้าทำสิ่งใหม่ และเรียนรู้จากความผิดพลาด เป็นต้น วัฒนธรรมองค์กรที่ดีจะต้องมีความเป็นเนื้อเดียวกับค่านิยมองค์กรและพฤติกรรมของผู้นำในองค์กร

Agile คือ Mindset ไม่ใช่กระบวนการ : เข้าใจแนวคิด Agile ให้มากขึ้นเพื่อนำไปปรับใช้ให้เหมาะกับองค์กร

HR จะทำยังไง ให้ทั้งองค์กรมีแนวคิด Agile

แม้ว่าในปัจจุบันนี้ Agile จะได้รับความสนใจจาก HR เพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง แต่หลายคนก็ยังมีการตั้งคำถามเสมอว่า HR จะนำแนวคิด Agile มาใช้จริงอย่างไรได้บ้าง การเป็น Agile HR จำเป็นต้องอบรมทุกคนให้เข้าใจหลักการ และสามารถใช้ เทคนิคอย่าง SCRUM ได้แบบคล่องแคล่วหรือเปล่า ต่อมาก็มีคำถามอีกว่าการนำแนวคิด Agile มาใช้จะเหมาะสมกับลักษณะงานของ HR ที่มีรอบการทำงานแบบรอบปีจริงหรือ

ดร.เอก อะยะวงศ์ กรรมการผู้จัดการ บริษัท เมอร์เซอร์ (ประเทศไทย) จำกัด ได้บรรยายเกี่ยวกับเรื่องนี้ไว้ในงาน Thailand HR Day 2018 และได้กล่าวถึงกล่าวถึงมิติที่ HR ควรตระหนักถึงในการสร้าง HR Transformation ที่แนวคิด Agile ในองค์กรไว้อย่างน่าสนใจ 4 ประการ ดังนี้

HR Processes and policies

HR ควรยึดถือไว้ว่าการทำ Agile นั้น ต้องขับเคลื่อนด้วยกระบวนการ (Process) เป็นสำคัญ ดังนั้นจึงต้องพิจารณาว่า Process ของเราชัดเจนแล้วหรือไม่ หรือจริง ๆ แล้วเรายังใช้ระบบ Hierarchical หรือ Top-Down Approach แฝงอยู่ในองค์กรอยู่หรือไม่ 

New HR Organization Structure and Operating Model

เราต้องประเมินดูว่าโครงสร้างองค์กรของเราทุกวันนี้ยังเป็นแบบ Traditional หรือ Silo อยู่หรือไม่ เรายังใช้โมเดลแบบ One Size Fits All อยู่หรือไม่ 

New HR Digital Tool

เรามีเทคโนโลยีที่พร้อมให้คนในองค์กรใช้งานได้หรือไม่ เรายังทำงานกันบน Spreadsheets อยู่หรือไม่ หรือสามารถทำงานร่วมกันผ่าน Virtual ได้หรือไม่ 

Evolved roles and skills

เราต้องประเมินดูว่าทักษะอะไรที่เป็นทักษะเชิงกลยุทธ์ (Strategic Skills) ที่จำเป็นในการทำงาน หากไม่มีเราต้องทำการฝึกฝน (Reskill) ตัวเองให้ได้ก่อน HR ต้องเปลี่ยนแปลงตัวเองจาก HR Operational ไปเป็น True strategic HR Business Partners 

คู่มือการทำ Scrum สำหรับ HR ภาคภาษาไทยฉบับสมบูรณ์

บทสรุป

ในโลกปัจจุบันที่เปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็ว และเน้นความรวดเร็วในทุกย่างก้าวของชีวิต ดังนั้นทุกภาคส่วนจึงต้องพยายามที่จะปรับเปลี่ยนตัวเองให้เข้ากับการทำงานในโลกยุคปัจจุบัน และยิ่งโดยเฉพาะ HR ที่จะต้องทำงานกับคนเป็นหลัก หลายอย่างรอไม่ได้ การนำ Agile มาใช้ในงาน HR จึงมีความสำคัญและผู้นำด้าน HR ในแต่ละองค์กรก็ควรจะสนับสนุน เพื่อการพัฒนาอย่างยั่งยืนขององค์กร