ต้อนรับและดูแลพนักงานใหม่ด้วย On-boarding

คนที่มาใหม่เข้ากับบริษัทไม่ได้ พวกเขาไม่สามารถแสดงความสามารถได้ดีพอ ทำงานได้ไม่กี่วันก็ลาออกซะแล้ว

เชื่อว่าฝ่ายบุคคลหลายๆ คนคงมีปัญหาที่แก้ไม่ตกเหล่านี้กวนใจอยู่ไม่น้อยเลย

เพราะอะไรพนักงานที่เข้ามาใหม่ถึงมาทำงานได้ไม่นานก็ลาออกไป เพราะอะไรพวกเขาถึงเข้ากับที่ทำงานใหม่ไม่ได้ คำตอบคือ เพราะพวกเขารู้สึกไม่ประทับใจในการทำงานวันแรก นั้นเอง

บริษัทหลายๆ แห่งพยายามที่จะค้นหาบุคลากรที่เข้ากับองค์กรเสียทั้งเวลาและค่าใช้จ่าย แต่เมื่อได้บุคลากรคนนั้นมา ก็ดูแลเขาได้ไม่ดี แต่ไม่ใช่ว่าจะไม่มีแนวทางในการดูแลพวกเขาเลย

วันนี้เราจึงอยากแนะนำให้รู้จักกับ On-boarding กันครับ

ความหมายของ On-boarding

On-boarding คือ

On-boarding คือ หนึ่งในโปรแกรมอบรมและพัฒนาพนักงาน โดยจะเป็นโปรแกรมที่ช่วยดูแลพนักงานใหม่ ให้ปรับตัวเข้ากับสภาพแวดล้อมของที่ทำงานใหม่ ทำความรู้จักกับวัฒนธรรมขององค์กร การทำงาน ตลอดจนหัวหน้าและเพื่อนร่วมงาน ทำให้พวกเขาสามารถปรับตัวเข้ากับองค์กรได้เร็วขึ้น และทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพพร้อมมีส่วนร่วม และทุ่มเทการทำงานให้กับองค์กร และพัฒนาศักยภาพได้อย่างยั่งยืน

หลายๆ คนอาจมีความสับสนระหว่าง On-boarding และ Orientation ทั้งสองอย่างมีความแตกต่างกัน ดังนี้

Orientation หรือ การปฐมนิเทศพนักงานใหม่ มีความจำเป็นต้องทำเป็นงานเอกสาร โดยที่ต้องจัดการโปรแกรมให้เสร็จตามเวลาที่กำหนด หรือก่อนการรับพนักงานใหม่

ส่วน On-boarding เป็นกระบวนการที่ครอบคลุมเกี่ยวข้องกับการจัดการเรื่องของพนักงาน นอกเหนือจากการปฐมนิเทศ และส่วนใหญ่มีระยะเวลา 12 เดือน ในการทำงาน หรืออาจไม่มีรูปแบบที่ตายตัวว่าต้องทำอย่างไรบ้าง และใช้ระยะเวลาเท่าไหร่ แต่เน้นไปที่ความเหมาะสมของแต่ละองค์กรมากกว่า

ซึ่งองค์กรส่วนใหญ่คงได้เริ่มนำ On-boarding เข้าไปปรับใช้กันบ้างแล้ว และหลายๆ คนคงคุ้นเคยกับ On-boarding ด้วยวิธีการที่แตกต่างกันไปตามแนวทางของแต่ละองค์กร เช่น การปฐมนิเทศของเข้าทำงานในองค์กรใหญ่ การแนะนำสั้นๆ ที่อาจไม่เป็นทางการนักหากองค์กรนั้นมีสมาชิกไม่กี่คน เป็นต้น

วัตถุประสงค์ของ On-boarding

คือการเป็นโปรแกรมที่ทำให้ผู้รับผิดชอบได้ทำความเข้าใจความสำคัญของการดูแลและพัฒนาพนักงานใหม่ได้เติบโตไปพร้อมๆ กับความก้าวหน้าขององค์กร สรรหาแนวทางในการเตรียมความพร้อมให้พนักงาน ก่อนที่จะเริ่มงานใหม่ และสามารถดำเนินการต่างๆ ไปได้อย่างเป็นระบบ และมีประสิทธิภาพ เพื่อจูงใจและแก้ปัญหาการลาออกของพนักงาน

ข้อดีของ On-boarding

ข้อดีของ On-boarding สามารถแบ่งได้ดังนี้

ข้อดีสำหรับองค์กร

ในประเทศไทยอัตราการลาออกของคนไทยสูงมากในแต่ละปี จากข้อมูลผู้ประกันตนปี 2560 พบคนไทยลาออกจากงานเดือนละมากกว่าหนึ่งแสนคน ซึ่งสาเหตุนั้นมีหลากหลายแตกต่างกันไป แต่ไม่ว่าจะมีสาเหตุอะไร ก็ส่งผลเสียให้องค์กรอยู่ดี

ด้วยการนำโปรแกรม On-boarding เข้ามาปรับใช้ จะทำให้องค์กรสามารถหาวิธีการที่จะทำให้บุคลากรในองค์กรเรียนรู้งาน เข้าใจบทบาทหน้าที่ กระบวนการทำงานที่ตนต้องรับผิดชอบได้เร็วขึ้น ลดปัญหาการลาออกของพนักงาน

และยังทำให้สามารถรักษาพนักงานให้อยู่กับองค์กรได้นานมากขึ้น เพราะทำให้พวกเขามองเห็นเส้นทางในสายงานที่สามารถเติบโตก้าวหน้าไปได้ภายใต้การทำงานอยู่ในองค์กรนี้ นอกจากนั้นยังสามารถลดค่าใช้จ่ายในการสรรหาบุคลากรคนใหม่ได้อีกด้วย

ข้อดีสำหรับพนักงาน

ข้อดีของ On-boarding ต่อพนักงานคือ ทำให้พนักงานที่เพิ่งเข้ามาทำงานในวันแรก ไม่รู้สึกกระวนกระวาย การได้รับการต้อนรับเป็นอย่างดีทำให้พนักงานสามารถไว้วางใจในทีม ไม่เกิดอาการประหม่า เมื่อต้องอยู่กับเพื่อนร่ววมงานและหัวหน้าคนใหม่

ส่วนการพัฒนา ฝึกอบรม การเตรียมความพร้อมให้กับพนักงาน และการสอนงานที่มีความชัดเจนและมีประสิทธิภาพ จะทำให้พนักงานรู้สึกว่าได้รับการดูแล พนักงานจะรู้ว่าตนเองต้องทำงานอะไรบ้าง และควรทำอย่างไร

พวกเขาจะได้เรียนรู้วิธีการทำงานและวัฒนธรรมขององค์กร รู้สึกเป็นหนึ่งเดียวับองค์กรมากขึ้น รับรู้ได้ว่าศักยภาพของตัวเองเป็นที่ต้องการ และสามารถที่จะแสดงฝีมือ ทุ่มเททำงานให้กับองค์กรนี้ได้ ทำให้เขาอยากจะทำงานให้ดีขึ้น สร้างแรงจูงใจในการทำงาน เพิ่ม Engagement ให้มากขึ้น

อุปสรรคทั้งห้าอย่างของ On-boarding

ก่อนที่ฝ่ายบุคคลจะเริ่มหาแนวทางสำหรับ On-boarding ต้องรู้ก่อนว่ามีอุปสรรคอะไรบ้างที่คุณต้องแก้ไขและผ่านมันไปให้ได้

และอุปสรรคที่เราจะพูดถึงต่อไปนี้ หากคุณสามารถก้าวผ่านไปได้ จะทำให้คุณสร้างแนวทางสำหรับ On-boarding ได้อย่างมีประสิทธิภาพแน่นอน

การเตรียมความพร้อม

การเตรียมความพร้อม เป็นขั้นตอนสำคัญไม่ว่าคุณจะลงมือทำอะไร

ในการทำงานก็เช่นกัน จากผลแบบสอบถามของบริษัทหนึ่ง พบว่าพนักงานใหม่ที่มี Performance ในการทำงานสูง มากกว่า 80% มักจะพูดคุยกับฝ่ายบุคคลตั้งแต่ก่อนเข้ามาเริ่มงานที่บริษัท ในขณะที่พนักงานที่มี Performance ระดับปานกลางลงไปเกือบครึ่ง ไม่เคยมีการพูดคุยกับฝ่ายบุคคลเลย

และจากการสำรวจภายในองค์กรของ Google พบว่า หากมีการเตรียมพร้อมต้อนรับพนักงานใหม่ให้ดีตั้งแต่วันเริ่มงาน ผลที่ได้คือ Performance ของสามเดือนหลังจากการเข้าทำงานดีขึ้น 30%

เพราะฉะนั้นการเตรียมความพร้อมตั้งแต่ก่อนพนักงานเข้ามาเริ่มงานในบริษัท ทั้งการเตรียมเอกสารที่จำเป็น, E-mail หรือนามบัตร ให้พร้อมจะทำให้บริษัทดูดีขึ้น

และถ้าสามารถแนะนำพนักงานคนใหม่ให้พบกับเพื่อนร่วมงาน รุ่นพี่และหัวหน้าของเขาก่อนเริ่มงานได้ จะทำให้คนที่มาใหม่ลดอาการประหม่าลง การทำงานจะมีประสิทธิภาพสูงขึ้น เพราะเขารู้สึกว่ามีคนคุ้นหน้าคุ้นตาอยู่ด้วยนั้นเอง

ความสัมพันธ์ระหว่างพนักงาน

ความสัมพันธ์ระหว่างพนักงานคงเป็นอีกหนึ่งสาเหตุหลักที่ทำให้พนักงานลาออกจากองค์กรไป

โดยเฉพาะกับพนักงานที่เพิ่งเข้ามาใหม่ พวกเขาจะมีความกังวลในเรื่องความสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงานมากที่สุด

การจะทำให้พวกเขาคลายความกังวลเหล่านี้ออกไปได้นั้น องค์กรสามารถทำได้โดยการจัดโปรแกรมให้มีพี่รหัส หรือมีคนที่จะคอยเป็นที่ปรึกษาให้คำแนะนำกับพนักงานใหม่ได้

โปรแกรมเช่นนี้จะทำให้ผู้ที่มาใหม่ ที่ยังไม่รู้ว่าจะวางตัวอย่างไรดี มีปัญหาและคำถามมากมาย ได้อุ่นใจเพราะมีคนที่เขาจะพึ่งพาได้ เมื่อมีปัญหา เขาก็สามารถถามเพื่อคลายข้อสงสัยได้ เช่น ไม่รู้ว่าผู้ที่เกี่ยวข้องกับงานเป็นใคร ชื่ออะไรบ้าง เขาก็ถามพี่รหัสได้

นอกจากการหาที่ปรึกษาให้พนักงานที่มาใหม่แล้ว การจัดอีเวนท์หรือเรื่องสนุกสนานก็เป็นสิ่งสำคัญที่จะทำให้ความสัมพันธ์ระหว่างพนักงานดีขึ้นได้ อย่างเช่น การไปรับประทานอาหารกลางวันด้วยกัน หรือจัดปาร์ตี้เล็กๆ ในวันศุกร์ หรือให้ของขวัญเล็กๆ น้อยๆ แก่กัน เป็นต้น

ความคาดหวัง

การมอบหมายงานที่ชัดเจนตั้งแต่วันแรกให้กับพนักงานที่มาใหม่ หรือการให้เขาได้มีส่วนร่วมในโครงการสำคัญๆ ต่างๆ ตั้งแต่ต้น เป็นอีกแนวทางหนึ่งในการสร้างความร่วมมือ และให้ความสำคัญกับคนใหม่ในทีม ซึ่งจะทำให้เขาเข้าใจงาน และสามารถทำหน้าที่ของตนเองได้อย่างมีประสิทธิภาพ

และกล่าวได้ว่า หัวหน้าเป็นผู้ที่มีบทบาทสำคัญที่สุด หัวหน้างานควรดูแลพนักงานใหม่โดยใส่ใจคุย ใส่ใจถาม ว่างานตรงกับสิ่งที่เขาคาดหวังไว้รึเปล่า พบอุปสรรคอะไรหรือไม่ ต้องการความช่วยเหลือใดบ้าง

ด้วยการทำเช่นนี้ จะทำให้พนักงานที่มาใหม่ รู้ว่างานที่เขากำลังทำตรงตามความคาดหวังของเขาแค่ไหน และตรงกับความคาดหวังของทีมหรือขององค์กรหรือไม่ ซึ่งจะช่วยนำไปสู่การมอบหมายงานให้เหมาะสมกับความสามารถ ความถนัดและนิสัยของพนักงานแต่ละคน

การเรียนรู้

เมื่อพนักงานใหม่เข้ามา แน่นอนว่าพวกเขามีเรื่องที่ต้องเรียนรู้มากมาย ทั้งเรื่องวัฒนธรรม ค่านิยมขององค์กร หรือจะเป็นเรื่องโครงสร้าง และขั้นตอนการทำงานต่างๆ

ดังนั้นการส่งเสริมให้พนักงานได้มีการเรียนรู้จึงเป็นอีกเรื่องที่มีความจำเป็น ซึ่งการเรียนรู้และฝึกอบรมที่เรารู้สึกคุ้นเคยหลักๆ จะมีอยู่สองแบบ นั่นคือ

แบบ Off-JT (Off The Job Training) คือ การฝึกอบรมนอกงาน จะเป็นการฝึกอบรมที่เน้นไปที่ความรู้ ความเข้าใจ โดยการจัดฝึกอบรมอย่างเป็นทางการ ไม่ใช่การเรียนรู้แบบปฏิบัติงานจริง แต่เพื่อสนับสนุนการทำงานในอนาคต เช่น การฝึกอบรม การสัมมนา หรือการฝึกปฏิบัติและสังเกต เป็นต้น

และ แบบ OJT (On The Job Training) คือ การฝึกอบรมในงาน เป็นการฝึกปฏิบัติงานจริง โดยมีผู้ชำนาญงานนั้นๆ เป็นครูฝึกคอยดูแล ซึ่งจะไม่เน้นการเรียนทางด้านทฤษฎี แต่จะเน้นไปในทางฝึกปฏิบัติ ที่ต้องตรงกับงานที่ทำ เช่น การฝึกของฝ่ายผลิต หรือการฝึกแบบตัวต่อตัว โดยเป็นการสอนงานระหว่างการปฏิบัติงานจริง เป็นต้น

และเพราะการอบรมแต่ละแบบจะมีความแตกต่างกัน การเลือกจัดอบรมให้ตรงตามแนวทางขององค์กรจึงมีความสำคัญ รวมไปถึงผู้ที่ทำหน้าที่เป็นผู้สอน ควรมีความเข้าใจในเรื่องที่จะสอนอย่างชัดเจน แม่นยำ เพื่อให้การอบรมนั้นมีประสิทธิภาพสูงสุด และควรปรับปรุงเนื้อหาของการอบรมเป็นประจำ เพื่อให้เนื้อหาเหมาะสมกับยุคสมัยมากขึ้น

ผลลัพธ์

On-boarding จะประสบความสำเร็จได้มากแค่ไหน ไม่ได้ขึ้นอยู่กับคนๆ เดียวหรือฝ่ายเดียว แต่ขึ้นอยู่กับทุกคน หากทุกคนในองค์กรร่วมมือกัน ผลลัพธ์ที่ได้ออกมาก็คือ การที่พนักงานที่เข้ามาใหม่คนหนึ่ง มีผลการปฏิบัติงานที่ดี และสามารถทำงานอยู่ในองค์กรต่อไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ

และนอกจากการวางแผน On-boarding ให้มีประสิทธิภาพจะส่งผลให้พนักงาน เข้าใจระบบการทำงานและ ปรับตัวให้คุ้นกับวัฒนธรรมองค์กรได้อย่างรวดเร็วแล้ว การใส่ใจ สอบถามพนักงานอย่างต่อเนื่องของหัวหน้าและเพื่อนร่วมงาน ก็จะช่วยให้พนักงานคนนั้นสามารถทำงานและเติบโตอยู่ในองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพต่อไป

ตัวอย่างของ On-boarding

เราได้พูดถึง ความหมาย วัตถุประสงค์ และข้อดีของ On-boarding กันไปแล้ว ต่อไปเราจะขอยกตัวอย่าง องค์กรที่ได้มีการนำ On-boarding เข้าไปปรับใช้กันครับ

ตัวอย่างที่หนึ่ง

บริษัทยักษ์ใหญ่แห่งหนึ่ง ได้นำ On-boarding เข้าไปปรับใช้กับทั้งบริษัท โดยมีแนวทางดังนี้