Organization Design การออกแบบองค์การคืออะไร

จากปัญหาการขาดแคลนแรงงานที่เกิดขึ้นในช่วงหลายปีที่ผ่านมา ทำให้หลายๆ องค์กรมีความคิดเริ่มหาวิธีรักษาบุคลากรเอาไว้ให้อยู่กับองค์กรให้ได้นานมากขึ้น นอกจากการรักษาพนักงานไว้แล้ว การคิดหาวิธีการทำให้องค์กรมีประสิทธิภาพมากขึ้นก็เป็นเรื่องที่มีความสำคัญ

ในการสร้างหรือปฏิรูปองค์กรให้มีการพัฒนาอย่างยั่งยืนได้นั้นมีองค์ประกอบมากมาย แต่ในบทความครั้งนี้เราจะขอพูดถึง การออกแบบองค์การ ตั้งแต่ความหมายจนไปถึงความสำคัญ

พิจารณาองค์ประกอบทั้งสี่ของการปฏิรูปองค์กร การออกแบบองค์การคืออะไร

ในยุคปัจจุบันที่โลกมีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว พร้อมกับที่ความต้องการของคนวัยทำงานก็เปลี่ยนไปด้วยเช่นกัน องค์กรทั้งหลายจึงมีความจำเป็นที่จะต้องเปลี่ยนแปลง ปฏิรูปองค์กรให้สอดคล้องกับความต้องการของพนักงานที่เปลี่ยนไปด้วย

หาก องค์กรเลือกทำการปฏิรูป เปลี่ยนแปลงเพื่อตอบสนองความต้องการของพนักงานก็สามารถทำได้หลายทาง เช่น เปลี่ยนแปลงผู้บริหาร, ปฏิรูปโครงสร้างขององค์กร เป็นต้น นอกจากนี้แล้ว การปฏิรูปองค์กรยังส่งผลถึงการเพิ่มประสิทธิภาพขององค์กรอย่างต่อเนื่อง

องค์กรประกอบในการปฎิรูปองค์กร

เมื่อต้องการปฏิรูปองค์กร องค์ประกอบ 4 อย่างต่อไปนี้ มีความสำคัญต่อการปฏิรูปองค์กร

ในการปฏิรูปองค์กรให้มีประสิทธิภาพและได้ประโยชน์สูงสุดนั้นจำเป็นจะต้องให้ความสำคัญกับองค์ประกอบทั้งสี่ อย่างเท่าเทียมกัน สมดุลกันทั้งหมด เพราะองค์ประกอบทั้งหมดมีความสำคัญกับองค์กรพอๆ กัน ไม่ควรให้ความสำคัญเพียงแค่อย่างใดอย่างหนึ่ง

ยกตัวอย่างเช่น องค์กรให้ความสำคัญกับภาวะผู้นำเพียงอย่างเดียว ไม่สนใจองค์ประกอบอื่นๆ กลยุทธ์มีความบกพร่อง นอกจากนั้นยังไม่มีการสร้างวัฒนธรรมที่เหมาะสม มีความเห็นแตกต่างกัน จนไม่มีความเป็นหนึ่งเดียว การจะทำให้องค์กรเติบโตไปอย่างมีประสิทธิภาพ คงจะเป็นเรื่องยาก

ดังนั้นการให้ความสำคัญกับองค์ประกอบทั้งหมดจึงมีความสำคัญต่อการสร้างประสิทธิภาพให้องค์กร

อีกหนึ่งองค์ประกอบที่เรายังไม่ได้กล่าวถึงคือ การออกแบบองค์การ องค์ประกอบนี้มีความหมายและความสำคัญอย่างไรนั้น เราจะกล่าวถึงเป็นอันดับต่อไป

บทบาทของการออกแบบองค์การ (Organization Design)

การออกแบบองค์การคือ กระบวนการที่นำองค์ประกอบต่างๆ ด้านโครงสร้างขององค์กรมาเชื่อมโยงประสานงานกันเพื่อให้เกิดผลดีที่สุดต่อองค์กร

สิ่งที่มีความสำคัญกับการออกแบบองค์การที่ดีคือ ความสอดคล้องกับเงื่อนไขของสภาพแววดล้อมขององค์กรในขณะนั้น โดยเฉพาะสภาวะแวดล้อมภายนอกที่มีความเกี่ยวข้องกับการออกแบบองค์การโดยตรง

ยกตัวอย่างเช่น พนักงาน A ที่ถนัดการวางแผน แต่ไม่ถนัดขาย กับพนักงาน B ที่ถนัดการขายแต่ไม่ถนัดที่จะวางแผน ถ้าให้สองคนนี้ต่างคนต่างทำงานของตัวเอง อาจไม่เกิดผลดีต่อองค์กรมากนัก

เพราะต่อให้จะเชี่ยวชาญในการวางแผนแค่ไหนแต่ถ้าไม่รู้วิธีการขาย ก็คงทำยอดไม่ได้ แต่ถ้าองค์กรรู้จักออกแบบองค์การให้ดี สามารถนำพนักงานทั้งสองมาทำงานประสานความร่วมมือกัน จะทำให้การทำงานออกมามีประสิทธิภาพสูงสุดได้

นอกจากทีมขายและทีมวางแผนที่ดีแล้ว การมีผู้บริหารที่รู้จักวางนโยบายให้สอดคล้องกับการทำงานของทุกฝ่ายก็จะช่วยให้การดำเนินงานภายในองค์กรมีประสิทธิภาพมากขึ้นอีก

ดังนั้นบทบาทของการออกแบบองค์การ คือการสร้างสภาพแวดล้อมจากโครงสร้างองค์กรที่มีอยู่เพื่อทำให้สามารถดึงเอาศักยภาพของพนักงานแต่ละคนออกมาได้มากที่สุด และใช้ให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด

องค์ประกอบอื่นๆ นอกเหนือจากการออกแบบองค์การ

ดังที่ได้กล่าวไปแล้วข้างต้นว่า เพื่อให้การปฏิรูปองค์กรเกิดประสิทธิภาพสูง จำเป็นต้องให้ความสำคัญกับทุกองค์ประกอบ ดังนั้นเราจะมาทำความเข้าใจกับ 3 องค์ประกอบที่เหลือ

ภาวะผู้นำ (Leadership)

ถึงแม้ว่าจะมีกลยุทธ์ที่ดีเยี่ยมแค่ไหน แต่หากไม่มีผู้นำที่จะสามารถนำกลยุทธ์ไปปรับใช้ หรือผู้นำที่เข้าใจเป้าหมายของงานได้ การทำงานให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุดก็เป็นไปได้ยาก

เมื่อมีการออกแบบองค์การ ไม่เพียงแค่สรรหาบุคลากรที่สามารถดำเนินงานตามกลยุทธ์ที่มีได้เท่านั้น แต่การหาผู้นำที่สามารถจัดวางบุคลากรให้เหมาะสมกับการทำงานได้ก็เป็นสิ่งสำคัญ

การเป็นผู้นำสามารถสร้างขึ้นมาได้ จากการที่คนๆ นั้นมีความพยายามและทำงานอย่างหนัก การจะเป็นผู้นำ ยังจำเป็นต้องเรียนรู้ และสามารถกระตุ้นให้ผู้ตามกระทำการต่างๆ ให้ประสบความสำเร็จตามเป้าหมายขององค์กรได้ ดังนั้นสามารถกล่าวได้ว่า ผู้นำเป็นอีกองค์ประกอบหนึ่งที่สำคัญต่อความสำเร็จของงานและองค์กร

กลยุทธ์ (Strategy)

การกำหนดกลยุทธ์ให้มีความเหมาะสม จะทำให้องค์กรสามารถแข่งขันกับธุรกิจเดียวกันหรือใกล้เคียงกันได้ เพราะกลยุทธ์ถือได้ว่าเป็นวิธีการสำคัญในการดำเนินงานต่างๆ ขององค์กรให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ และสามารถนำพาองค์กรเผชิญกับการเปลี่ยนแปลงของสถานการณ์ต่างๆ ได้อย่างเหมาะสม

เพื่อให้สามารถบรรลุวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ได้ องค์กรต้องอาศัยผู้บริหารและผู้ปฏิบัติงานในระดับต่างๆ เพื่อพาองค์กรไปสู่วัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้ ดังนั้น ความรับผิดชอบในการจัดการจึงไม่ได้จำกัดอยู่แต่เฉพาะผู้บริหารระดับสูงเท่านั้น แต่จะมีการดำเนินงานครอบคลุมไปทั่วทั้งองค์กร เพื่อให้ทุกส่วนขององค์กรสามารถดำเนินการไปได้อย่างสอดคล้องกัน ควรมีการพิจารณาถึงความเหมาะสมถึงลักษณะขององค์กร

วัฒนธรรม (Culture)

ถึงแม้จะมีกลยุทธ์ทางธุรกิจ โครงสร้างองค์กร หรือผู้นำที่ดี หากวัฒนธรรมองค์กรไม่ดำเนินไปในทิศทางเดียวกัน บางครั้งวัฒนธรรมองค์กรอาจเป็นตัวฉุดรั้งการเติบโตขององค์กรได้ โดยเฉพาะในยุคที่เทคโนโลยีต่างๆ พัฒนาไปอย่างรวดเร็วอย่างยุคปัจจุบันนี้

หากเราผูกมัดติดกับวัฒนธรรมหรือการทำงานที่ล้าสมัยเกินไป ตัวอย่างเช่น กว่างานจะได้อนุมัติก็ใช้เวลานาน หรือการที่ไม่ยอมเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานเพียงเพราะตัวอย่างจากอดีต หากองค์กรไม่มีการเปลี่ยนแปลง ก็ยากที่จะเกิดการปฏิรูปได้ โดยเฉพาะในองค์กรที่มีพนักงานที่ทำงานมายาวนานหลายปี ยิ่งยากต่อการเปลี่ยนแปลง

วัฒนธรรมองค์กร คืออะไร ? 6 ปัจจัยที่ช่วยให้วัฒนธรรมองค์กรแข็งแรง

การประยุกต์ใช้การออกแบบองค์การ

เราได้กล่าวถึงองค์ประกอบในการปฏิรูปองค์กรไปกันแล้ว ต่อไปเราจะพูดถึงการปฏิรูปองค์กรให้มีประสิทธิภาพโดยใช้การออกแบบองค์การ

การออกแบบองค์การไม่ได้เป็นเพียงแค่การเปลี่ยนแปลงองค์กรเพียงอย่างเดียวเท่านั้น แต่เป็นการหาแผนรับมือเชิงบูรณาการที่ประกอบด้วยองค์ประกอบที่หลากหลาย โดยองค์กรประกอบเหล่านั้นมีดังต่อไปนี้

องค์ประกอบในการออกแบบองค์การ

องค์กรประกอบที่สำคัญในการออกแบบองค์กรนั้นมีดังนี้

โครงสร้าง

โครงสร้างองค์กรคือระบบความสัมพันธ์ของงาน ความรับผิดชอบ และการใช้อำนาจในการปฏิบัติงานให้เกิดความสำเร็จ โครงสร้างองค์กรบอกถึงรูปแบบและหน้าที่ของผู้ปฏิบัติงาน โดยจุดมุ่งหมายเพื่อให้การประสานงานและการสั่งการในการทำงานของพนักงานบรรลุเป้าหมายขององค์กร

พูดให้เข้าใจโดยง่ายคือ โครงสร้างองค์กร คือการบอกว่างานขององค์กรจัดแบ่งย่อย หรือจัดรวมกลุ่มและประสานงานกันอย่างไรนั้นเอง

ยกตัวอย่างเช่น โครงสร้างองค์กรตามลักษณะของงาน โดยมีการแบ่งงานออกเป็นงานย่อยๆ แล้วให้พนักงานทำงานตามความถนัดของตนเอง เป็นต้น

ขั้นตอนในการทำงาน

ในการทำงานบางครั้งที่เรารู้สึกว่าหน้าที่ความรับผิดชอบบางอย่างไม่ได้มีความจำเป็นขนาดนั้น สิ่งที่ควรทำคือ ตรวจสอบดูว่าขั้นตอนการทำงานใดที่ไม่มีความจำเป็น สามารถลดหรือตัดขั้นตอนที่ไม่จำเป็นนั้นออกไปได้หรือไม่ หรือนำเทคโนโลยีเข้ามาปรับใช้เพื่อช่วยลดขั้นตอนในการทำงาน

เมื่อลดขั้นตอนบางอย่างลงไป เราก็สามารถทุ่มเทกับงานที่มีความสำคัญจริงๆได้ ทำให้ได้ขั้นตอนที่ช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพสูงสุด

บุคคลากร

บุคคลากรถือได้ว่ามีความสำคัญต่อองค์กรเป็นอย่างมาก แต่บุคลากรที่กล่าวในที่นี้ไม่ได้หมายถึงเพียงบุคลากรที่มีความสามารถเพียงอย่างเดียว แต่หมายถึงบุคลากรทุกคนที่อยู่ในองค์กร
ดังนั้นการพัฒนาบุคคลเหล่านั้นให้มีทักษะที่สามารถนำมาใช้ในการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพจึงเป็นเรื่องสำคัญ และต้องอย่าลืมว่าการพัฒนาทักษะนั้นต้องมีความสอดคล้องกับกลยุทธ์ขององค์กรด้วย

นอกจากนั้น การพัฒนาให้เข้ากับยุคสมัยก็มีความจำเป็น ในสมัยนี้เน้นความเป็นปัจเจกบุคคลมากขึ้น หากพัฒนาพวกเขาโดยดึงศักยภาพของแต่ละคนออกมาให้ได้มากที่สุด แทนที่จะพัฒนาให้ทุกคนเหมือนกัน จะให้ผลดีต่อองค์กรมากขึ้น

ข้อมูล

ระบบสารสนเทศทำให้การทำงานเข้าถึงข้อมูลได้ง่ายมากขึ้น ดังนั้น การใช้ข้อมูลและระบบสารสนเทศที่ถูกต้องจึงเป็นสิ่งสำคัญ

ยกตัวอย่างเช่น ข้อมูล KPI (Key Performance Indicator) ของฝ่ายขาย เป็นเพียงข้อมูลส่วนหนึ่ง หัวหน้าจะสนใจเพียงแค่ยอดขายของเซลล์ และตัดสินการทำงานของพนักงานคนนั้นจากข้อมูลที่ได้เห็น แต่หากนำปัจจัยอย่างอื่นเช่น ทักษะของพนักงานคนนั้น หรือความแข็งแกร่งขององค์กรมาร่วมวัดผลด้วย จะทำให้หัวหน้าพิจารณาการทำงานของพนักงานแต่ละคนได้ดีมากขึ้น

การตัดสินใจ

การตัดสินใจเกี่ยวกับเรื่องใดๆ ก็ตามในองค์กรสามารถแบ่งออกได้หลากหลายวิธี แต่เราจะขอยกตัวอย่างที่เด่นๆ สองอย่างคือ การตัดสินใจแบบ Top-down (ผู้บริหารระดับสูงเป็นผู้ตัดสินใจ) และ Bottom-up (กระจายอํานาจตัดสินใจไปทุกระดับ)

และในยุคที่ความเร็วเป็นตัวตัดสินการทำธุรกิจ การตัดสินใจได้รวดเร็วและเด็ดขาดจึงเป็นเรื่องที่มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการพาองค์กรไปสู่ความสำเร็จ

ค่าตอบแทน

คงจะพูดได้ว่า ค่าตอบแทน คือสิ่งที่เป็นตัวขับเคลื่อนให้คนในยุคนี้ทำงานกัน โดยการทำงานภายในองค์กรไม่ว่าจะเล็กหรือใหญ่ก็มีการกำหนดค่าตอบแทนและเลื่อนตำแหน่งตามความอาวุโส หรือบางองค์กรมีค่าภาษา ค่าวิชาชีพ ค่าประสบการณ์เพิ่มเติมให้ นอกจากนั้นแล้วในสมัยนี้ ยังมีระบบการให้ค่าตอบแทนที่หลากหลายสามารถประยุกต์ให้เข้ากับการจ้างงานที่หลากหลายได้อีกด้วย

นอกจากนั้นแล้ว ยังมีรูปแบบองค์การอีกสองแบบ ได้แก่ องค์การแบบจักรกล (Mechanistic Organization) กับองค์การแบบสิ่งมีชีวิต (Organic Organization) ซึ่งเกิดจากการพิจารณาแนวคิดมิติด้านสถานการณ์หรือสภาวะแวดล้อม โดยแนวคิดด้านสถานการณ์เชื่อว่า การออกแบบองค์การที่ดี จะต้องมีความสอดคล้องกับเงื่อนไขของสภาพแวดล้อมในขณะนั้น โดยเฉพาะสภาวะแวดล้อมภายนอก

องค์การแบบจักรกล (Mechanistic Organization)

เป็นรูปแบบองค์การที่ใช้มานานตั้งแต่ระยะแรกเริ่มของยุคอุตสาหกรรม หรือช่วงต้นศตวรรษที่ 20 ที่นำแนวคิดการจัดการแบบวิทยาศาสตร์ ซึ่งเหมาะสมในบริบทสภาพแวดล้อมที่คงที่ มีการเปลี่ยนแปลงค่อนข้างน้อย

แนวคิดขององค์การแบบจักรกลออกแบมาเพื่อทุ่งเน้นไปที่ความสำคัญของความมีประสิทธิภาพและให้ผลผลิตสูง ด้วยการใช้กฏเกณฑ์และการทำงานอันเข้มงวด โดยเน้นความเชี่ยวชาญเฉพาะด้านสูง และบริหารงานโดยผู้บริหารระดับสูงเพียงไม่กี่คน

องค์การแบบสิ่งมีชีวิต (Organic Organization)

เป็นรูปแบบองค์การที่ลักษณะตรงกันข้ามกับแบบแรก เพราะมักเกิดขึ้นภายใต้ภาวะเงื่อนไขของสิ่งแวดล้อมที่ผันผวนหรือยุคที่มีการเปลี่ยนแปลงสูงอย่างเช่นในปัจจุบัน องค์การแบบสิ่งมีชีวิตจึงถูกออกแบบมาเพื่อให้องค์การสามารถยืดหยุ่นได้

มีการเน้นกฏเกณฑ์และขั้นตอนทางการค่อนข้างน้อย ไม่เน้นความเชี่ยวชาญเฉพาะด้านของพนักงาน แต่เน้นความรอบรู้แบบกว้างมากกว่า และให้ความสำคัญในการกระจายอำนาจ

พูดง่ายๆ ว่า องค์การแบบนี้จะให้ความสำคัญต่อการใช้ศักยภาพของมนุษย์อย่างสูงสุด จึงทำให้พนักงานทำงานด้วยความรู้สึกว่าตนเองมีคุรค่า มีแรงจูงใจและความพอใจในงานที่ทำ มีความรู้สึกว่าองค์กรพร้อมรับการเปลี่ยนแปลงเสมอ

องค์การ 5 แบบ ของมินซ์เบอร์ก (Mintzberg’s framework : five organization forms)

เฮนรี่ มินซ์เบอร์ก (Henry Mintzberg) นักวิชาการด้านทฤษฎีองค์การได้ให่ความเห็นว่า การที่จะออกแบบองค์การนั้น จำเป็นจะต้องคำนึงถึงองค์ประกอบพื้นฐานหรือกลุ่มคนขององค์การ โดยประกอบไปด้วยคนจำนวน 5 กลุ่มดังนี้

1. กลุ่มคนระดับกลยุทธ์ (The strategic apex)
2. กลุ่มผู้ปฏิบัติงาน (The operating, core)
3. กลุ่มคนระดับกลาง (The middle line)
4. กลุ่มคนที่เป็นผู้ชํานาญการ (The technostructure)
5. กลุ่มคนสนับสนุน (The support staff)

โดยการเลือกออกแบบองค์การให้เป็นอย่างไรนั้น ขึ้นอยู่กับว่าแต่ละองค์กรต้องการอาศัยคนกลุ่มใดเป็นหลัก ซึ่งมินซ์เบอร์กเห็นว่าสามารถออกแบบได้ 5 ประเภท ได้แก่

องค์การแบบโครงสร้างอย่างง่าย (Simple structure) เป็นองค์กรที่มีขนาดเล็กและลักษณะที่ไม่เป็นทางการ หัวหน้าจะเป็นผู้ที่มีอำนาจเพียงผู็เดียวและรับผิดชอบทุกอย่าง ตัวอย่างเช่น ธุรกิจร้านค้าปลีกขนาดเล็ก ร้านอาหาร เป็นต้น

องค์การแบบจักรกลเชิงราชการ (Machine bureaucracy) เป็นองค์การที่มีขนาดใหญ่และมีความซับซ้อนสูง มีการแบ่งงานออกเป็นแผนกหรือตามความเชี่ยวชาญเฉพาะด้าน มีการใช้กฏเกณฑ์และข้อปฏิบัติต่างๆ เพื่อให้พนักงานปฏิบัติตาม กลุ่มคนที่เป็นหลักขององค์การคือ กลุ่มคนที่เป็นผู้ชํานาญการ (The technostructure) อำนาจในการตัดสินใจจะอยู่ที่ผู้บริหารระดับสูง เหมาะกับองค์กรที่มีสภาวะคงที่ มีการเปลี่ยนแปลงน้อยมาก

องค์การทางวิชาชีพแบบราชการ (Professional bureaucracy) เป็นองค์การที่ผู้ปฏิบัติการหลักคือ นักวิชาชีพและนักวิชาการ เช่น โรงพยาบาล หรือมหาวิทยาลัย มีความเป็นราชการค่อนข้างสูง มีกฏระเบียบที่ต้องปฏิบัติตามมากมาย แต่พนักงานมีทักษะและมีอิสระในการตัดสินใจเองสูง เป็นองค์การที่มีประสิทธิภาพสูงเพราะประกอบไปด้วยบุคลากรที่มีความเชี่ยวชาญ แต่องค์การแบบนี้ก็มีจุดอ่อนคือ บุคลากรภายในหน่อวยงานอาจสนใจเพียงหน่วยงานของตัวเอง จนมองไม่เห็นภาพกว้างขององค์การ จึงมักเกิดความขัดแย้งระหว่างพนักงานด้วยกัน

องค์การแบบมีโครงสร้างสาขา (Divisionalized structure) เป็นองค์การที่ใช้มากในบริษัทขนาดใหญ่ โดยแบ่งออกเป็นสาขาหรือหน่วยงานย่อยๆ มีความอิสระในการดำเนินงานได้ครบถ้วนทุกขันตอนในตนเองเหมือนกับองค์การแม่ ซึ่งจะช่วยให้ผู้บริหารระดับสูงมีเวลาในการบริหารในภาพรวมและตัดสินใจในเชิงกลยุทธ์ได้มากขึ้น

องค์การแบบทีมงานเฉพาะกิจ (Adhocracy) เป็นโครงสร้างองค์การที่มีลักษณะไม่เป็นทางการ (Informal) สูงมาก มีความองค์การแบบสิ่งมีชีวิต ที่ประกอบด้วยทีมงานผู้เชี่ยวชาญต่างสาขามาร่วมงานและประสานงานกันในโครงการต่างๆ ขององค์การ

วิธีการคิดและขั้นตอนการในการดำเนินการออกแบบองค์การ

กลยุทธ์คือ สิ่งจำเป็นในการออกแบบองค์การ การปฏิรูปองค์กรจะประสบความสำเร็จหรือไม่นั้นขึ้นอยู่กับการวางเกณฑ์ตัดสิน ซึ่งการทำเช่นนั้น จะช่วยให้องค์กรสามารถมุ่งสู่เป้าหมายที่จะดำเนินต่อไปได้ และรู้ว่าองค์ประกอบไหนที่ยังจำเป็นหรือขาดสำหรับองค์กรอยู่ อย่างเช่น

พบว่าองค์กรยังขาดบุคลากรก็สามารถรับเพิ่มได้ หรือหากพนักงานยังมีความรู้ในการทำงานไม่พอก็ให้พวกเขาไปเข้าอบรมเพิ่มทักษะการทำงาน เป็นต้น นอกจากนี้หากต้องการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้กับองค์กรด้วยเทคโนโลยีใหม่ๆ ก็สามารถพิจารณาเรื่องนี้ได้เช่นกัน