เคล็ดลับ 10 ข้อที่ HR เสริมสร้างผลิตภาพ (Productivity) ให้องค์กรก้าวไวและไกลขึ้น

สิ่งที่วัดผลสำเร็จขององค์กรคืออะไร? แน่นอนว่ามีหลายปัจจัยมากๆ ขึ้นอยู่กับประเภทขององค์กร ธุรกิจที่ทำ ตลอดจนนโยบายขององค์กรนั้นๆ ที่ตีความคำว่าสำเร็จออกมาในรูปแบบใด แต่หนึ่งในตัวชีวิตที่สำคัญและดูเป็นรูปธรรมมากที่สุดอย่างหนึ่งก็คือ “ผลิตภาพ (Productivity)” ที่ใช้วัดผลของความสำเร็จได้เป็นอย่างดี ไม่ว่าจะเป็นการทำงานในระดับไหนก็ตาม

ก่อนหน้าเราอาจเห็นการวัดผล “ผลิตภาพ (Productivity)” ในระบบการผลิตของอุตสาหกรรมต่างๆ ซึ่งมันวัดเป็นรูปธรรมได้ค่อนข้างชัดเจน แต่ยุคนี้เริ่มมีการนำเอา “ผลิตภาพ (Productivity)” มาใช้เป็นตัวชี้วัดในการทำงานกับองค์กรหรือแม้แต่งานด้านอื่นๆ ที่ไม่ได้เกี่ยวกับการผลิตผลิตภัณฑ์ (Product) ก็ตามที ซึ่งปัจจัยในการชี้วัดนั้นก็ขึ้นอยู่กับแต่ละองค์กรด้วยเช่นกัน แต่โดยภาพรวมแล้วมักจะมีกรอบของสิ่งที่นำมาชี้วัดคล้ายๆ กันนั่นก็คือ “วัตถุดิบตั้งต้นหรือต้นทุนในด้านต่างๆ (Input)” กับ “ผลผลิตที่ทำได้หรือผลลัพธ์ (Output)” นั่นเอง ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญที่จะช่วยชี้วัดผลิตภาพได้เป็นอย่างดีทีเดียว

ผลิตภาพ (Productivity) กับ ประสิทธิภาพ (Efficiency) ต่างกันอย่างไร

เมื่อพูดถึงเรื่อง “ผลิตภาพ (Productivity)” บ่อยครั้งที่จะมีการพูดถึงเรื่อง “ประสิทธิภาพ (Efficiency)” มาพร้อมๆ กันเสมอ หลายคนเข้าใจว่าสองคำนี้คล้ายๆ กันหรือใช้เหมือนๆ กัน แต่อันที่จริงแล้วถ้าลงลึกลงไปในรายละเอียดสองคำนี้ต่างก็มีความหมายและเป็นตัวชี้วัดที่ต่างกัน แต่ก็มีความสัมพันธ์ซึ่งกันและกันในการชี้วัดความสำเร็จต่างๆ ด้วยเช่นกัน แต่ก่อนอื่นเรามาทำความรู้จักกับคำศัพท์ที่เกี่ยวข้องและควรทราบในเรื่องนี้กันก่อนดีกว่า รวมถึงสองคำที่กล่าวมาข้างต้นว่ามีความหมายหรือการนำไปใช้งานอย่างไร

ในหลักการนี้ Input มักหมายถึงปริมาณผลผลิตที่คาดการณ์ไว้ ส่วน Output ก็หมายถึงปริมาณผลผลิตที่สามารถผลิตออกมาได้จริง ซึ่งสามารถนำมาวิเคราะห์ประสิทธิภาพในการผลิตตลอดจนเห็นภาพได้ชัดขึ้น อย่างไรก็ดีการนำเอา ผลิตภาพ (Productivity) กับ ประสิทธิภาพ (Efficiency) มาใช้ในยุคปัจจุบันนั้นมีหลากหลายรูปแบบ องค์กรที่ทำเกี่ยวกับอุตสหกรรมการผลิตก็อาจมีสูตรตายตัวในการใช้คำนวน และผลลัพธ์ออกมาเป็นค่าที่ชี้วัดได้ชัดเจน

สำหรับการทำงานที่ไม่ได้เกี่ยวกับการผลิตผลิตภัณฑ์นั้นต่างก็มีการนำเอาสองคำนี้มาใช้เช่นกัน แต่ข้อกำหนด การนิยาม Input กับ Output ตลอดจนปัจจัยที่นำมาใช้ชี้วัด รวมถึงวิธีการวัดผลอาจแตกต่างกันไปตามการตีความและการใช้งานของแต่ละองค์กรเช่นกัน แต่ท้ายที่สุดแล้วก็คือดัชนีที่ใช้ชี้วัดความสำเร็จตลอดจนศักยภาพอย่างหนึ่งขององค์กรด้วยเช่นกัน

ประโยชค์ของผลิตภาพคืออะไร

บ่อยครั้งที่เราพูดถึงแต่ประสิทธิภาพการทำงานแต่ไม่ได้พูดถึงผลิตภาพในการทำงาน ซึ่งผลิตภาพนั้นนำเอาตัวผลงานหรือผลลัพธ์เข้ามาเป็นปัจจัยในการชี้วัดด้วย เพื่อสะท้อนถึงศักยภาพที่แท้จริง มากกว่าความสามารถในการทำงานที่มีประสิทธิภาพเพียงอย่างเดียวเท่านั้น แต่ต้องเป็นการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อให้เกิดผลลัพธ์ที่มีคุณภาพ ตลอดจนช่วยลดต้นทุนการผลิตหรือสร้างกำไรได้ ในขณะเดียวกันก็อาจหมายถึงผลงานที่ออกมาแล้วประสบความสำเร็จเกินที่คาดหมายได้ด้วยเช่นกัน มาลองดูกันดีกว่าว่าผลิตภาพนั้นมีประโยชน์อะไรบ้าง

• 1.ใช้สร้างมาตรฐานของการผลิตหรือมาตรฐานขององค์กร : ผลิตภาพอาจเป็นตัวใช้กำหนดมาตรฐานขององค์กรได้ หากองค์กรต้องการผลลัพธ์ที่ดีไม่ว่าจะด้านใดก็ตาม ซึ่งมาตรฐานที่ดีย่อมทำให้องค์กรมีคุณภาพ มีความน่าเชื่อถือ รวมถึงมีศักยภาพ
• 2.ใช้เป็นเกณฑ์วัดผล : ผลิตภาพมีข้อบ่งชี้ได้ชัดเจน ดังนั้นจึงสามารถนำมาใช้เป็นเกณฑ์ในการวัดความสำเร็จ ตลอดจนประเมินผลได้ ทำให้เกิดมาตรฐานในการวัดผลที่เป็นที่ยอมรับร่วมกัน
• 3.เป็นเป้าหมายในการทำงาน : ผลิตภาพสามารถเป็นเป้าหมายที่ตั้งไว้ในการทำงานได้ เพื่อให้การทำงานบรรลุผลสำเร็จ ซึ่งการตั้งเป้าหมายนั้นจะทำให้มีทิศทางในการทำงาน และมีแรงผลักดันในการทำงานให้สำเร็จ
• 4.ช่วยลดต้นทุนในการผลิต สร้างผลกำไรได้เพิ่มขึ้น : หากผลผลิตหรือการทำงานของเรามีผลิตภาพ แน่นอนว่าเป็นการผลิตที่มีคุณภาพและยังสามารถลดต้นทุนการผลิตได้ ทำให้ประหยัดเงิน และสามารถสร้างกำไรได้เพิ่มขึ้นอีกด้วย ดังนั้นองค์กรควรสร้างผลิตภาพให้เกิดขึ้นให้มากที่สุด เพื่อผลสำเร็จที่คุ้มค่าในหลายๆ ด้าน
• 5.ทำให้องค์กรขับเคลื่อนได้ราบรื่น ก้าวหน้าได้ไกลขึ้น : การทำงานที่มีผลิตภาพจะทำให้องค์กรขับเคลื่อนได้ง่ายและไวขึ้น ไม่เคลื่อนตัวช้า หรือเสียเวลาไปกับอุปสรรค์ต่างๆ ส่งผลให้องค์กรพัฒนา และก้าวไกลได้ไวขึ้นด้วย
• 6.สร้างเครดิตให้กับบุลากรหรือองค์กร : ผลิตภาพที่ดีสามารถเป็นเครดิตให้กับการทำงานได้ ทั้งในส่วนของการวัดประสิทธิภาพการทำงานของบุคคล ตลอดจนองค์กร เครดิตนี้บางครั้งก็สามารถช่วยเอื้อประโยชน์ได้หลายอย่าง เช่น การสร้างความน่าเชื่อถือ หรือสามารถกู้สินเชื่อต่างๆ ได้ง่ายขึ้น เป็นต้น
• 7.สร้างมาตรฐานให้เหนือคู่แข่ง : การทำให้องค์กรมีผลิตภาพจะเป็นตัวบ่งชี้มาตรฐาน ซึ่งส่วนใหญ่การผลิตที่มีผลิตภาพมักจะทำให้เรามีศักยภาพเหนือคู่แข่งได้ แต่อย่างไรก็ดีต้องไม่หยุดพัฒนา เพราะผลิตภาพก็เปลี่ยนแปลงได้ตลอดเวลาเช่นกัน
• 8.ทำให้มีคนอยากมาร่วมงานด้วย : บุคคลที่มีผลิตภาพย่อมมีคนอยากทำงานด้วย ในขณะเดียวกันองค์กรที่มีผลิตภาพก็ย่อมเป็นสิ่งดึงดูดให้คนมีความสามารถอยากมาร่วมงานด้วยเช่นกัน ยิ่งถ้าได้คนมีความสามารถมาร่วมงาน องค์กรก็จะยิ่งมีศักยภาพมากขึ้น

วิธีเพิ่มเพิมผลิตภาพให้กับบุคลากรและองค์กร

ศักยภาพของบุคคลมีผลต่อผลิตภาพของการทำงานตลอดจนองค์กร การสร้างให้บุคลากรมีผลิตภาพที่ดีจึงเป็นสิ่งที่องค์กรควรส่งเสริม ซึ่งวิธีเพิ่มผลิตภาพให้กับบุคลากรนั้นควรทำดังนี้

1.ฝึกอบรมเพื่อเพิ่มศักยภาพ

การฝึกอบรมเป็นอีกวิธีทางหนึ่งที่จะเพิ่มศักยภาพให้กับบุคลากร เพื่อเสริมความสามารถให้เพิ่มมากยิ่งขึ้น ทำให้บุคลากรทำงานได้อย่างมีผลิตภาพมากขึ้น องค์กรอาจหาการฝึกอบรมใหม่ๆ มาพัฒนาบุคลากรอยู่เสมอ หรือตัวบุคลากรเองก็สามารถหาความรู้ได้ด้วยตนเองเพื่อเพิ่มผลิตภาพของตนได้เช่นกัน

2.ขยับเป้าหมายให้สูงขึ้นเรื่อยๆ

เป้าหมายที่ท้าทายนั้นหมายถึงการกระตุ้นให้บุคลากรเร่งพัฒนาศักยภาพตนเอง เพื่อให้เกิดผลิตภาพในการทำงาน ดังนั้นการปรับเป้าหมายให้สูงขึ้นเรื่อยๆ เสมือนเป็นการสร้างมาตรฐานของการทำงานให้สูงขึ้นตาม และผลิตภาพก็จะยิ่งดีขึ้นตาม หากมีการบรรลุเป้าหมายได้สำเร็จ อย่างไรก็ดี การขยับเป้าหมายต้องทำต่อเมื่อบรรลุเป้าหมายได้แล้วเท่านั้น หากยังไม่บรรลุเป้าหมายก็ไม่ควรขยับเป้าหมาย ซึ่งอาจให้ผลที่ต่างกันคืออาจไม่เกิดแรงบันดาลใจ แต่อาจเกิดความท้อแท้แทน หรือไม่ก็ทำให้การทำงานผิดจากแผนที่วางไว้ได้

3.ช่วยเหลือเกื้อกูล

การช่วยเหลือเกื้อกูลกันก็เป็นวิธีสร้างผลิตภาพให้เพิ่มขึ้นได้อีกทาง โดยเฉพาะการที่คนที่มีศักยภาพมากกว่ามาช่วยเหลือคนที่มีศักยภาพน้อยกว่าให้พัฒนาศักยภาพของตนเองให้เพิ่มมากขึ้น การช่วยเหลือในที่นี้หมายถึงมุมในการส่งเสริมความสามารถอีกฝ่ายให้เพิ่มขึ้น ไม่ได้หมายถึงการมาช่วยเหลือเพื่อที่ให้อีกฝ่ายทำงานได้สำเร็จ แต่อาจไม่ได้เพิ่มขีดความสามารถแต่อย่างใด

4.กำหนดระยะเวลาให้ชัดเจนและเหมาะสม

การกำหนดระเวลาให้ชัดเจนแน่นอนจะทำให้ทุกคนรู้ถึงกรอบเวลาที่ควรวางแผนในการทำงาน การกำหนดระยะเวลาที่เหมาะสมจะเป็นตัวกระตุ้นความขยันในการทำงานได้ดี ในขณะที่ระยะเวลากระชั้นชิดอาจสร้างความกดดัน หรือเวลาที่ยาวนานเกินไปอาจสร้างความเฉื่อยชา หรือความเบื่อหน่ายได้ กรอบเวลาที่เหมาะสมจะช่วยเร้าให้เกิดการบรรลุเป้าหมาย และทำงานได้อย่างมีผลิตภาพยิ่งขึ้น

5.ปรับเปลี่ยนปัจจัยในการวัดผล

หากไม่ใช่เรื่องของการผลิต ปัจจัยที่ใช้ในการวัดผลิตภาพนั้นมีหลากหลายรูปแบบมาก บางครั้งการปรับเปลี่ยนปัจจัยอยู่เสมอก็อาจสร้างความท้าทายในการทำงานให้บรรลุผลสำเร็จ และเพิ่มผลิตภาพได้ดีได้เช่นกัน ทั้งนี้ต้องดูความเหมาะสม หรือเป็นปัจจัยที่ก่อให้เกิดการพัฒนาอย่างแท้จริง

6.ให้รางวัลตอบแทน

การให้รางวัลตอบแทนสำหรับผลิตภาพที่เพิ่มขึ้นนั้นจะเป็นแรงกระตุ้นอย่างหนึ่งที่ดี รางวัลนี้อาจไม่ใช่เรื่องของเงินเพียงอย่างเดียว อาจเป็นใบประกาศ การเลื่อนตำแหน่ง หรือรางวัลอื่นๆ ที่ช่วยให้เกิดความภาคภูมิใจได้

7.การประเมินผล

การประเมินผลที่ดีนั้นจะทำให้เราเห็นจุดดี จุดด้อย ข้อดี ข้อด้อย ของการทำงานที่ผ่านมา การประเมินผลที่ดีจะทำให้เราสามารถรู้รูรั่วและหาทางอุดหรือแก้ปัญหาได้ และเมื่อแก้ไขได้ก็จะทำให้การทำงานมีผลิตภาพมากยิ่งขึ้นได้ กลับกันหากไม่มีการประเมินผลที่ดีก็ไม่สามารถทำให้รู้ว่าผลิตภาพที่เกิดขึ้นมาจากกระบวนการที่มีประสิทธิภาพหรือไม่ หรือไม่รู้รายละเอียดอะไรเลย รู้แต่ผลลัพธ์เพียงเท่านั้น ก็อาจไม่เกิดประโยชน์ใดๆ ได้เช่นกัน

8.การคัดสรรทรัพยากรบุคคลที่ดี

การคัดสรรทรัพยากรบุคคลที่มีคุณภาพก็เป็นเหตุที่ทำให้เกิดผลิตภาพในองค์กรได้ โดยเฉพาะเมื่อองค์กรทำงานได้อย่างมีผลิตภาพแล้วการที่จะรับคนที่มีความสามารถและมีศักยภาพเข้ามาทำงานร่วมกันจะยิ่งส่งเสริมให้ผลิตภาพเพิ่มขึ้นได้เช่นกัน ตรงกันข้ามหากคัดเลือกคนผิดเข้ามา ก็อาจเป็นเหตุให้ผลิตภาพขององค์กรลดลงได้

9.การทำงานที่ถนัดหรืองานที่รัก

การได้ทำสิ่งที่ถนัด หรือสิ่งที่รัก จะทำให้เราไม่มีความกังวลในการทำงาน ใช้ความสามารถได้เต็มที่ และเพิ่มศักยภาพของตัวเองได้อย่างมีคุณภาพขึ้นเรื่อยๆ ฝึกฝนทักษะของตัวเองให้ชำนาญขึ้นได้เป็นอย่างดี ซึ่งจะช่วยส่งเสริมให้การทำงานมีผลิตภาพได้ดีกว่าคนที่ไม่ได้ทำงานที่ตนเองชอบ หรือรักในการทำงานนั้นๆ

10.พัฒนาวิธีการทำงานอยู่เสมอ

หากเราสามารถปรับปรุงพัฒนาวิธีการทำงานให้ดีขึ้นเรื่อยๆ ได้ แน่นอนว่าจะเพิ่มผลิตภาพในการทำงานได้เช่นกัน หรือพยายามหาวิธีการใหม่ๆ ที่ดีกว่า หรือหาวิธีใหม่ๆ ที่ไม่ซ้ำซากน่าเบื่อ ก็อาจช่วยให้การทำงานเกิดผลิตภาพที่ดีได้เช่นกัน การพัฒนาตนเองอยู่เสมอนั้นมีผลต่อการเพิ่มผลิตภาพอย่างแน่นอน

บทสรุป

คำไทยที่เราคุ้นชินนี้อาจใช้บ่งบอกในเรื่องผลิตภาพ (Productivity) ได้ดีที่สุด การทำงานที่มีประสิทธิภาพ คือการสร้างผลผลิตที่ทำให้มีคุณภาพและคุ้มต้นทุนมากที่สุด ตลอดจนให้เวลาให้น้อยที่สุดเพื่อให้เกิดประโยชน์มากที่สุด สิ่งเหล่านี้ประมวลรวมกันจนเกิดเป็นผลิตภาพในการทำงานได้ ซึ่งไม่เพียงเฉพาะกระบวนการผลิตเท่านั้น แต่ยังหมายถึงกระบวนการทำงานในองค์กรทั่วไปด้วยเช่นกัน หลายองค์กรก็เลยให้ความสำคัญกับการพัฒนาให้บุคลากรเพิ่มศักยภาพให้มากยิ่งขึ้น เพื่อให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้น และผลสุดท้ายคือทำให้งานมีผลิตภาพ ตลอดจนเกิดผลิตภาพกับองค์กรนั่นเอง และนั่นคือตัวชี้วัดความสำเร็จที่ดีทีเดียว