ทุกปัญหามีทางออก! PDSA เครื่องมือแก้ปัญหายาก ๆ ด้วยวิธีการง่าย ๆ

คนทำงานย่อมรู้ดีหากเกิดปัญหาขึ้นในองค์กรหรือโปรเจกต์ใดก็ตามที่เรากำลังควบคุมดูแลอยู่นั้นย่อมไม่ดีแน่ บั่นทอนทั้งแรงกายและแรงใจ แต่ปัญหาก็เป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงได้ยากเสียด้วย ดังนั้นคำถามคือเราควรจะทำอย่างไรให้แก้ปัญหาได้อย่างรวดเร็วและตรงจุด 

บทความนี้จะพาไปรู้จักกับวิธีการง่าย ๆ แต่ช่วยนำทางให้เรามองเห็นหนทางการแก้ปัญหาได้ชัดเจน ไม่ต้องดำน้ำงมหาเข็มในมหาสมุทรกันเหมือนที่ผ่านมาอีกแล้วทั้งง่าย สะดวก ประหยัด และได้ผลลัพธ์ที่ดีอย่าง PDSA จนต้องร้องว่า ‘รู้งี้ทำไปตั้งนานแล้ว!’

ทำความรู้จัก PDSA Cycle

PDSA หรือ Plan-Do-Study-Act เป็นโมเดลการแก้ปัญหาสี่ขั้นตอนแบบเป็นวงล้อ (Cycle) ใช้สำหรับแก้ไขปัญหา ปรับปรุงกระบวนการผลิตหรือบริการอย่างต่อเนื่องและยั่งยืน และยังเป็นที่รู้จักกันในนาม Deming Wheel หรือ Deming Cycle ซึ่งเป็นรูปแบบการเรียนรู้แบบบูรณาการ 

มีคำถามสามข้อง่าย ๆ ให้ลองเช็คตัวเองก่อนจะลงมือทำ PDSA คือ ข้อแรก ปัญหาอะไรบ้างที่เราต้องการแก้ให้สำเร็จ ข้อสอง เราจะรู้ได้อย่างไรว่าการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น คือการแก้ไขให้ดีขึ้นแล้วจริง ๆ และข้อสุดท้าย เราสามารถสร้างการเปลี่ยนแปลงอะไรได้บ้างที่ทำให้เกิดการปรับปรุงขึ้นจริง ไม่ใช่แค่การเปลี่ยนแปลงธรรมดา

KAIZEN หัวใจในการพัฒนาอย่างไม่หยุดยั้งของ TOYOTA

องค์ประกอบของ PDSA

อย่างที่ได้กล่าวถึงไปข้างต้นแล้วว่าวงล้อแห่งการพัฒนา PDSA ตัวนี้ ย่อมาจาก Plan-Do-Study-Act เพราะฉะนั้นขั้นตอนแรกจะเป็นอะไรไปไม่ได้นอกจาก Plan (การวางแผน) ซึ่งขั้นตอนแรกนี้จะเกี่ยวข้องกับการระบุเป้าหมายหรือวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนในสิ่งที่เราต้องการจะแก้ไขหรือพัฒนาให้ดีขึ้น การกำหนดทฤษฎี การกำหนดตัวชี้วัดความสำเร็จ และการนำแผนที่เราได้วางไว้ทั้งหมดไปปฏิบัติจริงในขั้นตอนต่อ ๆ ไป

ต่อจากนั้นเราจะมาต่อกันที่สเต็ปที่เรียกว่า Do (การลงมือทดสอบ) เป็นขั้นตอนที่จะนำส่วนประกอบของแพลนที่เราวางไว้ในสเต็ปแรกมาใช้งาน ดำเนินการตามขั้นตอนที่แพลนไว้ทุกอย่าง รวบรวมข้อมูลที่จำเป็นให้ครบ  หลังจากนั้นก็ทำการบันทึกประสบการณ์ ปัญหา และความผิดพลาดที่เกิดขึ้นในขั้นตอนการลงมือทำนี้ด้วย

ต่อมาเป็นสเต็ปที่สาม Study (การเรียนรู้)  หรืออาจเรียกได้ว่าเป็นการประเมินผลของขั้นตอนที่แล้ว ในขั้นตอนนี้เราจะต้องมีการวิเคราะห์สิ่งที่เราได้ลงมือทดสอบไปในขั้นตอนก่อนหน้านี้ รวมถึงผลลัพธ์ด้วยว่าออกมาตรงตามจุดประสงค์หรือเกิดข้อผิดพลาดที่จุดไหนบ้าง ไตร่ตรองสิ่งที่เราได้เรียนรู้จากขั้นตอนที่ผ่าน ๆ มา ที่สำคัญคือต้องเปรียบเทียบผลลัพธ์ที่ได้มาหลังทดสอบแล้ว กับสิ่งที่เราคาดหวังตั้งแต่ขั้นตอนการวางแผน จากนั้นค่อยสรุปออกมาตามข้อมูลทีได้ทำการวิเคราะห์ไปทั้งหมด

สเต็ปสุดท้ายคือขั้นที่เราเรียกว่า Act (การสรุปผล) ขั้นตอนสุดท้ายเป็นขั้นตอนที่ต้องตัดสินใจว่าจะมีการปรับปรุงหรือแก้ไขใด ๆ เพิ่มเติมหรือไม่ และจะต้องจำเป็นในกระบวนการเปลี่ยนแปลง ถ้าไม่ถูกใจหรือไม่ตรงตามเป้าที่ตั้งไว้ตอนแรกก็อาจจะต้องมีการทดสอบเพิ่มเติมอีก ซึ่งก็จะวนไปสเต็ปแรกใหม่อีกครั้ง

3P คืออะไร ทำไมถึงเรียกว่าเป็น The Simplest Model และเกี่ยวข้องอะไรกับ PDSA?

3P ก็เป็นอีกทฤษฎีการปรับปรุงกระบวนการทำงาน ซึ่งแทบไม่ต่างจาก PDSA เลย ลดความยุ่งยากในการเรียนรู้และรู้ง่ายต่อการเข้าใจมาก สามารถนำมาปรับใช้กับการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ 3P ย่อมาจาก Purpose-Process-Performance หากจะอธิบายง่าย ๆ ให้เห็นภาพชัดเจนก็คือการที่เราจะทำกิจกรรมอันใดก็จะต้องมีเป้าหมายไว้ก่อนเสมอ เมื่อมีเป้าหมายแล้ว ขั้นตอนถัดไปก็หาวิธีการหรือสิ่งที่จะทำให้เราก้าวไปสู่เป้าหมายนั้นได้ จากนั้นก็ดูว่าผลลัพธ์ออกมาเป็นอย่างไร ถ้าตรงตามที่ตั้งเป้าไว้ก็ดำเนินการต่อได้เลย หรือพัฒนาให้ดียิ่งขึ้นต่อไป แต่ถ้ายังไม่ได้ก็นำมาตั้งเป้าหมายใหม่ หาวิธีการกันใหม่อีกครั้ง

PDSA vs PDCA

วิธีการทั้งสองอย่างนี้ใช้กันอย่างแพร่หลายเพื่อแก้ปัญหาและปรับปรุงกระบวนการต่าง ๆ ทางคุณภาพ ซึ่งจุดกำเนิดของโมเดลทั้งสองนี้เกิดจากด็อกเตอร์ W. Edwards Deming ซึ่งเป็นนักคิดและนักนวัตกรรมด้านการจัดการชั้นนำ ทั้งวิธี PDSA และ PDCA ต่างก็ใช้วิธีการแบบทำทีละขั้นตอนและทำเป็นวัฏจักร กล่าวคือถ้าทดลองในครั้งแรกแล้วยังไม่ประสบผลสำเร็จก็สามารถวนกลับไปทำวิธีเดิมซ้ำตั้งแต่ต้นใหม่จนกว่าจะได้ผลลัพธ์ตรงตามเป้า ซึ่งเหมาะมากสำหรับโปรเจกต์ที่ต้องมีการปรับปรุงหรือแก้ปัญหา

Plan-Do-Study-Act (PDSA)

วงจร PDSA เป็นวิธีการ ‘ทดลองและเรียนรู้’ ที่จะช่วยให้สามารถทดสอบและประเมินแนวคิดการเปลี่ยนแปลงที่เราได้ทดลองออกมาได้อย่างละเอียดและมีประสิทธิภาพ เพราะเจ้าตัววัฏจักร PDSA นี้ ได้รับการออกแบบมาให้มีวิธีการเพียงสั้น ๆ แต่สามารถทำได้บ่อยครั้ง ผลลัพธ์ของการทดลองหนึ่งรอบจึงมักจะถูกนำมาใช้เพื่อวิเคราะห์แนวคิดที่ลองปรับปรุงแล้วในรอบแรก ซึ่งสามารถทดสอบในรอบใหม่ไปได้เรื่อย ๆ จนกว่าจะพอใจ เป้าหมายของกระบวนการ PDSA ก็คือการทำซ้ำจนกว่าจะรู้สึกว่าการปรับปรุงหรือแก้ไขปัญหาที่ต้องการ มีการประสบความสำเร็จและยั่งยืนต่อไปได้ในอนาคต 

Plan-Do-Check-Act (PDCA)

ส่วนโมเดล PDCA เป็นเหมือนโมเดลเริ่มแรกของตัว PDSA แต่ก็ยังเป็นวิธีที่เหมาะสำหรับหลาย ๆ คน ความแตกต่างของทั้งสองวิธีการมีอยู่ขั้นตอนเดียวเลยก็คือ ขั้นตอนการตรวจสอบ (Study และ Check) ขั้นตอนนี้เป็นจุดที่ผู้ทำงานในโปรเจกต์จะต้องประเมินว่าเป้าหมายที่ตั้งไว้ได้เกิดขึ้นจริงหรือไม่ ก็คือจะต้องวิเคราะห์ว่าผลลัพธ์ที่ออกมาแตกต่างหรือเหมือนกับเป้าหมายที่ตั้งไว้มากน้อยเพียงใด แล้วทำการแก้ไขต่อไปในอนาคต

ทั้งสองโมเดลเป็นความแตกต่างที่ค่อนข้างซับซ้อนกันสักหน่อย แต่ก็ยังมีความคล้ายคลึงกันมากอยู่ ดังนั้นเราจะลองมาสรุปให้ง่ายขึ้นถึงข้อเหมือนและแตกต่างของทั้งสองโมเดล ดังนี้

• ทั้ง PDSA และ PDCA เป็นแบบจำลองสี่ขั้นตอนที่ออกแบบมาเพื่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในเชิงบวกและเพื่อช่วยสร้างโครงการปรับปรุง
• วิธีการทั้งสองแบบทำให้เราสามารถทดสอบหรือทบทวนแนวคิดของเราใหม่หลาย ๆ ครั้งว่าเห็นผลดีหรือไม่ดีอย่างไรบ้าง และทั้งสองวิธีก็มีเป้าหมายที่จะนำไปสู่แนวทางการปรับปรุงวัฒนธรรมหรือปรับปรุงทั่วทั้งองค์กร
• ทั้งสองโมเดลจะใช้ขั้นตอน ‘Plan’ ‘Do’ และ ‘Act’ เหมือนกัน มีเพียงขั้นตอนเดียวที่ไม่เหมือนกันคือ ‘Check’ และ ‘Study’ ดังที่กล่าวไปแล้วข้างต้น

PDCA : ความหมาย ประโยชน์ และตัวอย่างใช้ 4 ขั้นตอนเพื่อพัฒนาองค์กรอย่างต่อเนื่อง

PDCA พัฒนาไปสู่ PDSA ได้อย่างไร?

ในช่วงแรกจะมีแค่โมเดล PDCA เท่านั้น แต่หลาย ๆ คนที่ใช้วิธี PDCA เริ่มรู้สึกว่าขั้นตอน Check ไม่ค่อยเหมาะสมกับโปรเจกต์หรือปัญหาขององค์กรมากเท่าไหร่ จึงได้มีการพัฒนาขึ้นเป็น PDSA อย่างที่เรารู้จักกันในปัจจุบันนี้ เกิดจากการแทนที่ขั้นตอน ‘Check’ ด้วยขั้นตอน ‘Study’ ซึ่งหัวใจของ PDSA ก็คือการแสวงหาการเรียนรู้อย่างต่อเนื่อง

บทสรุป

การทำ PDSA เป็นวิธีการที่จะช่วยให้เราได้รีเช็คว่าวิธีแก้ปัญหาหรือวิธีพัฒนาสิ่งต่าง ๆ ที่เราคิดไว้ก่อนหน้านี้จะได้ผลจริงหรือไม่ มีส่วนไหนต้องปรับแก้หรือเพิ่มเติมอีกบ้าง เป็นวิธีการที่ง่าย ชัวร์ และได้ผลจริง ใช้ได้กับทุกสถานการณ์ นอกจากนี้ยังเสริมสร้างการแก้ปัญหาอย่างเป็นระบบภายในองค์กร เพราะได้ใช้ตัว PDSA เป็นแบบแผนในการคิดวิธีแก้ปัญหาแบบต่าง ๆ และเมื่อทดลองไปแล้วไม่ได้ผลลัพธ์ตรงตามเป้าก็จะได้เปลี่ยนวิธีใหม่ไปเรื่อย ๆ ไม่ต้องกลับมาวนซ้ำวิธีเดิม

ที่สำคัญ การทดลองทำก่อนลงมือทำจริงย่อมเป็นผลดีกว่า เพราะหากลงมือทำจริงไปแล้ว แต่ผลลัพธ์กลับออกมาไม่ตรงตามเป้าก็จะยิ่งเสียเวลา เสียงบประมาณ และเสียกำลังใจอีกด้วย