Cloud คืออะไร และทำไมมันจึงสำคัญกับ HR ยุคใหม่ [HR TECH BY HR NOTE The Series 2020]

HR TECH BY HR NOTE The Series 2020

เวลาที่ใช้ในการอ่านโดยประมาณ 5 นาที

……….ด้วยสถานการณ์ไวรัสโคโรน่าที่กำลังส่งผลกระทบกับทุกคนในขณะนี้ ทำให้หลายๆ บริษัทต้องหาแนวทางใหม่ในการทำงาน อย่างการให้พนักงานทำงานที่บ้าน ปรับเวลาเข้างานเป็นแบบยืดหยุ่นมากยิ่งขึ้น

……….และด้วยการเปลี่ยนแปลงการทำงานอย่างรวดเร็ว อาจทำให้ HR หลายๆ ท่านประสบปัญหาไม่มากก็น้อย เช่น ปัญหาการจัดการด้านเอกสาร หรืองานอื่นๆ

……….เชื่อว่าในหลายๆ บริษัทเองคงเริ่มมีการหาแนวทางการทำงาน หรือการจัดการปัญหาเบื้องต้นกันแล้ว อย่างเช่น การย้ายการทำงาน การจัดการเอกสารไปไว้ในระบบ Cloud

……….ทุกวันนี้เราคงคุ้นเคยกับคำว่า Cloud กันพอสมควร แต่น้อยคนนักที่จะรู้จริงๆ ว่า ระบบ Cloud คืออะไร หรือสามารถตอบคำถามนี้ได้โดยไม่เกิดความลังเล เนื่องจากคำจำกัดความของ Cloud นั้นค่อนข้างมีความกำกวม

……….ซึ่งสำหรับใครที่คิดว่า “คนที่ทำงาน HR ไม่มีความจำเป็นต้องใช้เทคโนโลยี” คงต้องเปลี่ยนความคิดใหม่ เพราะตอนนี้สกิลหรือทักษะที่สำคัญอย่างหนึ่งที่คนทำงานด้าน HR จำเป็นจะต้องรู้คือ ความเข้าใจในเทคโนโลยียุคใหม่

……….“ฉันไม่เข้าใจ” “เทคโนโลยีอะไร ใช้ยากจัง” สำหรับผู้ที่ตกอยู่ในความกังวลเช่นนี้ บทความในครั้งนี้อาจจะช่วยทุกท่านได้ไม่มากก็น้อยครับ

Cloud คืออะไร

……….หากพูดให้เข้าใจง่ายๆ Cloud หรือในอีกชื่อหนึ่ง Cloud Computing ก็คือ การที่ยูเซอร์ (ผู้ใช้บริการ) ไม่จำเป็นต้องมีโครงสร้างพื้นฐานอย่างเซิร์ฟเวอร์ (Servers) ที่จัดเก็บข้อมูล (Storage) เครือข่าย (Networks) หรือซอฟแวร์ (Software) ก็สามารถใช้บริการผ่านอินเตอร์เน็ตได้โดยไม่มีข้อจำกัดด้านปริมาณและเวลา

……….หลายๆ คนมักจะเคยชินกับการซื้อฮาร์ดแวร์หรือซอฟแวร์ มาลงโปรแกรมในคอมพิวเตอร์ หรือการซื้อลิขสิทธิ์ซอฟต์แวร์เพื่อเข้าถึงบริการต่างๆ ของซอฟแวร์ตัวนั้น แต่เมื่อมีระบบ Cloud เกิดขึ้น ผู้ใช้บริการส่วนใหญ่ก็ไม่จำเป็นต้องลงฮาร์ดแวร์หรือซอฟแวร์ในคอมพิวเตอร์อีกต่อไป รวมไปถึงในปัจจุบันนี้มีผู้ให้บริการ Cloud มากขึ้นอีกด้วย

บริการที่ไม่ใช่ Cloud

……….บริการที่ไม่ใช่ Cloud คือ บริการที่มีซอฟต์แวร์หรือการบันทึกข้อมูลไว้ในสถานที่เฉพาะเจาะจงอย่างเช่น การลงโปรแกรมหรือซอฟแวร์ไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์ หรือติดตั้งระบบคอมพิวเตอร์ไว้ที่ออฟฟิศ เป็นต้น บริการที่เราเห็นได้บ่อยครั้งคือ Microsoft Office หรือแม้แต่ Google Chrome เป็นต้น

บริการ Cloud

……….บริการ Cloud ที่หลายๆ คนคุ้นเคยกันเป็นอย่างดีอย่าง iCloud หรือ Google Drive คือบริการที่ผู้ใช้งานไม่จำเป็นต้องติดตั้งตัวซอฟแวร์หรือฮาร์ดแวร์ให้ยุ่งยาก แต่สามารถใช้งานผ่านอินเทอร์เน็ตได้เลย

……….จริงๆ แล้วการใช้บริการผ่าน Cloud นั้นไม่ใช่การทำงานผ่านก้อนเมฆหรือพื้นที่ว่างเปล่า แต่เป็นการเชื่อมต่อกับศูนย์ข้อมูลคอมพิวเตอร์ (Data Center) ของผู้ให้บริการนั่นเอง

ประเภทของ Cloud

Cloud มีหลากหลายประเภท แต่สามารถแบ่งออกตามการใช้งานได้ดังนี้

การให้บริการซอฟแวร์ หรือ SaaS (Software as a Service) : เป็นซอฟต์แวร์แอพพลิเคชันบนเว็บที่ผู้ใช้สามารถเรียกใช้บริการได้ตามความต้องการใช้งาน โดยทั่วไปซอฟต์แวร์บริการนี้จะถูกจัดเก็บอยู่บนเครื่องเซิร์ฟเวอร์ของผู้ให้บริการ เช่น Gmail, Dropbox เป็นต้น

การให้บริการ Platform หรือ PaaS (Platform as a Service) : การให้บริการแพลตฟอร์มที่ช่วยให้ผู้ใช้บริการสามารถพัฒนาและจัดการแอพพลิเคชั่น โดยไม่มีความซับซ้อนในการสร้างหรือการบำรุงรักษาโครงสร้างพื้นฐานของระบบ เช่น Google App Engine เป็นต้น

การให้บริการโครงสร้างพื้นฐาน หรือ IaaS (Infrastructure as a Service) : ให้บริการทางด้านโครงสร้างพื้นฐาน หรือเครือข่ายพื้นฐานที่จำเป็น เสมือนระบบคอมพิวเตอร์ โดยสามารถรองรับการใช้งานได้ตามความต้องการของผู้ใช้ เช่น Amazon Web Services (AWS) เป็นต้น

Cloud กับ ฝ่ายบุคคล

……….งานของฝ่ายบุคคลนั้นมีมากมายหลากหลาย เช่น ดูแลจัดการข้อมูลของพนักงาน สรรหาพนักงาน จัดเทรนนิ่ง จัดวางคนให้อยู่ในตำแหน่งที่เหมาะสม ประเมินผล บางที่อาจรวมงานของแอดมินเข้าไปด้วย สามารถบอกได้ว่า งานของฝ่ายบุคคล เป็นงานที่ครอบคลุมแทบทั้งองค์กรเลยทีเดียว

……….ซึ่งในบางครั้งงานที่เกี่ยวข้องกับ “คน” แบบนี้ การจัดการด้วยกระดาษหรือโปรแกรม Excel ยังมีข้อจำกัดอีกมากมาย

……….และอย่างที่เราได้เกริ่นไปก่อนหน้านี้ ว่าการใช้โปรแกรมอะไรสักอย่าง เราจำเป็นที่จะต้องติดตั้งซอฟต์แวร์ลงเครื่องหรือซื้อ License ของโปรแกรมนั้นๆ มา แล้วต้องมีการดูแลดูรักษาระบบเกือบตลอดเวลา และการใช้ซอฟต์แวร์ตัวใดตัวหนึ่งให้ได้อย่างชำนาญนั้น ค่อนข้างใช้เวลาพอสมควร การเปลี่ยนซอฟต์แวร์หรือการอัพเดทบ่อยๆ จึงกลายเป็นการเพิ่มงานไปโดยปริยาย

……….แต่ปัจจุบันเทคโนโลยีมีความก้าวหน้ามากขึ้น ผู้ให้บริการ Cloud ก็มีเพิ่มขึ้นด้วยเช่นกัน ส่งผลดีกับผู้ที่สนใจเพราะสามารถเลือกใช้บริการได้หลากหลายมากยิ่งขึ้น

……….รวมไปถึง ทำให้การทำงานที่ยุ่งยากมีขั้นตอนมากมาย อย่างการจัดการบัญชี ค่าใช้จ่าย ฯลฯ หรือการอนุมัติวันหยุดวันลาต่างๆ สะดวกขึ้น การนำเทคโนโลยีเหล่านี้เข้ามาช่วย จะทำให้การรวบรวมข้อมูลสะดวกรวดเร็ว แทนที่งานเอกสาร ลดขั้นตอนและเพิ่มเวลาให้กับฝ่ายบุคคลได้

เรียนรู้เทคโนโลยีเพื่ออัพสกิลให้กับตัวเอง

……….เมื่อเทคโนโลยีก้าวหน้ามากขึ้น และเริ่มนำเข้ามาใช้ในธุรกิจมากขึ้น ทำให้เกิดคำถามขึ้นว่า ต่อจากนี้ไปในอนาคต มนุษย์เราจะถูกเทคโนโลยีเหล่านี้ทดแทนหรือไม่ ปัจจุบันในหลายๆ อุตสาหกรรมเริ่มมีการนำเทคโนโลยีเข้ามาใช้มากขึ้นเรื่อยๆ เพราะความสะดวกรวดเร็วในการทำงาน และเหตุผลอื่นๆ ตัวอย่างที่เราสามารถเห็นได้ชัดเจนก็คือ อุตสาหกรรมการเงิน ธนาคาร เมื่อก่อนการทำธุรกรรมต่างๆ อย่าง ฝาก โอน ถอน ฯลฯ เรามักจะต้องเดินทางไปทำที่ธนาคาร แต่ในปัจจุบันนี้เราสามารถทำธุรกรรมต่างๆ ในแอพพลิเคชั่นของแต่ละธนาคารผ่านสมาร์ทโฟนของเราได้เลย เมื่อไม่ต้องไปทำธุรกรรมที่สาขา หลายๆ ธนาคารก็เลือกที่จะลดพนักงานและนำเทคโนโลยีต่างๆ เข้ามาแทนที่มากกว่า

……….เมื่อเกิดการแทนที่เราก็ต้องเริ่มคิดแล้วว่า ทำอย่างไร เราถึงจะไม่ถูกแทนที่ด้วยเทคโนโลยีเหล่านั้น คำตอบคือ เรียนรู้เทคโนโลยีเพื่ออัพสกิลให้กับตัวเอง และสิ่งสำคัญอีกอย่างคือจะนำความรู้นั้นไปปรับใช้ให้เกิดประโยชน์กับธุรกิจอย่างไร ในยุคที่ในหลายๆ ประเทศกำลังประสบปัญหาขาดแคลนบุคลากร สิ่งที่จําเป็นสำหรับฝ่ายบุคคลจะซับซ้อนมากยิ่งขึ้น

บทความที่เกี่ยวข้อง