HIGHLIGHT
|
หากพูดถึงโปรแกรมพื้นฐานที่พนักงานออฟฟิศใช้กันอย่างแพร่หลาย หลายคนน่าจะนึกถึง Microsoft Excel ก่อนเป็นอันดับแรก เพราะนี่คือโปรแกรมที่ติดตั้งมาพร้อมคอมพิวเตอร์อยู่แล้ว หรือถ้ายังไม่ได้ติดตั้งก็มี Excel Online ให้ดาวน์โหลดและสามารถใช้งานได้หลากหลายรูปแบบ รวมถึงใช้เป็นถังเก็บข้อมูลหลักด้าน HR ขององค์กรก็ได้เช่นกัน
แต่ยิ่งเทคโนโลยีพัฒนาล้ำหน้าขึ้นเรื่อย ๆ ก็มีซอฟต์แวร์ใหม่ ๆ พัฒนาออกมาเพื่ออำนวยความสะดวกในการทำงานมากขึ้นตามไปด้วย รวมถึง HR Software ด้านต่าง ๆ จนเกิดคำถามว่า โปรแกรม Excel ยังเป็นตัวเลือกที่ HR ควรใช้งานต่อหรือไม่ หรือมีอะไรที่เหมาะสมและตอบโจทย์องค์กรกว่าบ้าง ? มาหาคำตอบในบทความนี้กันได้เลย
ข้อดีของการใช้ Microsoft Excel เก็บข้อมูลด้าน HR
Microsoft Excel คือโปรแกรมที่มีความสามารถในการจัดการข้อมูลเยอะแยะมากมาย ข้อดีของโปรแกรม Excel นั้นมีหลายประการ สามารถสรุปข้อดีหลัก ๆ ได้ดังต่อไปนี้
1. มีความยืดหยุ่นสูง
Excel ช่วยให้ HR สร้าง Spreadsheet เพื่อเก็บข้อมูลพนักงานรอบด้าน เช่น สถิติการขาดงาน การคำนวณเงินเดือน หรือติดตามพัฒนาการในการทำงานของพนักงาน เป็นต้น ฟังก์ชั่นเหล่านี้สามารถสร้างและปรับเปลี่ยนได้ตามความต้องการ และความเหมาะสมของ HR
2. ใช้งานง่ายและเป็นที่รู้จักกันดี
Excel เป็นโปรแกรมสามัญประจำออฟฟิศ ที่พนักงานทั่วโลกรู้จักและคุ้นเคยดี ไม่ต้องใช้เวลาติดตั้งนาน ไม่ต้องใช้เวลานานเพื่อจะฝึกใช้งาน และไม่ต้องมีความรู้ด้านเทคโนโลยีลึกซึ้งก็ใช้งานได้เลย หากใครมีปัญหาผูกสูตรไม่ได้จริง ๆ แค่สอบถามเพื่อนพนักงาน หรือหาคลิปวิดีโอสอนการใช้งานที่มีอยู่มากมาย ก็ใช้งานได้คล่องขึ้นแล้ว
3. ช่วยวิเคราะห์ข้อมูลและนำเสนอให้เข้าใจง่าย
Excel มีเครื่องมือช่วยวิเคราะห์ข้อมูลได้หลายกระบวนท่า เช่น Pivot Tables, Charts และ Graphs เป็นต้น Excel for HR Admin ช่วยให้ HR สามารถสรุปข้อมูลทุกอย่างเป็นภาพ (Data Visualization) ที่เข้าใจได้ง่าย นอกจากนี้ยังสามารถใช้เพื่อเปรียบเทียบข้อมูลที่มีมายาวนาน ทำให้มองเห็นแนวโน้มความน่าจะเป็นในอนาคต ช่วยในการวางแผนงาน วางแผนองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ
4. มีฟังก์ชั่นการคำนวณที่หลากหลาย
Excel มีฟังก์ชั่นในการคำนวณมากมาย หากใครชอบผูกสูตรอยู่แล้วจะใช้งานง่ายและสนุกมือมาก ๆ เช่น SUM, AVERAGE, VLOOKUP, IF ที่ช่วยให้ HR คำนวณค่าต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นการคำนวณเงินเดือน สวัสดิการ หรือภาษีได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ
5. ใช้เงินไม่มากก็ใช้ Excel ได้แล้ว
ขอเพียงติดตั้งโปรแกรม Microsoft Office ถูกลิขสิทธิ์ ก็สามารถเข้าถึงเครื่องมือนี้ได้เต็มง่าย ๆ แล้ว เหมาะกับองค์กรที่ไม่มีงบประมาณสูงมากในการซื้อซอฟต์แวร์ HR ราคาแพงมาใช้
6. แชร์ข้อมูลและทำงานร่วมกันง่าย
หากใช้ Excel เวอร์ชั่นออนไลน์ เช่น Excel for Office 365 และเปิด SharePoint ไม่ว่าใครก็สามารถทำงานร่วมกันบนไฟล์เดียวกันได้แบบเรียลไทม์
7. รองรับการจัดการข้อมูลได้หลากหลายรูปแบบ
Excel สามารถนำเข้าข้อมูลจากไฟล์สกุลอื่น ๆ เช่น CSV รวมถึงข้อมูลจากฐานภายนอก นำมาจัดเรียง (Sort) และกรองข้อมูล (Filter) ได้สะดวก และหากใช้โปรแกรม Microsoft Office อื่น ๆ เช่น Word และ PowerPoint อยู่แล้ว มั่นใจได้ว่าจะใช้งานได้สะดวกสบายโดยไม่ต้องออกจากระบบนิเวศ (Ecosystem) ของ Microsoft เลย
8. เหมาะสำหรับการจัดการข้อมูลจำนวนไม่มาก
สำหรับองค์กรที่มีข้อมูลขนาดเล็กถึงกลาง มีพนักงานไม่เกิน 100 คน การจัดเก็บและจัดการข้อมูลใน Excel ถือว่าเพียงพอแล้วกับการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพในระยะยาว
ข้อจำกัดของการใช้ Microsoft Excel เก็บข้อมูลด้าน HR
ด้วยข้อดีหลายประการ ไม่แปลกใจหาก HR หลายคนจะเลือกเก็บข้อมูลสำคัญ ๆ ขององค์กรเอาไว้ในโปรแกรมนี้
แต่ก็ไม่ได้หมายความว่า Excel จะไม่มีข้อเสียหรือข้อจำกัดในการใช้งานเลย และประเด็นที่จะอธิบายต่อไปนี้มักทำให้ HR ต้องปวดหัวเสมอ แถมหลายข้อยังแทบจะเป็นเรื่องเดียวกับข้อดีของการใช้งานเสียอย่างนั้น ดังนี้
1. เก็บข้อมูลใน Excel ไม่ปลอดภัยอย่างที่คิด
จริงอยู่ว่าหากเราควบคุมสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลดี ๆ ก็ไม่มีปัญหาอะไรแล้ว แต่สิ่งที่ HR ต้องตระหนักก็คือ Excel ไม่มีระบบการรักษาความปลอดภัยที่เข้มงวดเท่ากับซอฟต์แวร์จัดการข้อมูลเฉพาะทาง ดังนั้นข้อมูลที่เก็บในไฟล์ Excel มีความเสี่ยงที่จะถูกเข้าถึงหรือแก้ไขได้ง่าย
และยิ่งมีการส่งไฟล์ผ่านอีเมลหรือแชร์กันภายในทีมเยอะเท่าไหร่ ก็ยิ่งทำให้ข้อมูลที่ต้องเป็นความลับ เช่น ข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงาน ข้อมูลเงินเดือน และสถิติการทำงาน อาจหลุดรอดไปถึงมือผู้อื่นได้มากเท่านั้น
2. เจอข้อมูลขนาดใหญ่ทีไร จัดการยากทุกที
Excel เหมาะสำหรับการจัดการข้อมูลที่ไม่ได้ใหญ่จนเกินไป หากพยายามใส่ทุกอย่างเข้าไป โปรแกรมจะค่อย ๆ ทำงานช้าลงจนค้าง หากเกิดกรณีนี้ขึ้นอาจทำให้มีข้อมูลตกหล่น จนต้องเสียเวลาตรวจสอบใหม่เพื่อให้แน่ใจว่า ไม่มีข้อมูลเสียหายระหว่างทาง
3. มีข้อจำกัดเวลาใช้งานพร้อมกันหลายคน
แม้ Excel จะมีฟีเจอร์การแชร์แบบออนไลน์ แต่ก็มีข้อจำกัดหากเปิดใช้งานพร้อมกันหลายคน ทั้งอาจมีความล่าช้าในการอัปเดตข้อมูล ทำให้ข้อมูลที่จัดเก็บไม่สอดคล้องกันในหลาย ๆ เวอร์ชั่น เรียกได้ว่าไม่ตอบโจทย์เท่าใดนักกับการทำงานร่วมกันที่ต้องการความคล่องตัวสูง
4. ขาดฟีเจอร์เชิงลึกสำหรับ HR
เพราะ Excel เป็นโปรแกรมสามัญประจำออฟฟิศ ที่ไม่ว่าจะทำงานตำแหน่งไหนก็ใช้ได้ มันจึงอาจขาดฟีเจอร์เฉพาะที่จำเป็นสำหรับฝ่าย HR ตั้งแต่แรก หรือต่อให้ใช้ได้ ก็ไม่สะดวกเท่ากับการใช้โปรแกรม HR โดยเฉพาะ เช่น ระบบจัดการพนักงาน (HRIS) หรือระบบบริหารเงินเดือน (Payroll) เป็นต้น
5. ค้นหาข้อมูลย้อนหลังยาก
เพราะ Excel ไม่มีฟังก์ชั่นการค้นหาและติดตามข้อมูลย้อนหลังหรือประวัติการเปลี่ยนแปลงข้อมูลที่มีประสิทธิภาพ กลายเป็นความเสี่ยงว่า HR หรือผู้ใช้งานฝ่ายอื่น ๆ อาจไม่สามารถย้อนกลับไปดูข้อมูลในเวอร์ชั่นก่อนหน้าได้ เพราะมันมักจะสูญหายทันทีหากมีการแก้ไขทับไฟล์เดิม
ถ้าไม่ใช้ Excel เก็บข้อมูล HR ควรใช้อะไรแทน ?
หาก HR กำลังมองหาทางเลือกอื่นแทนการใช้ Excel ในการเก็บและจัดการข้อมูล การเลือกใช้ HR Software สำหรับงานเฉพาะด้านไปเลยอาจเป็นทางเลือกที่ตอบโจทย์กว่า และถ้าเป็นไปได้ หากใช้ระบบที่สามารถเชื่อมโยงข้อมูลแต่ละถังเข้าหากันได้ด้วยล่ะก็ จะช่วยอำนวยความสะดวก HR ในการสืบค้นข้อมูลอย่างเป็นระเบียบ และมีความปลอดภัยมากขึ้นตามไปด้วย
สำหรับทางเลือกยอดนิยมและเหมาะสมสำหรับการใช้งานแทน Excel ซึ่งสามารถมาค้นหาและติดต่อขอใช้บริการผ่าน HREX ได้ มีดังต่อไปนี้
1. ระบบ HRIS (Human Resource Information System)
ระบบที่ออกแบบมาเพื่อเก็บและจัดการข้อมูลพนักงานได้อย่างครบวงจร เช่น การจัดเก็บข้อมูลพนักงาน ข้อมูลการลา ข้อมูลสวัสดิการ และการจัดการประวัติการทำงาน โดยข้อมูลทั้งหมดจะถูกรวมในที่เดียว ทำให้ HR เข้าถึงและจัดการข้อมูลได้สะดวกขึ้น ระบบ HRIS ยังลดโอกาสผิดพลาดจากการป้อนข้อมูล และมีฟังก์ชันการรักษาความปลอดภัยที่เข้มงวด
ตัวอย่างระบบ HRIS ที่ได้รับความนิยม เช่น myHR, empeo, HumanSoft, และ BIPO เป็นต้น
2. Payroll Software
สำหรับการจัดการเงินเดือน ระบบ Payroll เช่น ช่วยให้ HR คำนวณเงินเดือน สวัสดิการ และภาษีได้อย่างแม่นยำและรวดเร็ว และสามารถสร้างรายงานทางการเงินเพื่อวางแผนงบประมาณการใช้จ่ายเงินเดือนภายในองค์กรได้สะดวก
ตัวอย่าง Payroll Software ที่ได้รับความนิยม เช่น TigerSoft, IPOP HR Cloud Solution และ Orisoft เป็นต้น
3. ระบบ Performance Management System
ฝ่าย HR สามารถติดตามผลการทำงาน การตั้งเป้าหมาย การให้คะแนน และการพัฒนาศักยภาพของพนักงานได้อย่างละเอียด
ตัวอย่างระบบ PMS ที่ได้รับความนิยม เช่น SAP SuccessFactors หรือ Workday และ IPOP PMS เป็นต้น
4. ระบบ Leave & Attendance Software
ระบบติดตามการลาและการทำงาน ช่วย HR ติดตามการทำงานและเวลาการลาของพนักงานแบบเรียลไทม์ ทำให้ตรวจสอบได้ง่ายและลดข้อผิดพลาดในการจัดเก็บข้อมูลการลา
ตัวอย่างระบบ HRIS ที่ได้รับความนิยม เช่น myHR, Bplus HRM และ Weladee (เวลาดี) เป็นต้น
5. ระบบ Applicant Tracking System
ระบบช่วยให้ฝ่าย HR Recruiter จัดการกระบวนการรับสมัครงานได้อย่างเป็นระบบ ตั้งแต่การเก็บข้อมูลผู้สมัคร การกรองใบสมัคร และการติดตามสถานะผู้สมัครจนถึงการสัมภาษณ์และการว่าจ้าง
ตัวอย่างระบบ ATS ที่ขอแนะนำก็คือ เช่น Huneety และ ATS Platform by Reeracoen เป็นต้น
สรุป
หากถามว่า HR ควรใช้ Excel เก็บข้อมูลในการทำงานหรือไม่ จริง ๆ แล้วขึ้นอยู่กับหลายปัจจัยที่ต้องพิจารณาร่วมกัน ไม่ว่าจะเป็นขนาดองค์กร ความซับซ้อนของข้อมูล ไปจนถึงงบประมาณที่มีอยู่ หากองค์กรมีขนาดเล็กและต้องจัดการข้อมูลที่ไม่ได้ซับซ้อนมาก Excel ก็น่าจะตอบโจทย์ดีกว่า มีความง่ายในการใช้งาน และมีความยืดหยุ่นในการปรับแต่งข้อมูลได้หลากหลายกว่า
อย่างไรก็ตาม หากองค์กรขยายตัวหรือมีข้อมูลที่ต้องการความปลอดภัยสูงขึ้น แล้วพบว่า Excel เริ่มไม่ตอบโจทย์ หรือมีปัญหาในการจัดการ เช่น ข้อมูลสูญหาย การอัปเดตที่ยุ่งยาก หรือการทำงานร่วมกันที่ไม่ราบรื่น ก็ควรพิจารณามองหาทางเลือกอื่น ๆ หรือไปใช้ HR Software ที่มีความเฉพาะทาง ซึ่งจะช่วยบริหารจัดการข้อมูลได้มีประสิทธิภาพและปลอดภัยกว่า
ขอเพียงแค่ใช้งานแล้วช่วยให้เราทำงานได้ดีขึ้น ยกระดับองค์กรได้ดีขึ้นแค่นั้นก็เพียงพอแล้ว
แต่หาก HR ท่านไหนไม่รู้ว่าท่ามกลางตัวเลือกที่มีมากมาย ควรเลือกใช้งานอะไรเพื่อจะได้พัฒนาองค์กรให้เติบโตมีประสิทธิภาพ สามารถเข้ามาค้นหา HR Products & Services แล้วขอคำปรึกษาจาก HREX ได้เลย มีผู้เชี่ยวชาญมาช่วยให้คำแนะนำที่น่าจะเป็นประโยชน์ไม่มากก็น้อย คลิกเลยทางลิงก์นี้
| Sources: |
