ระบบการจัดการเวลาออนไลน์มีการดำเนินการที่ซับซ้อน เช่น การทำงานล่วงเวลารวมและการคำนวณเงินเดือน ซึ่งการทำงานแบบเดิมเต็มไปด้วยเอกสารต่าง ๆ มากมาย ขณะที่การดำเนินงานด้านบุคลากรจะมีประสิทธิภาพมากขึ้นหากมีการใช้ HR Tech เข้ามาช่วย
โดนเฉพาะการใช้งานระบบบันทึกเวลาทำงานออนไลน์แบบ Cloud ที่ได้รับความนิยมมากขึ้น เนื่องจากการใช้งานที่เข้าถึงง่ายและมีระบบคำนวณอัตโนมัติ ทำให้คิดได้ว่าระบบนี้จะเข้ามาแทนที่การสแกนนิ้วหรือตอกบัตรในอนาคต
ในบทความนี้เราจะนำเสนอประโยชน์ของการใช้ระบบบันทึกเวลาทำงานออนไลน์ Leave & Attendance กัน
Leave & Attendance ระบบการบริหารจัดการเวลาของบุคลากรแบบออนไลน์คืออะไร
ระบบการบริหารเวลาการทํางานของพนักงาน คือการบริหารการจัดการชั่วโมงการทํางานของบุคลากร ซึ่งเมื่อก่อนมีการจัดการโดยใช้บัตรในการบริหารเวลาการทํางานของบุคลากร
แต่อย่างไรก็ตามเมื่อเร็ว ๆ นี้ได้มีการใช้บริการแบบกระจายข้อมูลโดยใช้คลาวด์หรือ cloud – type เพื่อเป็นการลดต้นทุน
- ฟังก์ชั่นการใช้งานกับเครื่องต่างๆเช่น เครื่องคอมพิวเตอร์ โทรศัพท์มือถือ บัตรIC ลายนิ้วมือ เป็นต้น
- การจัดการเวลาการทํางานของพนักงานในแบบทันทีหรือแบบเรียลไทม์
- การสร้างและการจัดการการทํางานแบบเป็นกะ
- การทำงานร่วมกับซอฟต์แวร์เงินเดือนของแต่ละบริษัท
- การใช้แอ็พพลิเคชั่นในการจัดการ เช่น วันหยุด การทํางานแบบเป็นกะ การลากิจ เป็นต้น
- การบริหารจัดการเวลาของบุคลากรแบบออนไลน์เหล่านี้จะเป็นการลดภาระและความซับซ้อนการทํางานของฝ่ายบุคคลได้เป็นอย่างดี
ประโยชน์ของการใช้ Leave & Attendance ระบบการจัดการเวลาแบบออนไลน์
1. การใช้ข้อมูลสำหรับการวางแผนกลยุทธ์การบริหารการจัดการด้านทรัพยากรมนุษย์
- ง่ายต่อการรวบรวมข้อมูลการทํางาน การทํางานแบบเป็นกะ สถานะการลาหยุด และเวลาเข้าทํางาน
- สามารถเข้าใจถึงสถานการณ์เวลาเข้าทํางานของบุคลากรเพื่อการปรับปุงสภาพแวดล้อมในการทํางานให้เป็นไปอย่างมาตรฐาน
- เนื่องจากสามารถจัดการได้โดยแต่ละสาขา แผนก ดั้งนั้นจึงง่ายต่อการที่จะเปรียบเทียบสถาณการณ์ในแต่ละแผนกขององค์กร
- โดยการวิเคราะห์และเปรียบเทียบ วัน และเดือนที่ทํางาน เหล่านี้ทําได้โดยการรวมข้อมูล
2. เพิ่มประสิทธิภาพทางธุรกิจ
- ง่ายต่อการจัดการและการรวมเวลาการทํางานของบุคลากรในระบบ
- วิธีนีจะช่วยลดเวลาในการรวมบัตรเข้าทํางาน ดั้งนั้นจึงลดภาระงานของฝ่ายบุคคลได้
- การรวมและการแก้ไขสามารถทําได้ง่ายในระบบ และเป็นการช่วยลดเวลาในการทําเงินเดือน
- ข้อมูลและเวลาสามารถสะท้อนให้เห็นในระบบเกี่ยวกับการจัดการเงินเดือน ทั้งนี้สามารถลดเวลาในการคํานวนเงินเดือนได้อีกด้วย
3. การลดต้นทุน
- สามารถลดค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ได้ เช่น ค่าซื้อบัตรเวลาเข้างาน และค่าติดตั้ง เป็นต้น
- ข้อมูลเวลางานของพนักงาประจํา และพนักงานชั่วคราวสามารถนํามารวมได้ทันที
- ง่ายต่อการจัดการและคาดการณ์เรื่องค่าใช้จ่าย ดังนั้นสิ่งนี้จะนําไปสู่การลดต้นทุนได้
สิ่งสำคัญเมื่อจะใช้งาน Leave & Attendance ระบบบันทึกเวลาทำงานออนไลน์
สิ่งสำคัญที่ควรคำนึงถึงเมื่อจะนำระบบบันทึกเวลาทำงานออนไลน์มาใช้ในบริษัทคือ “การลดค่าใช้จ่ายในระยะยาว”และ “ประสิทธิภาพในการทำงาน” หากนำระบบมาใช้แล้วจะไม่ทำให้การทำงานภายในองค์กรติดขัด
และหากคุณต้องการเปลี่ยนระบบจากตอกบัตรหรือแสกนนิ้วมาเป็นแบบออนไลน์ คุณอาจจะต้องมีการรับมือหลายๆอย่าง เช่น การเตรียมคู่มือการใช้งานระบบ หรือจัดการเรียนรู้ระบบแบบกลุ่ม เป็นต้น
หากคุณมั่นใจที่จะใช้งานระบบบันทึกเวลาทำงานออนไลน์แล้วล่ะก็ คุณควรเริ่มจากการทดลองใช้ระบบนี้ในแผนกใดแผนกหนึ่งก่อน หรือทดลองใช้งาน ปรึกษากับบริษัทที่ให้บริการ เป็นต้น
บทสรุป
ระบบการการบริหารเวลาการทํางานของบุคลกรแบบออนไลน์จึงจําเป็นมากในหลายๆธุรกิจทีมีพนักงาน เช่น ร้านอาหาร ร้านค้าปลีก โรงงาน โรงพยาบาล สถานการศึกษา เป็นต้น
หากท่านได้นําระบบบริการนี้ไปใช้ จะนําไปสู่การใช้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์สูงสุดในการสร้างกลยุทธ์ด้านทรัพยากรมนุษย์ การทํางานอย่างมีประสทธิภาพจะสูงขึ้น และการลดต้นทุน
อย่างไรก็ตามระบบ Leave & Attendance และการบริหารงานและควบคุมเวลาการทํางานของบุคลากรมีจํานวนมากในตลาด ดังนั้นจึงควรมีการเปรียบเทียบและตรวจสอบ เพื่อเป็นการตัดสินใจว่าตรงกับลักษณะธุรกิจและการจ้างงานของบริษัทไหม หรือพนักงานจะใช้งานได้ง่ายหรือไม่ ผ่านเว็บไซต์ HR Products & Services ของเรา
